O que é um CLM ou contract lifecycle management software?

Imagine um software que não apenas envolve o departamento jurídico na criação e administração de contratos, mas também permite a participação de todas as áreas da empresa e terceiros de maneira ágil e eficiente. Descubra o que é um CLM neste artigo.

O que é um CLM ou Gestão do Ciclo de Vida de Contratos?

Um software CLM é a gestão dinâmica e sistemática dos contratos de uma organização, desde a sua solicitação até sua adjudicação, cumprimento, processos de assinatura e renovação. Hoje em dia, isso é alcançado com o uso de um software CLM criado para esse fim, como é o caso do Webdox CLM.

O ciclo de vida do contrato começa com as solicitações do mesmo e termina quando essas solicitações são cumpridas integralmente, e com a possibilidade de renovação.

Nesse sentido, um Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos, além de digitalizar documentos legais, assume completamente todo o processo de criação e gestão dos mesmos, pois automatiza, consolida e agiliza processos, arquivos e comunicações para uma gestão contratual e compliance adequados dentro da organização.

O que significa CLM?

CLM são as siglas de Contract Lifecycle Management, que se traduz como Gestão do Ciclo de Vida de Contratos. Este termo refere-se à administração integral de todos os aspectos relacionados a um contrato desde sua concepção até sua conclusão.

A automação de contratos é um mundo inteiro a ser explorado! Continue lendo e junte-se à era da transformação contratual.

O que é o ciclo de vida de um contrato?

Para entender profundamente o que é um CLM, primeiro é importante compreender as etapas que compõem o processo contratual, sempre muito similares entre áreas de uma empresa e indústrias.

1. Etapa de Pré-assinatura ou redação: Destacam-se a eficiência, colaboração, rastreabilidade e qualidade nos processos de geração de contratos.

2. Etapa de assinatura: Aplicam-se diferentes tipos de assinatura, incluindo assinatura em massa, assinatura eletrônica simples e avançada para garantir a eficiência e segurança nos processos de assinatura.

3. Etapa de pós-assinatura: Ordem, controle e gestão não só do repositório digital de documentos, mas também da gestão do acordado via alertas e notificações.

As 9 fases de um contrato durante seu ciclo de vida

Especificamente no Webdox CLM, focamos na automação e controle da gestão de todo o ciclo de vida do contrato de forma integral, abrangendo suas 9 etapas e transformando os contratos em ativos comerciais estratégicos, garantindo que tanto a geração quanto a execução dos mesmos sejam gerenciadas de forma transversal e colaborativa na organização.

1. Solicitação: Pedido de criação de um contrato por parte de um cliente interno/externo.

2. Confecção: Geração da primeira versão do documento contratual.

3. Colaboração e negociação: Colaboração entre as partes sobre os termos e conteúdos do contrato.

4. Aprovação: Aprovação final dos principais tomadores de decisão.

5. Assinatura: Assinatura do contrato por ambas as partes.

6. Busca: Processo de busca de contratos ou documentos para revisão, controle ou gestão.

7. Acompanhamento e gestão: Gestão de marcos proibições/obrigações e documentos relacionados.

8. Reportagem e análise: Todo tipo de análise do processo como também do conteúdo dos contratos.

9. Termos e renovação: Processo final em que se dá término ou se renova o contrato segundo suas condições.

Funcionalidades de um CLM ou Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos

Embora as funcionalidades-chave de um software de gestão de contratos possam diferir de acordo com o fornecedor e a solução CLM específica, a Webdox oferece uma ampla gama de ferramentas especializadas que permitem às organizações gerenciar seus contratos de maneira eficiente.

As principais funcionalidades do Webdox são as seguintes:

Solicitações: a funcionalidade de Solicitações permite criar e gerar contratos de maneira rápida e eficiente utilizando modelos pré-definidos e personalizáveis. Isso agiliza o processo de criação de contratos e garante consistência na redação e estrutura dos mesmos.

Com esta funcionalidade, é possível ter um acompanhamento claro e visibilidade do estado das solicitações de contratos em tempo real, colaboração efetiva, padronização no conteúdo dos documentos e uma gestão contratual mais ágil e eficiente. Além disso, possibilita a obrigatoriedade de anexos, e informações criteriosas para análise do contrato, evitando ruídos na comunicação com o cliente interno. 

Workflows: a solução de Workflows permite criar fluxos de trabalho personalizados e estruturados para a gestão e assinatura de contratos entre as áreas e partes interessadas do processo contratual, tanto dentro quanto fora da organização. Os usuários podem atribuir tarefas, estabelecer fluxos de trabalho de aprovação e realizar revisões colaborativas dos contratos para agilizar o processo de negociação e aprovação.

A funcionalidade permite aos usuários participar das diferentes etapas da gestão do contrato, graças ao portal de colaboração com terceiros e ajustá-lo de acordo com as necessidades e requisitos legais que cada documento tenha. Com uma interface intuitiva e que oferece a máxima rastreabilidade, Workflows facilita a atribuição de tarefas e responsáveis, automatiza revisões e otimiza a colaboração. 

Assinatura eletrônica: as assinaturas eletrônicas da Webdox oferecem uma forma segura, conveniente e legalmente vinculativa de assinar contratos e outros documentos. Permite aos usuários assinar eletronicamente a qualquer momento e lugar, garantindo a segurança, autenticidade e conformidade normativa das assinaturas eletrônicas realizadas através da plataforma.

A assinatura eletrônica simples da Webdox conta com diferentes níveis de validação para garantir a segurança do processo, com a certificação da Digicert, fornecedor reconhecido mundialmente. 

Repositório: esta funcionalidade permite armazenar e gerenciar documentos e contratos de maneira centralizada em um ambiente compartilhado com níveis de permissões personalizados.

Os usuários podem carregar e gerenciar contratos, anexos, termos e condições, e outros documentos relevantes em uma localização segura e de fácil acesso.

Além disso, o Repositório permite a colaboração e a troca segura de documentos entre os membros da equipe, o que agiliza o fluxo de trabalho e melhora a visibilidade e o controle dos contratos em toda a organização.

Relatórios: Os relatórios da Webdox permitem ter uma análise completa sobre o desempenho dos contratos. Os usuários podem acessar dados e métricas-chave, como o tempo médio de negociação, a taxa de cumprimento de contratos, os custos associados e outros indicadores relevantes.

Estes relatórios ajudam a avaliar a eficiência e o impacto dos contratos na organização, permitindo tomar decisões informadas com controle completo do processo contratual, com uma navegação fácil e alertas baseados em marcos-chave para a renovação ou término dos acordos contratuais.

Qual problema resolve o software de CLM?

O problema que resolve o software de CLM é a ineficiência e o risco associados à gestão manual de contratos. As empresas que não implementam esta solução devem lidar com um processo de gestão de contratos que envolve um trabalho tedioso e propenso a erros humanos.

As diferentes áreas envolvidas devem revisar e redigir contratos, fazer acompanhamento das datas de vencimento, monitorar os termos e condições, e manter um registro adequado de todos os documentos relacionados, tudo de maneira manual.

Em contrapartida, um software CLM automatiza grande parte deste processo. Permite aos usuários criar e armazenar modelos de contratos e ter absoluto controle de suas versões, gerar contratos personalizados utilizando dados pré-definidos, realizar um acompanhamento automático das datas de vencimento e lembretes, e armazenar todos os contratos em um repositório centralizado.

Além disso, o software pode ajudar a agilizar o processo de revisão e aprovação ao permitir a colaboração online e o fluxo de trabalho automatizado.

Ao utilizar um software de CLM como o Webdox, as organizações podem alcançar uma gestão mais eficiente e precisa de seus contratos. Isso se traduz em uma redução dos erros humanos, diminuição dos tempos de resposta, um melhor cumprimento dos prazos e um maior controle sobre os termos e condições contratuais.

Além disso, soluções como o Webdox CLM proporcionam uma maior visibilidade e transparência no processo de gestão de contratos, o que facilita o monitoramento e a geração de relatórios para alcançar relações de negócio duradouras, justas e transparentes.

Os benefícios de um software CLM

Se um CLM cobre a totalidade do ciclo de vida do contrato, é capaz de oferecer os seguintes benefícios:

• Centralização e economia de tempo em solicitações contratuais.
• Redução de tempos de criação, aprovação e negociações de contratos.
• Agilidade e integração dos processos de aprovação e assinatura de contratos.
• Monitoramento dos contratos em sua etapa de criação, negociações e aprovação.
• Acesso rápido e oportuno aos contratos em toda a organização.
• Assinatura eletrônica, com maior velocidade, de maneira remota e segura.
• Controle dos marcos e datas-chave pós-assinatura.
• Armazenamento e controle de gestão sobre os contratos.
• Controle de risco contratual, gestão de obrigações e cumprimento.

Quem utiliza um Software CLM?

Dependendo de suas características, normalmente os softwares CLM são utilizados por empresas de diversos setores e tamanhos para administrar e controlar eficientemente seus processos contratuais. No entanto, são soluções ideais e cada vez mais requisitadas para grandes empresas que lidam com um alto volume e tipos de contratos.

A gestão de um grande volume de acordos pode ser um desafio complexo para empresas de maior tamanho, mas com o Webdox CLM, as organizações podem automatizar tarefas repetitivas, como a geração de contratos e a notificação de vencimentos, o que economiza tempo e reduz erros.

Além disso, a ferramenta oferece características avançadas de acompanhamento e lembrete, o que ajuda a garantir o cumprimento dos termos e condições acordados, destacando também seu Add On de geração e assinatura em massa, que permite assinar a partir de um modelo de contrato, massivamente e de forma assíncrona, com várias pessoas ao mesmo tempo, usando dados específicos de cada parte.

Dado que as grandes empresas frequentemente lidam com contratos complexos, o Webdox CLM permite armazenar e organizar todos os contratos em um único lugar. Isso facilita o acesso e a busca rápida de informações relevantes, mesmo quando os contratos envolvem múltiplas partes, cláusulas personalizadas e termos específicos, conectando dessa forma a área legal com os demais departamentos da companhia.

A colaboração e fluxos de trabalho também são aspectos importantes em grandes empresas. Com o Webdox CLM, os usuários podem compartilhar e editar contratos de maneira segura e em tempo real, definir permissões de acesso e realizar um acompanhamento das revisões, versões e aprovações. Isso promove a melhoria contínua da empresa e, por conseguinte, a comunicação interna e com terceiros, além de proporcionar total eficiência ao processo contratual.

Como um software CLM beneficia a sua gerência legal

Uma gestão ineficiente e a falta de colaboração entre áreas na administração de contratos gera uma cadeia de problemas para os gerentes legais, desde caixas de entrada de e-mail sobrecarregadas, duplicidade de contratos, até a incerteza de saber se um contrato já saiu da área legal ou se sua renovação será mais um problema do que um benefício. 

Complemente o ponto anterior com este artigo Como evitar a duplicidade de documentos com um CLM Nesse sentido, um software CLM é uma ferramenta chave tanto para os advogados quanto para gerentes legais, já que conecta a equipe legal com todas as áreas do negócio, para alcançar um processo contratual ágil, eficiente e transparente. 

No entanto, também é para qualquer profissional que gerencie contratos com compras, fornecedores, vendedores e consultores na hora da negociação do contrato, assim como para Recursos Humanos. 

A realidade é que uma grande quantidade de erros dentro da gerência legal poderiam ser evitados se os processos e ciclos de um documento fossem cuidados. Registrar cada fase, contribui para gerenciar de maneira transversal qualquer informação chave e assim gerar accountability, economizando tempo e recursos. 

Implementar um Software CLM permite informar inteligentemente às partes se foram cumpridas as normas e/ou os termos do contrato, enquanto que as obrigações e o cumprimento podem ser supervisionados para que os participantes executem as expectativas do mesmo. 

Adicionalmente, a solução é capaz de alertar segundo datas ou marcos-chave, além de ordenar facilmente cada contrato em um repositório ou biblioteca eletrônica sob critérios específicos. Esta solução automatizada permite: 

• Padronizar a comunicação da Gerência Legal com todos os clientes internos pertencentes a diferentes áreas dentro da organização. 
• Gerenciar a carga de trabalho dos advogados e a atribuição de tarefas. 
• Administrar o conteúdo dos contratos e documentos legais. 
• Controlar processos mediante o uso de indicadores para medir a criação, negociação e aprovação de contratos. 

Em definitivo, utilizar um software CLM para a gerência legal, ajuda a área a tomar controle de cada fase do ciclo de vida do contrato, rastreando sistematicamente todos os detalhes de cada etapa do processo e transformando o gerente legal em um acelerador do negócio. 

O que deve ser considerado ao escolher um software CLM? 

Para escolher um software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos que atenda às expectativas do negócio, existem vários aspectos importantes a considerar. A seguir, são apresentados alguns deles:

• Funcionalidade e características: É fundamental avaliar as funcionalidades e características que o software CLM oferece. Alguns aspectos a considerar podem ser a capacidade de armazenamento e gestão de contratos, automação de fluxos de trabalho, alertas e lembretes, geração de relatórios, integrações com outras ferramentas e a possibilidade de personalizar e adaptar o software às necessidades específicas da empresa.
• Usabilidade e interface: A usabilidade do software CLM é um fator chave para sua adoção e efetiva execução. É importante avaliar a interface do usuário, a intuitividade da navegação e a facilidade de uso em geral. Um software CLM com uma interface amigável e fácil de entender facilitará a adoção por parte dos usuários e reduzirá a curva de aprendizagem.
• Segurança e compliance: A segurança dos dados e o cumprimento normativo são aspectos cruciais ao escolher um software CLM. É fundamental garantir que o software ofereça medidas sólidas de segurança, como criptografia de dados, arquitetura robusta, autenticação de usuários e auditorias de registros. Além disso, é crucial verificar o cumprimento associado à segurança e privacidade da informação.
• Integrações e escalabilidade: Outro aspecto fundamental é verificar se o software CLM se integra com outras ferramentas ou sistemas que a empresa utiliza, algo limitado no caso dos softwares de desenvolvimento próprio ou “sob medida”. A capacidade de integração com sistemas de gestão de documentos, de gestão empresarial (ERP) ou outras ferramentas de gestão existentes pode ser chave para maximizar a eficiência e a produtividade. Além disso, assegure-se de que o software seja escalável e possa se adaptar ao crescimento da empresa.
• Suporte e serviço ao cliente: Avaliar o nível de suporte e serviço ao cliente oferecido pelo fornecedor do software CLM é outro aspecto importante. É importante contar com uma equipe de suporte local, que possa oferecer assistência em caso de problemas técnicos 24/7, e que responda respectivamente a todas as consultas ou solicitações de treinamento.
• Custo e retorno de investimento (ROI): Um último aspecto importante a considerar ao avaliar um software CLM é a sua relação com o valor e os benefícios que trará à empresa. Avaliar o retorno de investimento potencial em termos de economia de tempo, redução de erros, melhoria da eficiência e cumprimento contratual são os parâmetros mínimos a considerar.

Benefícios para grandes empresas que usam Webdox CLM

• 80% de aumento no número de acordos fechados.
• 90% de economia de tempo dedicado às aprovações e assinaturas de contratos.
• 65% menos carga operativa de trabalho.
• 30% de economia em tempos de gestão.
• 5x mais contratos assinados e validados.
• 21x de eficiência na aprovação de contratos.

Inteligência Artificial para contratos 

A inteligência artificial (IA) revolucionou a forma como as empresas abordam a gestão de contratos, oferecendo soluções avançadas que vão além dos métodos tradicionais. Ao aplicar a IA ao ciclo de vida dos contratos, as organizações podem otimizar processos, melhorar a tomada de decisões e aumentar a eficiência na gestão contratual. Desde a criação até a execução e análise, a IA provou ser um catalisador para a transformação digital neste campo.

Webdox Brain Companion

Webdox CLM vai além de ser simplesmente um software de gestão de contratos; integra inteligência artificial através do Webdox Brain Companion. 

Esta característica avançada potencializa a tomada de decisões, automatiza tarefas repetitivas e fornece insights valiosos para otimizar a eficácia na administração de contratos: 

Melhoria da experiência do usuário: Webdox Brain Companion redefine a experiência do usuário ao permitir a exploração de contratos de maneira intuitiva. Transforma buscas complexas em conversas naturais, proporcionando uma interface que não apenas simplifica, mas também melhora o entendimento e o acesso a informações cruciais. 

Eficiência e produtividade: A integração do Webdox com GPT marca um marco na IA Generativa, e o Webdox Brain Companion se estabelece como muito mais que uma ferramenta convencional. Este companheiro inteligente na gestão contratual não apenas melhora a eficiência, mas também potencializa a produtividade ao automatizar tarefas rotineiras e fornecer insights valiosos. 

Explorando novos horizontes: Webdox Brain Companion representa o primeiro passo em direção a um futuro mais automatizado na gestão de contratos. Em constante evolução, em breve adquirirá a capacidade de interpretar cláusulas mais complexas, analisar riscos em documentos legais e desbloquear novas possibilidades. 

A exploração de oportunidades futuras promete uma ferramenta ainda mais avançada e adaptável às crescentes demandas do ambiente empresarial. 

Um CLM mais seguro e inteligente: Descubra como o Webdox Brain Companion transforma a segurança e a inteligência na gestão de contratos. Ao fornecer uma pré-visualização de documentos com um contexto mais claro e compreensível, acelera a revisão e a tomada de decisões.

Em que se diferencia o Webdox de outros CLMs? 

O Webdox CLM se diferencia de outros softwares de Gestão do Ciclo de Vida do Contrato em vários aspectos. A seguir, são apresentadas algumas diferenças destacadas:

1. Experiência e foco em contratos: O Webdox CLM foi criado em 2012 com a missão de resolver um problema real: a falta de acesso, descontrole e ineficiência na gestão de contratos. Atualmente, o Webdox conta com mais de 500 clientes em 12 países da América Latina e é a plataforma em espanhol mais confiável para impulsionar acordos, tendo assim uma vasta experiência e um foco especializado na gestão de contratos. A plataforma está otimizada para a gestão eficiente de contratos complexos e oferece funcionalidades avançadas que se adaptam às necessidades específicas da gestão contratual.

2. Flexibilidade e personalização: O Webdox CLM destaca-se pela sua capacidade de se adaptar e personalizar de acordo com os requisitos de cada empresa. Oferece uma ampla gama de opções de configuração e personalização que permitem ajustar a plataforma aos fluxos de trabalho e processos únicos de cada organização. Isso proporciona maior flexibilidade e uma solução mais adequada às necessidades únicas de cada negócio.

3. Facilidade de uso e interface intuitiva: O painel do Webdox CLM é intuitivo e fácil de usar, facilitando a adoção e o uso por parte dos usuários. A interface da plataforma foi projetada para uma navegação simples e uma disposição clara das funcionalidades, ajudando os usuários a encontrar e acessar rapidamente as informações relevantes.

4. Automatização e Workflows eficientes: O Webdox CLM oferece poderosas capacidades de automatização e fluxos de trabalho, permitindo agilizar e simplificar os processos relacionados aos contratos. Com características como a geração automática de documentos legais, lembretes de vencimento e acompanhamento de tarefas, a plataforma ajuda a reduzir erros, economizar tempo e otimizar a eficiência na gestão de contratos. Além disso, seus workflows ou fluxos de trabalho permitem criar processos de negócios personalizados e estruturados para a gestão contratual, com fases configuráveis com regras e responsáveis, digitalização de fluxos de trabalho com etapas de rascunho, negociação, aprovação, assinatura e classificação.

5. Colaboração e visibilidade: O Webdox promove a colaboração entre áreas e com terceiros, proporcionando maior visibilidade dos contratos para as diferentes equipes e departamentos envolvidos. Permite a partilha segura de contratos, a atribuição de permissões de acesso e o acompanhamento de revisões e aprovações. Isso melhora a comunicação interna e externa, facilitando a colaboração efetiva no ciclo de vida dos contratos.}

6. Suporte local e serviço ao cliente: O Webdox se destaca por seu sólido suporte com conhecimento das idiossincrasias locais e seu serviço ao cliente 24/7. A equipe de suporte está disponível para resolver consultas, oferecer assistência técnica e fornecer orientação no uso da plataforma. Além disso, são fornecidos recursos de treinamento, como documentação detalhada e tutoriais, para ajudar os usuários a tirar o máximo proveito da solução.

Em conclusão, os softwares de Gestão do Ciclo de Vida do Contrato (CLM) como o Webdox CLM, tornaram-se uma ferramenta indispensável para as grandes empresas que gerenciam numerosos contratos. 

Com seu foco especializado, funcionalidades avançadas, capacidade de personalização e Inteligência Artificial, o Webdox é a solução efetiva e eficiente para gerenciar e automatizar os contratos de maneira integral.