Tener una buena gestión de proyectos es fundamental para toda empresa que emprende nuevos desafíos y espera tener éxito. Por el contrario, poner en marcha un proyecto sin una previa evaluación y planificación puede resultar en grandes pérdidas para la empresa u organización. En ese sentido, la gestión de proyectos en el ámbito legal toma relevancia dentro de las empresas, ya que son muchos los aspectos en juego, tanto para la empresa como para la contraparte. En este artículo te presentamos dos herramientas digitales que ayudarán al área legal de tu empresa a manejar de mejor manera los proyectos legales.
Errores comunes en proyectos legales
Algunos de los problemas con los que los abogados y empresas se encuentran a la hora de involucrarse en un proyecto legal son:
- Falta de planificación
- Falta de comunicación
- Desconocer los plazos
- Descentralización de la información
- Altos costos por falta de planificación
¿A cuántos de estos problemas se enfrenta tu organización? Si te fijas, todos estos puntos también se encuentran en cualquier otra gestión de proyectos generales, la diferencia radica en las consecuencias para la empresa, en este caso consecuencias en la gestión de contratos.
Una buena gestión de proyectos legales, que culminan en la gestión de contratos, tiene como propósito mejorar los procesos, hacerlos más eficientes y lograr éxito para todas las partes involucradas. La gestión de proyectos legales (legal project management en inglés) debe seguir una serie de técnicas para cumplir su propósito: planificación, organización, control de recursos, motivación y definición de procedimientos y protocolos. Encuentra más información sobre la gestión de proyectos legales en el blog de Lemontech.
Para los abogados es imprescindible tener el control de inicio a fin de un documento legal. Si bien tener trazabilidad en un proceso manual es complejo, hoy toda la información está migrando a la nube digital y el acceso a esos documentos se facilita, por ende, los involucrados pueden hacer modificaciones o revisiones en línea. Sin embargo, aunque pareciera que esta migración facilita la trazabilidad, muchas veces lo digital no resulta fácil cuando no se tienen las herramientas correctas.
Lemontech y Webdox como software de gestión de proyectos legales
Gracias a los avances tecnológicos hoy es posible contar con herramientas que se especializan y se centran en agilizar procesos, con el objetivo de reducir tiempos, costos y minimizar los errores humanos.
Estas herramientas ayudan a agilizar y automatizar trabajos que por tradición se han hecho de manera manual, como por ejemplo el trabajo de los abogados, que hoy, en plena era digital, más que nunca se ven en la necesidad de migrar a lo digital.
Tal como mencionamos antes, los proyectos legales se enfrentan a errores comunes como la falta de planificación, lo que desemboca en altos costos por proyectos debido a demoras en el cierre de la negociación. Esto pasa por no tener el proceso claro de inicio a fin, a pesar de que se tenga muy claro el trabajo a realizar por cada una de las partes.
Debido a este tipo de problemas a los que se enfrentan los abogados, hay empresas que se especializan en software que van en pos de mejorar el trabajo realizado. Tal es el caso del software creado por Lemontech, el TimeBillingX. Esta herramienta automatiza los procesos y proyectos legales para un mejor empleo del tiempo, los recursos, la productividad, entre otras cosas.
Otro de los errores comunes en los proyectos legales es el desconocimiento de la información o descentralización de esta. Esto en particular ocurre en grandes empresas con varias áreas, entre ellas un área legal. Por ejemplo, en el caso de una contratación de cliente o servicios externos, quien solicita el documento no siempre es el mismo que lo va a redactar, o revisar, o finalmente negociar con la contraparte. De inicio a fin el contrato o documento legal pasa por distintas fases y por distintas áreas de la empresa, y es muy común ver escenarios donde los participantes desconocen en qué etapa o en qué estado se encuentra el documento que se solicitó inicialmente.
Para este problema de descentralización de la información, un software de gestión de contratos o CLM (contract lifecycle management en inglés), es la herramienta ideal, ya que permite visualizar todo el proceso legal de manera digital, desde la solicitud hasta la renovación o término de dicho contrato. Webdox es un CLM completo y flexible, que se adecúa a las necesidades y procesos de cada empresa.
En definitiva, los abogados hoy en día cuentan con herramientas que facilitan y agilizan los procesos legales, y dado el contexto al que nos enfrentamos, no es una opción para las empresas migrar a la digitalización y automatización legal, más bien, si pretenden ser organizaciones que están a la vanguardia esta migración es una necesidad.
