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Neste novo cenário digital que vivemos hoje, é cada vez mais necessária a digitalização de todos os processo dentro da companhia.
Portanto, algo que antes era considerado como apenas uma formalidade ou trâmite jurídico ganha relevância e é considerado um ativo de especial importância: gestão de contratos e de suas etapas.
Como os contratos são transversais, qualquer relação interna e externa dentro das empresas depende deles para garantir o crescimento continuo das operações de uma companhia.
Contudo, a gestão de contratos é uma disciplina relativamente nova e são poucas as empresas que possuem uma área encarregada especificamente essa função. Por isto, esta tarefa se encontra desatendida em várias áreas da empresa e é realizada de forma manual, fazendo com que a sua administração seja difícil.
Por essa razão, é preciso realizar a gestão de contratos e cada uma das etapas contratuais através um software integrado e especializado na gestão do ciclo de vida dos contratos que otimiza todos os processos documentais.
A gestão de contratos busca administrar todas as etapas dos processos de uma empresa, desde a solicitação de um novo contrato, sua elaboração e negociação, até aprovação, assinatura e cumprimento das cláusulas e marcos contratuais.
O "contract leakage" é uma dor de cabeça comum nas empresas. No entanto, um contrato bem administrado reduz os custos, economiza tempo e recursos, e facilita a relação comercial dentro e fora da organização.
Por esta razão, uma solução SaaS (Software-as-a-Service) para a gestão do ciclo de vida de contratos ou CLSM (Contract Lifecycle Management Software, pelas suas siglas em inglês) é uma ferramenta adequada para a automatização do processo de elaboração, execução e gestão de um dos ativos mais importantes das empresas: os contratos.
Um CLM ajuda você a otimizar o que muitas vezes é um processo demorado e complexo. Além disso, é uma solução que possibilita fácil acesso aos documentos legais que são armazenados e administrados em um único local.
Um software de gestão de contratos diminui o risco de não-conformidade contratual e potencializa todas as suas etapas dos contratos.
É possível criar modelos padronizados de contrato, workflows para organizar as etapas e evidenciar as responsabilidades de cada um dos participantes nos contratos, gerar assinatura eletrônica, rastrear todos os documentos da organização, etc.
Esse manual de gestão de contratos cobre 6 etapas-chave dentro desse processo e aborda a gestão contratual através de um software CLM.
Em algum momento, todas as área de uma empresa requerem a elaboração de um novo contrato. Seja na área de compras, quando é preciso contratar um fornecedor, seja na área de vendas, para a formalização de um negócio com um novo cliente, ou para a contratação de um novo funcionário.
No instante em que um novo contrato é solicitado, inicia-se o ciclo de vida do contrato.
No entanto, na maioria das empresas, não existe um processo devidamente estabelecido na solicitação de novos contratos, gerando uma série de consequências indesejadas.
Primeiramente, nem todos os que precisam de um novo contrato sabem por onde começar: deveriam enviá-lo para a área jurídica? Se sim, sob quais circunstâncias deveriam solicitar o contrato? Vai depender do valor da negociação?
Assim que é determinado que a solicitação deve ser enviada ao departamento jurídico, o processo se torna mais demorado, pois as solicitações comumente são realizadas por múltiplas vias: correio, telefone, ou até por meio de uma conversa informal no corredor.
Dessa forma, o departamento jurídico não consegue atribuir as solicitações adequadamente e acabam sem uma resolução clara, nem com um seguimento apropriado.
Outro problema que o departamento jurídico enfrenta é que frequentemente recebe as solicitações com informações incompletas, faltando dados necessários para a elaboração de um novo contrato.
A pesquisa realizada pelo Blickstein Group, aponta que os profissionais da área legal passam 32% do seu tempo em tarefas administrativas não vinculadas à área jurídica.
Por isso, é crucial automatizar o processo de solicitação de novos contratos e torná-lo acessível aos outros funcionários da empresa.
A tecnologia permite a integração do canal pelo qual se criam as solicitação ao qual se elaboram os contratos, conseguindo formalizar todo o processo. Assim, o departamento jurídico centralize suas solicitações para, assim, atribuir seus recursos conforme o nível de complexidade e prioridade de cada caso.
A formalização deste processo também exige que as solicitações incluam todas as informações que os profissionais legais necessitam para a redação dos novos contratos, reduzindo significativamente os erros e tempo gasto em atividades administrativas.
Um software de gestão de contratos como o da Webdox, conta com um complexo sistema para a solicitação de novos contratos que, além de conseguir a centralização do processo, outorga, também, a possibilidade de atribuir as solicitações de acordo com a realidade de cada empresa.
Após a solicitação, vem o processo de elaboração e revisão dos contratos. Esta tarefa é realizada pelo pessoal administrativo que cumpre com dita função, mas não deve ser esquecida a importância de uma análise continua que permita avaliar o desenvolvimento dos processos envolvidos.
Outra problemática que surge a partir das fases do contrato é o tempo percorrido para chegar a um acordo e à assinatura dos participantes.
Como agilizar a revisão destes documentos sem cometer nenhum tipo de erro que possa gerar perdas de recursos?
Um software para a gestão de contratos é capaz de automatizar o processo e acabar com a demora desnecessárias e as ineficiências na revisão de documentos legais.
A maioria das empresas administram os seus contratos manualmente, fazendo com que o ciclo de vida de um contrato seja incerto. Pode ser que esse ciclo seja rápido porque não há tempo ou estrutura para uma revisão exaustiva do conteúdo (podendo gerar erros), ou pode demorar muito porque as cláusulas, funções e objetivos não são claros.
A maior desvantagem da revisão manual de contratos é que o erro humano sai muito caro. Por sua vez, um contrato administrado eficazmente reduz custos, economiza tempo e recursos e, ao mesmo tempo, entrega certezas sobre o processo, facilitando a relação comercial dentro e fora da organização.
Garantir que os contratos sejam acessíveis e controláveis desde a sua elaboração até a sua finalização com total rastreabilidade e monitoramento, trará tranquilidade para todos os envolvidos.
Um software para a gestão de contratos acelera e torna esse processo transparente, padronizando as ações, organizando as etapas e evidenciando as responsabilidades de forma virtual.
Os contratos com cláusulas padrão não necessitam passar por múltiplas revisões, mas os contratos mais complexos, sim. É provável que existam segmentos de conteúdo que requeiram de uma extensa leitura para a sua aprovação, tornando-se preciso ter a certeza de que tais informações serão revisadas corretamente no momento adequado.
Se o processo for manual, os administradores devem revisar o documento completo para corroborar se há partes onde não é preciso realizar modificações, gerando grandes perdas de tempo.
Porém, um software especializado na administração do ciclo de vida dos contratos permite a identificação dos segmentos de conteúdo específico que podem ser modificados, fazendo uma distinção automática e separando o conteúdo trabalhado através de filtros que reconhecem tudo aquilo que é novo.
Com o registro de todos os comentários, datas, períodos e mudanças realizadas, o seguimento durante a auditoria do contrato é facilitado, bem como a visualização de cada processo, com tempos definidos para cada revisão.
Quando o processo de revisão se conclui, o contrato é enviado a todos os signatários.
Atualmente, grande parte dos trâmites e processos relacionados à administração de contratos é digital. Desde a redação em um processador de texto eletrônico (Word ou outros) até o seu armazenamento em uma biblioteca ou repositório digital.
Ainda que a digitalização de processos nas empresas seja cada vez mais comum, ainda resta uma certa resiliência desde a área jurídica com a assinatura digital ou eletrônica.
Atualmente, procura-se acelerar os processos de gestão de documentos em vários países, implementando a assinatura eletrônica ou digital, regida por diferentes normativas conforme a legislação de cada território.
Você sabe qual é o benefício que as assinaturas digitais e eletrônicas trazem para você e para sua empresa? Veja a seguir:
A assinatura manuscrita atrasa todo o processo e implica a impressão do contrato, bem como digitalização e o envio eletrônico de ambas as partes interessadas. Às vezes, em contratos mais complexos, é preciso que esse mecanismo se realize múltiplas vezes para alcançar todos os signatários envolvidos no contrato.
A empresa de certificação Signaturit explica que o trâmite mediante o mecanismo tradicional manual pode demorar, em média, 5 dias. Com a ferramenta digital de assinatura eletrônica é possível fazer tudo em uma média de 30 minutos.
A cerimônia de assinatura tradicional gera gastos extras, como material (impressão em papel e tintas de impressão), envio certificado dos correios para a assinatura e seu retorno, ou por um serviço de courier privado, entre outros. Todos esses custos associados são reduzidos a zero quando todo o processo de assinatura é digital.
Comparado com a versão tradicional, o contrato digital é disponibilizado de maneira rápida e facilitada por meio de um software de gestão de contratos como o de Webdox CLM. Além disso, a busca e rastreamento em formato digital também se torna muito mais eficiente.
Cada vez são mais as empresas estão confiando a gestão dos seus processos nas ferramentas tecnológicas. O uso de uma solução tão eficaz como um CLM ajuda na redução de incertezas e desconfianças entre os participantes da negociação.
No entanto, o tipo de assinatura eletrônica a ser utilizada vai depender do tipo de documento a ser assinado. Muitas empresas utilizam a versão simples, que basicamente consiste na digitalização de uma assinatura real, sobretudo na tramitação interna que não requer validade jurídica. É esse o caso de contratos de trabalho, liquidações de salário, memorandos da empresa, etc.
A assinatura digital, por sua vez, é muito superior, pois ela requer o seu cadastro e validação por uma empresa especializada, por meio do uso de um dispositivo de autenticação. Isso tem dado uma percepção de alto custo para esse tipo de assinatura e, portanto, tem sido utilizada principalmente para documentos que, devido às suas implicações jurídicas, precisam que a assinatura tenha plena validade jurídica por parte de um alto executivo ou diretivo.
Mas, como a assinatura eletrônica é incorporada dentro do ciclo de vida dos contratos?
Com o software Webdox, é possível incluir facilmente a assinatura eletrônica e as suas diferentes formas como parte da administração dos contratos:
Continuando com o ciclo de vida do contrato, uma das etapas finais e fundamentais é a renovação ou renegociação, onde podem ocorrer imprevistos e não-cumprimento.
Nessa parte do processo contratual podem acontecer imprevistos, como a expiração da vigência de um contrato. Isto acontece quando os responsáveis não lembram da data de caducidade. O problema é que esses esquecimentos geram multas e uma grande dor cabeça para a equipe encarregada dos contratos, para a equipe jurídica e, também, outros membros da organização, bem como uma desconfiança da contraparte ou outros problemas de relação comercial. Porém, com um software de gestão de contratos esse e outros problemas podem ser evitados:
É um dos problemas mais comuns na administração de contratos, pois estes documentos são frequentemente arquivados sem uma análise das datas, termos e marcos chave. É preciso um sistema capaz de registrar as datas importantes para a configuração de alertas e notificações prévias ao vencimento.
O software Webdox permite estabelecer alertas com base nas datas chave dos contratos, como o dia de expiração, caducidade de um boleto, de uma garantia, ou algum marco relevante do documento. Além disso, é possível definir os usuários que serão alertados, a quantidade de notificações a ser enviada e o período de envio. Esta funcionalidade é completamente configurável e, também, conta com um painel que permite a visualização do estado dos contratos para ter tudo sob controle.
A problemática anterior comumente causa duas consequências indesejadas:
1) Uma data importante que passa desapercebida poderia causar cobranças adicionais e multas por não-cumprimento. 2) Em contratos de trato sucessivo, em que a única oportunidade de renegociar as condições do contrato é, geralmente, perto da data de renovação do contrato, é necessário ter tempo para renegociar antes que o contrato simplesmente seja renovado de maneira automática, perdendo-se a possibilidade de melhoramento das condições comerciais para a empresa.
O momento de renovação de um contrato é a instância ideal para adicionar, alterar ou atualizar algumas das suas cláusulas, garantindo que o contrato continue sendo um suporte válido e atual para o negócio, capaz de enfrentar as novas condições do mercado. Os problemas surgem quando chega o momento da renovação e não há um processo previamente estabelecido. Diante disto, muitas vezes opta-se por manter os contratos com cláusulas obsoletas ou que não se aplicam às condições atuais do mercado.
Por isso a importância da automatização do processo e de estabelecer, com antecedência à renovação de um contrato, quais são as cláusulas susceptíveis a modificações, bem como a relevância dos encarregados ou interessados revisarem um fragmento em particular, mantendo os contratos 100% úteis e válidos.
A renovação de um contrato implica em gerar um novo documento com todos os custos que são envolvidos no processo, como por exemplo:
Às vezes, para um único negócio são gerados inumeráveis documentos conforme os contratos são renovados. Isso gera “custos herdados” que são acumulados ano após ano. Todos esses custos são reduzidos significativamente com um software para a administração contratual.
As empresas perdem o equivalente a 4% da sua faturação anual devido a negociações de contratos que são excessivamente prologadas (pesquisa realizada pela Associação Internacional para a Gestão Comercial e Contratual - WorldCC). Junto com as dificuldades habituais de chegar a um acordo, adiciona-se uma gestão documental ineficiente que prolonga ainda mais os prazos.
Com certeza, este tipo de situações será familiar: a sua empresa leva meses negociando um importante acordo com um cliente ou fornecedor. Ambas as partes estão interessadas, mas o processo de negociação parecesse não ter fim devido às constantes modificações no contrato, cláusulas que são discutidas até a última vírgula, mudanças que não foram aplicadas corretamente, rascunhos antigos que “casualmente” continuam sendo considerados nas reuniões e o envio de centenas de emails.
Enquanto a negociação se estende, a sua empresa está perdendo dinheiro e oportunidades de negócio.
As causas mais habituais que provocam retraso nas negociações são:
Sem estratégia, uma empresa não poderá determinar se tem ou não sucesso com sua gestão contratual. Por isso é importante definir quais são os objetivos e as metas a atingir. Afinal, sem estratégia a execução transforma-se em um monte de boas intenções. Mas como saber se estamos executando corretamente as estratégias e caminhamos para o sucesso das metas propostas?
Os KPIs, ou Key Performance Indicators, são indicadores chave de desempenho que permitem um diagnóstico do estado de uma empresa, ou área especifica, quanto ao sucesso de suas metas. A gestão de contrato oferece uma excelente oportunidade para obter-se KPIs que nos ajudam nos objetivos da empresa. Mais do que cifras puramente informativas, devem ser tratados como métricas sobre as quais é vital a realização de alguma administração. Um KPI é mais do que um indicador, é informação acionável.
Dentro dos KPIs mais relevantes de prazos de contratos, temos:
Os dois são indicadores chave que permitem saber quanto tempo a empressa leva em ter um contrato assinado depois de que ele é solicitado e se há algum atraso nas aprovações requeridas para os mesmos. Com estes KPI sempre à mão, podemos saber onde é preciso ajustar os processos e atribuir recursos para elaborar os contratos com rapidez.
Agora, se falarmos da administração dos contratos com fornecedores para garantir uma correta e continua operação, existem outros KPIs que não nos permitem tomar ações proativas, como por exemplo:
Tal como esses, poderiam ser desenvolvidos outros KPIs para cada área de uma empresa, como Compras ou RRHH.
Não é suficiente saber qual KPI medir. Também é preciso contar com um método confiável para a obtenção dos mesmos. Nesse caso, a tecnologia é muito relevante, pois todos os KPIs mencionados podem ser obtidos de forma automatizada através um software para a gestão do ciclo de vida dos contratos como Webdox CLM.
A software Webdox foi elaborado para gestionar com facilidade e eficiência, todas as fases dos contratos, mas também conta com um módulo de relatórios que permite a configuração dos KPIs mais relevantes para uma gestão de contratos otimizada.
A administração correta dos contratos leva a sua empresa para o próximo nível. Um software de gestão de contratos é capaz de fazer dos documentos jurídicos, uma ferramenta estratégica e um ativo de valor.
A intenção dos contratos é trazer segurança às empresas, mas se não são administrados corretamente, terminam sendo um fator de risco e gastos desnecessários. Por isso, implemente as boas práticas que apresentamos nessa guia para que a sua gestão contratual seja eficiente e potencialize o seu negócio.
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