¿Sabes qué es un DMS? Antes de comenzar a detallar para qué sirve y cómo funciona, pongámonos en contexto. La cuarta revolución industrial le cayó encima a mucha gente, algunos la recibieron felices, otros con cierta resistencia.
Sin embargo, lo cierto es que la nueva forma de trabajar está totalmente alineada al cambio que ha significado la digitalización, donde la productividad vino a hacer la diferencia entre el éxito o fracaso de una empresa. En este ámbito, la eficiencia y el trabajo colaborativo son los motores para alcanzar lo primero, y la digitalización de los procesos, a través de herramientas cómo un DMS o un CLM, el camino para ello.
¿Qué es DMS o Sistema de Gestión Documental?
Un sistema o software de gestión documental DMS (siglas en inglés que resumen el concepto a Document Management System) permite almacenar, archivar, organizar y buscar rápidamente grandes cantidades de documentos.
Y eso no es todo. Además, este tipo de software es capaz de registrar, en tiempo real, las modificaciones realizadas por diversos usuarios en un entorno colaborativo, manteniendo un registro de las diversas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial) mediante su ciclo de vida.
Archivos digitales de texto, audio, video e imágenes o cualquier otro, están disponibles a través de una simple búsqueda en este gestor documental, donde, entre otras funcionalidades, pueden integrarse perfectamente los correos electrónicos, todo en un mismo ecosistema de archivos y documentos. Las palabras clave, categorías o metadatos son parte de la gestión documental, para que los hallazgos ocurran a la velocidad en que los negocios avanzan.
¿Para qué sirve un DMS?
Con un DMS, la productividad puede mejorar de la tierra al cielo. Es fácil encontrar diferentes categorías de documentos electrónicos relacionados u organizados por creador, código, tipo de contenido, fecha de creación, última modificación, o cualquier otro criterio personalizado.
Y es que las restricciones que impuso la pandemia, para limitar el contacto entre personas, cambió todo el escenario tradicional de los procesos empresariales. Hoy día el énfasis está en los problemas de gestión que puede generar el trabajo a distancia y en el aporte que pueden hacer las soluciones digitales remotas para mantener a los equipos de trabajo conectados y alineados con los objetivos de la empresa.
Un DMS en este sentido, ahorra tiempo de gestión, disminuye costos y mejora la experiencia de clientes internos y externos. De hecho, puede ser una herramienta de gestión útil y práctica para la administración de contratos, sobre todo, en un departamento legal donde puede complementarse perfectamente con un CLM (Contract Lifecycle Management) que se encarga de la gestión dinámica y sistemática de los contratos y proyectos legales desde su inicio hasta la adjudicación, cumplimiento y renovación.
Los 3 principales usos de una herramienta DMS para las empresas
1.- Permite organizar inteligentemente los datos
La jerarquía organizativa es uno de los aspectos claves a considerar al momento de contratar un software de gestión de documentos, especialmente cuando se trata de empresas que manejan bases de datos de un gran volumen. En este sentido, un DMS se convierte en un partner estratégico ideal, ya que permite llevar un control y orden en tiempo real de todas las versiones y actualizaciones de cada documento en cuestión, gracias a sus funcionalidades como categorización, etiquetado y la clasificación de los mismos.
2.- Accesibilidad a documentos compartidos
Gracias a un DMS, los documentos de la empresa pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa, además de compartirlos con las restricciones y accesos que correspondan para cada usuario. De esta manera, el uso del papel puede eliminarse de forma permanente, colaborando enormemente con el medio ambiente.
3.- Integración con otras herramientas
Otra importante utilidad de los DMS, es su fácil integración a otras herramientas de gestión empresarial, como son Microsoft Office, CRM como Salesforce, Software de Gestión de Contratos como Webdox CLM o Sistemas de Gestión de Contenidos CMS.
Ventajas de utilizar un DMS
Las empresas más disruptivas entienden la importancia de contar con la mayor cantidad de soluciones tecnológicas para agilizar sus procesos, siempre bajo los más altos estándares de seguridad. En este caso, un DMS no es la excepción, al tratarse, como hemos podido apreciar, de una herramienta clave en el proceso de mejora continua para ayudar a las empresas a lograr mejores resultados y alcanzar sus objetivos. Revisemos a continuación algunas de sus principales ventajas.
1. Trazabilidad documental
Un DMS es un pilar que apoya y facilita los procesos de trabajo, sin importar los formatos en los que trabaje cada miembro de la organización. Igualmente, este sistema permite dar seguimiento desde la creación de un archivo, pasando por la edición en la que intervienen distintas personas hasta su almacenamiento o eliminación.
En definitiva, toda la trazabilidad de un documento se visibiliza gracias al DMS, lo que garantiza la transparencia en el trabajo y permite dar seguimiento a las tareas, facilitando la observación de cambios, ediciones o supresiones de contenido. Incluso, el DMS, puede programarse para informar de manera automática los cambios introducidos a un documento, alertando de ello a todos los que están participando en él, ya sea como editores o, simplemente, como lectores.
2. Rápido acceso a los archivos y mayor eficiencia
El flujo de trabajo es un proceso complejo, por lo cual, una de las principales ventajas que aporta un DMS en la organización, es la fluidez. Muchas veces una factura por pagar debe pasar por un extenso proceso de aprobación que incluye licitaciones, cotizaciones, documentos comparativos, contraofertas y órdenes de compra, hasta llegar a la persona encargada de aprobar el documento y autorizar su pago.
En este sentido, la automatización permite, por ejemplo, levantar una alerta si el monto ingresado supera el valor autorizado para cierto ítem, o bien, notificar si hay procesos relacionados para dar curso a un pago.
3. Control de versiones en tiempo real
Otra de las ventajas clave que aporta un DMS, es el fácil acceso para llevar trazabilidad y control de las diferentes versiones del documento hasta llegar a su versión final.
Por ejemplo, el caso de la redacción de un archivo técnico, donde lo que se comunica es información específica y precisa, usualmente, requiere de la validación de varios expertos. Este tipo de situaciones puede involucrar una serie de pasos y personas que tienen injerencia en el contenido, por lo que un DMS se convierte en el aliado ideal al permitir el acceso a un historial extenso y útil del documento.
4. Seguridad y respaldo de los documentos
Finalmente, ¿a quién no le ha pasado que -por error- elimina un archivo importante de su ecosistema de trabajo? Con un DMS, recuperar un documento puede ser mucho más simple de lo que parece. Atrás quedaron los tiempos en los que debíamos revisar disco por disco, dónde teníamos una copia de respaldo de ese trabajo importante en el que habíamos invertido, horas, días o semanas valiosas.
Gracias a la tecnología, hoy bastan algunas palabras clave para hacer una búsqueda en el sistema que, en unos segundos, nos devolverá una lista de documentos que coinciden con los términos que ingresamos para hacer la búsqueda.
Diferencias entre un DMS y un CLM
Las empresas que utilizan software DMS, pueden acceder a la información desde cualquier dispositivo, a través de un explorador WEB, modificar los documentos en línea y en conjunto con otros usuarios. Sin embargo, los DMS se enfocan esencialmente en el contenido, colaboración, en la capacidad de redacción y manejo de versiones, pero carecen de muchas necesidades para una correcta gestión del Contract Management, ya sea en procesos como también gestión post firma.
En este sentido, un software CLM como Webdox, aborda este aspecto en su totalidad, al digitalizar documentos legales, abarcando un amplio campo de control de nuevos y antiguos contratos dentro de la empresa. Con selección de funcionalidades y personalizaciones, este sistema permite administrar, evaluar y almacenar estos documentos, así como etiquetarlos para su seguimiento, buscar en base a criterios específicos y alertar según fechas o hitos clave.
Es tiempo de digitalizarse y de cambiar los pendrives o los discos externos por la nube y el trabajo colaborativo. Una aplicación de gestión documental permite relacionar documentos compartidos y ofrecer otros relacionados, del modo en que un dispositivo individual de almacenamiento jamás podrá hacerlo. Las organizaciones modernas lo saben y, por eso, conceptos como CLM, CRM, ERP no son temas desconocidos.
