Durante muchos años, la gerencia legal de las empresas se enfocó en gestionar materias legales con recursos restringidos. Sin embargo, debido al actual entorno normativo altamente regulado, el área también debe ser capaz de ofrecer expertise tecnológico con la ayuda de un software legal.
2. La importancia del software legal
3. 5 razones para contratar un software legal para tu empresa
El software legal ha surgido como una herramienta innovadora que está revolucionando la gestión jurídica, permitiendo a los profesionales del derecho optimizar sus procesos, aumentar su eficiencia y brindar un mejor servicio a sus clientes.
¿Qué es un software legal?
El software legal es una solución tecnológica diseñada específicamente para el ámbito legal, que tiene como objetivo facilitar y mejorar la gestión documental y los procesos jurídicos.
Es una herramienta que combina tecnología y conocimientos legales (Legaltech) para ofrecer a los abogados y gerentes legales de las empresas un conjunto de funcionalidades y características adaptadas a sus necesidades.
En términos simples, el software legal es un programa informático diseñado para ayudar a los profesionales del derecho en sus tareas diarias, permitiéndoles llevar un registro organizado de los casos, automatizar tareas repetitivas, administrar documentos, generar informes y mejorar la comunicación interna y externa.
Estas soluciones tecnológicas pueden abarcar una amplia gama de funcionalidades, dependiendo de las necesidades y preferencias de cada empresa. Algunas de las características comunes del software legal incluyen:
1. Gestión de casos: Permite crear y gestionar expedientes electrónicos de cada caso, incluyendo información relevante, documentos asociados, fechas importantes y notas.
2. Automatización de tareas: Ayuda a automatizar tareas repetitivas, como la generación de documentos estándar, la programación de recordatorios o la gestión de calendarios.
3. Gestión de contratos: Facilita la administración y organización de documentos legales, permitiendo su almacenamiento, búsqueda, indexación y compartición de forma segura.
4. Control de tiempos y facturación: Permite llevar un registro preciso de las horas trabajadas en cada caso y generar informes detallados para la facturación.
5. Colaboración en línea: Facilita la colaboración y comunicación entre el área legal y otros miembros del equipo, clientes y actores involucrados en el caso, a través de herramientas de mensajería y flujos de trabajo en línea.
6. Cumplimiento normativo: Ayuda a mantener el cumplimiento de las regulaciones legales y éticas, al permitir el seguimiento de requisitos legales y éticos, así como la generación de informes de auditoría.
Además de estas funcionalidades básicas, algunos software legales ofrecen características más avanzadas, como la gestión de precedentes legales, la integración con sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) o la inteligencia artificial para el análisis de documentos legales.
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La importancia del software legal
El software legal es de vital importancia tanto para gerentes legales como abogados, ya que les brinda una ventaja competitiva distintiva.
Estas herramientas permiten obtener resultados superiores en los procesos de operaciones legales, mejoras en la calidad de los servicios, optimizar el desempeño de las actividades internas y agilizar la comunicación entre socios, abogados, clientes y otros actores del sector.
En este sentido, un software legal es de suma importancia en el ámbito jurídico, debido a sus múltiples beneficios. Permite automatizar tareas repetitivas, lo que ahorra tiempo y aumenta la eficiencia en la gestión de casos legales.También centraliza la información, facilitando el acceso a documentos, historiales de casos y contactos relevantes.
Adicionalmente, el software legal mejora la comunicación tanto a nivel interno como externo, lo que agiliza la colaboración entre los miembros del equipo y sus clientes. Asimismo, ayuda a mantener el cumplimiento normativo y ético, al proporcionar herramientas para el seguimiento de plazos, gestión de conflictos y generación de informes de auditoría.
Por último, un software legal garantiza la seguridad de los datos mediante medidas de protección y encriptación.
Muchas empresas ya están utilizando tecnología legal
Ahora bien, la pregunta es, ¿hasta qué punto las empresas están dispuestas a innovar para implementar nuevas soluciones acordes a las expectativas del directorio y las necesidades del negocio?
Según la última encuesta anual sobre el funcionamiento de los servicios jurídicos realizada por Blickstein Group (2022), los departamentos jurídicos se han integrado más con el resto de la empresa y se les han confiado más áreas de supervisión, demostrando su valor en disciplinas que van más allá de lo jurídico.
El 86,2% de los encuestados participan en iniciativas estratégicas fuera del ámbito jurídico y el 68% interactúa regularmente con la alta dirección. Además, el 58,7% considera que su departamento es muy o bastante eficaz en el compromiso con el cliente final y el plan estratégico.
Además, los encuestados aseguran que las gerencias legales se están enfocando cada vez más en el uso estratégico de la tecnología para mejorar la eficiencia y los resultados, y más de la mitad de los encuestados tienen planes a largo plazo para implementar herramientas tecnológicas adecuadas.
Además, un número creciente de encuestados planea desarrollar planes a largo plazo similares. Las herramientas de gestión del ciclo de vida de contratos para gerencias legales son un ejemplo de esta tendencia, con un tercio de los encuestados planeando evaluar o implementar CLM en los próximos 12 meses.
La percepción de estas herramientas ha mejorado, y su valor es cada vez más reconocido como un motor de crecimiento para los departamentos jurídicos.
5 razones para contratar un software legal para tu empresa
A continuación, se detallan cinco razones clave por las que la implementación de un software legal puede marcar la diferencia en términos de eficiencia y éxito empresarial.
1. Trazabilidad y visibilidad
Es de suma importancia tener la posibilidad de validar las etapas del ciclo de vida de los contratos para evitar problemas de compliance, pérdidas de tiempo y falta de efectividad. Para esto, es que existen las soluciones legales de gestión contractual que brindan total visibilidad de todo el proceso contractual.
2. Migración a la nube
Las soluciones en la nube (SaaS), son parte de las tecnologías más disruptivas para la gerencia legal. Muchas áreas como marketing, ventas, compras y operaciones ya han migrado la totalidad o casi toda su información.
Por una parte, la gestión es ahora completamente online y es posible prescindir de TI para realizar estas funciones. Por la otra, estos servicios funcionan en base a un modelo de subscripción mensual con una estructura de precio por tramos, lo que permite ahorrar costos y horas hombre.
Un ejemplo de esto es CaseTracking, software de gestión de procesos judiciales, que se encuentra en la nube y que garantiza a los abogados el seguimiento expedito de sus juicios desde cualquier dispositivo (tablet, smartphone o computadora) y lugar del mundo.
3. Seguridad
Las aplicaciones móviles y la nube están reemplazando el hardware de escritorio y la documentación física, generando justificada inquietud entre los ejecutivos y gerentes legales.
No obstante, las tecnologías de seguridad se han mantenido a la par con estos avances. La identificación multifactorial es un avance que ofrece altos niveles de confiabilidad.
4. Analytics
La gerencia legal es una unidad netamente operativa que genera una gran cantidad de datos y metadatos. Es aquí donde surge un gran potencial para crear valor de negocio, gracias a motores de búsqueda y dashboards que permiten identificar, aislar y profundizar en datos clave para mejorar la gestión.
Los software legales actuales pueden analizar millones de sets de datos e identificar tendencias ocultas para un observador humano, elevando la eficiencia y el ahorro para el área.
5. Inteligencia artificial
En fases cada vez más avanzadas, la inteligencia artificial sorprende al permitir hacer análisis predictivos de alto valor estratégico para la gerencia legal, como mapear la predisposición de jueces para predecir fallos, redactar plantillas de contratos o entender las tácticas de un buffete de abogados contrario para preparar defensas.
A medida que la tecnología siga madurando, será capaz de realizar análisis desde la perspectiva del derecho.
Ejemplos de software legal
Hoy existe una amplia variedad de software legal disponibles para satisfacer las necesidades específicas de abogados, gerentes legales y profesionales del derecho.
Uno de los destacados en este ámbito es Webdox CLM, una solución completa de gestión de contratos y documentos legales que ha ganado reconocimiento por sus características y funcionalidades innovadoras.
Webdox CLM es un software legal basado en la nube que ofrece una amplia gama de herramientas para optimizar la gestión de contratos y documentos en un entorno seguro y colaborativo. A continuación, se presentan algunos de los aspectos destacados que hacen de Webdox CLM una elección notable en el mercado:
1.Gestión integral de contratos: Webdox permite crear, almacenar y administrar contratos de manera eficiente. Con funcionalidades como la generación automática de documentos, la organización de cláusulas y plantillas, firma electrónica local y seguimiento de plazos y renovaciones, este software facilita el control y la gestión de los contratos en todas las etapas del ciclo de vida.
2.Colaboración y seguimiento: Con Webdox, el área legal puede colaborar de forma simultánea con otros equipos de trabajo, y en tiempo real, lo que facilita la comunicación y la toma de decisiones conjuntas. Además, ofrece un historial de revisiones y cambios, lo que permite un seguimiento detallado de las versiones realizadas en los documentos a lo largo del tiempo.
3.Automatización de tareas: Este software legal permite automatizar tareas repetitivas y administrativas, como la generación de informes, el envío de notificaciones y recordatorios, y el seguimiento de eventos importantes en el ciclo de vida de los contratos. Esto agiliza los procesos y libera tiempo para que los gerentes legales se enfoquen en tareas más estratégicas.
4. Integración y personalización: Webdox CLM se integra fácilmente con otros sistemas y aplicaciones utilizados en el ámbito legal, lo que permite una sincronización fluida de datos y una experiencia de usuario coherente. Además, ofrece opciones de personalización para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.
5. Seguridad y cumplimiento normativo: Webdox prioriza la seguridad de la información legal y cumple con los estándares de seguridad y privacidad más rigurosos.
Otorga cumplimiento asociado a la seguridad y privacidad de la información, arquitectura robusta y desarrollo seguro, además de medidas de encriptación, autenticación de usuarios, control de accesos y copias de seguridad automáticas para proteger los datos confidenciales.
Conclusiones
La actividad legal se ha mantenido aislada de los cambios tecnológicos, pero la creciente restricción de los entornos legales y de negocios está ejerciendo presión por innovar en los procesos actuales.
Casi todas las áreas del negocio cuentan hoy con herramientas que ahorran un altísimo porcentaje de carga operativa, permiten bajar costos relacionados con sistemas y horas hombre.
Y no solo eso, permiten también mostrar exactamente dónde está el ROI del área. La transparencia de los procesos es un aspecto fundamental para los gerentes legales, por lo tanto, si la gerencia legal desea transformarse en un acelerador del negocio más que un centro de costos, debe adaptarse a la era de la gestión de contratos.
