Ventajas de la digitalización de documentos para empresas

El proceso de digitalización de documentos para empresas, implica diversas acciones, tales como digitalizar, cargar y clasificar la documentación tanto física como digital. Esta actividad requiere muchas horas hombre involucradas y otros tipos de elementos que implican tiempo y recursos para llevarlos a cabo.

Las empresas que se apoyan en un equipo especializado en la digitalización y clasificación de sus contratos y documentos, consiguen reducir el tiempo de ejecución de este proceso en un 74,1%, mientras que el costo de horas hombre se reduce en un 17,5%, aproximadamente.

Las ventajas de la digitalización de documentos para empresas

El concepto de digitalización, consiste en convertir la información física en digital. La clasificación por otra parte, no es una tarea fácil, ya que requiere capacitación del personal, porque como su nombre lo indica, se deben clasificar los documentos en base a sus atributos para obtener mejores filtros de información, reportería documental, formación de estructuras de carpetas, entre otros.

Debido a esto, y gracias a los avances tecnológicos, es que muchas empresas han decidido digitalizar su documentación, ya que el formato en papel implica grandes pérdidas en tiempo y dinero, y en el mercado actual, el tiempo es oro.

Sin embargo, todavía existen compañías que almacenan enormes cantidades de documentos en carpetas y archivadores dispersos por diferentes lugares de la oficina. El problema de esto, es que además de la cantidad de espacio que se utiliza, encontrar la información puede volverse una tarea compleja.

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Las excusas para no llevar a cabo la digitalización de documentos para empresas

Una de las principales excusas de los gerentes que aún no deciden la digitalización de documentos para sus empresas, es el temor a que se traspapele o se pierda información durante el proceso de clasificación de documentos.

Si bien, es una excusa que tiene sentido, no debería ser una limitante, ya que la clasificación de documentos pasa a ser parte del servicio especializado de una herramienta especializada para este fin, como es el caso de un  CLM o software de gestión de contratos, que permite gestionar tanto contratos legales como diferentes tipos de documentos.

Si una empresa clasifica los documentos físicos por cuenta propia, puede tomar semanas, meses e incluso años en concretar la tarea, ya que la cantidad de información apilada puede generar confusiones y pérdidas indeseadas.

En cambio, si se opta por un servicio especializado primero, contará con un equipo de expertos capacitados para clasificar la información de la forma más detallada posible, y en segundo lugar, toda esa documentación estará versión digital, por lo que cualquier documento o contrato podrá ser encontrado en un solo click mediante un repositorio digital.

Un caso práctico de digitalización y clasificación en una empresa estándar

A continuación, revisaremos el caso práctico en base a supuestos de una empresa estándar que accedería a los servicios de  digitalización y clasificación de documentos.

En este caso, revisaremos la disminución de costos por parte del cliente estándar de las materias evaluadas en concepto de digitalización y clasificación de documentos al contar con un equipo especializado versus realizar esta labor de manera interna.

Elementos considerados:

1. Carga documental

Se tienen los siguientes supuestos para el caso de la digitalización, clasificación y carga de la documentación:

• Documentos a digitalizar: 2.500.
• Documentos a clasificar: 2.000.
• Se consideran como diferenciados los procesos de digitalización y clasificación.

Se compara con el escenario en que un cliente estándar se hace cargo de estos procesos de manera interna, en base a los siguientes supuestos observados en nuestra experiencia:

-Cantidad de personas asignadas a la tarea: 3

-Productividad digitalización (comparado con un equipo especializado): 95%

-Productividad Clasificación (comparado con un equipo especializado): 45%

-Costo mensual personas asignadas a estas tareas: $ 550.000 (supuesto conservador).

Finalmente, se obtienen los siguientes resultados para toda la digitalización y carga documental:

Tabla 1: Costos de digitalización y clasificación documental

Los resultados indican que una empresa estándar que decide realizar esta tarea de manera interna, solo en procesos de digitalización invertiría un total de 553,3 USD con un tiempo total de 0,274 meses (unos 8 días) para realizar esta labor.

En cambio, si opta por contar con una solución especializada en digitalización, el costo tendría un total de 529,4 USD y le tomaría sólo 0,087 meses (unos 3 días aprox).

Si observamos únicamente el apartado de clasificación, esta misma empresa estaría invirtiendo  1.175,2 USD y un tiempo total de 0,463 meses (unos 14 días) al realizarlo de manera interna. Por otro lado, al contar con un equipo especializado, capacitado para gestionar estos procesos, la misma empresa gastará un total de 896,4 USD y el tiempo total se verá reducido a solo 0,104 meses (unos 3 días aprox).

Cabe destacar que hablamos de los valores y tiempo de digitalización y clasificación por separado, por lo que es posible ver que el total del trabajo de ambas partes se incrementa aún más si no se trabaja con un software de gestión de documentos adecuado.

2. Ahorro

Indicadores de desempeño de un equipo especializado versus un equipo interno no especializado.

Tabla 2. Ahorros por digitalización y clasificación documental

Los resultados observados se generan a través de la evaluación del trabajo requerido para llevar a cabo las acciones de digitalizar, clasificar y cargar la documentación, separando en documentos físicos y digitales.

Se contabilizan los materiales requeridos, las horas hombre involucradas, el costo de la hora hombre y cualquier otro elemento necesario para completar las tareas.

En base a la información presentada, y en virtud de la metodología y know-how del equipo de especialistas, se explican las reducciones en tiempo de trabajo (74,1%) y costo de horas hombre (17,5%).

No está demás decir que los supuestos considerados, pueden diferir para cada cliente, pero estos son valores representativos en cuanto a los clientes actuales que se han visto beneficiados de apoyarse en un equipo con experiencia en digitalización y clasificación documental.