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Si bien entre el 60% y el 80% de las transacciones comerciales de una empresa se rigen por contratos, todavía hay gerencias legales que siguen gestionando de manera ineficiente el ciclo de vida contractual.
En este sentido nos preguntamos: ¿Cómo se puede lograr eficiencia en la gestión contractual de toda una empresa desde el departamento legal?
La correcta gestión de contratos, que aborda cuidadosamente cada una de las etapas de su ciclo de vida, requiere de un sistema 100% automatizado y centralizado. De esta manera, se puede lograr visibilidad, accesibilidad y monitoreo de cada fase del proceso contractual de forma efectiva. Además, con una mirada corporativa global, se comprende la importancia de la comunicación de todas las áreas de una empresa que estén involucradas en el proceso contractual.
Conoce en profundidad cada fase del contrato para poder lograr eficiencia contractual con este manual de gestión de contratos.
Los contratos tienen un comienzo y un final, por eso decimos que cuentan con un ciclo de vida. Entonces, una gestión de contratos es la administración centralizada en cada una de las etapas que constituyen su ciclo de vida, que va desde la solicitud, pasando por la firma, hasta el término o renovación contractual.
Muchas empresas no comprenden la importancia de definir apropiadamente este proceso para poder gestionar sus contratos con eficiencia. La pérdida o dispersión de contratos, así como los errores y errores, se deben, muchas veces, al poco conocimiento sobre sus etapas, su relevancia y comunicación en cada uno de sus fases.
Un contrato gestionado de forma óptima reduce costos, ahorra tiempo y recursos, facilitando la relación comercial dentro y fuera de la organización. Por ello, una solución tecnológica para la gestión del ciclo de vida del contrato o CLM (Contract Lifecycle Management, por sus siglas en inglés) es clave para automatizar el proceso de creación, ejecución y manejo de este importante activo para cualquier empresa.
Hoy en día, existe una gran variedad de tipos de contrato, y cada vez los rigen más requerimientos gubernamentales. Esto hace que la demanda y gestión de estos documentos sea cada vez más compleja y crucial.
El gran volumen de documentos contractuales que manejan las empresas exige que las gerencias legales logren gestionar adecuadamente sus contratos, esto quiere decir, que sean capaces de centralizar, automatizar y ordenar sus documentos. Esto solo puede lograrse con un control meticuloso y eficiente del ciclo de vida contractual.
Antes de revisar en detalle cada etapa del ciclo de vida del contrato, es importante ser conscientes que estructurar un contrato típico de forma manual, conlleva bastantes esfuerzos y un considerable tiempo de ejecución.
Revisa a continuación los 9 pasos que todo proceso contractual eficiente debe cubrir, ya sea de forma manual o automatizada con un software CLM para la administración del ciclo de vida de los contratos:
En Webdox CLM, hemos desarrollado las funcionalidades necesarias para abarcar todo el proceso del ciclo de vida del contrato de manera óptima. Conoce cómo optimizarlo paso a paso.
Son muchas las circunstancias en las que un determinado departamento de la empresa puede requerir de la redacción de un nuevo contrato. El área de compras, por ejemplo, puede requerir contratar a un proveedor a través de un buy side contract, o el área de ventas usando un sell side contract para formalizar un negocio con un nuevo cliente. Es en ese preciso instante, en el que un nuevo contrato es requerido, que se da inicio al ciclo de vida del contrato.
En muchas empresas no existe un proceso debidamente establecido para la solicitud de nuevos contratos, lo que genera un desafío para la gerencia legal. ¿Quién es responsable de la redacción?; ¿deben, necesariamente, dirigir las solicitudes al área legal? Y en ese caso, ¿bajo qué circunstancias se debe solicitar el contrato a este departamento?
Sin una estandarización del canal, de la información que se recibe y del modo en que se generan las solicitudes de cada área, el departamento legal no logra hacer las asignaciones adecuadas y terminan sin una resolución clara, pues no es posible hacerles un seguimiento apropiado. Por esto mismo, resulta crucial poder automatizar el proceso de solicitudes de nuevos contratos.
Un software CLM para la administración del ciclo de vida de los contratos centraliza y estandariza las solicitudes de la siguiente manera:
La fase de la confección es donde se crea o redacta la primera versión de tu documento contractual. El primer bosquejo puede realizarse con planillas y cláusulas base para redactar, sin embargo, requiere que, desde el primer momento, se adecúe con un lenguaje preciso y se maneje con los colaboradores que corresponde, es decir, en conjunto con el área o departamento de la empresa que lo requiera.
Un CLM Software tiene funcionalidades en la confección que son clave para poder hacer un posterior seguimiento del contrato:
De acuerdo a la WorldCC , las empresas de consumo pierden un equivalente al 2-4% de sus ingresos anuales debido a negociaciones prolongadas. Sin embargo, esta cifra puede superar el 15% en sectores con proyectos de alto valor. A las dificultades habituales de llegar a un acuerdo se añade a menudo una gestión documental ineficiente, lo que prolonga aún más los plazos. ¿Cómo evitarlo en tu empresa?
Negocia el contenido y comunícate de manera eficaz a través de un CLM:
Obtener la aprobación final de los tomadores de decisión de un contrato es vital para llegar a uno que refleje bien la intención y acuerdo que se está estableciendo. En esta etapa es muy importante hacer partícipe a los aprobadores del proceso, ya sea alguien en finanzas que apruebe valores, montos, gastos, tasas etc., o un abogado que verifique el compliance o normas internas de una empresa. Estos deben ser asignados en esta etapa para dar sus observaciones o simplemente sus vistos buenos. En el caso de tener observaciones, estos son generados para retroalimentar el contrato y agregar lo que es importante para que la contraparte esté al tanto de estos cambios. Esta fase genera los siguientes beneficios:
Hoy en día, gran parte de los trámites y procesos relacionados a la gestión de contratos es digital. Desde la redacción en un procesador de texto electrónico, hasta su almacenamiento en una biblioteca o repositorio digital. Sin embargo, todavía hay un resquicio del pasado que tiene un importante rol en el proceso de aprobación de un contrato: la firma manuscrita.
Actualmente, se busca agilizar los procesos de gestión de documentos en el caso de Chile, por ejemplo, con la implementación de la firma electrónica, cuyo uso y fomento está regido bajo la Ley Nº19.799, y que trae beneficios como:
Una de las mejores opciones para incorporar la firma electrónica en el ciclo de vida de los contratos la constituye el empleo de la firma electrónica simple validada con un certificado digital, el cual, dependiendo del proveedor, puede incluir otros criterios de validación que permiten validar la identidad del firmante.
Este certificado le permite a las empresas validar múltiples documentos digitales, como pdf, doc, correos electrónicos, entre otros, pudiendo así firmar formalmente sus contratos al interior de la empresa y también con proveedores, entre otros variados usos.
El proceso de búsqueda de contratos puede resultar muy tedioso si el repositorio es completamente manual. ¿Cómo revisar, controlar y gestionar un alto volumen de documentos contractuales si la mera búsqueda se torna un dolor de cabeza?
Un CLM significa un proceso de digitalización de contratos, dejando un repositorio con búsqueda de contratos por metadata. Así, se logra orden, estructura y control de los documentos. Los escritorios ya no juntan papeles por kilos ni guardan en bodegas toneladas de contratos firmados con antigüedad. Un repositorio permite dar acceso a todos tus contratos de forma digital en la nube, estés donde estés, siempre y cuando se asignen bien los permisos y accesos a estos documentos.
Tener un repositorio de contratos digital supone:
La gestión de hitos, prohibiciones, obligaciones, documentos y relacionados puede hacerse más fácil si es que es posible un seguimiento constante de la vigencia y condiciones relevantes de tus contratos. ¿Cómo hacerlo en el momento oportuno?
Con Webdox, la solución del seguimiento radica en un sistema inteligente de alertas y notificaciones, donde puedes estar notificado días, semanas o incluso meses antes de algunas fechas importantes estipuladas en tus contratos. Incluso es posible hacer seguimiento por documento y a las personas indicadas o que se relacionan con el contrato. Esto genera múltiples beneficios tangibles para las empresas, donde se destaca lo siguiente:
En la fase de reporte y análisis, se hace cualquier tipo de análisis del proceso, así como también del contenido de los contratos. Con un CLM es posible revisar reportes en tiempo real:
La última etapa de un contrato sigue siendo fundamental. Se trata de la renovación o el término del acuerdo, fases donde ocurren imprevistos como la expiración de la vigencia del contrato. Esto se debe principalmente a que los responsables no recuerdan la fecha de caducidad. Según la WorldCC, solo un 44% de las empresas cuentan con algún tipo de sistema que les alerte de las fechas e hitos clave de sus contratos. Este error puede evitarse fácilmente con un sistema que automatice estos procesos.
Un sistema centralizado debe ser capaz de registrar las fechas clave de término o renovación de contratos. Un software CLM como el de Webdox permite establecer alertas en base a las fechas claves de los contratos, como el día de expiración o algún hito relevante del documento, como el vencimiento de una boleta de garantía asociada a un contrato. Asimismo, se pueden definir los usuarios a alertar, la cantidad de notificaciones a recibir y el tiempo de aviso de cada uno. Esta funcionalidad es completamente configurable. También cuenta con un tablero que permite visualizar el estado de los contratos para tener todo bajo control.
La trazabilidad es la posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso contractual. Implica la alternativa de mantener un registro y, a través de este, un control en la evolución de un documento.
En una compañía, cada empleado genera diariamente información relevante desde distintos ámbitos: comercial, financiero, técnico, administrativo y contractual. En cada aspecto, la información que se elabora genera implicancias hacia clientes tanto internos como externos de la compañía. Para las gerencias, es necesario tener la certeza de quiénes forman parte de la creación y proceso de un determinado documento.
Si no existe un adecuado proceso de validación y chequeo del ciclo de vida de los contratos, un simple documento puede volverse un problema serio para la gerencia legal. En un contrato, existen muchos procesos que se deben de controlar constantemente para evitar pérdidas de tiempo en búsquedas de responsables. Es común empezar de cero por una objeción en la redacción o por la falta de un visto bueno en la versión. Este problema, que no es más que ineficiencia para la gerencia legal, ocurre por una falta de visibilidad del proceso o por carencia de estandarización de un protocolo de tareas para dar seguimiento a cada fase de creación, redacción, edición, discusión, y posterior validación de un documento.
Un sistema de administración de contratos CLM resulta ser una solución tecnológica que mejora la gestión al permitir que circule su ciclo sin contratiempos. Su fin es hacer visible cada fase y proceso con su debida información y seguimiento. Así, se da trazabilidad a cualquier procedimiento dentro del contrato.
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Por lo general, el mayor volumen de contratos de una empresa se concentra en el departamento legal y de compras. Pero la gerencia general, de finanzas, recursos humanos y ventas también gestionan diversos documentos contractuales.
Esto se traduce en un enorme volumen de acuerdos circulando por toda la organización que, de no ser administrados de forma conjunta y mediante un sistema centralizado, incrementan diferentes riesgos, como renovaciones sin revisión de cláusulas, penalizaciones, pérdida de ingresos y generación de costos asociados a la invisibilidad , como la ruptura de la cadena de suministros.
Una problemática que las organizaciones pueden solucionar mediante la gestión conjunta de contratos a través de una herramienta centralizada que aumente la visibilidad, accesibilidad y capacidad de monitoreo de cada uno de los contratos que firma la empresa.
El control estandarizado y la colaboración de las partes interesadas durante los procesos de contratación -y el posterior monitoreo de las cláusulas e hitos planteados- permite realizar el análisis más allá de los límites departamentales, obteniendo una visibilidad completa de todas las obligaciones contractuales de la organización. Esta información es de suma utilidad para la alta gerencia y el gobierno corporativo en el desarrollo de sus tareas.
Un software CLM en el área de Recursos Humanos tiene un impacto en el orden del proceso de contratación para evitar percances con las personas. Además, este proceso se puede hacer simultáneamente para múltiples colaboradores y así firmar en menos tiempo la contratación del personal mediante generación y firma masiva de documentos. El resultado es un ahorro significativo de tiempo y recursos.
Un área de la compañía necesita contratar a un Analista. Ejecuta el proceso de selección que da lugar a una terna, de la cual es elegido el candidato. El responsable accede a un formulario de solicitud y llena los campos para pedir la elaboración del contrato de trabajo. El Área de RR. HH. recibe la solicitud de un contrato de trabajo, verifica que los antecedentes de la persona a contratar son correctos, y activa un proceso para la contratación del empleado. El proceso contempla la redacción del contrato por parte de un analista de RR. HH , la revisión del jefe del área, la corrección a estas observaciones del jefe y luego la revisión por parte del jefe de área del solicitante. Luego el área legal hace su revisión, da su visto bueno en marca de agua y se hace una eventual corrección de las observaciones del área legal. Finalmente, se firma el documento de manera electrónica. Una vez firmado, las partes reciben el documento, se clasifica y se cierra el proceso.
El documento queda afectado por un conjunto de alertas generales, que permitirán al Analista de RR. HH. enterarse oportunamente tanto de la terminación del período de prueba del empleado (para poder pasarlo a la planilla de indefinidos o ponerle término, según cómo se haya desenvuelto) como de la fecha de reajuste de sueldo, para comunicarlo al colaborador y a los sistemas de la empresa.
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Como hemos podido observar, existen muchos procesos que deben ser constantemente controlados para poder evitar perder el tiempo en búsquedas de responsables, como los contractuales, los de certificación o procesos de control de calidad. Muchas veces se debe empezar de cero por una objeción en la redacción o por la falta de un visto bueno en la edición. El problema se genera por falta de procesos estandarizados o un protocolo de tareas para dar seguimiento debido en cada fase de creación, redacción, edición, discusión, y posterior validación de un documento.
Un workflow o flujo de trabajo, es una solución tecnológica que mejora la gestión de documentos al permitir que circulen sin contratiempo. Consiste en un estudio de los aspectos operacionales de dicho flujo de trabajo, incluyendo la estructuración de tareas, su método de realización, su orden correlativo y sincronización, permitiendo vislumbrar el fluir de la información y el seguimiento a ese cumplimiento de tareas en tiempo real. Así, se da trazabilidad a cualquier procedimiento dentro de la organización.
En un software de gestión de contratos, como el que ofrece Webdox, el workflow funciona desde la misma plataforma y permite la creación y gestión de procesos de manera sencilla, flexible y autónoma, facilitando la conexión y colaboración en cada fase del proceso junto a su agente responsable. Así, el workflow permite una visión panorámica del desempeño en cada área y el seguimiento de protocolos efectivos, para así poder ver a largo plazo si es posible mejorar un determinado proceso. Tanto en grandes como en pequeñas empresas, el workflow como herramienta digital contribuye a controlar el estado de la información y data, reduciendo gastos por disminución de horas hombre en tareas que pueden ser automatizadas y monitoreadas de forma 100% digital.
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