El impacto que ha generado la tecnología en los procesos empresariales, ha permitido una mayor eficiencia y eficacia en la recopilación, almacenamiento y análisis de datos, así como en la comunicación y colaboración entre áreas. También ha permitido una mayor automatización de procesos, lo que ha llevado a la reducción de costos y un aumento en la velocidad de toma de decisiones.
Es en este último punto donde entran en juego las Tecnologías de la Información y la Comunicación, más conocidas como las TICs, soluciones tecnológicas que incluyen una amplia variedad de herramientas y dispositivos utilizados para procesar, almacenar, transmitir y presentar información.
¿Qué son las TIC?
Las TICs son todas las herramientas tecnológicas que nos ayudan a agilizar diferentes tareas cotidianas, desde el uso de dispositivos móviles personales hasta la automatización de procesos empresariales con diversos software. Las TICs han cambiado la forma en que las personas y las empresas operan en el mundo.
La buena noticia, es que los dueños de negocios están entendiendo cada vez más la importancia de salir de la zona de confort de los procesos manuales más tradicionales, ya que solo ralentizan los resultados y la productividad se ve comprometida, por lo que están considerando contar con partners tecnológicos como soluciones claves para lograr procesos empresariales más modernos, eficientes, productivos y sobre todo, más competitivos.
¿Para qué sirven las TICs?
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) se utilizan en una enorme variedad de campos, incluyendo la educación, empresas, medicina, el gobierno y la industria.
En el caso de las empresas, las TICs sirven para automatizar procesos administrativos, mejorar la comunicación y colaboración entre trabajadores, y sobre todo, para analizar grandes cantidades de datos y así tomar decisiones informadas en las organizaciones.
De acuerdo al estudio de Gartner “Las principales tendencias tecnológicas estratégicas para 2023”, se espera que en 2026, un 80 % de las organizaciones de ingeniería de software establecerán sus equipos de plataforma como proveedores internos de servicios, componentes y herramientas reutilizables para la entrega de aplicaciones.
El estudio de Gartner se refiere sobre la importancia de las TICs en el mundo empresarial, además de cómo estas soluciones pueden ayudar a las empresas a mejorar sus procesos internos, automatizando tareas y brindando a los colaboradores mejores herramientas digitales para trabajar.
¿Cómo se clasifican las TICs?
Las TICs o Tecnologías de la Información y comunicación, se pueden clasificar de varias maneras. Una forma común de clasificarlas es dividirlas en las siguientes cuatro categorías:
1. Terminales o Hardware: se refiere a los equipos físicos o dispositivos utilizados para procesar, almacenar y transmitir información. Algunos ejemplos de hardware incluyen computadoras, smart tv, teléfonos inteligentes, servidores, Internet de las Cosas (IoT) dispositivos de almacenamiento, redes de comunicaciones, etc.
2. Software: son aplicaciones o programas informáticos intangibles utilizados para realizar tareas específicas, como por ejemplo, sistemas operativos, procesadores de textos, editores de imágenes, reproductores de audio, planillas de cálculo y los programas de edición de video y videojuegos.
3. Redes o Comunicaciones: son aquellas tecnologías utilizadas para transmitir información a través de redes de comunicaciones. Algunos ejemplos de este tipo de tecnología de la información y comunicación son el Internet, redes de área local (LAN), redes de área amplia (WAN), redes de telefonía fija, de teléfonos móviles, redes de banda ancha, redes de televisión, etc.
4. Servicios: se refiere a servicios proporcionados por organizaciones o empresas que utilizan las tecnologías TIC para brindar soluciones de negocios. Ejemplos de servicios TICs incluyen el alojamiento web, soluciones de software en la nube como los CLM (Contract Lifecycle Management Software), procesamiento de datos, marketing en línea, consultoría online, etc.
¿Cuáles son las principales características de las TICs?
Las TICs o Tecnologías de la Información y la Comunicación tienen varias características importantes que las hacen valiosas en una variedad de contextos. Algunas de las principales son:
1.- Procesamiento de datos y automatización: las TICs permiten recolectar, almacenar, analizar y utilizar información de manera eficiente y automatizada.
2.- Conectividad y comunicación: una de las mayores ventajas de las TICs es que facilitan la interconectividad entre las personas y las organizaciones en todo el mundo, gracias al internet y otras redes de comunicación.
3.- Accesibles y adaptables: acceder a la diversidad de soluciones TICs que hay actualmente es muy fácil, ya que se consideran inclusivas y fáciles de usar, lo que permite a una amplia variedad de personas tener acceso a la información y las herramientas necesarias, como el uso de celulares y acceso a internet.
4.- Movilidad: el acceso a la información y herramientas desde cualquier lugar, dispositivo y en cualquier momento. Esta es una de las principales características de las TICs.
5.- Interactividad: las TICs permiten interactuar con la información y los contenidos a través de la tecnología.
6.- Análisis en tiempo real: Las TICs además permiten recolectar, analizar y utilizar información para tomar decisiones informadas en ámbitos empresariales.
¿Cómo ha sido la adopción de las TICs en las empresas?
La incorporación de las TICs en las empresas es un proceso que se ha acelerado en las últimas décadas. Las TICs ofrecen una gran variedad de herramientas y soluciones que pueden mejorar significativamente la eficiencia, productividad y competitividad de las organizaciones.
Sin embargo, todavía muchas empresas no dan el salto a la digitalización de sus procesos, principalmente debido a la brecha digital que esto conlleva.
La brecha digital es la desventaja competitiva que pueden tener las empresas que no utilizan las TIC en comparación con las que sí lo hacen. Las empresas que no adoptan soluciones tecnológicas de la información y comunicación, pueden tener dificultades para competir con aquellas que si las implementan al tener menos acceso a nuevos mercados, clientes y herramientas de productividad. También pueden tener una menor eficiencia en sus operaciones y una menor capacidad para adaptarse a los cambios del mercado.
La buena noticia, es que en general, se puede decir que un gran porcentaje de empresas en todo el mundo utilizan alguna forma diversos tipos de Tecnologías de la Información.
Según un estudio realizado por la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT) en 2020, el 92% de las empresas en todo el mundo utilizan alguna forma de Tecnología de la Información, mientras que el 60% utilizan al menos cinco tipos diferentes de TICs.
Estrategias de TICs implementadas en las empresas
Las estrategias de las TICs en las empresas son planificaciones a largo plazo que buscan mejorar la eficiencia, la competitividad y la productividad de las compañías mediante el uso de tecnologías. Algunas estrategias comunes incluyen:
1. Automatización de procesos: el uso de tecnologías para automatizar tareas repetitivas, reducir tiempo y costos y mejorar la eficiencia, como son los CRM o Gestor de Relaciones con el Cliente, o los Software de gestión de contratos (CLM) para automatizar y gestionar todo el ciclo de vida del contrato en las empresas.
2. Análisis de datos: el uso de herramientas de análisis de datos ayudan a recopilar, almacenar y analizar grandes cantidades de información para tomar decisiones informadas.
3. Colaboración en línea: el uso de herramientas tecnológicas y de comunicación en línea, facilitan la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.
4. Movilidad: el uso de tecnologías móviles para permitir a los colaboradores trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
5. Seguridad y cloud computing: la implementación de medidas de seguridad para proteger la información confidencial de la empresa y sus amenazas cibernéticas es fundamental, especialmente cuando se usan servicios en la nube para almacenar y acceder a la información.
Es importante tener en cuenta que cada empresa tiene necesidades y objetivos específicos, por lo que es importante desarrollar una estrategia de TIC personalizada para adaptarse a las necesidades de la compañía, o bien, contratar soluciones SaaS en la nube flexibles y adaptables a las necesidades de cada organización.
La importancia de contar con un CLM en el Departamento Legal
La tecnología además está empezando a cambiar la forma en que se forman, comunican, gestionan y litigan los contratos.
Una adecuada implementación de Tecnologías de la Información y la Comunicación en empresas debería incluir una herramienta de gestión de contratos para automatizar y optimizar los procesos relacionados con la gestión contractual. Esto puede incluir la creación, el almacenamiento, la firma electrónica, la monitorización y el seguimiento de contratos.
El uso de un software de gestión de contratos como Webdox, ayuda al área legal a efectuar diagnósticos de cumplimiento y privacidad de datos periódicamente, con el objetivo de proteger todos los activos y cumplir a la vez con la normativa legal en su totalidad.
Además, un CLM Software mejora la eficiencia y la precisión en la gestión de contratos, lo que permite ahorrar tiempo y reducir costos. A su vez, puede integrarse con otras herramientas de TIC, como el sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y el sistema de gestión de la cadena de suministro (SCM), para mejorar la visibilidad y la eficiencia en toda la empresa.
De hecho, de acuerdo al estudio de la WorldCC Ask The Expert: IACCM and Accord Project: Introduction to Smart Legal Contracts, el mayor punto de dolor de un grupo de empresas encuestadas respecto a sus actual método de gestión de contratos, es que el proceso es demasiado lento (58,7%).
El mismo estudio, destaca los principales problemas de una gestión de contratos ineficiente en el Área Legal:
● No se gestionan los contratos en sí, se gestionan los datos sobre los contratos.
● No se incorpora el estado de los contratos en tiempo real basado en sus hitos.
● Los contratos no están conectados a sistemas más amplios (ERP; CRM, etc)
En definitiva, las empresas que incluyen software de gestión de contratos pueden ayudar a mejorar la eficiencia, reducir costos, garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de incumplimiento en el departamento legal.
En síntesis, los enormes avances desde los inicios de era digital en 1960 con la creación de los primeros computadores y el acceso a internet, nos han permitido acceder cada vez más y con mayor facilidad a un sinnúmero de soluciones para resolver problemas y hacer nuestra vida cotidiana y laboral más simple.
La buena noticia, es que las Tecnologías de la Información y la Comunicación se consideran una industria clave y en constante evolución y crecimiento, ya que son la base de la mayoría de las actividades modernas y son cruciales para el desarrollo económico, social y tecnológico.
