Webdox ha descubierto que las gerencias legales, provenientes de distintos rubros y empresas -como retail, alimentos, telecomunicaciones o minería- se rigen por múltiples fases del proceso contractual, desde la solicitud hasta la post-firma, ya sea para un documento final del departamento de ventas, compras o Recursos Humanos.
1. ¿Qué es la automatización de contratos?
2. Las ventajas y los riesgos de migrar hacia una gestión digital
3. Beneficios clave de la automatización de contratos
4. Identificar el proceso contractual antes de automatizar
5. Amenazas a considerar al automatizar contratos
6. ¿Cómo realizar la automatización de contratos con un software CLM?
Si el proceso de creación y gestión de contratos es casi el mismo tanto para pequeñas, medianas y grandes empresas, ¿cómo es posible -como gerencia legal- automatizar el proceso de contratos para que sea estandarizado, rápido y ágil?
¿Qué es la automatización de contratos?
Las etapas de solicitud del contrato, revisiones, aprobaciones, firma y post firma, son tareas complejas y tediosas, por lo que es común que se pierda el control y disminuya la seguridad sobre la ejecución de los acuerdos.
Entendiendo que los contratos son el núcleo del crecimiento y la estabilidad de empresas de todos los rubros y tamaños, cualquier ayuda tecnológica que permita simplificar su creación y mantenimiento, es esencial para el crecimiento a largo plazo.
En este sentido, para hacer los procesos más simples y sostenibles, es que existen soluciones para la automatización de contratos, que consiste en desarrollar, administrar y almacenar acuerdos legales en línea entre la empresa solicitante y la contraparte o cualquier persona con que se haga negocios.
Trabajar con un software de automatización de contratos, permite tomar el control de todo el proceso contractual, con el objetivo de ejecutar contratos más rápido y construir mejores relaciones comerciales.
Sin embargo, también presenta desafíos que deben ser abordados adecuadamente. En este artículo, exploraremos cómo realizar la automatización de contratos y documentos de manera efectiva, maximizando los beneficios y minimizando los riesgos asociados.
Las ventajas y los riesgos de migrar hacia una gestión digital del ciclo de vida contractual
Las ventajas y desafíos de migrar los procesos contractuales hacia lo digital son muchos.
Adicionalmente a los que mencionaremos a continuación, también destacan los estándares de seguridad y cumplimiento que ofrecen, seguimiento de renovaciones o fechas de término de los contratos, aspectos que ayudan a generar mejores relaciones comerciales, entre otros aspectos fundamentales.
Ventajas de la automatización de contratos
1.-Procesos más rápidos: el tiempo es oro, especialmente cuando se trata de concretar procesos contractuales. Al automatizar los contratos es posible agilizar los hitos involucrados, al tener toda la información fácilmente disponible en un solo lugar, acelerando por ende, los ingresos que mantienen a la empresa funcionando.
2.-Menos probabilidades de caer en el error humano: al trabajar con soluciones en la nube, se elimina casi por completo el uso de documentos en papel y el envío de correos electrónicos por formato tradicional, reduciendo significativamente la posibilidad de errores al completar los contratos y enviarlos.
Con una herramienta de automatización de contratos, la información se completa prácticamente de forma automática, por lo que hay menos posibilidades de que se generen errores costosos o que falte información en los contratos.
3.-Trazabilidad y visibilidad en tiempo real: este aspecto es probablemente uno de los más importantes y valiosos para el representante legal al momento de ejecutar un proceso contractual, ya que es clave poder llevar un registro y seguimiento del proceso, además de mostrar a las otras áreas de la empresa las partes de proceso que habitualmente no se ven. El representante legal o abogado, en definitiva, busca mostrar la trazabilidad de la negociación y creación del contrato.
Riesgos a considerar
1.-Seguridad de datos: al migrar a un entorno digital, es fundamental asegurar que los datos y documentos estén protegidos contra amenazas cibernéticas.
2.- Resistencia al cambio: algunos miembros del equipo pueden resistirse al cambio y a la adopción de nuevas tecnologías, lo que podría dificultar la transición hacia la automatización.
3.-Integración de sistemas: si no se realiza correctamente, la integración del software de automatización con otros sistemas empresariales podría generar complicaciones y dificultades en el flujo de trabajo.
En definitiva, con un software para la automatización de documentos legales, todos los detalles relevantes del acuerdo son visibles y claros para las partes involucradas, aunque siempre hay desafíos en su implementación.
De este modo, siempre sabrán en qué parte del proceso se encuentra el contrato y podrán revisar o modificar sus versiones.
4 beneficios clave de la automatización de contratos
La automatización de contratos ofrece una serie de beneficios clave que revolucionan la forma en que las empresas gestionan sus acuerdos legales.
Desde plantillas personalizables hasta firmas electrónicas seguras, pasando por notificaciones oportunas y una completa auditoría.
1. Acceso a plantillas de contratos personalizables: La automatización de contratos brinda acceso a una amplia gama de plantillas de contratos predefinidas y personalizables. Estas plantillas están diseñadas para abarcar diferentes tipos de acuerdos, desde contratos de servicios hasta acuerdos de compra y venta.
Al utilizar estas plantillas, las empresas pueden ahorrar tiempo y esfuerzo al no tener que redactar contratos desde cero. Además, las plantillas se pueden adaptar según las necesidades específicas de cada transacción, asegurando que los acuerdos sean adecuados para cada situación particular.
2. Notificaciones y recordatorios para fechas clave: Con la automatización de contratos, es posible establecer notificaciones y recordatorios para fechas e hitos clave en el ciclo de vida contractual. Estas fechas pueden incluir la fecha de vencimiento del contrato, fechas límite para realizar modificaciones o renovaciones, entre otras. Las notificaciones se envían de manera automática, lo que garantiza que ningún plazo importante se pase por alto, evitando así penalizaciones o problemas legales.
3. Firmas Electrónicas seguras: La gestión de contratos automatizados permite la implementación de firmas electrónicas seguras y legalmente válidas. Esto agiliza significativamente el proceso de cierre de contratos, ya que las partes involucradas pueden firmar electrónicamente los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin necesidad de imprimir y enviar físicamente los contratos.
Además, las soluciones de firma electrónica ofrecen un alto nivel de seguridad y autenticación, garantizando la integridad del documento y la identidad de las partes que lo firman.
4. Auditoría y Cumplimiento: Uno de los mayores beneficios de la automatización de documentos legales es la capacidad de realizar un seguimiento completo de todas las versiones y cambios realizados en cada acuerdo. Esto facilita la auditoría y el cumplimiento normativo, ya que se puede acceder a un historial detallado de revisiones y modificaciones en caso de que surjan disputas o se requiera un análisis retrospectivo.
Asimismo, se pueden generar informes personalizados para analizar el rendimiento del departamento legal, identificar patrones y áreas de mejora, y garantizar que se cumplan todos los requisitos legales y regulatorios.
En conjunto, estos beneficios hacen que la automatización de contratos sea una herramienta indispensable para optimizar la gestión contractual, ahorrar tiempo y recursos, minimizar riesgos y fortalecer la seguridad y el cumplimiento en las operaciones comerciales.
Identificar el proceso contractual antes de automatizar
Antes de automatizar un contrato, lo primordial será identificar a sus participantes. Generalmente, la persona que solicita un contrato al área legal, es quien después lo negociará con la contraparte o un tercero. El solicitante suele utilizar un template de contrato legal tipo, o bien, lo solicita al departamento legal. Cada contrato, sin embargo, tiene siempre un objetivo, plazo y vigencia, y estipula obligaciones y derechos.
Si bien el solicitante no necesariamente creará el documento, sí deberá plasmar lo que ocurre en todo el proceso a medida que avanza la negociación. Es importante que cada hito sea registrado y no se pierda al momento de redactar su versión final, por tanto, es vital que la negociación sea prevista y establecida en el paso a paso de la creación del contrato.
Una vez que se negocia y se define bien el contrato, se envía a la contraparte y de manera interna a las distintas áreas de la empresa, por lo que el proceso de aprobación puede extenderse hasta cinco o más personas, que pueden llegar a incluir a la gerencia de finanzas para fijar montos y plazos, a la gerencia general, y por supuesto, a la gerencia legal, para las firmas y marcas de agua finales.
Este proceso dependerá de qué tan complejo sea el contrato, la cultura de la empresa, y de quiénes deben dar sus vistos buenos. Cuando la aprobación interna (de la compañía que está creando el contrato) está definida, vuelve a enviarse a la contraparte, y si existen observaciones, vuelven a revisarse internamente, con un comparador de documentos.
Si todo está bien y se llega a las últimas etapas, un proceso post-firma de alertas y recordatorios hará que las renovaciones, términos o fechas relevantes no sean olvidadas ni postergadas, evitando que ocurra algún error o proceso inadecuado en un contrato.
Amenazas a considerar al automatizar contratos
Al automatizar contratos, existen ciertas amenazas y desafíos que deben tenerse en cuenta para garantizar una implementación exitosa y segura. Algunas de estas amenazas incluyen:
1. Seguridad de datos: La automatización de contratos implica trabajar con información sensible y confidencial. La seguridad de los datos debe ser una prioridad para evitar filtraciones o accesos no autorizados. Es crucial implementar medidas de seguridad adecuadas, como el cifrado de datos, contar con certificaciones ISO, autenticación de usuarios y control de acceso.
2. Integridad del documento: Garantizar que los documentos contractuales no sean alterados o modificados de manera no autorizada es esencial para mantener la integridad de los contratos.
3. Errores en la automatización: Si la herramienta de automatización no está correctamente configurada o si los flujos de trabajo no se diseñan adecuadamente, pueden ocurrir errores en el proceso contractual. Estos errores podrían resultar en la omisión de cláusulas importantes o en la generación de contratos inexactos.
4. Falta de cumplimiento legal: Al automatizar contratos, es vital asegurarse de que la herramienta cumpla con todas las regulaciones y leyes aplicables. Los contratos deben seguir siendo válidos y cumplir con los requisitos legales, incluso en su forma automatizada.
5. Falta de flexibilidad: Los contratos pueden variar en complejidad y estructura. Una herramienta de automatización debe ser lo suficientemente flexible como para manejar diferentes tipos de contratos y adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.
6. Problemas de integración: Si la herramienta de automatización no se integra adecuadamente con otros sistemas empresariales, como el CRM o ERP, puede generar dificultades en la transferencia de datos y la sincronización de información relevante.
7. Acompañamiento insuficiente: Una vez implementada la automatización, es importante mantener una supervisión constante para detectar y abordar posibles problemas o áreas de mejora, con soporte local 24/7. La automatización no debe considerarse una solución "establecida y olvidada", sino que requiere un seguimiento y ajustes periódicos.
Al considerar estas amenazas y desafíos, una empresa puede abordarlos proactivamente y tomar las medidas necesarias para garantizar una implementación exitosa y segura de la automatización de contratos. La planificación cuidadosa, la capacitación adecuada y el seguimiento constante son fundamentales para superar estos obstáculos y aprovechar los beneficios de la automatización contractual.
¿Cómo realizar la automatización de contratos y documentos con un software CLM?
Un software CLM es un sistema que no solo sirve para solicitar y redactar contratos, sino también cubre aquella parte fundamental para automatizar y registrar el proceso contractual en su cabalidad: la negociación que realiza el solicitante con su contraparte.
Un centro de mensajería por ejemplo, permite registrar las notas, sugerencias y actualizaciones de las distintas versiones del contrato, para que los cambios queden estipulados y el software pueda ayudar en la colaboración y mejora de la negociación.
Asimismo, contribuye a que cada aprobador pueda dar su visto bueno, como firmar en cada página (sello de agua), revisar versiones del documento, generar flujos de trabajo personalizado y más funcionalidades. Es importante que todos los participantes, tanto el solicitante, como el negociador y terceros, puedan revisar el contrato y queden estipulados sus cambios, nuevas solicitudes y sugerencias, para que la versión final tenga considerara cada modificación y responsable.
Un CLM opera según esta estructura, ayudando a optimizar y automatizar las maneras de solicitar, crear, negociar y firmar contratos, ya sea un modelo genérico o específico. Durante los procesos post firma, acompaña a la gerencia legal con alertas y recordatorios de expiración o necesidad de renovación de contrato, así como de posibles fechas importantes.
Masterclass: Automatización en la gestión de contratos
En definitiva, para poder automatizar tus procesos contractuales, así como la renovación de contratos automatizados, es necesario saber qué tipo de contrato y qué manera de desarrollarlo se requiere según el área y necesidad del documento. Para esto, es importante conocer lo que se requiere en cada parte del ciclo de vida, y con ayuda de un software CLM será más fácil y rápido automatizar la gestión y el proceso contractual.
