Administrar una empresa implica tener la mente puesta en diferentes cosas al mismo tiempo, eso es algo de lo que ya te habrás dado cuenta. Lidiar con contratos, clientes y post venta son solo algunas de las tareas de las que debes estar constantemente atento, y en las que una mala organización puede significar una baja importante en el rendimiento organizacional.
El desarrollo tecnológico de las últimas décadas ha favorecido la aparición de diferentes herramientas que apoyan estas labores, revolucionando la forma en que se entienden los procesos de las empresas, desde el momento en que se genera una conversión hasta la fidelización de clientes. En ese sentido, la implementación de herramientas como CRM y CLM suponen el desarrollo de ventajas comparativas relevantes para una institución, sobre todo en un mundo tan competitivo como el actual.
¿Qué son y cuál es la diferencia entre CRM y CLM?
Los software CRM -acrónimo de Customer Relationship Management- son sistemas informáticos que permiten optimizar los esfuerzos en la fuerza de ventas.
Hablamos de plataformas que se caracterizan por generar bases de datos sobre contactos y sus interacciones durante el ciclo de ventas. Usados con la metodología apropiada, estos sistemas ayudan a administrar las tareas del equipo de venta y optimizar los tiempos de trabajo.
El uso de los CRM permite generar importantes ventajas en el área de Ventas, ya que facilita el conocimiento de clientes y prospectos, permitiendo un mayor control del ciclo de ventas. Esto es posible gracias a la aparición de herramientas cada vez más precisas y especializadas, como las producidas por SalesForce, Oracle CRM, SAP CRM, Genesys y Adobe System, algunos de los principales desarrolladores en este rubro.
Por otro lado, los software CLM -acrónimo de Contract Lifecycle Management o Administración del Ciclo de Vida de los Contratos- son plataformas cuyo principal objetivo es apoyar las labores de gestión de contratos, aplicando herramientas que facilitan la gestión completa del ciclo de vida del contrato, como solicitudes de contratos, herramientas de creación y versionamiento, firma electrónica, gestión post-firma, entre otros. Los sistemas CLM se han posicionado como una herramienta de alto valor agregado en las empresas que los implementan, pues otorgan centralización, estadarización y trazabilidad en todo el proceso de gestión de contratos.
¿Cuáles son los beneficios de integrar ambos sistemas?
Si ya cuentas con un software CRM, de seguro te habrás dado cuenta de la comodidad y beneficios que trae para el área de ventas de tu empresa. Sin embargo, la integración de este sistema con un CLM puede potenciar las funciones de ambos, favoreciendo aspectos como:
1. Tratos más personalizados con clientes
Contar con bases de datos actualizadas sobre las preferencias de los clientes ofrece una posibilidad única de brindar mejores servicios, siendo esto aplicado también a la elaboración y negociación de contratos. Un estudio realizado por Aberdeen Group -una empresa consultora con amplia trayectoria en servicios tecnológicos- determinó que los procesos de negociación de nuevos contratos pueden verse reducido hasta en 19 días gracias a este tipo de herramientas.
2. Mejora la relación con clientes
El mejoramiento de los procesos internos de tu empresa se traduce en una incuestionable mejora de la imagen que los clientes generan de la misma.
El anteriormente nombrado estudio de Aberdeen Group mostró que este tipo de sistemas permite aumentar la visibilidad de los contratos con clientes en un 44%. Además, la posibilidad de contar con estados actualizados y en tiempo real de los contratos se traduce en una mayor capacidad de satisfacer las necesidades de los clientes.
3. Reducción de costos en diferentes áreas
Una reducción de hasta un 8% en los costos de cadenas de suministros y de hasta un 60% en gastos operacionales, son solo algunas de las ventajas referidas a la reducción de costos que conlleva la implementación de un sistema de gestión de contratos en conjunto con un CRM.
4. Automatización y mayor eficiencia
La automatización que ofrecen estos sistemas conlleva enormes mejoras en la eficiencia de los procesos internos empresariales. Esto queda demostrado cuando se nombran los estudios de Aberdeen Group, que evidencian que los ciclos de transacción pueden agilizarse entre un 50% y un 75%.
5. Mejor comunicación
La estandarización de procesos y documentos facilita la comunicación interna de una empresa, mejorando el proceso de sinergia interdepartamental y, por ende, la toma de decisiones interiores. Un CLM se traduce en mejoras internas que se proyectan en la imagen empresarial externa, lo que potencia los efectos de los CRM.
Como ves, la integración de un CLM con tu CRM puede reportar importantes beneficios a tu empresa. Sin embargo, es importante que evalúes al proveedor de esta solución. En ese sentido, Webdox se alza como una de las principales opciones del mercado, gracias a su experiencia, profesionalismo y prestaciones de la plataforma punta a punta, ofreciendo una herramienta intuitiva y con un servicio de soporte local in-app (dentro de la plataforma) del más alto nivel.
