Para garantir a estabilidade financeira de qualquer negócio, é fundamental que a área jurídica consiga garantir o cumprimento dos contratos, estabelecendo objetivos claros em cada documento e garantindo que sejam cumpridos.
No entanto, alcançar esses objetivos pode ser um grande desafio, especialmente quando se trata de gerenciar um alto volume e diversos tipos de contratos.
1. O que é o cumprimento de contratos?
2. Por que é importante garantir o cumprimento de contratos?
3. Os desafios enfrentados pelas empresas na estratégia de cumprimento
4.Pontos de atrito no processo de contratação
5. Como garantir o cumprimento dos contratos?
6. O que é auditoria de cumprimento de contratos?
O que é o cumprimento de contratos?
Cada contrato que é gerado tem objetivos específicos que devem ser cumpridos dentro do prazo e das condições acordadas, para garantir que todas as partes interessadas obtenham os benefícios prometidos.
Nesse sentido, o cumprimento de contratos é a ação de garantir que as partes envolvidas em um acordo cumpram os termos e condições estabelecidos. Ou seja, é a medida de quão próximo um contrato está de cumprir o código civil, as leis e regulamentos locais estabelecidos.
Por que é importante garantir o cumprimento de contratos?
Em empresas de médio e grande porte, a elaboração e o cumprimento de contratos são partes críticas das operações diárias. Embora possa parecer uma tarefa simples, é essencial para garantir a proteção legal da empresa, sua credibilidade e reputação, sua estabilidade financeira e eficiência operacional.
Portanto, é importante que os gerentes jurídicos e outros membros da equipe garantam que todos os objetivos do acordo sejam cumpridos e trabalhem para implementar um sistema que assegure o cumprimento de todos os documentos legais da empresa.
Garantir o cumprimento de contratos é crucial por várias razões:
a).- Protege os interesses das empresas e pessoas: O cumprimento de contratos é um componente chave da proteção legal da empresa. Quando um contrato é estabelecido, certas condições são acordadas e devem ser cumpridas. Se uma das partes não cumprir suas obrigações, as outras partes podem ser prejudicadas.
b).- Evita litígios custosos: Se uma parte não cumprir as condições estabelecidas no contrato, isso pode levar a conflitos legais custosos. Se o cumprimento dos contratos
c).- Garante estabilidade financeira: A falta de cumprimento de contratos pode ter sérias consequências financeiras. Se uma empresa não cumprir suas obrigações contratuais, pode sofrer perdas financeiras, incluindo multas, danos e prejuízos, e isso pode afetar sua capacidade de garantir acordos futuros de financiamento.
d).- Promove eficiência operacional: Ao estabelecer objetivos claros e prazos, é possível garantir que a área jurídica e outros departamentos estejam conectados e alinhados em relação aos prazos e responsabilidades. Isso ajuda a evitar atrasos e problemas na execução dos contratos, reduzindo em até 90% o tempo dedicado ao processo de assinatura eletrônica de contratos e outros custos associados à elaboração e negociação dos mesmos.
e).- Melhora a credibilidade e reputação da empresa: O cumprimento de contratos demonstra profissionalismo e seriedade. Quando uma empresa cumpre suas obrigações contratuais, ela ganha a confiança de clientes, parceiros comerciais e investidores, melhorando sua credibilidade e reputação no mercado.
f).- Ajuda a alcançar metas de longo prazo: Garantir o cumprimento de contratos também permite que as empresas alcancem suas metas de longo prazo. Ao estabelecer acordos sólidos e cumpri-los, é possível construir relacionamentos comerciais sólidos e duradouros.
Uma empresa pode aumentar sua lucratividade em até 9% ao utilizar um software de gestão de contratos.
- Fonte: Poor Contract Management Continues To Costs Companies 9% Of Their Bottom Line.
Os desafios enfrentados pelas empresas na estratégia de cumprimento e gestão de contratos
A gestão e o cumprimento de contratos podem apresentar vários desafios para as empresas, especialmente para a área jurídica. Abaixo, estão detalhados alguns desses desafios e suas soluções:
Complexidade dos contratos
Desafio: Muitos contratos contêm termos e condições complexos que podem ser difíceis de entender e cumprir. Isso é especialmente verdadeiro na área jurídica, onde os contratos podem incluir terminologia técnica e jurídica que não é facilmente compreensível para outras áreas da empresa.
Solução: O software de gestão de contratos Webdox CLM ajuda a resolver os desafios de complexidade na gestão e cumprimento de contratos, especialmente na área jurídica, por meio do uso de modelos personalizados, controle de versões, lembretes automáticos e um repositório digital.
Isso permite a redação de contratos mais claros e concisos, com colaboração entre as áreas e acompanhamento de alterações, garantindo que as datas importantes sejam cumpridas dentro do prazo.
Volume de contratos
Desafio: As empresas frequentemente lidam com uma grande quantidade de contratos em andamento, o que pode dificultar o acompanhamento de cada um deles. Além disso, pode ser difícil determinar quais contratos são os mais críticos e requerem maior atenção.
Solução: O complemento "Geração e Assinatura em Massa de Documentos" do Webdox permite gerenciar e assinar online e em massa grandes quantidades e tipos de documentos. Essa funcionalidade possibilita assinar contratos em massa a partir de um modelo, de forma assíncrona, com várias pessoas ao mesmo tempo, usando dados específicos de cada parte.
Mudanças nas regulamentações
Desafio: As regulamentações e leis podem mudar ao longo do tempo, o que significa que os contratos devem ser atualizados e modificados para cumprir as novas regulamentações. Isso pode ser um desafio na área jurídica, pois os advogados devem se manter atualizados com as mudanças nas leis e regulamentações e garantir que os contratos estejam em conformidade com essas novas normas.
Solução: O Webdox CLM fornece um sistema de alerta automático que notifica os usuários quando ocorrem mudanças nas regulamentações locais relevantes. O software também possui uma função de pesquisa avançada que permite aos usuários buscar cláusulas específicas nos contratos e atualizá-las facilmente com base nas mudanças nas regulamentações.
Redação e revisão de versões do contrato
Desafio: Contratar um advogado sempre que é necessário obter ajuda profissional para garantir o cumprimento de um processo legal pode ser caro e demorado, pois geralmente envolve um trabalho manual.
Solução: O Webdox CLM possui uma ferramenta de modelos personalizados e uma interface fácil de usar para a redação de contratos. Os usuários podem selecionar um modelo e personalizá-lo de acordo com suas necessidades específicas.
Além disso, o software de gestão e ciclo de vida do contrato inclui uma função de controle de versões que permite aos usuários fazer alterações e colaborar no processo de redação do contrato entre as áreas. Isso reduz a necessidade de revisar manualmente os contratos, economizando tempo e reduzindo erros humanos.
Pouca colaboração interna
Desafio: As empresas frequentemente têm vários departamentos trabalhando em diferentes projetos e contratos. Pode haver dificuldades na comunicação e colaboração interna entre a equipe jurídica e as outras áreas, o que pode causar atrasos na gestão e cumprimento dos contratos.
Solução: Com o Webdox CLM, a área jurídica se conecta de forma colaborativa e centralizada com as diferentes áreas da empresa para o processo de criação e gestão do cumprimento dos contratos, garantindo que os acordos estejam alinhados com os objetivos e necessidades de todas as partes interessadas.
Obstáculos da área jurídica
Aliviar gargalos e permitir que os contratos gerem acordos comerciais mais ágeis e eficazes é um dos maiores obstáculos da área jurídica.
Possíveis litígios
Desafio: Se um contrato não for cumprido, pode haver graves consequências legais para a empresa, incluindo processos judiciais e litígios. Prevenir essas situações pode ser um desafio para as equipes jurídicas, pois elas devem garantir que todos os termos e condições do contrato sejam adequadamente cumpridos para evitar qualquer conflito legal.
Solução: O Webdox CLM ajuda a resolver o desafio de riscos e possíveis litígios ao fornecer maior visibilidade e transparência no processo de gestão de contratos. Com a capacidade de armazenar e rastrear todas as versões dos contratos, além de fornecer lembretes automáticos para datas de vencimento e marcos importantes, o Webdox garante que os contratos sejam cumpridos no prazo e evita possíveis conflitos legais.
Além disso, ao contar com uma redação clara e concisa e automatizar o processo de revisão e aprovação, o Webdox CLM garante que os acordos sejam redigidos de maneira consistente e cumpram os requisitos regulatórios locais, reduzindo ou mitigando o risco.
Pontos de atrito no processo de contratação
Pontos de atrito no processo de contratação são eventos nos quais ocorre resistência, causando atrasos e potenciais custos. Segundo o estudo "Faster Contracts, Better Contracts" da World Commerce & Contracting, 70% dos pontos de atrito ocorrem antes da assinatura do contrato.
Nesse sentido, os pontos de atrito no processo de contratação podem ser diversos, mas alguns dos mais comuns que afetam diretamente a área jurídica são:
a).- Cumprimento normativo: um dos principais desafios no processo de contratação, uma vez que os gerentes leais devem garantir o cumprimento de todas as leis e regulamentações locais aplicáveis para evitar possíveis penalidades e processos judiciais.
b).- Negociação de contratos: A negociação de contratos pode ser um processo complicado que, na maioria dos casos, requer a experiência de advogados especializados em direito civil trabalhista e contratos.
No entanto, a falta de clareza ou a omissão de cláusulas importantes no contrato pode levar a mal-entendidos e disputas futuras, portanto, analisar essas cláusulas manualmente pode ser demorado e custoso.
Nesse sentido, a melhor solução é simplificar o processo de gestão contratual com um software CLM e garantir o cumprimento dos contratos em toda a empresa.
Por outro lado, o atrito após a adjudicação é fortemente afetado pelo processo e pelas decisões anteriores à adjudicação.
O mesmo artigo da World Commerce & Contracting indica que é na fase posterior à adjudicação que o valor é ganho ou perdido. As empresas precisam de um software de gestão de contratos que monitore essa fase por várias razões:
Os pontos de atrito geram atrasos:
- Do momento da oferta à assinatura de um acordo "simples", leva em média 4,2 semanas.
- Para um acordo complexo, são necessárias 24 semanas.
- Com o Webdox, é possível reduzir em 85% o tempo de geração e assinatura dos contratos.
Os pontos de atrito geram altos custos:
- Revisão e tramitação de um contrato de baixa complexidade: 4.900 USD
- Um contrato de média complexidade: 21.300 USD
- Um contrato complexo: 49.000+ USD
- Com o Webdox, os contratos são gerenciados automaticamente e sem atritos ao longo de seu ciclo de vida.
Conforme mencionado anteriormente, surge a importância de monitorar de forma eficaz todo o processo contratual e o cumprimento de cada acordo, pois o custo operacional da gestão contratual varia amplamente de acordo com a indústria e o tipo de contrato:
- Indústria de seguros: a gestão de contratos representa até 40% dos custos operacionais.
- Indústria da construção: indústria que representa até 65% das despesas operacionais.
Como garantir o cumprimento dos contratos?
Para que a área jurídica de uma empresa possa garantir o cumprimento dos contratos, é importante seguir algumas melhores práticas, como:
Redação clara e precisa: É fundamental que os contratos sejam redigidos de forma clara e precisa, evitando ambiguidades ou termos vagos. Isso ajudará a evitar mal-entendidos ou interpretações errôneas das obrigações e responsabilidades das partes.
Revisão cuidadosa: Antes de assinar um contrato, é importante que ele seja revisado cuidadosamente pela equipe jurídica. Possíveis problemas ou riscos devem ser identificados, e todas as cláusulas e condições devem ser vinculantes e justas para ambas as partes.
Identificação de cláusulas-chave: É fundamental identificar as cláusulas-chave de cada contrato, ou seja, aquelas que são mais importantes e têm maior impacto na empresa.
Acompanhamento de prazos e termos: É importante manter um registro dos prazos e termos dos contratos para evitar descumprimentos e possíveis litígios. A equipe jurídica deve estabelecer um calendário para acompanhar as datas de vencimento, renovação e cumprimento das obrigações contratuais.
Comunicação efetiva: A comunicação efetiva é fundamental para garantir o cumprimento dos contratos. A equipe jurídica deve garantir que tanto as diferentes áreas da empresa envolvidas quanto as partes externas compreendam claramente suas obrigações e responsabilidades, estando disponíveis para responder a quaisquer perguntas ou preocupações que surjam durante a vigência do contrato.
Documentação adequada: É importante documentar todas as comunicações e transações relacionadas ao contrato, incluindo e-mails, cartas, notas e atas de reuniões. Essa documentação pode ser útil em caso de litígio ou disputa contratual.
No entanto, realizar todas essas melhores práticas de maneira tradicional pode trazer mais problemas do que benefícios. Um software de gestão de contratos para garantir o cumprimento oferece vários benefícios em comparação com o processo manual.
O Webdox CLM oferece várias funcionalidades para garantir o cumprimento dos contratos, incluindo modelos personalizados para redação de contratos mais claros e concisos, além do controle de versões e colaboração entre áreas para garantir o cumprimento das políticas e padrões internos e externos.
Ele também fornece lembretes automáticos para datas importantes, como renovações ou vencimentos, garantindo que sejam cumpridos em tempo hábil. Além disso, seu repositório digital permite o rastreamento de alterações feitas nos contratos e a recuperação de informações em tempo real, o que ajuda a prevenir conflitos legais e a manter uma melhor gestão de riscos.
Automatizar seus contratos não é mais uma opção, é uma necessidade. Provavelmente, sua concorrência já está fazendo isso.
O que é auditoria de cumprimento de contratos?
A auditoria de cumprimento de contratos é um processo no qual verifica-se se as partes envolvidas em um contrato cumpriram todas as cláusulas e condições estabelecidas no mesmo. É um procedimento importante para garantir a transparência e a integridade nas relações contratuais.
A auditoria de cumprimento de contratos envolve a revisão de toda a documentação relacionada ao contrato, como termos e condições, pagamentos realizados e recebidos, relatórios de progresso e comunicações entre as partes, ao mesmo tempo em que ajuda a identificar oportunidades de melhoria nos processos e procedimentos relacionados aos contratos.
Se forem identificados descumprimentos ou irregularidades no processo de revisão, medidas devem ser tomadas para resolvê-los e garantir o cumprimento das obrigações pendentes.
Nesse sentido, uma das melhores práticas de auditoria é participar de revisões periódicas e criar um banco de dados de análise e métricas que sejam úteis para aprimorar a criação de documentos legais.
O que é a auditoria de cumprimento de contratos?
A importância do acompanhamento ativo de métricas
Uma recomendação para melhorar o cumprimento de contratos e os processos de gestão é realizar um acompanhamento ativo de métricas como parte do protocolo de auditoria.
Algumas ideias de métricas valiosas para acompanhar e melhorar o cumprimento são:
Prazos de entrega: Os produtos ou serviços estão sendo entregues dentro do prazo estabelecido no contrato?
Qualidade do serviço ou produto: A qualidade dos produtos ou serviços fornecidos está de acordo com os padrões estabelecidos no contrato?
Preços e pagamentos: Os pagamentos estão sendo realizados e os recebimentos estão ocorrendo conforme acordado no contrato?
Obrigações e responsabilidades: Todas as obrigações e responsabilidades estabelecidas no contrato estão sendo cumpridas?
Resolução de conflitos: Todas as disputas ou desacordos entre as partes foram resolvidos de forma justa e de acordo com os termos do contrato?
Processos de comunicação: As partes estão se comunicando de forma eficaz e de acordo com os termos do contrato?
Essas métricas podem ser usadas em auditorias para avaliar o cumprimento do contrato e identificar casos de cumprimento defeituoso ou problemas que possam surgir durante o período de vigência do contrato.
Cumprimento de contratos com Webdox
O Webdox CLM ajuda as empresas a garantir o cumprimento dos acordos contratuais, especialmente na área jurídica. A plataforma oferece uma variedade de recursos que permitem otimizar a gestão e o acompanhamento de contratos, reduzindo assim o risco de conflitos legais e melhorando a estabilidade financeira de toda a empresa.
Uma das principais formas pelas quais o Webdox CLM beneficia o gerente jurídico é por meio da simplificação do processo de redação e revisão de contratos. Os modelos personalizados, controle de versões e o repositório digital permitem a colaboração entre as áreas, evitando erros comuns que podem levar ao descumprimento dos contratos.
Além disso, o Webdox permite a configuração de fluxos de trabalho, garantindo que os contratos sejam revisados e aprovados pelas partes correspondentes, assegurando o cumprimento de todos os objetivos estabelecidos.
Outra funcionalidade importante do Webdox CLM é o sistema de lembretes automáticos para datas e marcos importantes, como renovações e prazos. Isso ajuda o gerente jurídico a garantir o cumprimento de todas as obrigações e responsabilidades do acordo dentro do prazo, reduzindo a possibilidade de descumprimento do contrato.
Além disso, com o software de gestão de contratos, é possível acompanhar o cumprimento, permitindo que a área jurídica monitore o progresso das obrigações contratuais em tempo real e receba alertas se surgirem problemas ou atrasos. Isso é especialmente útil para contratos complexos ou com várias partes envolvidas.
Em suma, o uso do Webdox CLM como ferramenta de gestão de contratos ajuda a garantir o cumprimento dos contratos de forma mais eficiente e confiável, evitando problemas legais, otimizando processos e melhorando a colaboração entre as partes envolvidas.
