CLM para ahorrar tiempo y recursos en la negociación contractual

De acuerdo a la asociación internacional World Commerce & Contracting (WorldCC), las empresas pierden cada año un equivalente al 4% de sus ingresos debido a las negociaciones de contratos que se prolongan en exceso.

A las dificultades típicas de llegar a un acuerdo, se añade una gestión documental ineficiente, que alarga aún más los plazos. ¿Sabes cómo evitar esto en tu organización?

Este tipo de situación probablemente te resultará familiar: tu empresa lleva meses negociando un importante acuerdo con un cliente, con un socio o con un proveedor.

Ambas partes están interesadas, pero el proceso de negociación contractual parece no tener fin, con constantes modificaciones en el contrato, cláusulas que se discuten hasta la última coma, cambios que no se aplican correctamente, borradores antiguos que por “arte de magia” vuelven a entrometerse en las reuniones y correos una y otra vez…

Mientras la negociación se alarga, tu empresa está perdiendo dinero y oportunidades de negocio.

Sin embargo, una negociación contractual prolongada no es algo que suceda solo en tu compañía: WorldCC calcula que las empresas pierden cada año 4 % de su facturación por los costes de las negociaciones prolongadas en exceso.

Las causas más comunes que provocan retrasos en las negociaciones son:

• La complejidad y valor del acuerdo.

• Las relaciones existentes entre las partes.

• Las habilidades de los negociadores.

• El nivel de planificación y compromiso.

• Los sistemas de gestión documental.

Este tipo de problemas retrasan el 40 % de los acuerdos empresariales, porcentaje que llega al 70 % en el caso de las negociaciones de alto valor estratégico.

Las consecuencias de prolongar demasiado el cierre de un contrato son catastróficas: pérdida de ingresos y oportunidades de negocio, paralización del lanzamiento de nuevos productos y servicios, incumplimientos con proveedores y clientes, daño a la imagen de la marca, insatisfacción y tensión entre los empleados de la empresa, etc.

Gráfica: Los retrasos en las negociaciones afectan especialmente a los acuerdos de alto valor estratégico (2,75).

Lo más preocupante es que, a pesar de las nuevas tecnologías de comunicación y colaboración, el porcentaje de contratos que se demoran en exceso ha crecido un 40 % en los últimos años, de acuerdo con los datos de los asociados de la WorldCC. ¿Qué es lo que está fallando? Dejando a un lado el factor humano, a menudo el problema es un uso insuficiente o inadecuado de los sistemas de gestión documental.

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¿Qué es negociación contractual?

La negociación contractual es un proceso clave en las empresas que implica llegar a acuerdos y establecer términos beneficiosos para todas las partes involucradas en un contrato.

Este proceso no se limita únicamente a acordar precios y condiciones, sino que abarca aspectos más amplios, como las responsabilidades, los plazos, las cláusulas legales y cualquier otra disposición relevante para las partes interesadas.

La negociación del contrato es crucial para establecer las bases de una relación comercial sólida y duradera. Durante este proceso, las partes tienen la oportunidad de discutir y acordar los términos y condiciones que mejor se ajusten a sus intereses y necesidades individuales. Una negociación exitosa se traduce en un contrato equitativo y mutuamente beneficioso, lo que promueve la confianza y el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Al negociar un contrato, es importante tener en cuenta diversos factores, como por ejemplo:

• Los objetivos y las expectativas de ambas partes.

• Riesgos y las responsabilidades que cada una asume.

• Claridad de las regulaciones y leyes pertinentes.

• Plazos de entrega, los pagos, las garantías.

• Cláusulas de confidencialidad, los derechos de propiedad intelectual.

Un proceso de negociación contractual exitoso, implica un enfoque estratégico y una comunicación clara y abierta entre las partes. Cada parte debe expresar claramente sus intereses, objetivos y límites, al tiempo que muestra disposición para escuchar y comprender los puntos de vista y las necesidades de la contraparte.

La negociación contractual requiere habilidades de negociación efectivas, como la capacidad de comprometerse, la habilidad para resolver conflictos y la aptitud para encontrar soluciones creativas.

Además, es importante contar con un conocimiento sólido de los aspectos legales y comerciales involucrados en el contrato. Esto implica comprender los términos y las condiciones estándar utilizados en la industria, así como cualquier requisito legal o regulatorio que pueda afectar la validez o el cumplimiento del contrato.

Técnicas de negociación contractual eficientes e innovadoras

En el ámbito de la negociación contractual, existen diversas técnicas que han demostrado ser eficientes e innovadoras para lograr acuerdos beneficiosos.

Estas técnicas buscan maximizar el valor para todas las partes involucradas, fomentar la colaboración y encontrar soluciones creativas. A continuación, se presentan algunas de estas técnicas:

1. Enfoque basado en intereses: En lugar de centrarse únicamente en las posiciones iniciales de cada parte, esta técnica se enfoca en los intereses subyacentes que motivan esas posiciones. Al comprender los intereses reales de las dos partes, es posible encontrar soluciones que satisfagan ambas necesidades, generando acuerdos más sólidos y duraderos.

2. Ganar-ganar: Esta técnica se basa en la premisa de que la negociación debe ser un proceso en el que todas las partes salgan beneficiadas. Se busca identificar oportunidades para crear valor mutuo y encontrar soluciones que maximicen los beneficios para ambas partes, en lugar de buscar únicamente ventajas individuales.

3. Negociación integrativa: También conocida como "creación de valor", esta técnica se enfoca en la generación de opciones y soluciones creativas que vayan más allá de las demandas iniciales de las partes. Se busca identificar intereses compartidos y encontrar soluciones que satisfagan a las partes interesadas de la manera más eficiente y efectiva.

4. Comunicación efectiva: Una comunicación clara, abierta y respetuosa es fundamental para una negociación exitosa. Escuchar activamente a la otra parte, expresar de manera clara los intereses y necesidades propios, y buscar puntos en común fomenta la comprensión mutua y facilita la búsqueda de soluciones beneficiosas para ambas partes.

5. Uso de tecnología: La incorporación de herramientas tecnológicas, como los sistemas de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM), puede proporcionar eficiencia y precisión en el proceso de negociación. Estas soluciones permiten la automatización de tareas, la gestión eficiente de documentos y la colaboración en tiempo real, lo que agiliza el proceso y reduce los errores humanos.

Al aplicar estas técnicas en el proceso de  negociación contractual, las organizaciones pueden lograr acuerdos más sólidos, evitar conflictos y maximizar el valor para todas las partes interesadas.

Proceso de negociación contractual con un CLM

El Proceso de negociación contractual con un CLM implica el uso de una plataforma o software especializado para gestionar todas las etapas del ciclo de vida de un contrato, desde su solicitud creación hasta la etapa de post- firma.

A continuación, se describe el proceso de negociación contractual utilizando un CLM:

1. Solicitud y redacción del contrato: El proceso comienza con la solicitud y redacción del contrato. Con un CLM, es posible acceder a plantillas y cláusulas predefinidas, lo que agiliza y estandariza el proceso de redacción. Además, el CLM permite la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo encargados de redactar el contrato, lo que facilita la revisión y la incorporación de comentarios.

2. Negociación y revisión: Una vez que se ha redactado el contrato inicial, comienza la etapa de negociación. El CLM permite enviar el contrato a la contraparte para su revisión y comentarios. Ambas partes pueden realizar modificaciones y sugerencias directamente en el documento, lo que facilita la comunicación y la resolución de diferencias entre las partes tanto internas y externas.

3. Seguimiento y control de versiones: Durante el proceso de negociación, es común que se realicen múltiples revisiones y cambios en el contrato. El CLM mantiene un historial de versiones, lo que facilita el seguimiento de las modificaciones realizadas en cada etapa. Esto permite una mejor visibilidad y control sobre los cambios realizados, evitando confusiones y errores.

4. Aprobación y firma: Una vez que ambas partes llegan a un acuerdo, el CLM automatiza el proceso de aprobación y firma electrónica del contrato. Las partes pueden firmar electrónicamente el documento a través de la plataforma, eliminando la necesidad de imprimir, enviar por correo o reunirse físicamente. Esto agiliza el proceso y reduce el tiempo necesario para finalizar la negociación.

5. Gestión post-firma: Después de la firma del contrato, el CLM sigue siendo útil para administrar y supervisar los términos y las obligaciones contractuales. La plataforma puede generar alertas y recordatorios automáticos para el cumplimiento de plazos, notificar renovaciones pendientes y facilitar la gestión de las cláusulas y los compromisos contractuales.

6. Análisis y reportes: Un CLM proporciona herramientas de análisis y generación de informes que permiten evaluar el desempeño y la eficiencia de los contratos. Puedes obtener información sobre los tiempos de negociación de un contrato, los puntos de fricción más comunes, los contratos más exitosos, entre otros datos relevantes. Estos análisis pueden ayudar a identificar áreas de mejora y optimizar futuras negociaciones.

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Cómo un CLM evita retrasos en la negociación contractual

Cualquier proceso de negociación implica gestionar un gran volumen y tipos de contratos y documentos: borradores iniciales, revisiones de los contratos, actas de las reuniones, mensajes de correo electrónico, anexos, etc.

A menudo, se manejan diferentes versiones de los mismos documentos entre las partes que están negociando dentro o fuera de la empresa. Llevar un proceso de negociación poco claro, puede traer como consecuencias riesgo financiero y litigios legales entre las partes. 

Gráfica: Todavía son pocas las empresas que disponen de software específico para la gestión documental de contratos.

Esto obliga a invertir valioso tiempo y esfuerzo en la administración de documentos contractuales. Una gran cantidad de documentos de las empresas se pierden o se archivan incorrectamente.

Como resultado, según un estudio de Censuswide/Sharp, los colaboradores dedican 13 minutos cada día a buscar documentos en los servidores de su empresa. A esto se añade el riesgo de que, una vez encontrado el documento, no se trate de la versión correcta o la más reciente, lo cual puede interrumpir una reunión o incluso provocar la irritación de la otra parte.

Para evitar este tipo de situaciones, es recomendable seguir estos consejos básicos:

• Digitalización de contratos y otros documentos de negocios asociados: manejar documentos en papel no solo ralentiza los procesos de negociación contractual, sino que también resulta más costoso para la empresa. Según PWC, generar y archivar un documento impreso cuesta una media de 19 dólares; en el caso del formato digital, este costo se reduce a apenas una centésima parte.  

• Instala un software de gestión documental: la digitalización es solo el primer paso. Para no perder tiempo en búsqueda de contratos o los archivos correctos, en la actualidad hay soluciones de gestión documental (DMS) que archivan y clasifican los documentos, facilitan las búsquedas, permiten rastrear los cambios realizados por cada usuario o perfil y soportan varios idiomas, entre otras prestaciones.

• Crea y administra los contratos con un software colaborativo: ¿qué sentido tiene intercambiar por email cada día versiones de un contrato con modificaciones mínimas?. Las soluciones disponibles actualmente para gestionar documentos legales (CLM) permiten crear y editar documentos online de forma colaborativa a las partes internas y externas que participan en la negociación contractual. De este modo, todos trabajan siempre sobre la última versión actualizada del documento.

• Usa una herramienta para la gestión del ciclo de vida de los contratos: la tecnología también puede ser tu aliada para mejorar la gestión de los contratos. Las soluciones específicas de software de gestión de contratos permiten acceder en tiempo real a los datos de cada acuerdo. Por ejemplo, el usuario recibe una alerta cuando el contrato está a punto de expirar, puede consultar las calificaciones internas de los clientes y proveedores que participan en el contrato, etc.

En definitiva, los acuerdos importantes siempre requerirán largas negociaciones. Sin embargo, la tecnología de gestión contractual simplifica y acelera la administración de documentos contractuales, además de aumentar la productividad de los trabajadores y reducir los costos.