Algunas empresas cierran ventas en un par de días, pero otras -especialmente negocios B2B- gestionan su proceso de ventas en varios meses. En este último caso, todo el esfuerzo es en vano cuando finalmente las reuniones y acuerdos terminan en nada, esto debido a que antes de que su cliente potencial pueda convertirse en cliente, debe pasar por la compleja fase de contrato.
Este proceso infructuoso se puede deber a muchos factores, aquí te mostramos algunos y cómo Webdox CLM puede ayudarte a que el viaje sea más fácil.
La importancia de un software CLM para lograr ventas efectivas
Las empresas que cuentan con un Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM) permiten a las organizaciones agilizar y optimizar sus procesos de gestión de contratos, lo que genera un impacto significativo y directo en el rendimiento de las ventas.
Los software CLM son herramientas que permiten a las empresas transformar su gestión de contratos hacia un enfoque digitalizado. Estas soluciones facilitan la digitalización de los contratos existentes, automatizan la creación y negociación de nuevos acuerdos, y brindan una comprensión clara de los riesgos, obligaciones y derechos presentes en la cartera de contratos de la organización.
Una de las funciones clave de los software CLM es la capacidad de proporcionar análisis e informes detallados a nivel de contrato y cartera. Esto permite a las grandes empresas tener una visión integral de su situación contractual, identificar tendencias y patrones, y tomar decisiones informadas en función de los datos obtenidos.
Además, los software CLM se integran con otras aplicaciones y procesos relacionados para garantizar el cumplimiento de los contratos. Esto implica la automatización de tareas como el seguimiento de plazos, la gestión de renovaciones y la notificación de obligaciones contractuales. Al hacerlo, se minimizan los riesgos y se asegura que todas las partes cumplan con sus responsabilidades.
La automatización de tareas repetitivas y la estandarización de los procesos dentro de los software CLM, permite reducir considerablemente los errores humanos, al tiempo que agilizan los tiempos de respuesta. Esto ayuda a los equipos de ventas trabajar de manera más rápida y colaborativa con el equipo Legal, centrándose en cerrar acuerdos y generar ingresos más rápido.
Además, un software CLM proporciona una visión integral y en tiempo real de todos los contratos en curso. Los representantes de ventas pueden acceder fácilmente a la información relevante de cada acuerdo, como plazos, cláusulas críticas y términos clave, lo que les permite tomar decisiones informadas y cerrar acuerdos de manera más efectiva.
La seguridad y la conformidad legal también son aspectos fundamentales en el proceso de ventas. Un CLM garantiza que los contratos cumplan con los requisitos legales y regulatorios locales, evitando posibles riesgos y conflictos legales que podrían perjudicar la imagen de la empresa. Al tener un control y seguimiento exhaustivo de todos los documentos, el área legal puede colaborar estrechamente con el equipo de ventas para garantizar la conformidad y minimizar los riesgos.
¿Cómo potenciar al área Legal y Ventas para que trabajen mejor?
En el pasado, los departamentos de Ventas y Legal solían funcionar de manera independiente, lo que a menudo generaba fricciones, cuellos de botella y retrasos en el proceso de ventas.
Sin embargo, hoy se ha vuelto esencial empoderar a estas dos áreas y fomentar una colaboración estrecha y ágil. Aquí es donde un software CLM desempeña un papel fundamental al facilitar la comunicación y la colaboración entre ambos departamentos.
Al implementar un CLM, se crea una plataforma centralizada donde los equipos de Ventas y Legal pueden trabajar de manera conjunta y coordinada. Esto permite una mayor transparencia y agilidad en la revisión y aprobación de contratos, lo que se traduce en un proceso de ventas más rápido y eficiente.
Una colaboración estrecha entre el área Legal y Ventas brinda numerosos beneficios. En primer lugar, al trabajar en conjunto, ambos departamentos pueden garantizar que los contratos se ajusten a los requisitos legales y regulatorios, minimizando así los riesgos legales y protegiendo los intereses de la empresa. La participación temprana del departamento Legal en el proceso de ventas ayuda a identificar posibles problemas legales y a tomar medidas preventivas, evitando futuras complicaciones.
Además, el departamento Legal, al tener una comprensión clara de las necesidades y objetivos de Ventas, puede proporcionar asesoramiento y orientación legal más eficaz. Esto permite al representante de ventas abordar las preocupaciones legales de los clientes existentes de manera proactiva, lo que genera confianza y facilita el cierre de acuerdos.
Por otro lado, al empoderar al área Legal y brindarles acceso directo al CLM, se reducen los cuellos de botella y los retrasos en la revisión y aprobación de contratos. La colaboración en tiempo real en la plataforma CLM permite una comunicación fluida entre ambas áreas, lo que acelera el proceso de ventas y mejora la experiencia tanto para los representantes de ventas como para los clientes, gracias a una estrategia de ventas efectiva.
En última instancia, fortalecer al área Legal y Ventas para que trabajen juntos, más rápido, impulsa la eficiencia y aumenta la productividad en el proceso de ventas. La estrecha colaboración y comunicación entre estos dos departamentos permite un enfoque más estratégico y alineado, lo que se traduce en una mejor toma de decisiones, una mayor satisfacción del cliente y, en última instancia, ventas más efectivas.
Cómo lograr ventas efectivas con Webdox CLM en 3 pasos
La mayoría de los responsables de ventas coincidirán en que la fase más esperada del proceso de ventas, cuando un acuerdo avanza a la etapa de formalización del contrato, también es la más delicada.
El tiempo es un factor determinante para el éxito de los tratos. Cada instante adicional dedicado a buscar la versión más reciente del contrato, esperar la aprobación legal o negociar de ida y vuelta representa una oportunidad más para que el acuerdo fracase.
En este sentido, en la etapa final, ¿cómo pueden los líderes de ventas superar los obstáculos y llegar más rápido a la meta? Según una investigación realizada por Arberdeen, las organizaciones que implementan un proceso simplificado para los contratos reducen su tiempo de aprobación en un 82% y el ciclo de ventas en un 24%. ¿El ingrediente secreto? Aprovechar el software de gestión del ciclo de vida de los contratos como Webdox CLM.
Webdox CLM no es una herramienta especializada en venta propiamente tal, es un software para digitalizar y automatizar la gestión de todo el ciclo del contrato, incluyendo las etapas de pre-firma, firma y post-firma.
No obstante lo anterior, un correcto proceso contractual de inicio a fin tiene un impacto positivo tanto en ventas como en el resto de las áreas. Esta es la razón por la cual el área de ventas puede mejorar sus cierres comerciales con un software de contratos para ventas como Webdox CLM, ya que éste permite:
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Tener visibilidad y control del proceso contractual de principio a fin.
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Trazabilidad de todo proceso y control de versiones del acuerdo.
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Agilizar el proceso de generación de contratos comerciales, acelerando el ciclo de venta con un proceso contractual más rápido y eficiente.
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Contratos rápidos para más oportunidades de venta.
Además Webdox CLM es una herramienta que se integra con otros sistemas internos de la empresa, permitiendo que el proceso contractual esté conectado con el resto de los procesos dentro de la organización, en este caso, con la gestión de clientes, haciendo que el trabajo sea mucho más ágil.
A continuación, se explica cómo Webdox ayuda a concretar las ventas y a mejorar la negociación de contratos B2B.
1. Visibilidad y control de todo el proceso contractual
El área de ventas debe dar seguimiento a las nuevas oportunidades de negocio, ya que está involucrada prácticamente desde que se hace el primer acercamiento con el cliente potencial, hasta que la relación comercial eventualmente termina.
En todas las estrategias de ventas efectivas, ventas debe velar por un correcto procedimiento contractual, pero ¿qué pasa cuándo ventas hace una solicitud de contrato nuevo? Es probable que quien hizo la solicitud de contrato pierda el rastro de la etapa en que se encuentra el mismo, por lo tanto no sabe si ya está en revisión, si ya está listo para ser aprobado o no.
Por otro lado, cuando ya el contrato se firmó y se inició una nueva alianza comercial, se puede caer en el error de olvidar el contrato, por ende, olvidar cuándo vence o cuándo se debe hacer una renovación. Debido a que ventas no tiene acceso continuo a cada uno de sus muchos contratos, se puede pasar por alto una renovación importante y perder una relación comercial rentable.
Con todo lo anteriormente dicho, es importante que haya una mayor visibilidad y control del proceso contractual por parte de ventas. Webdox permite técnicas de ventas efectivas al digitalizar los contratos, ya que todos los documentos se pueden ver, gestionar y controlar desde una única plataforma, a la que todos los responsables e involucrados en un contrato pueden acceder y ver en qué estado se encuentra.
Con un contrato de ventas digital, el área encargada podrá hacer un real seguimiento al documento, gestionando el proceso tanto en la pre-firma, firma y post-firma, y luego acceder a él en cualquier momento ante posibles modificaciones y anexos que se vayan agregando.
2. Mayor trazabilidad
Al digitalizar el proceso contractual y poder acceder al documento desde un solo lugar, la trazabilidad aumenta considerablemente. Decíamos que uno de los problemas que tiene el área de ventas es que al momento de hacer la solicitud de un contrato, éste pierde el seguimiento de lo que está ocurriendo con ese documento. Sin embargo, al trabajar ese documento directamente en una sola plataforma, es posible conocer el estado en que se encuentra cada uno de los contratos.
En la plataforma de Webdox CLM se pueden ver los responsables, en qué etapa se encuentra el contrato, cuánto falta para su aprobación y firma. Todo este status de los documentos no es algo a lo que solamente el área legal tiene acceso, sino que todos los involucrados, haciendo el proceso mucho más ágil.
Una mayor trazabilidad también permite que el área de ventas garantice las renovaciones de contrato a tiempo. Al tener acceso directo al documento, no depende de que otras áreas hagan las gestiones para proceder a la renovación.
3. Agilizar el proceso de revisión y firma
Tal vez uno de los “cuellos de botella” más comunes que impiden avanzar hacia la firma del contrato es la demora en las eternas revisiones y modificaciones que se le hacen al documento. Por otro lado, una vez que el contrato está listo, la firma en sí puede ser causa de demora, ya que hay que concretar una reunión para que el cliente lea el contrato, aclare dudas finales y firme el contrato.
Al alargar innecesariamente esta parte del proceso se corre el riesgo de no concretar nunca la relación comercial y finalmente se termina por disolver la alianza. Todo por falta de agilidad en el cierre del proceso contractual.
Un CLM como Webdox tiene el objetivo de eliminar estas demoras que surgen en la etapa de aprobaciones y firmas. Por un lado, al digitalizar el contrato, éste puede estar constantemente siendo supervisado por el área de ventas, el área legal, otras áreas involucradas, incluso por el mismo cliente. De este modo, se reducen los contratiempos al momento de revisar el documento y se disminuyen las trabas al momento de que el cliente deba revisar el contrato final antes de la firma, ya que se puede hacer todo desde una sola plataforma, de manera digital y sin tener que necesariamente concretar una reunión para esto.
En cuanto a la firma, la plataforma de Webdox incluye la firma electrónica, por lo que el proceso de firma final también se hace mucho más rápido y ágil, incluyendo las renovaciones de contratos. Literalmente en un solo clic se puede aprobar y firmar cientos de documentos.
4. Contratos rápidos para más oportunidades de venta
Cuando llega el momento de formalizar un acuerdo mediante un contrato, los vendedores suelen depender de los abogados para redactarlo.
Sin embargo, este proceso a menudo se ve obstaculizado por demoras causadas por diversas razones: el departamento legal no recibe toda la información necesaria o existen prioridades en conflicto. Estos retrasos no solo ralentizan el proceso de ventas, sino que también aumentan el riesgo para la empresa, ya que los vendedores a veces evitan involucrar al departamento legal para cerrar sus tratos más rápidamente.
Para remediar esto, un software de gestión del ciclo de vida de los contratos como Webdox ofrece plantillas de contratos y bibliotecas de cláusulas predefinidas que permiten a los diferentes equipos generar contratos previamente aprobados legalmente en cuestión de segundos. Esto ayuda a agilizar el proceso y garantizar la conformidad legal.
Así mismo, Webdox cuenta con la solución de flujos de trabajo personados que permiten conectar al equipo legal con ventas, y las demás áreas de la empresa y terceros que estén involucradas en el proceso contractual, haciendo que el cierre de ventas sea ágil y seguro.
En definitiva, estas eficiencias en la generación del contrato comercial permiten al área comercial acortar su ciclo de venta, percibiendo los ingresos por sus cierres comerciales antes e incluso aumentando el valor total de cierres por la eficiencia y ahorro de tiempo generado que se puede dedicar a mayor actividad de venta.
Así es, a grandes rasgos, como Webdox CLM agiliza tu proceso de ventas y te ayuda a alcanzar ventas efectivas. Este CLM es la herramienta que necesitas para que todo los esfuerzos de venta no sean en vano debido a una mala o nula gestión del proceso contractual.
