El tiempo se ha convertido en uno de los recursos más valiosos, tanto para las personas como para las empresas. Por eso, las transacciones basadas en documentos, hoy, deben ser digitales.
Menores costos y más productividad son las cualidades que están empujando a las empresas a migrar a las soluciones DTM (Document Transaction Management en inglés), que permiten el acceso a documentos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Índice de contenidos
4. Ventajas de utilizar un DTM
¿Qué es DTM?
El Document Transaction Management (DTM) es un servicio que permite administrar transacciones basadas en documentos en la comodidad e inmediatez que ofrece la nube. Esta forma de trabajo facilita la gestión de documentos y contenidos de diferentes tipos, cambiando el montón de papeles por un proceso digitalizado rápido y seguro.
La expansión del teletrabajo está impulsando el uso de DTM en las empresas, debido a la facilidad que ofrece para generar transacciones, en otras ciudades e, incluso, en otros países. La distancia ya no es un impedimento para ello, pues los acuerdos entre empleador y trabajador pueden sellarse sin inconvenientes a distancia, sin necesidad de que las personas deban asistir juntas a una notaría para validar un contrato de trabajo.
Características de un DTM
Las empresas que trabajan con soluciones DTM, mejoran significativamente los flujos de trabajo. Y no solo eso, decirle “adiós” al papeleo para dar la bienvenida a un proceso completamente digital también ahorra costos y ayuda al medioambiente, algo que en un contexto de cambio climático también se agradece.
Otro punto a favor para este sistema, es la seguridad que ofrece, debido a que los documentos en papel se pueden perder y son más difíciles de controlar. Igualmente, implementar DTM mejora la experiencia del cliente, al garantizarle privacidad, disponibilidad e interoperabilidad, entre otros beneficios.
Además, no tener que tocar documentos físicos es una importante medida de prevención en un escenario de crisis sanitaria, como la que ha experimentado el mundo entero a raíz de la propagación del Coronavirus.
De hecho, el distanciamiento social ha sido una de las medidas clave en la prevención de contagios durante la pandemia. Y si algo positivo ha podido sacarse de esto, es que muchos negocios se han expandido fuera de sus fronteras, por lo que gestionar y organizar contenidos u otros documentos transaccionales desde cualquier dispositivo móvil, en un ambiente amigable y seguro, de manera 100% remota, es de gran ayuda para los acuerdos comerciales que necesitan sellarse con personas que están en otras áreas geográficas.
¿Para qué sirve un DTM?
Hoy, todo tipo de trámites pueden gestionarse desde la comodidad de cualquier dispositivo, sin importar la industria en la que se mueva la empresa. Los documentos que se validan por internet son tan válidos como los que se validan de manera presencial, pero sin perder el tiempo que, si pudiera cuantificarse, en horas multiplicadas por el número de personas que necesita hacer trámites de este tipo, sin duda, alcanzaría millones.
Ventajas de utilizar un DTM
La transformación digital es un desafío transversal y la pandemia no hizo más que poner en evidencia la necesidad de incorporar tecnología e innovación a los procesos, aprovechando para ello software y dispositivos que hoy están al alcance para solucionar problemas que, a veces, parecen complejos pero que, con el apoyo adecuado, son totalmente abordables.
Las principales ventajas de un DTM:
- Flexibilidad: puedes trabajar en la nube, en formato híbrido, o bien, on premise (modelo se software basado en el servidor).
- Trazabilidad: toma el control de quien firma, dónde firma y cuándo firma.
- Mejora la experiencia: ofrécele a tu cliente disponibilidad, seguridad e interoperabilidad, entre otros beneficios.
¿Cuáles son los principales usos de un software DTM?
Menos papeleo
El costo de una gestión contractual engorrosa no solo pasa por el tiempo perdido, también se pueden perder negocios debido a procesos ineficientes y a la ausencia de ellos. Es más, la poca visibilidad y la falta de control de hitos y compromisos contractuales, por el exceso de papeleo manual, podría provocar problemas de compliance.
Digitalización del proceso contractual
Las funcionalidades de un DTM o Document Transaction Management, desde el modelo “software como servicio” (SaaS), puede ser una excelente alternativa para administrar digitalmente las transacciones basadas en documentos. Aprovecha las ventajas de la tecnología para acelerar la firma de acuerdos y contratos comerciales mediante la digitalización del proceso, utilizando al menos un DTM, que puedes complementar, idealmente con un CLM, como una completa solución para ayudarte desde la solicitud, aprobación, firma y post firma de cualquier acuerdo.
Generación de reportes
Un DTM puede llegar a ser un compañero confiable para la gran mayoría de los procesos relacionados con transacción documental, ayudando a automatizarlos para las diferentes áreas de la organización. Así, podrás tener un mejor control y contar con reportes indispensables para tomar decisiones y mejorar aspectos que hoy son fundamentales: la eficiencia y la productividad.
Casos de uso de un DTM
Un DTM permite administrar digitalmente transacciones basadas en documentos, eliminando la fricción inherente a las transacciones que involucran personas, documentos y datos para crear procesos más rápidos, más fáciles, convenientes y seguros.
En el área comercial, por ejemplo, el ingreso de nuevos clientes requiere de la firma de diversos tipos de acuerdos: contratos de confidencialidad o los términos y condiciones que involucran a las partes, son solo algunas de las transacciones cuya digitalización acelera el cierre del proceso de ventas, y un DTM se convierte en un aliado clave para llevar dichos procesos a cabo.
Asimismo, en el área de Recursos Humanos, el ingreso de nuevos colaboradores se hace más expedito; mientras que en el departamento de finanzas, la gestión de facturas también se vuelve más eficiente.
Toda la gestión de documentos desde que se generan, hasta que se almacenan, una vez autenticados los participantes del proceso, se agiliza en un entorno digitalizado seguro que permite firmar desde cualquier lugar a través de un clic, un certificado electrónico o un sistema biométrico, por mencionar algunas opciones de validación.
Por qué necesitas complementar tu DTM con un CLM
En algunas compañías, este sistema es flexible e integrable a todo tipo de software como ERP, CRM, DMS, etc. No solo se centran en la firma, sino también permiten configurar procesos. Se enfocan, sin embargo, en documentos generales, no contractuales. Por ello, son débiles en varios pasos del ciclo de vida de un contrato, especialmente en la post firma y repositorio de documentos.
Sin embargo, en Webdox CLM sabemos la complejidad del proceso contractual, por eso nuestro software para la administración de ciclo de vida de contratos abarca todo el proceso contractual de forma integral y ofrece tanto la estandarización como la adaptabilidad necesaria para todo tipo de acciones, específicamente los relacionados a contratos.
