Las ventajas del control de versiones en CLM

A medida que las empresas crecen y comienzan a operar en diferentes países, la contratación se ha vuelto más compleja, ya que cada vez participan más departamentos en el proceso contractual. La buena noticia, es que esto ha generado una mayor externalización de tareas repetitivas, lo que a su vez ha permitido tanto a los gerentes legales como a otras áreas involucradas enfocarse más en asuntos importantes en lugar de tareas rutinarias.

Dentro de este proceso, una funcionalidad clave que aporta una serie de ventajas para todos los participantes en la gestión contractual de cualquier empresa, es el control o historial de versiones del contrato.

¿Qué son las versiones de contrato?

A grandes rasgos, las versiones de contrato se refieren a las diferentes iteraciones o modificaciones que se hacen a un acuerdo a lo largo del tiempo. Por lo general, en un proceso de gestión de contratos tradicional, se crean múltiples copias del documento original con cambios y actualizaciones, lo que resulta en varias versiones del contrato.

Estas versiones pueden incluir modificaciones en términos, condiciones, fechas, cláusulas u otros elementos del contrato. Sin embargo, su seguimiento y gestión puede ser complicado y propenso a errores si no se cuenta con un sistema adecuado de control de versiones, lo que puede resultar en confusión y dificultades en la administración contractual.

En este sentido, el control de versiones de los acuerdos mediante un CLM o Software de Gestión del Ciclo de Vida del Contrato, permite a los gerentes legales y líderes de cada área interesada mantener un registro digital detallado y organizado de todas las variantes que se hacen en un documento legal.

Es decir, cada vez que se realiza una modificación en un contrato, se crea una nueva versión que se almacena de manera automática en el sistema, lo que permite tener seguimiento y trazabilidad de los cambios realizados. 

¿Por qué son importantes las versiones del contrato?

Una realidad a la que gerentes legales y abogados de grandes empresas se han enfrentado en algún momento de sus vidas, es experimentar uno o varios procesos de negociación y redacción de contratos, donde las partes involucradas proponen cambios y modificaciones para incluir o excluir términos y condiciones específicos. 

Sin embargo, a medida que el contrato toma forma, esta constante ronda de sugerencias y cambios puede volverse confusa y difícil de seguir. Por lo tanto, es crucial contar con un plan de control de versiones del contrato eficiente, ya que los cambios y enmiendas son comunes en este tipo de documentos.

En este sentido, llevar a cabo la gestión de versiones y cambios de contratos de forma manual puede tener varias desventajas, entre las que destacan:

• Falta de trazabilidad: al gestionar diversas versiones de contratos de forma manual, es difícil rastrear los cambios realizados en cada versión y determinar quién los hizo y cuándo. Esto puede generar malos entendidos y dificultades para identificar la versión correcta del acuerdo en caso de disputas o auditorías legales.
• Errores humanos: La gestión manual está sujeta a errores humanos, como la copia incorrecta de información, la omisión de cambios realizados o la confusión en la nomenclatura de las versiones. Estos errores pueden tener consecuencias negativas, como la firma del contrato en la versión equivocada o la presentación de datos incorrectos en informes o registros, los que pueden generar millonarias disputas legales para el abogado o gerente legal.
• Ineficiencia en la colaboración: la colaboración entre diferentes equipos o departamentos involucrados en la gestión manual de versiones de contratos es lenta e ineficiente, lo que retrasa el proceso de aprobación y firma de documentos.
• Falta de seguridad en el almacenamiento: Al gestionar versiones de contratos manualmente, puede haber riesgos de pérdida, robo o acceso no autorizado a las versiones anteriores del contrato, lo que compromete la seguridad y confidencialidad de la información contenida en los archivos.

Para evitar estos riesgos, es que surge la importancia de trabajar con una solución  tecnológica de control de versiones de contratos, ya que una gestión inadecuada puede tener consecuencias graves a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato, desde la redacción inicial hasta la gestión, firma y posterior seguimiento.

De hecho, el aumento de las necesidades de externalización de los procesos de contratación, ha provocado que los gerentes legales estén prefiriendo a los proveedores tecnológicos especializados sobre los bufetes de abogados.

Lo anterior, lo indica un informe de investigación de Wolters Kluwer CT Corporation y ELM Solutions, en el que se señala que el 18 % de las empresas planean utilizar la gestión de contratos subcontratados en los próximos cinco años, mientras que los abogados planean externalizar un 25% más de trabajo entre 2021 y 2024 con soluciones Legaltech.

El informe destaca cómo las necesidades de externalización han aumentado en el mundo empresarial, especialmente en empresas grandes y multinacionales, debido a la complejidad de la contratación y la necesidad de delegar tareas repetitivas y tediosas, como el control histórico de versiones de los contratos.

¿Quién se beneficia de las versiones de contrato?

Al contar con una solución CLM, es posible generar contratos estandarizados, acceder a  un repositorio centralizado y funcionalidades para revisar fácilmente las versiones de los contratos, todo de una manera proactiva y con múltiples beneficios.

En este sentido, el gerente legal de grandes empresas es una figura clave que se beneficia significativamente del control de versiones de documentos legales. Algunos de los beneficios específicos incluyen:

• Mayor eficiencia en la redacción y negociación de contratos: el control de versiones de contrato permite a los gerentes legales realizar un seguimiento preciso de las sugerencias y correcciones propuestos en los contratos a lo largo del proceso de redacción y negociación. Esto facilita la identificación de las versiones más actualizadas y aprobadas del acuerdo, evitando confusiones y errores en la gestión de las diferentes versiones.
• Mejora en la colaboración y comunicación interna: al tener total trazabilidad y control de las versiones de los contratos, es posible trabajar en equipo con otros miembros de la empresa, así como con otras partes interesadas. Al tener un registro claro y organizado de las diferentes versiones del acuerdo, se facilita la colaboración y comunicación interna, lo que ayuda a evitar errores y malentendidos en el proceso.
• Mayor precisión en el seguimiento de cambios: El control de versiones permite a los gerentes legales realizar un seguimiento detallado de los cambios y correcciones realizados en los contratos. Esto ayuda a garantizar que todas las modificaciones propuestas se revisen y aprueben adecuadamente, evitando la pérdida de modificaciones importantes y asegurando la integridad del documento.
• Mayor seguridad y compliance: al tener total control de las versiones de un contrato, es posible mantener un registro seguro y organizado de las diferentes versiones del acuerdo, lo que facilita la auditoría y el cumplimiento legal. Además, permite mantener un historial de los cambios realizados en el mismo, lo que puede ser útil en caso de disputas legales o auditorías internas.

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Beneficios del control de versiones en una solución CLM

Trabajar con un Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos que cuente con la funcionalidad de control de versiones de contratos, trae una serie de beneficios importantes, que permiten:

• Mantener una estructura de los nombres de documentos consistente y organizada, lo que facilita la identificación y búsqueda de documentos en el futuro.
• Proporcionar un registro detallado de todos los cambios realizados en un contrato, incluyendo comentarios y discusiones, lo que ayuda a cumplir con los requisitos de auditoría y garantiza la transparencia del proceso contractual.
• Comparar diferentes versiones de un contrato para identificar si se realizaron cambios sin la debida corrección, lo que ayuda a evitar errores y asegurar la precisión de los documentos contractuales.
• Brindar un registro completo de quién realizó cambios en un contrato en cada versión, lo que facilita la rendición de cuentas y responsabilidad en los procesos contractuales.
• Rastrear la evolución de un contrato a lo largo del tiempo, identificando cómo se aclararon o cambiaron los términos, lo que facilita las futuras negociaciones contractuales y agiliza el proceso de firma de acuerdos.
• Debido a la visibilidad y transparencia de todos los cambios realizados en un contrato, así como la capacidad de comparar versiones anteriores, tanto la empresa como las demás partes interesadas ganan confianza respecto a cómo se maneja el proceso.
• Por último, la capacidad de mantener registros de versiones anteriores de los documentos, protege contra la pérdida accidental de información importante y permite recuperar versiones anteriores en caso de ser necesario.

En resumen, el control de versiones en una solución CLM ofrece una serie de beneficios que incluyen la consistencia en la nomenclatura, seguimiento de cambios, transparencia, comparación de documentos, registro de auditoría, protección de documentos, y visibilidad en la evolución de los contratos, lo que mejora la eficiencia y confiabilidad de los procesos contractuales.

Prácticas recomendadas para el control de versiones de contratos + ejemplo

Si actualmente la empresa no cuenta con una herramienta CLM específica, seguir las siguientes prácticas puede facilitar la administración de las versiones de los contratos y mantener un proceso ordenado y eficiente:

• Mantener consistencia en los tipos de archivo utilizados para los contratos, evitando tener plantillas en diferentes formatos como Word, Google Docs o PDF, ya que esto dificulta el seguimiento y la edición de las diferentes versiones.
• Centralizar el almacenamiento de los contratos en un solo lugar es clave para evitar tener contratos dispersos en correos electrónicos o unidades físicas locales. Es recomendable contar con una solución de almacenamiento digital en un espacio de trabajo seguro donde se puedan filtrar y agrupar en carpetas.
• Si se guardan las versiones de los contratos como archivos separados, utilizar nomenclatura clara como el nombre de archivo que indique claramente el tipo de contrato, nombre de la contraparte, la fecha y el número de versión, puede ayudar a facilitar su organización y búsqueda.
• Comunicar claramente el proceso de versionado de contratos con las otras partes interesadas. Es importante asegurarse de que todos los involucrados en la creación y gestión de contratos estén al tanto del proceso de versiones.
• Contratar un Software de gestión de contratos que permita tener total trazabilidad en tiempo real de todo el proceso contractual y las etapas que componen el ciclo de vida del contrato.

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Ejemplo de Control de Versiones de Webdox CLM

Dentro de la plataforma de Webdox, los operadores reciben notificaciones y consultan solicitudes en sus paneles para atender procesos contractuales. 

Los documentos generados pasan por distintas áreas y personas, pero Webdox unifica a todos los actores involucrados en un solo espacio de trabajo colaborativo para mantener la trazabilidad. 

Por ejemplo, en el caso de la solicitud de un Convenio de Confidencialidad, se inicia generando una primera versión del documento automáticamente, y luego se abre en Microsoft Word para hacer modificaciones y activar el control de cambios.

Webdox está altamente integrado con Microsoft Office, por lo que se pueden hacer modificaciones en el documento, como agregar cláusulas o tablas y guardar los cambios.

Al aplicar el control de cambios para comparar versiones dentro de la plataforma de Webdox, se registran todas las versiones del documento, evitando que cada persona tenga una versión diferente cuando esté lista para finalizar. 

Cada versión se registra y se puede revisar, y una vez aprobado por todas las partes, se envía a la contraparte para su negociación. Webdox es personalizable y adaptable a las necesidades de cada organización, permitiendo llevar la trazabilidad de los procesos en un solo lugar.

En definitiva, la gestión efectiva de las versiones de contratos no solo proporciona una mayor eficiencia en el flujo de trabajo, sino que también facilita la auditoría y el seguimiento de los cambios realizados en los documentos a lo largo del tiempo. 

Además, al tener un registro claro de las versiones de cada acuerdo, es posible evitar o enfrentar disputas legales o negociaciones contractuales futuras. Llevar a cabo este proceso con el apoyo de un software de gestión de contratos especializado, permite asegurar la coherencia en los tipos de archivos, centralizar el contenido y facilitar la comunicación con las partes interesadas.

No subestimes la importancia de invertir en una herramienta adecuada para el control de versiones de tus contratos, ya que puede ahorrarte tiempo, evitar confusiones y proteger los intereses de tu negocio a largo plazo.