Gran parte de los trámites y procesos relacionados a la gestión de contratos ya es digital: desde la redacción en un procesador de texto electrónico (Word u otros) hasta su almacenamiento en una biblioteca o repositorio digital. Sin embargo, todavía hay un resquicio del pasado que tiene un importante rol en el proceso de aprobación de un contrato en Latinoamérica y el mundo: la firma autógrafa o manuscrita.
Actualmente, en Chile se busca agilizar los procesos de gestión de documentos con la implementación de la firma electrónica, cuyo uso y fomento está regido bajo la Ley Nº19.799. A continuación respondemos las principales dudas que surgen sobre el uso de esta innovación tecnológica.
¿Cuáles son los beneficios de la firma electrónica?
1. Ahorro de tiempo
Como explica la empresa de certificación Signaturit, el trámite, mediante el mecanismo tradicional manual, puede demorar en promedio 5 días. Con esta herramienta digital, en tanto, es posible hacer todo en 30 minutos en promedio.
2. Menores costos
En el caso del trámite de una firma, el mecanismo tradicional incurre en gastos en material (impresión en papel y tóner de impresión), el costo de enviar el papel físico a firmar y su retorno, gastos por envío de correo normal o certificado por un servicio de courier privado, entre otros.
Todos estos costos asociados se reducen a cero cuando la tramitación de la firma es digital, según explica Signaturit.
3. Fácil acceso a la información
El documento queda disponible de forma más rápida y fácil en lugar de la tradicional demora (días, a veces) de la versión tradicional. Mediante un software de gestión de contratos, como Webdox por ejemplo, su búsqueda en formato digital también se facilita.
4. Otorga validez legal al intercambio electrónico entre las partes
Cada vez más empresas están confiando la gestión de sus procesos a herramientas tecnológicas. El uso de una solución tan eficaz y pertinente como esta ayuda a reducir incertidumbres y desconfianzas entre los participantes del proceso.
¿Sirve realmente trabajar con firma electrónica?
Depende del empleo. Muchas empresas utilizan la versión simple, que básicamente consiste en la fotografía de una firma real, sobre todo para hacer trámites internos que no requieren validez legal. Tal es el caso de contratos de trabajo, liquidaciones de sueldo, memorandos de la empresa, etc.
La firma avanzada en Chile, en cambio, requiere su registro y validación por una empresa especializada, mediante el uso de un dispositivo de autenticación. Actualmente, hay ocho empresas acreditadas ante el Ministerio de Economía para registrar esta firma avanzada:
- Acepta.com
- Certinet S.A.
- E-cert Chile
- E-Sign S.A.
- E-Partners S.A.
- BPO-Advisors (IDok)
- Thomas Signe
¿Puedo usarla en un software de gestión contractual?
Toda solución tecnológica de gestión de contratos y documentos en Chile hoy debe ofrecer una modalidad que permita usar este instrumento, ya sea en su formato simple o avanzado, en el proceso de redacción, revisión y aprobación.
¿Cómo incorpora Webdox esta firma en su servicio tecnológico?
Webdox ofrece alternativas para incluir esta herramienta en la gestión de un contrato, u otro documento administrativo que lo requiera, en las siguientes instancias:
- Enrolamiento (registro de la firma electrónica de cada persona).
- Emisión de certificado (este puede ser anual, bianual, etc).
- Obtención de dispositivo de autenticación.
- Firma electrónica avanzada, a través de TOC Biometrics.
La transformación digital de los procesos internos de las empresas tiene como fin optimizar tiempo y recursos. Precisamente, la adopción de contratos y firmas electrónicas va en esa dirección. Bien implementada, su uso agilizará el ciclo de vida de un contrato.
