¿Cómo reducir costos mediante la automatización de procesos?

La mayoría de las empresas a nivel mundial, están considerando cada vez más automatizar sus procesos internos para agilizar las tareas operativas, reducir costos y así mejorar sus resultados.

La ventaja de la automatización de procesos y tareas repetitivas, es que permite acelerar los ciclos de negociación con clientes tanto internos como externos, así como también con proveedores, logrando que el proceso del ciclo de vida del contrato sea más ágil en las etapas de creación, negociación y procesamiento de acuerdos sin comprometer su correcta gestión y calidad.

Las principales herramientas de gestión para la automatización de procesos

Si bien el riesgo y costos asociados de no automatizar los procesos empresariales suelen ser altos, aun así, en la mayoría de las organizaciones los procesos en este aspecto siguen siendo ineficientes y carecen de procesos, colaboración efectiva y control.

La buena noticia es que para acceder a las bondades y beneficios de la automatización de procesos, hoy existen varios tipos de herramientas de gestión empresarial que permiten mejorar la gestión de procesos en todas las áreas, como es el caso del Webdox CLM (Contract Lifecycle Management), que aborda de manera integral todo el proceso contractual, reduciendo costos, cuellos de botella, y mitigando el error humano debido a las actividades manuales.

1).- ERP/BSM: ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta enfocada en el planeamiento de recursos empresariales, es decir, la gestión de distintos recursos, negocios, aspectos y cuestiones productivas y distributivas de bienes y servicios en una organización. El BSM (Business Spend Management) es un ERP más global, con foco en el gasto del negocio de forma general.

2).- CRM: Un CRM (Customer Relationship Management), es un tipo de software que cubre un amplio conjunto de aplicaciones diseñadas para ayudar a las empresas a administrar los siguientes procesos comerciales:

• Datos de clientes.
• Interacción con el cliente.
• Acceso a información comercial.
• Automatización de la venta.

Sin embargo, los CRM no logran solucionar de forma global las necesidades contractuales de una empresa, por focalizarse exclusivamente en los desafíos del área comercial. Incentivando la comunicación con el cliente potencial, puesto que un CRM puede ser un software donde plataformas como Telegram , WhatsApp, Instagram, entre otras puedan ser integradas con la finalidad de mejorar la automatización de procesos.

3).- DMS: Sistema de gestión de documentos (DMS, Document Management Software), se utiliza para rastrear, gestionar y almacenar documentos digitalmente. La mayoría son capaces de mantener un registro de las diversas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial).

Los DMS se enfocan en el contenido, colaboración, en la capacidad de redacción y manejo de versiones, pero carecen de muchas necesidades para una correcta gestión del Contract Management, ya sea en procesos como también gestión post firma.

4).- DTM: Los DTM (Document Transaction Management) son software para administrar digitalmente transacciones basadas en documentos, ya que eliminan la fricción inherente a las transacciones que involucran personas, documentos y datos para crear procesos más rápidos, más fáciles, más convenientes y seguros.

Los DTM se enfocan, sin embargo, en documentos generales, no contractuales. Por ello, son débiles en varios pasos del ciclo de vida de un contrato, especialmente en la post firma y repositorio de documentos.

5).- CLM: CLM o Contract Lifecycle Management en inglés, es la principal herramienta de gestión de contratos y documentos, ya que es adaptable y que se integra de manera intuitiva a todas las áreas en el proceso contractual de la organización.

Un CLM soluciona los procesos pre firma, firma y post firma a cabalidad, enfocándose en la eficiencia y en la correcta gestión contractual, permitiendo, además, la integración con los sistemas empresariales críticos que las empresas ya utilizan a diario (ERP, CRM, etc.).

4 Principales desafíos de empresas que no automatizan sus procesos

Todos los dueños de negocios y gerentes comerciales, son conscientes de que los contratos son el principal activo económico de las empresas, ya que de los acuerdos correctamente gestionados depende el éxito o fracaso de una negociación con clientes y/o proveedores.

Revisa a continuación las 4 principales problemáticas que generan pérdidas de valor en el proceso contractual en aquellas empresas que aún no automatizan sus procesos:

I.- Fugas de valor en el proceso contractual

De acuerdo a un análisis realizado por la World Commerce & Contracting (WorldCC) , entre el 30% y el 35% de los contratos fracasan o no cumplen sus objetivos debido a las fugas de valor generadas por la falta de automatización en el proceso contractual.

La pérdida de valor o Contract Value Leakage en inglés, es la diferencia entre el valor esperado de un contrato y el valor ejercido en su implementación, e impacta negativamente en el proceso de negociación debido a una deficiente optimización en lo que a compromisos se refiere. En otras palabras, un contrato podría generar más ganancias de las que produce, pero por diversas causas eso no ocurre, perdiendo valor.

Entre las principales causas que generan fugas de valor, destacan:

• Falta de claridad sobre el alcance y los objetivos del contrato.
• El equipo legal/contratista no se involucra lo suficientemente temprano.
• Falta de participación de las partes/áreas involucradas.
• Negociaciones prolongadas.
• Las negociaciones se centran en los términos y riesgos equivocados.
• Los contratos carecen de flexibilidad.
• Contratos poco claros, difíciles de entender e implementar.
• Traspaso deficiente del equipo de negociación al equipo de implementación.
• Falta de automatización de procesos debido al uso limitado de tecnología.
• Deficiente proceso post- firma y de gobierno.

II.- Puntos de fricción en el proceso de contratación

Los puntos de fricción en el proceso de contratación, son eventos donde se genera resistencia, causando retraso y potenciales costos. La mayoría de las veces, estos puntos de fricción ocurren en las etapas previas de la firma del contrato o Pre firma.

III.- El impacto pre adjudicación

Es en la fase posterior a la adjudicación del proceso contractual, es donde se gana o se pierde valor. Las empresas requieren de la automatización de procesos mediante un Software de Gestión de Contratos que supervise esta importante fase. 

Los puntos de fricción generan retrasos:

• El proceso desde la oferta hasta la firma de un contrato 'simple', tarda en promedio  4,2 semanas.
• Un acuerdo complejo, habitualmente son 24 semanas.
• Con un software para la automatización de procesos como Webdox, se obtiene una reducción del 85% del tiempo dedicado a la generación y la firma de los contratos.

IV.- El impacto post adjudicación

Según la WorldCC, los contratos tienen en promedio una pérdida de valor del 9,2%, fuga ocurre durante la fase posterior a la adjudicación del proceso contractual, resultado que se ve fuertemente afectado por el proceso y las decisiones previas a la adjudicación.

En definitiva, desafíos como la falta de información sobre los datos de renovación; poca o nula implicación de las partes y/o áreas involucradas en el proceso contractual; la falta de control y visibilidad; informes deficientes, retrasos y cancelaciones, son solo algunos de los problemas a los que las empresas deben enfrentarse por no contar con procesos automatizados.

Cómo la automatización mejora y acelera los ciclos de negociación

Antes de evaluar proveedores para la automatización de procesos en tu empresa y reducir costos, es importante hacer un diagnóstico previo y comprender cuáles son las principales causas que están generando fugas de valor y por ende, pérdida de tiempo y gastos innecesarios en la organización.

Revisa a continuación 5 consejos previos a la implementación de una solución de automatización de procesos:

1).- Considera la importancia de la digitalización tanto de los procesos, como de las personas. Capacita constantemente a tu equipo de trabajo con tecnología.

2).- Identifica los principales puntos de fricción que están generando retrasos y pérdidas en tu empresa. De este modo, sabrás en qué áreas es importante automatizar los procesos.

3).- Analiza y comprende las causas fundamentales que están generando estas fugas de valor.

4).- Evalúa proveedores e implementa la o las herramientas y sistemas idóneos para reducir costos, agilizar los procesos y toma de decisiones.

5).- Supervisa y observa el rendimiento y detecta oportunidades de mejora adicionales.

En definitiva, el rol que juega la automatización de procesos de contratación en las empresas de todo tipo y tamaño, es aumentar la eficiencia, evitar riesgos y abaratar costos, mejorando las relaciones con clientes y proveedores al reducir hasta en un 90% el tiempo dedicado a las aprobaciones y firmas de los contratos.

¿Te gustaría que tu empresa logre más ventas efectivas y demuestre mejores resultados en cuanto a rentabilidad? Súmate a las compañías en LATAM que ya utilizan Webdox para agilizar sus procesos contractuales gracias a la completa administración y gestión del ciclo de vida del contrato: pre firma, firma y post firma. 

• Pre firma: Agiliza la solicitud, negociación y aprobación de tus contratos.
• Firma electrónica/digital: Firma tus documentos con plena validez legal cumpliendo con las regulaciones locales.
• Post firma: Lleva el control de tus contratos y toma decisiones de negocio en tiempo real.