Ventajas de un software de gestión del ciclo de vida de contratos

Las soluciones en la nube son un arma de doble filo: por un lado, facilitan los procesos complejos del área empresarial. Pero por otro, las expectativas de tener todo on-demand y en tiempo real, hace pensar a los usuarios que todo es automatizado. ¿Qué pasa, entonces, cuando tenemos que buscar un documento físico dentro de miles de archivos del área legal?

Las gerencias legales aún corren el riesgo de no modernizarse al ritmo de la era digital, sobre todo en lo que respecta a la gestión de contratos.

Los clientes, tanto externos como internos, esperan resultados inmediatos, pero para eso, es necesario dejar de archivar papeles y comenzar el proceso de digitalización.

Gestionar contratos y documentos provee un marco metodológico para administrar cada elemento en sus distintas etapas, desde su solicitud hasta su término o renovación.

Todas las empresas resultan beneficiadas con la digitalización de sus documentos y con herramientas de gestión documental, al brindar a sus ejecutivos un mayor control de aspectos clave tales como el alcance de los contratos, flujos, precios, riesgos, plazos, etc.

Gracias a la naturaleza de su servicio, la gerencia legal opera con estándares más estrictos que otras áreas. Por esta razón, es que tiene mucho que ganar adoptando soluciones de gestión documental en la nube.

Las etapas de la gestión de contratos

Si bien los contratos son una herramienta vital para establecer acuerdos y salvaguardar los intereses de las partes involucradas, su gestión no se limita únicamente a la redacción y firma. Una gestión de contratos tradicional, se compone de diversas etapas mínimas que abarcan desde la solicitud inicial hasta el término o renovación del acuerdo. 

Las siguientes etapas, son fundamentales para garantizar un proceso contractual eficiente y exitoso:

1. Solicitud: Primera etapa que marca el inicio del proceso de gestión de contratos. Aquí se genera la necesidad de un contrato, ya sea por una solicitud interna o externa. Puede ser solicitado por un departamento específico de la empresa o por un cliente. Esta etapa implica la identificación de los requisitos, el propósito y los términos generales del contrato.

2. Confección: En esta etapa, se redacta el contrato de acuerdo con los requisitos y las especificaciones establecidas en el paso de solicitud. Es importante que el contrato sea claro, preciso y contenga todos los elementos necesarios para proteger los intereses de las partes interesadas.

3. Colaboración y negociación: Una vez que se ha redactado el contrato, comienza la etapa de colaboración y negociación. Las partes involucradas revisan y discuten los términos y condiciones del contrato, y realizan modificaciones o adiciones según sea necesario. Esta etapa implica un diálogo abierto y constructivo para llegar a un acuerdo mutuamente beneficioso.

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4. Aprobación: Después de la negociación, el contrato pasa por un proceso de aprobación interna dentro de la organización. Las partes interesadas, como los departamentos legales o gerenciales, revisan el contrato para garantizar su conformidad con las políticas y regulaciones de la empresa. La aprobación asegura que el contrato sea válido y vinculante.

5. Firma: Una vez que se ha obtenido la aprobación, el contrato se firma por todas las partes involucradas. La firma puede ser física o electrónica, dependiendo de la solución de preferencia y las regulaciones locales. La firma del contrato representa el compromiso oficial de cumplir con los términos y condiciones establecidos.

6. Búsqueda y repositorio: Después de la firma, es esencial tener un sistema eficiente para buscar y recuperar contratos cuando sea necesario. Un software de gestión de contratos (CLM) facilita la búsqueda rápida y precisa de contratos almacenados mediante un repositorio ilimitado, lo que ahorra tiempo y evita la pérdida de información relevante.

7. Seguimiento y gestión: Durante la vigencia del contrato, se debe realizar un seguimiento continuo para garantizar el cumplimiento de las obligaciones y los plazos establecidos. Esto implica la gestión de tareas, recordatorios y revisiones periódicas para asegurarse de que todas las partes cumplan con sus compromisos.

8. Reportería y análisis: Esta etapa implica la generación de informes y análisis relacionados con los contratos. Un software de administración de contratos puede proporcionar datos y métricas importantes, como el rendimiento de los contratos, los plazos promedio de negociación y los patrones de cumplimiento. Estos informes ayudan a tomar decisiones estratégicas y mejorar los procesos de gestión de contratos.

9. Términos y renovación: Al acercarse al vencimiento del contrato, se debe evaluar si se debe renovar, modificar o finalizar. Esta etapa implica una revisión minuciosa de los términos y condiciones, así como la comunicación con las partes involucradas para discutir cualquier modificación o extensión del contrato.

Dependiendo de la situación, se tomará la decisión de renovar el contrato y establecer nuevos términos, o finalizarlo de acuerdo con lo acordado previamente. Esta etapa es crucial para mantener una gestión efectiva de los contratos y asegurar una continuidad adecuada en las relaciones comerciales.

¿Por qué es importante contar con un sistema de gestión de contratos?

Un sistema de gestión de contratos es una herramienta tecnológica que permite a las organizaciones administrar y controlar de manera eficiente todos los aspectos relacionados con sus contratos.

Estas soluciones brindan una respuesta integral para crear, negociar, almacenar, dar seguimiento y administrar contratos de manera electrónica.

Contar con un sistema de gestión de contratos es importante por varias razones:

• Eficiencia y ahorro de tiempo: Un sistema de gestión de contratos automatiza los procesos manuales, lo que reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo requeridos para crear, revisar y aprobar contratos. Los flujos de trabajo automatizados permiten agilizar los procesos, eliminar tareas repetitivas y minimizar los errores humanos, lo que ahorra tiempo y recursos valiosos.

• Visibilidad y control: Los sistemas de gestión de contratos proporcionan una visión completa y actualizada de todos los contratos en un solo lugar. Esto facilita el acceso a la información relevante, como fechas clave, términos y condiciones, obligaciones y cláusulas específicas. Al tener una visibilidad clara, las organizaciones pueden gestionar mejor los plazos, los vencimientos y las renovaciones de contratos, lo que ayuda a evitar incumplimientos y pérdidas financieras.

• Cumplimiento normativo y reducción de riesgos: Los sistemas de gestión de contratos ayudan a garantizar el cumplimiento de las regulaciones locales y los requisitos contractuales. Estos sistemas pueden incluir alertas y recordatorios para asegurarse de que se cumplan los plazos y las obligaciones establecidas en los contratos. Además, la capacidad de realizar un seguimiento y auditar los contratos reduce los riesgos legales y financieros asociados con el incumplimiento de los acuerdos contractuales.

• Negociación y colaboración eficaces: Un sistema de gestión de contratos facilita el trabajo colaborativo entre el área legal y las demás partes involucradas en el proceso contractual. Estos sistemas permiten realizar un seguimiento de las modificaciones, las propuestas y los comentarios realizados durante las negociaciones, lo que mejora la comunicación y la transparencia. Además, al centralizar toda la documentación contractual, las partes pueden acceder a la información actualizada con control de versiones, evitando confusiones y malentendidos.

• Análisis y toma de decisiones informadas: Los sistemas de gestión de contratos recopilan y almacenan datos relevantes sobre los documentos, lo que proporciona una base sólida para el análisis y la generación de informes basados en datos. Estas herramientas pueden generar informes personalizados sobre el estado de los contratos, el rendimiento de los proveedores, los plazos de vencimiento y otros indicadores clave. Estos datos ayudan a las organizaciones a tomar decisiones informadas, identificar áreas de mejora y optimizar sus procesos contractuales.

Implementar una solución de este tipo, proporciona una gestión más efectiva de los contratos, lo que a su vez contribuye al éxito y la competitividad de una organización.

Ventajas de un software de gestión del ciclo de vida de contratos

Un CLM o software de gestión del ciclo de vida de contratos, ofrece numerosas ventajas para las organizaciones en términos de eficiencia, control y cumplimiento normativo para ahorrar tiempo y recursos en la negociación contractual.

1. Generación y control del contenido

La gerencia legal es, por esencia, una máquina creadora de contenidos, especialmente modelos de contratos, cláusulas o redacción para situaciones específicas. Un software de gestión del ciclo de vida de contratos, permite a la gerencia legal administrar su activo más preciado: el contenido.

Con esto, es posible acceder a información correctamente clasificada, actualizada y colaborativamente creada para redactar contratos con las mejores estructuras de información disponibles. De esta manera, si se invierte tiempo suficiente en estructurar la información junto al equipo legal y otras áreas de la empresa, la construcción de cada contrato será más eficiente, eficaz y sobre todo, estandarizado.

2. Control de gestión interna

Actualmente, el mundo de los negocios es sumamente competitivo e intenso. Los miembros de una gerencia legal son constantemente requeridos para una serie de áreas que necesitan crear contratos, anexos o documentos de otra índole.

Según la última encuesta anual sobre el funcionamiento de los servicios jurídicos realizada por Blickstein Group (2022), el 86,2% de los participantes están involucrados en iniciativas estratégicas que van más allá del ámbito legal, mientras que un 68% tienen una interacción regular con la alta dirección. Los resultados de la encuesta también destacan un creciente enfoque de las gerencias legales en la adopción estratégica de tecnología para mejorar la eficiencia y los resultados

Es común, entonces, que existan abogados u otros profesionales del sector que, dada su proactividad, tiendan a tomar por sí mismos más trabajo del que realmente pueden abordar.

En este sentido, un software de gestión del ciclo de vida de contratos permitirá asignar trabajos dentro de la organización según la carga de trabajo de cada miembro de la gerencia legal, para distribuir las labores según la especialidad y tiempo de cada persona y permitir, así, que miembros más nuevos de la gerencia puedan recurrir a un sistema donde los procesos para crear y gestionar un contrato se encuentren estandarizados.

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3. Colaboración y control de procesos, gestión de indicadores y de la ansiedad

El contrato es un documento que, dada las múltiples materias que contempla, requiere de un alto nivel de colaboración entre las áreas especialistas en cada aspecto.

Cada departamento integra aprobadores del contrato que, finalmente y en colaboración, permiten que se redacte. Por consiguiente, cada documento integra procesos insertos en la  misma empresa y externamente hacia las contrapartes del contrato. No obstante, en la gran mayoría de los procesos contractuales existe una “caja negra” poco estandarizada y monitoreada.

Esto genera incertidumbre en las gerencias que necesitan del conocimiento y gestión del área legal para armar un contrato, ya que se piensa que Legal es el área que "ralentiza los procesos". Además, se suma el constante sentido de urgencia que cada área tiene de estos documentos.

Un software de gestión del ciclo de vida de contratos ayuda al control general de la colaboración, control y monitoreo de los procesos contractuales. Esto debido a que una solución de este estilo digitaliza completamente este proceso y entrega vías estándares y automáticas para:

• Solicitar fácil e intuitivamente un contrato desde otras áreas a la gerencia legal.
• Determinar etapas del proceso que se desenvuelven conforme a distintos elementos del contrato y que permiten simplificar el proceso en todos los casos donde no sea necesaria una mayor burocracia.
• Agregar indicadores de respuesta razonables en los que la capacidad de trabajo de la gerencia legal y las demás áreas puedan operar.
• Notificar de manera automatizada las actividades que ocurren durante el proceso, sin necesidad de que existan “persecuciones” internas de unas áreas a otras para que el trabajo durante el proceso del contrato se realice.
• Disponer de control, certidumbre y trazabilidad en todo el proceso contractual.

El rol de la gerencia legal en los contratos impacta directamente a otros procesos y sistemas de la organización, que intentarán controlar y llevar adelante las actividades descritas en los documentos.

Un software de gestión del ciclo de vida de contratos permite al área legal convertirse en un acelerador del negocio, al estandarizar el ciclo de vida del contrato de manera completa en su solicitud, creación, negociación, aprobación, firma, administración y reportería.

Estas etapas, en su conjunto, integrarán información relevante para otros procesos de negocios, como por ejemplo, la aprobación o firma de un contrato para permitir que el sistema de gestión de pagos de la empresa, usada por el área de finanzas, emita un pago establecido en las etapas iniciales de un negocio.

Automatizar y controlar los procesos contractuales con un software de gestión del ciclo de vida de contratos, puede revolucionar la manera de gestionar documentos, sobre todo para la gerencia legal, que requiere de tiempo para los miembros del equipo y de mejor organización de los contratos y sus etapas.