CLM como herramienta de gestión en el proceso de mejora continua

La naturaleza de las empresas es buscar constantemente formas de optimizar los procesos para lograr mejores resultados y alcanzar sus objetivos, tal como lo señala el método Kaizen, término de origen japonés que representa la mejora continua mediante la ejecución de pequeños cambios en los procesos para conseguir mejorar su calidad y eficiencia.

La premisa central de la mejora continua radica en que ningún proceso es óptimo y siempre existe margen de mejora. El propósito es erradicar los desperdicios, maximizar los recursos y empoderar a los colaboradores para que realicen modificaciones que incrementen los logros de la organización.

¿Qué es la mejora continua en una empresa?

Los procesos de mejora continua son aquellos cambios menores, pero significativos que se ejecutan de forma periódica en las organizaciones, con el objetivo de traer resultados que aumenten la eficiencia de los procesos y generen mejoras en los departamentos de toda la empresa.

Lo interesante de esta definición, es que son los propios colaboradores los creadores y ejecutores de estos “experimentos”. Es decir, si la cultura empresarial es lo suficientemente horizontal, será la actitud y motivación de los miembros del equipo la pieza clave para mover estos pequeños cambios mediante el desarrollo sistemático de nuevas ideas.

Si bien el término de “mejora continua” puede sonar como un estilo de vida que las empresas pueden adoptar debido a su enfoque de progreso constante, la realidad es que siempre será necesario llevar a cabo una estrategia y metodología para impactar de forma positiva y lograr los objetivos deseados.

¿Cuáles son los 3 pilares de la mejora continua?

Los tres pilares de la mejora continua son fundamentales para llevar a cabo un proceso eficaz de mejora continua en una empresa.

• El primer pilar de la mejora continua es la continuidad. Para lograr resultados positivos y sostenibles en el largo plazo, la mejora continua debe ser un proceso constante y permanente. Es necesario identificar oportunidades de mejora de forma continua y aplicar propuestas de mejora con la finalidad de alcanzar los objetivos de manera eficiente y efectiva. La continuidad también implica la evaluación constante de los resultados para ajustar y mejorar los procesos.
• El segundo pilar de la mejora continua es la cultura. La mejora continua debe ser parte de una cultura arraigada en toda la organización, es decir, una filosofía de trabajo que involucre a todos los miembros de la empresa y a las diferentes áreas.
  Para ello, es necesario que todos los colaboradores estén comprometidos con el proceso de mejora continua en una empresa y estén dispuestos a cambiar y mejorar sus prácticas de trabajo. La cultura de la mejora continua implica una mentalidad de aprendizaje constante, una apertura a nuevas ideas y una actitud proactiva hacia el cambio.
• El tercer pilar es que la mejora continua trae beneficios para todas las áreas de la organización. La mejora continua no se limita a un área específica de la empresa, sino que abarca a todas las áreas. Esto significa que cualquier proceso de la empresa puede ser mejorado y optimizado para aumentar la eficiencia y mejorar la calidad.
  Además, la mejora continua también ayuda a la empresa a ser más competitiva en el mercado y a adaptarse mejor a las cambiantes condiciones del entorno empresarial. La mejora continua también puede mejorar la satisfacción de los clientes, la motivación de los empleados y la rentabilidad de la empresa.

En definitiva, la mejora continua no es un proceso que se pueda implementar de la noche a la mañana, sino que requiere un compromiso a largo plazo y una cultura arraigada en la empresa. Si se enfoca en los pilares de la continuidad, la cultura y los beneficios para todas las áreas de la empresa, se pueden lograr mejoras significativas en la eficiencia, calidad y rentabilidad de los procesos de la compañía, promoviendo el éxito empresarial.

¿Cuáles son los beneficios de la mejora continua para una empresa?

La mejora continua puede aportar múltiples beneficios a una empresa, desde la optimización de procesos hasta la disminución de errores y la mejora de la productividad. 

Al implementar un plan de mejora continua, la empresa puede adaptarse mejor al mercado, reducir costos y aumentar su competitividad.

Estos son algunos de los beneficios de implementar un plan de mejora continua en las empresas: 

• Optimización de procesos: Mediante la mejora continua, la empresa puede actualizar constantemente sus procesos y formas de trabajo, lo que contribuye a una operación más eficiente y ágil. Esto puede ahorrar tiempo, dinero y recursos a la empresa.
• Reducción de costos y desperdicios: La mejora continua puede ayudar a la empresa a identificar actividades innecesarias y a optimizar el presupuesto y las inversiones futuras. De esta forma, se pueden reducir costos y desperdicios.
• Mayor competitividad: La adaptabilidad al mercado es uno de los beneficios más importantes que la mejora continua puede aportar a una empresa. Al optimizar procesos y servicios, la empresa puede mejorar su competitividad frente a la competencia.
• Disminución de errores: La mejora continua también puede ayudar a reducir la incidencia de errores en la empresa, ya sea en productos defectuosos o en la calidad de los servicios. Al analizar el escenario actual y promover ajustes, se puede aumentar la eficiencia en su totalidad.
• Aumento de la productividad: La mejora continua puede liberar a los empleados de actividades que no generan resultados y concentrar su tiempo y energía en tareas realmente importantes para el negocio. Esto puede impactar positivamente en la productividad de la empresa.

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Ciclo PDCA y las 4 etapas de la mejora continua

El ciclo PDCA es una metodología de mejora continua que se utiliza para la gestión y control de procesos en una organización. PDCA son las siglas en inglés de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). 

Esta metodología se basa en la idea de que cualquier proceso puede mejorarse de manera continua, a través de la implementación de pequeñas mejoras y ajustes. El ciclo PDCA ayuda a las empresas a identificar áreas de mejora, planificar y realizar cambios, medir los resultados y actuar para mantener y mejorar el proceso. Es una herramienta muy utilizada en la gestión de la calidad y la mejora continua.

El detalle de las 4 etapas del ciclo PDCA de mejora continua son:

1. Planificar (Plan): en esta etapa se establecen los objetivos de mejora, se identifican los procesos que necesitan optimizar y se determinan las acciones necesarias para alcanzar los objetivos. También se definen los indicadores de desempeño y se establecen los planes de seguimiento y evaluación.

2. Hacer (Do): en esta etapa se implementan las acciones planificadas. Se llevan a cabo las pruebas y se recopila la información necesaria para evaluar los resultados.

3. Verificar (Check): en esta etapa se evalúan los resultados obtenidos y se comparan con los objetivos establecidos en la etapa de planificación. Se analizan las desviaciones y se determinan las causas raíz de los problemas.

4. Actuar (Act): en esta etapa se aplican las acciones correctivas necesarias para solucionar los problemas identificados en la etapa de verificación. También se establecen acciones preventivas para evitar la recurrencia de los problemas. Por último, se estandarizan las mejoras y se implementan en los procesos para asegurar que los resultados sean sostenibles en el tiempo.

¿Cuáles son los métodos de mejora continua?

Existen varias metodologías de mejora continua que se pueden aplicar en una empresa. A continuación, se describen algunos de los métodos más utilizados:

1. Kaizen: Es un método japonés que se enfoca en la mejora continua a través de pequeños cambios incrementales en los procesos y la cultura empresarial.

2. Six Sigma: Se trata de un enfoque estadístico para la mejora continua que se centra en la reducción de defectos y errores en los procesos empresariales.

3. Lean: Es un método que se enfoca en la eliminación de desperdicios en los procesos empresariales, lo que permite aumentar la eficiencia y la calidad de los productos o servicios.

4. Total Quality Management (TQM): Es un enfoque que se basa en la satisfacción del cliente y la mejora continua de los procesos empresariales.

5. Plan, Do, Check, Act (PDCA): Es el ciclo mencionado en el apartado anterior. Para la mejora continua utiliza los procesos empresariales y se compone de cuatro etapas: planificación, ejecución, verificación y acción.

6. Kanban: El método Kanban es un marco que ayuda a visualizar y optimizar el flujo de trabajo. El principio clave de Kanban es dividir el trabajo en tareas más pequeñas y luego realizar un seguimiento del progreso de cada tarea en cada etapa mediante un flujo de trabajo. Esto ayuda a identificar cuellos de botella y áreas de ineficiencia para realizar mejoras.

Estos son solo algunos de los métodos más utilizados de mejora continua, pero existen muchos otros enfoques y técnicas que se pueden aplicar en función de las necesidades y objetivos específicos de cada empresa.

¿Cómo aplicar la mejora continua en una empresa?

Crear una cultura de mejora continua en una empresa se debe considerar como una forma de operar, por lo que todos los colaboradores tienen que sentirse integrados para poder ejecutar dichos cambios.

En este sentido, el primer paso para implementar un exitoso proceso de mejora continua en una empresa es empoderar a los colaboradores con el apoyo de cada líder y el departamento de Recursos Humanos.

Una vez se ha conversado con las diferentes áreas de la organización para aplicar un plan de mejora continua en la empresa, se pueden seguir los siguientes pasos: 

1. Identificación de oportunidades de mejora: Lo primero que se tiene que hacer es identificar las oportunidades de mejora en la empresa. Para esto, se puede realizar una evaluación de los procesos actuales, recopilar comentarios de los clientes, revisar los informes de calidad, entre otros.

2. Análisis y medición: Una vez identificadas las oportunidades de mejora, se tienen que analizar y medir los procesos actuales. Esto implica recopilar datos y estadísticas relevantes para evaluar el rendimiento y la eficiencia de los procesos vigentes.

3. Establecer objetivos: Con los datos obtenidos, se establecen objetivos claros y específicos para el proceso de mejora continua. Estos objetivos deben ser alcanzables, medibles y relevantes.

4. Diseño de soluciones: Después de establecer los objetivos, se diseñan soluciones para lograrlos. Esto puede implicar la identificación de nuevas prácticas de trabajo, el uso de tecnología, la implementación de cambios en los procesos actuales, entre otros.

5. Implementación de soluciones: Una vez diseñadas las soluciones, es hora de implementarlas en la empresa. Es importante que se haga de forma gradual y se cuente con un plan de acción claro para minimizar cualquier impacto negativo en la operación diaria de la compañía.

6. Evaluación y control: Después de la implementación, es necesario evaluar y controlar el éxito de las soluciones aplicadas. Para esto, se deben monitorear los resultados y realizar ajustes si es necesario y así garantizar que se alcancen los objetivos establecidos.

7. Ciclo de mejora continua: La mejora continua debe ser un proceso constante y permanente en la empresa. Una vez que se han aplicado las soluciones y se han alcanzado los objetivos, es importante seguir evaluando y mejorando los procesos para mantener la eficiencia y la calidad en el tiempo.

Es clave siempre recordar que la mejora continua es un proceso que implica la participación y compromiso de todos los miembros de la empresa, por lo que es necesario fomentarla y estar abiertos a nuevas ideas y soluciones.

Mejora de calidad contractual 

La mejora de la calidad contractual se refiere a la implementación de mejoras en la calidad de los productos o servicios que se entregan bajo un contrato, asegurando que se cumplan los requisitos de calidad establecidos entre las partes interesadas.

Esta práctica puede involucrar la revisión y la mejora de los procesos de producción o la capacitación del personal para mejorar sus habilidades y conocimientos. También puede incluir la revisión y la mejora de los procesos de control de calidad para garantizar que los productos o servicios entregados cumplan con los requisitos acordados.

En este sentido, contar con una herramienta de gestión de contratos como Webdox CLM, permite llevar a cabo la gestión completa del ciclo de vida de los contratos dentro de las empresas, y de forma colaborativa. 

La calidad contractual que ofrece Webdox CLM, garantiza la correcta gestión de los contratos y cumplimiento de los términos y condiciones acordados por ambas partes, mediante una serie de características y funcionalidades clave, como la capacidad de crear y almacenar contratos de forma centralizada y segura, así como la capacidad de realizar seguimiento de los plazos, tareas y obligaciones de cada documento legal.

Además, el software permite la colaboración entre el área legal y los diferentes departamentos de la empresa, lo que facilita la comunicación y reduce los errores.

¿Cómo aporta Webdox como herramienta de gestión en el proceso de mejora continua?

Webdox aporta a la mejora continua de las empresas en varios aspectos, comenzando con que permite la colaboración de un contrato en tiempo real, lo que ayuda al departamento comercial a acelerar las ventas y cerrar negocios más rápido. Destacamos a continuación otros beneficios que aporta un CLM Software en los procesos de mejora continua de las empresas:

• El acceso a la colaboración de terceros en tiempo real durante el proceso contractual, también acorta el tiempo de creación de un contrato, ya que las sugerencias de cambio y aprobaciones se manejan en una única plataforma con total visibilidad y trazabilidad.
• Al ser el contrato el principal activo económico de las organizaciones, con un software de gestión de contratos como Webdox, los acuerdos pueden ser gestionados y firmados de manera masiva en pocas horas, acortando los tiempos de ejecución y respuesta.
• Además, Webdox CLM permite ahorrar costos, tiempo y recursos al superar la brecha logística que implica un proceso contractual tradicional, evitando que los documentos se pierdan al ser almacenados de manera manual o trasladados físicamente para ser firmados.
• Otra de las ventajas de Webdox para los procesos de mejora continua, es que permite notificar y acceder al histórico de versiones de un contrato en caso de que se utilice un lenguaje inadecuado o no permitido, resolviendo los errores a tiempo.
• Por último, Webdox permite llevar control de todas las actividades de los usuarios autorizados, evitando malas prácticas e inconsistencias en los acuerdos, reduciendo, de este modo, la exposición al riesgo.

Debido a lo anterior, es que la mejora continua debe ser un ítem clave de implementar en los procesos dentro de las organizaciones. Sin embargo, es difícil lograr esto cuando las herramientas con las que cuenta la compañía no permiten realizar dichos procesos.

En ese sentido, Webdox CLM es una solución sumamente flexible, y es por esa razón que permite aplicar la mejora continua en el proceso contractual.

En un mundo que avanza rápido, las organizaciones deben apuntar a procesos más ágiles y eficientes. Por lo mismo, contar con una herramienta de gestión que permita realizar mejoras en la totalidad del proceso contractual, reducir tiempos y hacer más eficiente el trabajo, es fundamental.