Legaltech: herramientas de tecnología legal para abogados internos

En los últimos años, la tecnología legal, o legaltech, ha experimentado un rápido crecimiento en todo el mundo. Esta tendencia ha sido impulsada por la necesidad de una  mayor eficiencia y productividad en el sector legal, así como la búsqueda de proporcionar soluciones innovadoras a los clientes.

Legaltech es el término utilizado para describir el uso de la tecnología en el campo legal, con el objetivo de brindar apoyo a los abogados in-house en sus funciones diarias. Esto se logra mediante el desarrollo de soluciones digitales especializadas en el sector, que permiten trabajar de manera más eficiente y reducir costos y errores.

El constante crecimiento de la tecnología legal en las empresas

Los avances de la transformación digital para la industria legal, han permitido que las alternativas tecnológicas del sector sean cada vez más populares y atractivas entre los abogados internos y otros profesionales del derecho, debido a su capacidad para automatizar tareas repetitivas, reducir el tiempo y costos asociados al procesamiento manual de información legal.

Sin embargo, es normal que muchos abogados que se han acostumbrado a realizar sus labores de manera tradicional y sin salir de su zona de confort, se sientan reacios a adoptar la automatización en su trabajo. 

Según un estudio realizado por Thomson Reuters, titulado "2020 State of Corporate Law Departments", uno de los principales obstáculos para la adopción de tecnología legal por parte de los abogados corporativos, es la preocupación por la seguridad y la confidencialidad de los datos. Además, muchos profesionales del sector se sienten abrumados por la cantidad de opciones de tecnología legal disponibles en el mercado y no saben cuál elegir. 

Afortunadamente, esto ha ido cambiando en los últimos años, gracias al desarrollo de herramientas digitales para abogados cada vez más avanzadas y seguras. Por ejemplo, los software de gestión del ciclo de vida de contrato (CLM Software) cuentan con medidas de seguridad robustas, desarrollo seguro y estándares de cumplimiento normativo, como el cumplimiento asociado a la seguridad de la información y privacidad de datos, seguridad aplicada a la infraestructura en la nube, monitoreo y deployment, y más.

Tipos de tecnología legal o Legaltech que utilizan los abogados

Debido a que los abogados internos están aceptando cada vez más trabajar con tecnología legal, es que han surgido constantemente soluciones tecnológicas más específicas para mejorar la eficiencia en el trabajo cotidiano del equipo legal.

Entre los tipos de Legaltech más utilizados por los abogados se encuentran el software de gestión de documentos legales, el software de gestión de contratos (CLM), la automatización de procesos legales, software de gestión de riesgos, entre otros. Estas soluciones en la nube del tipo SaaS (Software as a Service) permiten a los abogados internos trabajar de manera más eficiente y efectiva en la creación y gestión de documentos legales, contratos y riesgos legales. 

Entre las soluciones Legaltech favoritas de los abogados, destacan las siguientes: 

a).- Software de gestión de contratos (CLM): esta herramienta es específica para la gestión de contratos, y permite a los abogados internos gestionar todos los aspectos del ciclo de vida del contrato, desde la creación y negociación hasta la firma y la gestión de renovaciones y vencimientos. Entre las funcionalidades de un CLM Software destacan la gestión de flujos de trabajo, el seguimiento de versiones y cambios, la integración con otros sistemas y uso de firma electrónica certificada, generación de informes, alertas, biblioteca digital y análisis de datos, entre otras.

Este tipo de software legal está diseñado para ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia en la gestión de contratos, reducir el riesgo de errores y aumentar la transparencia en los procesos de contratación de manera colaborativa entre las partes involucradas.

b).- Software de gestión de documentos legales: este tipo de herramienta permite a los abogados organizar y gestionar grandes volúmenes de documentos legales, como contratos, acuerdos y otros archivos importantes. El software de gestión de documentos legales puede ayudar a los abogados a buscar y recuperar digitalmente documentos de manera más eficiente, así como a gestionar el control de versiones y el acceso a los mismos.

c).- Software de automatización de procesos legales: la automatización de procesos legales utiliza la inteligencia artificial para automatizar tareas legales repetitivas y rutinarias, como la revisión de documentos y la revisión de contratos, lo que permite a los abogados internos centrarse en tareas de mayor valor agregado.

d).- Software de gestión de riesgos: esta herramienta permite a los abogados internos identificar, evaluar y gestionar los riesgos legales asociados con las actividades empresariales de una empresa. El software de gestión de riesgos puede ayudar a evaluar la exposición a riesgos legales y tomar medidas preventivas para minimizar o mitigar dichos riesgos.

e).- Software de diseño de flujo de trabajo: también conocidas como workflow management software, son una solución Legaltech que permite a los abogados diseñar y automatizar procesos legales específicos. Estos software son útiles para la gestión de casos, ya que permiten crear flujos de trabajo personalizados que incluyen tareas específicas y plazos, además de gestionar el trabajo en equipo y compartir información de manera eficiente en tiempo real.

f).- Software de investigación legal: esta tecnología Legaltech permite a los profesionales del servicio legal acceder y analizar información relevante para su práctica. Este tipo de software es útil para la investigación de casos y la elaboración de argumentos legales. Los software de investigación legal pueden proporcionar acceso a leyes, regulaciones y jurisprudencia relevantes, así como a noticias y artículos legales actualizados y acceder a herramientas de análisis de texto para realizar búsquedas avanzadas y filtrar los resultados para encontrar información clave.

Cómo el Software de gestión de contratos Webdox mejora la eficiencia del área legal

El uso de soluciones Legaltech, como es el caso del software de gestión de contratos Webdox, puede beneficiar significativamente a los abogados y al área legal de las empresas de las siguientes maneras:

• Simplifica el trabajo: Webdox ayuda a simplificar el proceso de gestión de contratos, lo que reduce la carga de trabajo de los abogados y las demás áreas de la organización. La tecnología de Webdox permite entre otras cosas, automatizar las tareas de seguimiento de fechas de vencimiento, generar reportes automáticos y organización de documentos, y recibir notificaciones de hitos claves. Además, permite a los abogados internos llevar un control y seguimiento de los contratos que están en proceso de negociación, lo que simplifica la tarea de llevar el control de los acuerdos en tiempo real.
• Aumenta la eficiencia: La tecnología legal permite a los abogados ahorrar tiempo y ser más eficientes en su trabajo. Con Webdox, los usuarios pueden acceder a los contratos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una gestión remota y eficiente de los acuerdos. También pueden automatizar y agilizar la etapa de aprobación y firma electrónica de los contratos, lo que acelera el proceso de negociación con proveedores.
• Permite centrarse en la generación de ingresos: Con la automatización de las tareas de seguimiento de contratos, toda el área legal puede centrarse en tareas que generan ingresos para la empresa, como la revisión y negociación de acuerdos más complejos. Además, la tecnología de Webdox ayuda a reducir el riesgo de errores y omisiones en los acuerdos, lo que reduce costos y litigios, permitiendo a los abogados y áreas de compras trabajar en conjunto y dedicar más tiempo a la generación de ingresos.

En definitiva, y aunque los abogados y departamentos legales han sido reacios a la automatización en el pasado debido a preocupaciones por la seguridad y la confidencialidad, la tecnología legal de hoy en día cuenta con medidas de seguridad más robustas y ofrece muchas ventajas para mejorar la eficiencia y reducir los riesgos en el área legal.

No obstante, lo más importante al momento de elegir la herramienta Legaltech para tu empresa, es evaluar las necesidades específicas de la operación legal y comprobar que el candidato cuente con una interfaz intuitiva y fácil de usar, que se integre bien con otras herramientas que ya utilizas, y sobre todo, que ofrezca soporte técnico local 24/7 y actualizaciones frecuentes.