Cómo medir el ROI del software de gestión de contratos (CLM)

Los contratos son el activo comercial más importante de las empresas, por lo que contar con un software de gestión de contratos (CLM) eficiente es indispensable. Sin embargo, surge la pregunta de cómo medir el retorno de inversión (ROI) de esta adquisición. 

¿Por qué es tan importante la gestión estratégica de contratos?

El objetivo final de cualquier negocio es minimizar las pérdidas y maximizar las ganancias. Es aquí donde entra en juego la gestión estratégica de contratos. ¿Por qué es importante y cómo contribuye a mejorar los resultados financieros? Los principales objetivos de la gestión estratégica de contratos son:

1. Optimizar y agilizar los procesos relacionados con los contratos.

2. Mitigar los riesgos asociados a los contratos.

3. Aumentar el retorno de inversión obtenido a través de los contratos.

4. Maximizar el valor de cada acuerdo contractual.

5. Optimizar la eficiencia y la productividad.

6. Mejorar la visibilidad y el control de todo el proceso contractual.

En la actualidad, la implementación de gestión estratégica de contratos suele estar vinculada al uso de software especializado. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cada empresa es única, y lo que funciona para una puede no ser adecuado para otras. Por lo tanto, es fundamental evaluar el retorno de inversión (ROI) del software de gestión de contratos para determinar su idoneidad y beneficios para la organización.

¿Qué se debe esperar al medir el ROI del software CLM?

Al medir el ROI en el uso de software, existen ciertas expectativas que se deben tener en cuenta. Estas expectativas ayudan a las organizaciones a comprender y evaluar el impacto financiero y los beneficios tangibles de la inversión en un software. 

1. Evaluación de costos: Medir el ROI implica analizar los costos asociados con la adquisición, implementación y mantenimiento del software. Es fundamental tener una imagen clara de estos costos para calcular el ROI de manera precisa.

2. Beneficios financieros: Al medir el ROI, es esencial evaluar los beneficios financieros que se derivan del uso del software. Estos beneficios pueden incluir ahorros en costos operativos, eficiencias en los procesos comerciales, reducción de errores y retrasos, optimización del flujo de efectivo, aumento de la productividad y una mejor toma de decisiones basada en datos. La medición de estos beneficios financieros permite determinar si la inversión en software es rentable y genera un retorno positivo.

3. Indicadores clave de rendimiento (KPI): Al medir el ROI del software, es importante establecer indicadores clave de rendimiento o KPI relevantes. Estos KPI pueden variar según el objetivo del software y la industria, pero pueden incluir la reducción del tiempo de ciclo en la ejecución de tareas, la mejora en la precisión de los datos, la disminución de los costos de cumplimiento o la eficiencia en la gestión de contratos. Establecer y monitorear estos KPI permite evaluar el desempeño del software y su impacto en la organización.

4. Evaluación continua: Medir el retorno de la inversión del software no es un evento único, sino un proceso de mejora continua. Es importante realizar evaluaciones periódicas para verificar si se están alcanzando los beneficios esperados y si se están cumpliendo los objetivos establecidos. Si los resultados no cumplen las expectativas, se pueden identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas para optimizar el ROI a lo largo del tiempo.

Al tener en cuenta estas expectativas al medir el ROI de un software CLM, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas sobre la adquisición y optimización de sus herramientas tecnológicas. 

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¿Cuáles son las principales métricas de rendimiento de la gestión de contratos?

Las métricas clave de rendimiento de la gestión de contratos proporcionan una visión integral del desempeño y la efectividad en la administración de contratos. A continuación, se explican tres métricas clave en este contexto:

1. Eficacia del contrato: Esta métrica se refiere a la capacidad de un contrato para cumplir sus objetivos y lograr los resultados deseados. Mide el grado en que un documento ha sido exitoso en términos de satisfacer los requisitos acordados, alcanzar los objetivos comerciales y garantizar la satisfacción de todas las partes involucradas. La eficacia del contrato se puede evaluar mediante indicadores como el cumplimiento de los plazos, el logro de los resultados esperados, la calidad de las entregas y la satisfacción del cliente.

2. Eficiencia del contrato: Esta métrica se centra en la eficiencia de los procesos y actividades relacionados con la gestión del contrato. Evalúa cómo se utiliza el tiempo, los recursos y los esfuerzos en todas las etapas del ciclo de vida del contrato. Una alta eficiencia del contrato implica minimizar los retrasos, reducir los costos empresariales asociados, optimizar los flujos de trabajo y maximizar la productividad en la gestión de contratos. Los indicadores de eficiencia del contrato pueden incluir el tiempo promedio para la finalización de los acuerdos, la cantidad de recursos asignados y la automatización de tareas repetitivas.

3. Riesgo de contrato: Esta métrica se enfoca en la evaluación y gestión de los riesgos asociados con los contratos. Incluye la identificación, el análisis y la mitigación de los posibles riesgos legales, financieros, operativos o de reputación que podrían surgir durante la ejecución del contrato. La medición del riesgo de contrato implica evaluar la probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados y el impacto potencial que podrían tener en la organización. Esto puede incluir indicadores como la cantidad de cláusulas de mitigación de riesgos incorporadas en los contratos, el monitoreo de los plazos y condiciones contractuales, y la gestión de los riesgos a través de herramientas de seguimiento y control.

Al medir y monitorear estas métricas clave de rendimiento en la gestión de contratos, las organizaciones pueden evaluar su desempeño, identificar áreas de mejora y tomar acciones para optimizar la efectividad, eficiencia y gestión de riesgos en su proceso de gestión de contratos. Esto les permite maximizar el valor de sus contratos, minimizar los riesgos y lograr resultados exitosos en sus actividades comerciales.

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¿Cómo medir el ROI de un software de gestión de contratos?

Para medir el retorno de la inversión de un software de gestión de contratos, es posible evaluar varios aspectos relacionados con la eficiencia, el ahorro de tiempo y los beneficios generados por el uso de la herramienta. A continuación, se detallan los siguientes aspectos: 

¿Podría pasar menos tiempo trabajando con contratos?

El software de gestión de contratos simplifica la tarea de tener que localizar manualmente todos los documentos relacionados. Optimiza los procesos al utilizar un lenguaje estandarizado y plantillas editables, por lo que, en esencia, elimina la necesidad de manejar los contratos de forma manual y reduce significativamente el tiempo empleado en su gestión.

En este sentido, se puede medir el ROI al comparar la cantidad de tiempo que se dedicaba anteriormente a trabajar con contratos de forma manual o utilizando herramientas menos eficientes, con el tiempo requerido después de implementar el software de gestión de contratos. Si el software permite agilizar tareas como la creación, revisión y almacenamiento de contratos, se puede observar un ahorro significativo de tiempo y recursos.

¿Podría dedicar menos tiempo a gestionar las obligaciones contractuales?

La gestión de actividades como el cumplimiento de plazos, consumen tiempo considerable cuando no se administran de manera eficiente. Un software de gestión de contratos de alta calidad, elimina la necesidad de que los equipos dediquen tiempo a administrarlos, entre otras tareas. Además, ayuda a reducir el tiempo requerido para gestionar todas y cada una de las responsabilidades contractuales.

Desde este punto de vista, el software de gestión de contratos puede ayudar a automatizar y centralizar el seguimiento de las obligaciones contractuales, como fechas límite, pagos, renovaciones y notificaciones. Al medir el ROI, se puede evaluar el tiempo ahorrado al tener una visión clara de todas las obligaciones contractuales y la capacidad de administrarlas de manera eficiente.

¿Podría dedicar menos tiempo a gestionar renovaciones no realizadas?

Una inadecuada gestión de contratos resulta en la pérdida de renovaciones. Estas, a su vez, generan conjuntos de obligaciones completamente nuevas que podrían haberse evitado con facilidad. Sin embargo, gracias al software de gestión de contratos, se ofrece un proceso simplificado que ayuda a eliminar el riesgo de que esto ocurra.

Considerando esto, un software de gestión de contratos ideal puede enviar recordatorios automáticos sobre las renovaciones pendientes y permitir un seguimiento proactivo de los contratos a punto de vencer. Medir el ROI implica comparar el número de renovaciones no realizadas antes y después de implementar el software. Si se observa una disminución significativa en las renovaciones no realizadas, se puede inferir un ahorro de tiempo y una mejora en la gestión de los contratos.

¿Podría dedicar menos tiempo a auditar contratos?

Un sistema eficiente de administración de contratos implica realizar auditorías de manera regular. Estas revisiones permiten evaluar si existen posibles problemas en la gestión de los acuerdos. No obstante, llevar a cabo auditorías de contrato de forma manual requiere mucho tiempo, lo cual podría destinarse a actividades de mayor importancia para el área legal. 

En relación a esto, contar con un software de gestión de contratos facilita la búsqueda y recuperación de información clave en los contratos, lo que puede reducir el tiempo dedicado a las auditorías contractuales. Al medir el ROI, se puede evaluar la eficiencia en la realización de auditorías y el tiempo ahorrado al tener acceso rápido y preciso a los datos contractuales necesarios, dedicando el tiempo a temas más estratégicos y que agregan valor al negocio.

¿Podría reducir los costos de las disputas contractuales?

La gestión de riesgos es una de las fortalezas destacadas de un sistema de gestión de contratos. En última instancia, al cumplir puntualmente con todas las obligaciones contractuales, se reducirán considerablemente las disputas. 

En esta misma línea, el software de gestión de contratos ayuda a mitigar o reducir los riesgos legales y a garantizar el cumplimiento de las cláusulas contractuales. Al tener un mejor control sobre los términos y condiciones de contrato, se puede reducir la posibilidad de litigios costosos. Medir el ROI implica comparar los litigios contractuales antes y después de implementar el software, y evaluar cualquier disminución en los gastos legales asociados.

¿Podría aumentar la frecuencia de ventas?

Un sistema inadecuado de gestión de contratos tiene un impacto negativo en todo su ciclo de vida. En otras palabras, ralentiza la empresa en cada etapa, desde la solicitud inicial del contrato hasta la etapa de post firma. Sin embargo, el sistema de gestión de contratos contrarresta esta situación al agilizar el proceso, lo que a su vez contribuye a aumentar las ventas de la empresa.

Al mejorar la eficiencia en la gestión de contratos, el software puede acelerar el ciclo de ventas y permitir cerrar acuerdos más rápidamente. Al medir el ROI, es posible evaluar el impacto en la frecuencia de ventas y el tiempo necesario para finalizar contratos, lo que se traduce en un aumento de los ingresos generados y por ende, en relaciones comerciales sólidas y duraderas.

¿Podría aumentar la generación de nuevas oportunidades?

Un software de gestión de contratos de alta calidad incluye características de análisis y generación de informes. Si se busca aumentar los beneficios de la empresa, esta herramienta representa una excelente oportunidad para resolver los problemas en los procesos existentes. Además, proporciona información valiosa sobre las compañías con las que realiza negocios y, en última instancia, mejora la calidad de sus métodos de abastecimiento.

Por esto mismo, un software de gestión de contratos eficaz puede ayudar a identificar cláusulas y términos comerciales ventajosos en los contratos existentes, generando así nuevas oportunidades de negocio. Un software de gestión de contratos eficaz puede generar nuevas oportunidades al identificar cláusulas ventajosas, descubrir clientes potenciales y facilitar la creación de nuevas líneas de negocio. Medir el ROI permite cuantificar el valor adicional que el software aporta a la generación de oportunidades y su impacto en el crecimiento de la empresa.

Cómo asegurar el ROI del software de gestión de contratos Webdox CLM

Asegurar el retorno de la inversión con el software de gestión de contratos Webdox CLM, implica tomar medidas estratégicas para maximizar los beneficios y minimizar los costos asociados con su implementación y uso continuo. Para lograrlo, se deben seguir algunas pautas estratégicas.

a).- Definir objetivos claros: En primer lugar, es fundamental definir objetivos claros y específicos antes de implementar el software. Estos objetivos pueden incluir la reducción de costos, la mejora en la eficiencia de la gestión de contratos, el cumplimiento de plazos, la reducción de riesgos legales, entre otros. Al establecer metas concretas, la organización puede evaluar de manera efectiva el éxito y el impacto del software en su funcionamiento.

b).- Evaluar las necesidades de la organización: Además, es importante realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades de la organización en términos de gestión de contratos. Esto implica identificar los desafíos actuales, los procesos ineficientes y las áreas problemáticas que el software puede ayudar a resolver. Comprender estas necesidades específicas permite personalizar la implementación y configuración de Webdox CLM para que se ajuste de manera óptima a los requisitos de la empresa.

c).- Implementación adecuada: La planificación de implementación adecuada también es clave para asegurar el ROI. Trabajar en estrecha colaboración con el equipo de implementación de Webdox CLM garantiza una configuración correcta, una migración de datos gratuita y una integración adecuada con otros sistemas empresariales relevantes. Además, brindar capacitación adecuada a los usuarios sobre el uso del software les permite aprovechar al máximo sus capacidades desde el principio.

d).- Medir y monitorear el rendimiento: Para medir y monitorear el rendimiento del software, es recomendable establecer métricas y KPIs relevantes para evaluar su desempeño en relación con los objetivos establecidos. Esto puede incluir el seguimiento del tiempo y los costos de procesamiento de contratos, la reducción de errores, el cumplimiento de plazos, la eficiencia en la gestión y otros aspectos relevantes. Los informes y análisis proporcionados por Webdox CLM pueden ofrecer una valiosa información para evaluar el rendimiento y realizar ajustes si es necesario.

e).- Promover la adopción y el uso continuo: Comunicar de manera clara los beneficios de Webdox CLM, brindar capacitación y acceder al soporte continuo 24/7, además de  fomentar una cultura de uso constante, son aspectos clave. Alentar a los usuarios a aprovechar todas las funcionalidades disponibles y recopilar su retroalimentación también puede ayudar a identificar oportunidades de mejora.

Webdox CLM ofrece una completa gama de funcionalidades que abarcan desde la solicitud y colaboración, control de versiones, hasta el seguimiento de plazos y vencimientos, facilitando una gestión más eficiente de documentos legales y contribuyendo a maximizar el retorno de la inversión.

f).- Realizar mejoras iterativas: Por último, es importante tener en cuenta que el proceso de asegurar el ROI del software de gestión de contratos es iterativo. Mantener un enfoque de mejora continua, estar al tanto de las actualizaciones y nuevas funcionalidades de Webdox CLM, y realizar ajustes o mejoras según sea necesario son aspectos fundamentales para garantizar que el software siga cumpliendo con los objetivos establecidos y brinde un retorno de la inversión óptimo a la organización.

Al establecer metas claras, realizar una planificación adecuada, medir y realizar un seguimiento constante, así como promover la adopción y capacitación adecuada, Webdox CLM se destaca como la opción ideal para asegurar un ROI positivo en la gestión de contratos. Con su enfoque estratégico y su funcionalidad de primer nivel, Webdox CLM ofrece a las organizaciones una herramienta poderosa para maximizar su eficiencia y generar resultados financieros sólidos.

Si necesitas una cifra exacta en cuanto al ROI que este tipo de herramientas puede generar para tu empresa, basta con que te contactes con alguno de nuestros consultores y podrás obtener este dato.