As vantagens do controle de versões no CLM

À medida que as empresas crescem e começam a operar em diferentes países, a contratação se torna mais complicada, pois cada vez mais departamentos estão envolvidos no processo contratual. Isso resultou em uma maior terceirização de tarefas repetitivas, permitindo que os gerentes jurídicos e outras áreas envolvidas se concentrem em questões legais importantes em vez de tarefas rotineiras.

Dentro desse processo, uma funcionalidade chave que traz várias vantagens para todos os participantes na gestão contratual de qualquer empresa é o controle ou histórico de versões do contrato.

O que são as versões de contrato?

Em termos gerais, as versões de contrato se referem às diferentes iterações ou modificações feitas em um acordo ao longo do tempo. Geralmente, em um processo tradicional de gestão de contratos, várias cópias do documento original com alterações e atualizações são criadas, resultando em várias versões do contrato.

Essas versões podem incluir modificações em termos, condições, datas, cláusulas ou outros elementos do contrato. No entanto, rastrear e gerenciar essas diferentes versões pode ser complicado e propenso a erros se não houver um sistema adequado de controle de versões, o que pode levar a confusões e dificuldades na administração contratual.

Nesse sentido, o controle de versões de um contrato por meio de um CLM (Contrato de Gestão do Ciclo de Vida) ou Software de Gestão do Ciclo de Vida do Contrato permite que os gerentes jurídicos e líderes de cada área interessada mantenham um registro digital detalhado e organizado de todas as variantes feitas em um documento legal.

Em outras palavras, toda vez que uma modificação é feita em um contrato, uma nova versão é criada e armazenada automaticamente no sistema, permitindo o rastreamento e a rastreabilidade das alterações realizadas.

Por que as versões do contrato são importantes?

Uma realidade com a qual gerentes jurídicos e advogados de grandes empresas se deparam em algum momento de suas vidas é a experiência de um ou vários processos de negociação e redação de contratos, nos quais as partes envolvidas propõem mudanças e modificações para incluir ou excluir termos e condições específicos.

No entanto, à medida que o contrato toma forma, essa constante rodada de sugestões e alterações pode se tornar confusa e difícil de acompanhar. Portanto, é crucial ter um plano de controle de versões de contrato eficiente, pois mudanças e emendas são comuns nesse tipo de documento.

Nesse sentido, realizar a gestão de versões e alterações de contratos manualmente pode ter várias desvantagens, incluindo:

• Falta de rastreabilidade: ao gerenciar várias versões de contratos manualmente, é difícil rastrear as alterações feitas em cada versão e determinar quem as fez e quando. Isso pode levar a mal-entendidos e dificuldades na identificação da versão correta do acordo em caso de disputas ou auditorias legais.
• Erros humanos: A gestão manual está sujeita a erros humanos, como copiar informações incorretamente, omitir alterações feitas ou confundir a nomenclatura das versões. Esses erros podem ter consequências negativas, como assinar o contrato na versão errada ou fornecer dados incorretos em relatórios ou registros, o que pode resultar em disputas legais onerosas para o advogado ou gerente jurídico.
• Ineficiência na colaboração: a colaboração entre diferentes equipes ou departamentos envolvidos na gestão manual de versões de contratos é lenta e ineficiente, o que atrasa o processo de aprovação e assinatura de documentos.
• Falta de segurança no armazenamento: ao gerenciar versões de contratos manualmente, pode haver riscos de perda, roubo ou acesso não autorizado às versões anteriores do contrato, comprometendo a segurança e confidencialidade das informações contidas nos arquivos.

Para evitar esses riscos, surge a importância de trabalhar com uma solução tecnológica de controle de versões de contratos, pois uma gestão inadequada pode ter consequências graves ao longo de todo o ciclo de vida do contrato, desde a redação inicial até a gestão, assinatura e acompanhamento posterior.

De fato, o aumento das necessidades de terceirização dos processos de contratação levou os gerentes jurídicos a preferirem fornecedores de tecnologia especializados em vez de escritórios de advocacia.

Isso é indicado por um relatório de pesquisa da Wolters Kluwer CT Corporation e ELM Solutions, que afirma que 18% das empresas planejam usar a gestão de contratos terceirizada nos próximos cinco anos, enquanto os advogados planejam terceirizar 25% mais trabalho entre 2021 e 2024 com soluções de Legaltech.

O relatório destaca como as necessidades de terceirização aumentaram no mundo corporativo, especialmente em empresas grandes e multinacionais, devido à complexidade da contratação e à necessidade de delegar tarefas repetitivas e tediosas, como o controle histórico de versões de contratos.

Quem se beneficia das versões de contrato?

Ao contar com uma solução CLM, é possível gerar contratos padronizados, acessar um repositório centralizado e ter funcionalidades para revisar facilmente as versões dos contratos, tudo de maneira proativa e com vários benefícios.

Nesse sentido, o gerente jurídico de grandes empresas é uma figura-chave que se beneficia significativamente do controle de versões de documentos legais. Alguns dos benefícios específicos incluem:

Maior eficiência na redação e negociação de contratos

O controle de versões de contrato permite que os gerentes jurídicos acompanhem com precisão as sugestões e correções propostas nos contratos ao longo do processo de redação e negociação. Isso facilita a identificação das versões mais atualizadas e aprovadas do acordo, evitando confusões e erros na gestão das diferentes versões.

Melhoria na colaboração e comunicação interna

ao ter total rastreabilidade e controle das versões dos contratos, é possível trabalhar em equipe com outros membros da empresa, bem como com outras partes interessadas. Ao ter um registro claro e organizado das diferentes versões do acordo, facilita-se a colaboração e comunicação interna, ajudando a evitar erros e mal-entendidos no processo.

Maior precisão no acompanhamento de alterações

O controle de versões permite que os gerentes jurídicos acompanhem detalhadamente as alterações e correções feitas nos contratos. Isso ajuda a garantir que todas as modificações propostas sejam revisadas e aprovadas adequadamente, evitando a perda de alterações importantes e garantindo a integridade do documento.

Maior segurança e conformidade

Ao ter total controle das versões de um contrato, é possível manter um registro seguro e organizado das diferentes versões do acordo, facilitando a auditoria e o cumprimento legal. Além disso, permite manter um histórico das alterações feitas no mesmo, o que pode ser útil em caso de disputas legais ou auditorias internas.

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Benefícios do controle de versões em uma solução CLM

Trabalhar com um Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos que possui a funcionalidade de controle de versões de contratos traz uma série de benefícios importantes, que permitem:

• Manter uma estrutura de nomes de documentos consistente e organizada, o que facilita a identificação e busca de documentos no futuro.
• Fornecer um registro detalhado de todas as alterações feitas em um contrato, incluindo comentários e discussões, o que auxilia no cumprimento dos requisitos de auditoria e garante a transparência do processo contratual.
• Comparar diferentes versões de um contrato para identificar se foram feitas alterações sem a devida correção, o que ajuda a evitar erros e assegurar a precisão dos documentos contratuais.
• Oferecer um registro completo de quem fez alterações em um contrato em cada versão, o que facilita a prestação de contas e a responsabilidade nos processos contratuais.
• Acompanhar a evolução de um contrato ao longo do tempo, identificando como os termos foram esclarecidos ou modificados, o que facilita futuras negociações contratuais e agiliza o processo de assinatura de acordos.
• Devido à visibilidade e transparência de todas as alterações feitas em um contrato, bem como à capacidade de comparar versões anteriores, tanto a empresa quanto as demais partes interessadas ganham confiança em relação à forma como o processo é gerenciado.
• Por fim, a capacidade de manter registros de versões anteriores dos documentos protege contra a perda acidental de informações importantes e permite recuperar versões anteriores, se necessário.

Em resumo, o controle de versões em uma solução CLM oferece uma série de benefícios, incluindo a consistência na nomenclatura, rastreamento de alterações, transparência, comparação de documentos, registro de auditoria, proteção de documentos e visibilidade na evolução dos contratos, o que melhora a eficiência e confiabilidade dos processos contratuais.

Melhores práticas para o controle de versões de contratos + exemplo

Se a empresa atualmente não possui uma ferramenta CLM específica, seguir as seguintes práticas pode facilitar a administração das versões dos contratos e manter um processo organizado e eficiente:

1. Manter consistência nos tipos de arquivo usados para os contratos, evitando ter modelos em formatos diferentes, como Word, Google Docs ou PDF, pois isso dificulta o acompanhamento e a edição das diferentes versões.

2. Centralizar o armazenamento dos contratos em um único local é fundamental para evitar que os contratos fiquem dispersos em e-mails ou unidades físicas locais. É recomendável contar com uma solução de armazenamento digital em um ambiente de trabalho seguro, onde os contratos possam ser filtrados e agrupados em pastas.

3. Se as versões dos contratos forem salvos como arquivos separados, usar uma nomenclatura clara, como o nome do arquivo que indique claramente o tipo de contrato, o nome da contraparte, a data e o número da versão, pode ajudar a facilitar a organização e busca.

4. Comunicar claramente o processo de versionamento de contratos com as demais partes interessadas. É importante garantir que todos os envolvidos na criação e gestão dos contratos estejam cientes do processo de versões.

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Exemplo de controle de versões do Webdox CLM

Dentro da plataforma Webdox, os operadores recebem notificações e consultam solicitações em seus painéis para atender aos processos contratuais.

Os documentos gerados passam por diferentes áreas e pessoas, mas o Webdox unifica todos os atores envolvidos em um único espaço de trabalho colaborativo para manter a rastreabilidade.

Por exemplo, no caso da solicitação de um Acordo de Confidencialidade, começa-se gerando uma primeira versão do documento automaticamente e, em seguida, é aberto no Microsoft Word para fazer modificações e ativar o controle de alterações.

O Webdox está altamente integrado com o Microsoft Office, então modificações podem ser feitas no documento, como adicionar cláusulas ou tabelas, e salvar as alterações.

Ao aplicar o controle de alterações para comparar versões dentro da plataforma Webdox, todas as versões do documento são registradas, evitando que cada pessoa tenha uma versão diferente quando estiver pronta para finalizar.

Cada versão é registrada e pode ser revisada, e uma vez aprovado por todas as partes, é enviado para a contraparte para negociação.

O Webdox é personalizável e adaptável às necessidades de cada organização, permitindo rastrear os processos em um único local.