¿Qué es un software de gestión documental y cuáles son sus tipos?

La cantidad de información que una organización maneja a diario puede ser abrumadora, por lo que es fundamental tener un sistema sólido para organizar, almacenar y gestionar los documentos de manera efectiva y segura.

Es aquí donde entra en juego un software de gestión documental, solución tecnológica que facilita el manejo y seguimiento de los documentos de una empresa de manera digital y centralizada.

Qué es un software de gestión documental

Un software de gestión documental es una herramienta tecnológica diseñada para simplificar la gestión de documentos en las organizaciones. Permite la creación, captura, almacenamiento, búsqueda, consulta, seguimiento y control de todos los archivos en la nube de manera estructurada. 

Además, ofrece funcionalidades avanzadas para la colaboración, automatización de procesos, seguridad y auditoría, lo que permite optimizar y agilizar el manejo de datos entre todas las áreas.

Las empresas que cuentan con este tipo de herramientas, pueden olvidarse del manejo manual y tedioso de sus documentos internos, dejando atrás los archivadores físicos o correos electrónicos desorganizados. Un software de gestión documental brinda una solución para que los documentos puedan ser digitalizados, almacenados en un repositorio central y etiquetados con metadatos relevantes que facilitan su identificación y búsqueda avanzada en cualquier momento y lugar.

Funciones de un software de gestión documental

Un software de gestión documental ofrece una amplia variedad de funciones que facilitan la gestión colaborativa y en tiempo real de los documentos en una empresa. Algunas de las principales son:

• Captura y creación de documentos: un software de gestión documental permite crear documentos desde cero o capturar archivos en papel o formato electrónico, y digitalizarlos para su gestión digital.
• Almacenamiento y organización: la solución proporciona un repositorio centralizado para almacenar los documentos, con opciones de clasificación y organización en carpetas, etiquetas o metadatos, lo que facilita la búsqueda y recuperación rápida de documentos de usuarios autorizados.
• Flujo de trabajo y colaboración: un software de gestión documental también facilita la creación de flujos de trabajo o workflows para la revisión, aprobación, visibilidad y seguimiento de documentos, así como la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo.
• Automatización de procesos: una plataforma de gestión documental permite automatizar los procesos, como la asignación de tareas, notificaciones, recordatorios y seguimiento de plazos.
• Seguridad y control de acceso: los mejores software de gestión documental ofrecen opciones de seguridad avanzadas, como permisos de acceso, control de versiones, registro de actividad y auditoría, para garantizar de este modo la confidencialidad y protección de la información y datos sensibles.
• Integración con otras herramientas: otra importante ventaja de los software de gestión documental, es que permiten integrarse con otras aplicaciones empresariales, como sistemas de gestión del conocimiento (KM), sistemas de gestión empresarial (ERP), software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), software de gestión de contratos (CLM), y herramientas de colaboración para facilitar la integración de la gestión documental en los procesos de negocio existentes.

Ventajas de software de gestión documental para la empresa

La implementación de un software de gestión documental brinda numerosas ventajas para las empresas, ya que permiten tener procesos ágiles, óptimos y colaborativos, lo que da como resultado una mayor productividad y por ende, mayor facilidad para alcanzar los objetivos comerciales de la compañía.

Entre las principales ventajas de un software de gestión documental para las empresas, destacan:

• Mayor eficiencia y productividad: La gestión documental digitalizada permite una búsqueda y recuperación rápida de documentos, lo que reduce el tiempo empleado en tareas administrativas y agiliza los procesos internos.
• Mejora en la colaboración y trabajo en equipo: La función de flujo de trabajo y colaboración del software de gestión documental, facilita la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo, lo que agiliza la revisión, aprobación y seguimiento de documentos, logrando un desempeño del trabajo eficiente y transparente.
• Mayor control y cumplimiento normativo: El software de gestión documental permite establecer permisos de acceso y controlar las versiones y revisiones de los documentos, lo que garantiza un mayor control y seguimiento de los documentos y facilita el cumplimiento de normativas legales locales y regulaciones de la industria.
• Reducción de costos y espacio físico: Al digitalizar la gestión convencional de documentos, se reduce la dependencia de expedientes en papel, lo que disminuye los costos de impresión, almacenamiento físico y espacio de oficina necesario para archivar los documentos.
• Mejora en la seguridad y protección de la información: Los software de gestión documental ofrecen opciones de seguridad avanzadas, como permisos de acceso, registro de actividad y auditoría, lo que garantiza la confidencialidad y protección de la información sensible de la empresa.
• Mayor escalabilidad y flexibilidad: Los software de gestión documental son escalables y se adaptan a las necesidades cambiantes de toda empresa en términos de volumen de documentos y usuarios. Además, ofrecen opciones de acceso remoto, lo que permite la gestión documental desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Otras bondades a destacar al adquirir un software de gestión y administración de documentos, es que es posible estructurar los archivos directamente desde el software sin requerir herramientas externas, lo cual permite ahorrar tiempo y recursos. Además, gracias a las copias de seguridad, se evita la pérdida de datos, cumpliendo a su vez con los objetivos fundamentales de organizar, clasificar, registrar, almacenar, facilitar la búsqueda y proveer de los medios técnicos para compartir y proteger los documentos.

Tipos de software de gestión documental

Existen varios tipos de software de gestión documental disponibles en el mercado, cada uno con sus características y enfoques específicos. Algunos de los más comunes son:

• Sistemas de gestión documental locales: Estos son software que se instalan en los servidores de la empresa y se gestionan internamente, lo que permite a los trabajadores cargar, organizar y acceder a documentos internos y externos de manera eficiente. Sin embargo, con este tipo de sistemas existen riesgos de pérdida de datos, fallos técnicos, acceso limitado, falta de escalabilidad, vulnerabilidades de seguridad y la necesidad de mantenimiento y actualizaciones constantes.
• Sistemas de gestión documental en la nube: Estos son software basados en la nube (SaaS) que ofrecen la posibilidad de almacenar y gestionar documentos de forma remota. A diferencia de los sistemas de gestión locales, los software de gestión documental en la nube ofrecen ventajas como acceso remoto y flexible a la información, son escalables, proporcionan actualizaciones y mantenimiento constante, brindan mayor seguridad, reducen costos y permiten la colaboración en tiempo real.
• Soluciones de gestión documental específicas por industria: Algunos software de gestión documental están diseñados específicamente para industrias o sectores específicos, como la salud, la educación, el gobierno, entre otros. Estos software suelen tener características y funcionalidades especializadas que se adaptan a las necesidades particulares de cada industria.
• Soluciones de gestión documental de código abierto: este tipo de software de gestión documental permite su personalización y modificación según las necesidades de la empresa. Son opciones más flexibles y económicas en términos de costos de licencia, pero también requieren un mayor nivel de conocimientos técnicos para su implementación y gestión.

Gestión documental para el área legal: ¿qué funciones incluye?

La gerencia legal de una empresa debe gestionar un alto volumen de contratos no solo de su área, sino de los distintos departamentos, como compras, ventas, recursos humanos, entre otros. ¿Cómo asegurar entonces que serán almacenados y revisados correctamente? 

Los cuellos de botella son un dolor de cabeza en todo departamento legal de una empresa. El flujo de documentación es incesante, a lo que se suman las peticiones constantes de nuevos trámites y documentos en otras divisiones administrativas, como abastecimiento y producción, por nombrar algunas.

Debido a lo anterior, es que cada día el los gerentes de empresas comprenden más lo costosa que puede ser una ineficiente gestión de documentos en el área legal. Así lo asegura World Commerce & Contracting , en una investigación que realizó sobre la gestión de  contratos poco productiva. El estudio indica que un documento legal mal gestionado hace que las empresas pierdan valor, costando un promedio 9% de sus ingresos anuales.

Es por esto que el rol de un departamento legal ya no es sólo administrar asuntos legales complejos. Es supervisar el cumplimiento legal de otros documentos “indirectamente legales”, tales como archivos del área comercial, técnicos o administrativos, para velar por su cumplimiento y el marco regulatorio que evoluciona constantemente. 

Funciones de gestión documental para el área legal

De acuerdo a lo mencionado anteriormente, no hay dudas de que la gestión documental en el área legal es especialmente importante debido al volumen y complejidad de documentos legales que toda empresa debe manejar. De acuerdo a esto, es que los mejores software de gestión documental para el área legal deben incluir funciones específicas, tales como:

• Almacenamiento y organización de contratos y documentos legales: Permite la creación de una estructura jerárquica para organizar y clasificar contratos, acuerdos, escrituras, poderes, sentencias, entre otros documentos legales de manera eficiente y fácilmente accesible.
• Control de versiones y revisiones: Permite el seguimiento de las diferentes versiones y revisiones de un documento, así como la gestión de los cambios realizados y la posibilidad de revertir a versiones anteriores.
• Automatización de flujos de trabajo: Permite la creación de flujos de trabajo  o workflows automatizados para la revisión, aprobación y firma electrónica de contratos y documentos legales, lo que agiliza los procesos internos y reduce los errores humanos.
• Gestión de vencimientos y alertas: Permite la gestión de los plazos y vencimientos de los contratos y otros documentos legales, así como la configuración de alertas, hitos claves y recordatorios para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos en el acuerdo.
• Seguridad y control de acceso: Ofrece opciones de seguridad avanzada, como permisos de acceso, registro de actividad y auditoría, para garantizar la confidencialidad y protección de datos e información legal sensible.

Sistemas de gestión documental en la nube

Los sistemas de gestión documental en la nube han ganado popularidad en los últimos años debido a su flexibilidad y accesibilidad. Entre los favoritos y más utilizados en las compañías, destacan:

1- DMS (Document Management Software) 

El Sistema de Gestión de Documentos, se utiliza para rastrear, gestionar y almacenar documentos digitalmente. La mayoría son capaces de mantener un registro de las diversas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial). Con esta herramienta, es posible acceder a la información desde cualquier dispositivo a través de un explorador web, modificarla en línea y en conjunto con otros usuarios. 

Si bien tiene un enfoque muy específico en el contenido y colaboración, logrando capacidad de redacción y manejo de versiones, no permiten configurar procesos contractuales robustos y no poseen herramientas para gestionar la ejecución del contrato.

2.- ERP (Enterprise Resource Planning) 

ERP es una herramienta para la gestión de distintos recursos, negocios, aspectos y cuestiones productivas y distributivas de bienes y servicios en las compañías. Esto quiere decir que se enfoca en el planeamiento de recursos empresariales, específicamente en el área de compras y abastecimiento, e integra la gestión contractual. 

Si bien lo hace de forma parcial, la mayoría de estas soluciones solo se enfoca en generar sinergias con sistemas exclusivamente para compras (licitaciones, proveedores, control de gasto, cotizaciones, etc), por lo que resulta bastante limitado para la necesidad de gestión contractual de la gerencia legal.

3.- CRM  (Customer Relationship Management) 

El CRM es un software que cubre un amplio conjunto de aplicaciones diseñadas para ayudar a las empresas a administrar procesos comerciales como datos e interacción con clientes, acceso a información comercial y automatización de las ventas. 

Existen softwares CRM con funcionalidades para crear contratos comerciales desde la misma plataforma, permitiendo satisfacer las necesidades contractuales principalmente desde el área comercial, aunque tienen limitaciones en algunas etapas de la gestión contractual. 

4.- DTM (Digital Transaction Management)

Software para administrar digitalmente transacciones basadas en documentos. El DTM  elimina la fricción inherente a las transacciones que involucran personas, documentos y datos para crear procesos más rápidos, fáciles y seguros.

En algunas compañías, esta solución es flexible e integrable a todo tipo de software. No solo se centra en la firma, sino que también permite configurar procesos. No obstante, no se adecúan bien al contexto contractual de generación de documentos, y por ello son débiles en varios pasos del ciclo de vida de un contrato, especialmente en la post firma y repositorio de documentos.

5.- CLM (Contract Life Management Software)

Los CLM abarcan de forma global e integral los procesos y actividades relacionadas a la gestión de contratos en una empresa, tomando los procesos de pre firma, firma y postfirma de forma integral. Un CLM eficiente resuelve todos los desafíos asociados al ciclo de vida del contrato, integrando colaborativamente los procesos en las diferentes áreas de la organización, dentro de una red contractual que agrega valor a las relaciones de negocio.

Si bien los ERP, DMS, DTM, CRM y CLM son tipos de software empresariales que pueden tener funcionalidades de gestión documental, no todos los que hay en el mercado son exclusivamente sistemas de gestión documental en la nube.

Sin embargo, existen algunos proveedores que ofrecen soluciones que incluyen capacidades de gestión documental, permitiendo a todos los tamaños y tipos de empresas almacenar, organizar y gestionar documentos en un entorno basado en la nube. 

CLM: software orientado a la eficiencia de la gerencia legal

Webdox CLM es una plataforma de gestión del ciclo de vida de contratos basada en la nube (SaaS) que ofrece funcionalidades de digitalización y gestión documental. Webdox permite a los equipos legales almacenar, organizar y gestionar documentos relacionados con los contratos de forma eficiente, lo que facilita el proceso desde su solicitud, redacción, firma y seguimiento, hasta su término o renovación. 

Esto trae beneficios significativos para el área legal, como la reducción del tiempo y esfuerzos dedicados a la gestión manual de contratos y documentos legales, mejorando de este modo la visibilidad y control sobre los acuerdos, automatizando los procesos y flujos de trabajo, permitiendo la colaboración entre áreas y logrando un acceso seguro a la información de cada expediente.

Para la gerencia legal, este tipo de software es una herramienta clave, pues ayuda a tomar el control de cada etapa del ciclo de vida de un contrato o documento legal, rastreando sistemáticamente todos los detalles del proceso contractual.

En síntesis, un software de gestión documental es una herramienta esencial para el manejo eficiente de documentos en una empresa, y particularmente en el área legal, su uso puede ser significativo debido a la naturaleza sensible de los documentos legales. 

La elección de un gestor documental adecuado, dependerá de las necesidades específicas de cada empresa y las características del área legal. Implementar un software de gestión documental puede mejorar la organización, seguridad y eficiencia en la gestión de documentos legales, lo que a su vez puede contribuir a una mejor toma de decisiones y una gestión más efectiva en el ámbito legal de la empresa.