La modernización en los procesos legales es un gran desafío, ya que las tecnologías deben ir siempre acompañadas de los más altos estándares de seguridad y practicidad. En este sentido, uno de los mayores hitos que se ha debido superar es respecto a la firma de los contratos.
En esta serie de 2 artículos, trataremos el tema de la firma electrónica o digital en base a las diferentes legislaciones de Latinoamérica, para demostrar que este medio es la nueva norma en un mundo digitalizado. Hablaremos de la firma digital vs firma electrónica en LATAM, sus tipos y beneficios, repasando también consejos para su buen uso y validación.
¿Qué es una firma?
Por definición, la firma es el rasgo o conjunto de rasgos, realizados siempre de la misma manera, que identifican a una persona y sustituyen su nombre y apellidos para aprobar o dar autenticidad a un documento.
Por otra parte, la firma electrónicamente emitida es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico y que permiten también identificar a un individuo.
Al utilizarla en contratos u otros documentos, se entiende que se acepta un acuerdo y se establece un compromiso que debe cumplirse. Si bien hoy en día aún se utiliza el papel y el lápiz para firmar, la firma electrónica es más rápida, fácil y en sus tipos más robustos técnicamente, mucho más confiable. En primer lugar, es importante conocer qué tipos de firma electrónica o digital existen.
Firma digital vs firma electrónica en LATAM
En general, existen dos grandes tipos de firma electrónica y cada una de ellas podrá variar levemente en su nombre dependiendo de cómo las definen las leyes y normas atingentes a esta materia, en distintos países de Latinoamérica:
1. Firma electrónica
(Llamada firma electrónica a solas en algunos países de LATAM como Perú, Colombia, Brasil o Argentina o firma electrónica simple, como por ejemplo en México o Chile)
Lo primero que debemos hacer aquí, es precisar dos sub-tipos de firma electrónica o firma electrónica simple, la firma digitalizada y la firma electrónica simple emitida con certificado:
a).- Firma digitalizada (para efectos legales es una firma electrónica simple):
- La firma digitalizada es la conversión del dibujo de una firma en una imagen (digitalización de papel con dibujo de firma, dibujo en pad de firma, etcétera).
- Es bueno tener en cuenta también que la firma digitalizada se considera firma electrónica simple, lo que implica que es legal. Más allá de lo anterior, el problema de la firma digitalizada es que no ofrece ninguna garantía respecto a la identidad del firmante, ya que en general existen pocas o débiles formas de probar que un documento con un dibujo de firma fue realmente realizado por quién se cree.
Por lo anterior, es que las firmas digitalizadas se pueden falsificar de manera muy fácil, con lo que resulta paradójico y preocupante que este tipo de firmas sea de las más utilizadas por la mayoría de las personas para firmar, y dar su consentimiento en muchos contratos y documentos.
b).- Firma electrónica emitida mediante certificado:
- Aquí estamos hablando de la firma electrónica simple realizada mediante el uso de un certificado de firma electrónica. Esta firma opera sobre la base de un sistema criptográfico asimétrico o de llave pública, donde el titular del certificado posee un par de llaves que han sido proporcionadas por un prestador de servicios de certificación (PSC) o entidad emisora del certificado, que da testimonio que el par de llaves se encuentran asociadas a la persona que aparece firmando el documento.
- Esta firma puede también acompañarse de segundas validaciones o medios de exclusivo control que otorguen mayor seguridad al firmante. Finalmente, es muy importante tener en cuenta que el PSC o entidad emisora de los certificados puede o no ser una entidad acreditada localmente en los distintos países de LATAM, para prestar servicios de firma electrónica avanzada o digital, lo que explicaremos a continuación.
Además, es importante considerar que este tipo de firma es mucho más segura que la firma digitalizada y puede utilizarse para la gran mayoría de contratos y documentos, conforme lo establecen las distintas legislaciones Latinoamericanas.
2. Firma digital o firma electrónica avanzada
(Llamada firma digital en países como Perú, Colombia, Brasil y Argentina o firma electrónica avanzada, en México y Chile).
Esta firma requiere del uso de un certificado de firma, emitido por una organización o persona jurídica que cumpla con normativas locales de firma electrónica avanzada o digital, y que además, se acredita ante la autoridad competente de un país (en este caso Latinoamericano), para emitir certificados de firma digital o firma electrónica avanzada.
Además, en términos generales, cada país de Latinoamérica exige adicionalmente un tipo específico de medios de exclusivo control para firmar digitalmente o de manera avanzada (USB o Pendrives, OTP o One Time Password, Biometría, entre otros).
Por ejemplo, en Chile es necesario realizar esta acreditación ante una institución dependiente del Ministerio de Economía de Chile, específicamente llamada “Entidad Acreditadora”; en Perú esta acreditación se realiza con el Indecopi; en México ante la Secretaría de Economía; en Colombia ante el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación); en Argentina ante la Secretaría de Gobierno de Modernización; o en Brasil, ante el ICP.
Ventajas de la firma electrónica en LATAM
- Practicidad: La firma digital (o firma electrónica avanzada) generalmente exige en LATAM (Perú o Argentina, por ejemplo) que el firmante porte consigo USB u otros medios físicos. Lo complejo de esto es que, por ejemplo, en un contrato, ambas partes deberán portar estos medios físicos para firmar y eso será poco práctico además de ser un evento infrecuente.
Lo anterior, ha llevado a que la firma digital o avanzada tenga un bajo uso en Latinoamérica, dando más espacio a la firma electrónica simple con certificado. Adicionalmente, existen proveedores y legislaciones, como en Chile, que han permitido que la firma electrónica avanzada se lleve a cabo con biometría (huella dactilar, iris, etcétera), permitiendo un uso mayor de la misma, ya que en dicho ejemplo los rasgos físicos y el documento de identidad de la persona serán el medio de exclusivo control que la ley exige. - Costos de tiempo y dinero: Los certificados y sus elementos complementarios de firma digital o electrónica avanzada (Cómo un USB o Pendrive) son generalmente costosos, tanto en conseguirlos o en comprarlos. Además la firma digital en general se cobra por cada transacción realizada y este valor puede aumentar cuando se trata de firma digital o firma avanzada.
- Valor probatorio: La firma digital (o electrónica avanzada) es no repudiable (la carga de la prueba está en quién la alega como falsa), cuando en la firma electrónica simple debe demostrar su autenticidad quien la presenta como prueba. Sin embargo, este último punto no será mayor problema si la firma electrónica simple se acompaña también de medios de exclusivo control adecuados que faciliten la prueba de la misma (USB o Pendrives, Validaciones ante Registros Civiles, OTP o One Time Password, biometría, entre otros).
Ventajas de la firma electrónica simple con certificado
En primer lugar, partiremos de la base que la firma digitalizada no es recomendable, ya que no permite garantizar la identidad del firmante y por ello, las siguientes ventajas dicen razón con la firma electrónica simple emitida con certificado o digital/electrónica avanzada:
- Mayor seguridad, confidencialidad e integridad de los documentos: El contenido del contrato firmado electrónicamente no puede ser alterado, por lo que se garantiza la fidelidad del mismo y la identidad del firmante. Dado que hablamos de documentos cuyas firmas electrónicas fueron realizadas mediante certificado, un principio básico es que si el documento se adultera, desaparecerán las firmas electrónicas. Además, con estos tipos de firma electrónica se garantiza confidencialidad, gracias al uso de claves públicas y privadas asociadas al certificado digital, las que permanecerán en poder del firmante a través de distintos medios.
- Reducción de tiempos y desplazamientos: La firma electrónica ayuda al área legal, de ventas, de compras y en general a toda la empresa a disminuir los tiempos en recabar firmas para un documento legal, sobre todo cuando las partes interesadas se encuentran en distintos lugares, cuestión que es aún más crítica en las circunstancias actuales del COVID-19. Ideal para la celebración de contrato entre empresa y proveedor.
- Eliminación del papel: Lo que implica una disminución del almacenamiento de papel (en bodegas o espacio físico) y reducción de gastos en los procedimientos de generación y administración de archivos en papel.
Las firmas electrónicas que ofrece Webdox
Como puedes ver, las diferencias entre la firma electrónica y la firma digital en LATAM son amplias, por lo que es importante contar con soluciones que permitan tener la certeza de que los acuerdos y documentos legales sean firmados de manera efectiva y segura.
En este sentido, el ecosistema inteligente para la firma y gestión de contratos Webdox CLM, ofrece una firma electrónica simple que se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por uno de los líderes mundiales en emisión de certificados de firma (Digicert Certificate Authority), la que podrá ser usada para un sinnúmero de tipos de contratos y documentos en los distintos países de Latinoamérica.
Adicionalmente, Webdox cuenta con integraciones con distintos Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados para prestar firma digital o firma electrónica avanzada, lo que permite facilitar la firma digital o avanzada de los contratos que por ley lo requieran, junto a todos los servicios ya descritos de firma electrónica simple, la que incorporamos en nuestros planes de manera gratuita e ilimitada.
