En este contenido vamos a abordar algunas de las problemáticas que se dan en torno al contenido del contrato por falta de sistematización de procesos contractuales, y cómo un software de gestión de contratos posibilita este proceso permitiendo aumentar la eficiencia y la eficacia del trabajo.
Primero que todo, durante el ciclo de vida de un contrato podemos encontrar una serie de errores que se repiten en relación al contenido.
Específicamente vemos dos errores comunes en la fase de pre firma del contrato:
1. Falta de comunicación o desinformación en los requerimientos contractuales por parte del área redactora
Uno de los errores más comunes que la WWC (World Commerce & Contracting) destaca es que, generalmente, el área legal de una empresa tiene una participación solitaria en la elaboración de un contrato. Entre otras cosas, esto le impide tener una colaboración directa con las áreas comerciales, las cuales muchas veces conocen detalles precisos de una relación contractual.
Esta falta de comunicación genera que finalmente el contrato se construya de una manera sesgada por parte del abogado en base a cómo él, desde su área y en solitario, entendió el negocio. La información con la que cuenta el abogado muchas veces no es la más precisa porque efectivamente los abogados no son expertos en todas las materias involucradas en un contrato.
2. Contratos mal elaborados y mal administrados por una incorrecta gestión del contenido
Como vimos en el primer error, la desinformación lleva a una mala elaboración del contrato. Por un lado tenemos que no se administra bien el contenido en la elaboración del contrato, pero por otro lado vemos que hay una mala administración desde el acuerdo ya existente.
Es decir, algunas empresas cuentan con plantillas de contrato, las cuales se replican para crear cada contrato nuevo que se solicita. El problema está en que, aun teniendo plantillas de contratos para llevar un proceso ordenado, las empresas muchas veces son incapaces de ordenarlas, estructurarlas y tenerlas definidas para las distintas circunstancias contractuales que se presentan. Por lo tanto, no es posible resolver con eficacia y eficiencia los requerimientos de cada negocio con contratación.
La importancia de sistematizar el contenido contractual
Para evitar estos errores en el contenido, un software CLM (Contract Lifecycle Management) es la mejor herramienta que puedes usar en tu empresa.
Un CLM te ayuda en el control de cláusulas y plantillas entregando información como:
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Resumen.
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Ejemplos.
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Guías de uso y contexto.
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Posición de negociación.
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Industria.
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Fuentes normativas.
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Plantillas de contratos.
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Nivel de riesgo.
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Puntaje ODR.
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Control modular de cláusulas para el armado de plantillas.
Webdox CLM optimiza la sistematización de procesos contractuales
La plataforma de Webdox CLM permite cargar plantillas de contratos que se usan en los flujos de contratos, y no solo eso, sino que también permite, de manera simple, cargar cláusulas específicas de cada acuerdo.
Esto es importante porque cada contrato establece una relación distinta con cada proveedor, cliente, comprador, empleado, etc., y muchas veces no se renueva o no se cancela un contrato por completo, sino que solo se renueva o cancela una cláusula del mismo. Por lo tanto, contar con este software CLM le permite a la empresa estar preparada para cada una de estas circunstancias.
Un ejemplo de ello es el siguiente: una empresa está haciendo alianzas con una compañía de seguros y esa compañía necesita cierto tipo de garantía, con cierta forma de pago e integrar a cierto tipo de terceros. Con un software CLM la empresa es capaz de sistematizar las cláusulas que respondan a cada una de esos requerimientos específicos y ser mucho más veloces y eficaces a la hora de construir un contrato.
Este ejemplo nos demuestra la complejidad a la hora de elaborar un contrato, la que no solo se remite a tener una plantilla a replicar para tener un orden en el proceso, sino que en la práctica, el contrato integra todo tipo de cláusulas específicas a las cuales es necesario prestar atención.
Finalmente, una empresa que use un software CLM para realizar la automatización de contratos, se va a ver grandemente beneficiada en sistematizar el contenido, porque estará preparada para responder a las distintas circunstancias que un negocio requiere.
