La gestión eficaz de contratos es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Los contratos pueden generar riesgos y costos significativos si no se administran adecuadamente. Es aquí donde entra en juego el Contract Lifecycle Management o CLM, una herramienta que ofrece numerosos beneficios para mitigar riesgos en diferentes industrias.
¿Cómo mitigar el riesgo financiero y costos de los contratos con un CLM? Te damos 5 buenas prácticas
Descubre cómo un CLM puede ser tu aliado en la mitigación de riesgos y costos asociados a los contratos. Desde reducir el tiempo de negociación hasta mejorar el cumplimiento normativo, estas cinco formas te ayudarán a maximizar la eficiencia y proteger los intereses de tu empresa.
El equipo legal dedica menos tiempo a la negociación: Con una solución de gestión de ciclo de vida de contratos (CLM) que cuente con funcionalidades avanzadas, el equipo legal puede reducir notoriamente el tiempo dedicado a las negociaciones, logrando acuerdos de manera más rápida y eficiente. Esto implica que se invertirán menos horas en el proceso de negociación, permitiendo al área legal enfocarse en tareas que agreguen valor al negocio.
Además, esto implica que los propios contratos generarán mejores resultados financieros. Al obtener información sobre las obligaciones, derechos, contingencias y riesgos asociados a un contrato, comprenderá de manera más precisa los beneficios finales que aporta a la organización.
Un CLM protege los ingresos: Los contratos mal administrados o mal redactados pueden dar lugar a pérdidas financieras significativas. Un CLM ayuda a proteger los ingresos al garantizar la precisión y coherencia de los términos contractuales. También envía recordatorios automáticos sobre fechas de vencimiento, renovaciones y pagos, lo que evita la pérdida de oportunidades comerciales y posibles litigios.
Un CLM brinda mayor control: Un software de gestión de contratos permite tener completa visibilidad de todos los contratos en un solo lugar. Esto facilita la supervisión y el control de los términos y condiciones. Además, con estas soluciones se pueden establecer flujos de trabajo personalizados y permisos de acceso, lo que garantiza que solo las personas autorizadas puedan realizar cambios o acceder a información confidencial.
Garantiza el cumplimiento y obligaciones: El cumplimiento normativo y contractual es esencial para evitar sanciones y riesgos legales. Un CLM ayuda a garantizar el cumplimiento al automatizar la revisión y el seguimiento de los contratos, asegurando que se cumplan todas las obligaciones y plazos estipulados. Además, proporciona un registro completo de auditoría, lo que facilita la demostración del cumplimiento ante reguladores locales y auditores externos.
Un CLM fomenta la colaboración: Un CLM promueve la colaboración y la comunicación eficiente entre Legal y los diferentes departamentos y partes interesadas involucradas en el contrato. Esto facilita la revisión y aprobación colaborativa de los contratos, lo que reduce retrasos y malentendidos. Al permitir la colaboración en tiempo real, se minimizan los riesgos de errores y se mejora la eficiencia en general.
Cómo un CLM mitiga riesgos en las industrias
Los Software de gestión de contratos son herramientas esenciales para mitigar riesgos en diversas industrias, al gestionar eficientemente el ciclo de vida de los contratos. A continuación, se explica detalladamente cómo un CLM mitiga riesgos en las siguientes industrias mencionadas, junto con ejemplos específicos:
Industria de la Construcción
Riesgos comunes en la construcción incluyen retrasos en proyectos, incumplimiento de acuerdos y problemas con subcontratistas. Un CLM puede mitigar estos riesgos al mejorar la gestión de contratos con proveedores, asegurando la conformidad con regulaciones y normas de seguridad, y optimizando la comunicación entre los diferentes actores.
Además, esta solución permite reducir costos, agiliza los procesos legales, proporciona mayor control y visibilidad sobre los contratos, y garantiza el cumplimiento normativo. También ayuda a gestionar riesgos específicos de la construcción, como retrasos en proyectos y acuerdos con subcontratistas.
El costo operativo de la gestión de contratos varía enormemente según la industria y el tipo de contrato.
En la Industria de la Construcción, el costo promedia hasta un 65%.
Faster Contracts. Better Contracts. Eliminating the friction points in contracting. WorldCC.
Caso práctico: Imagina que una empresa de construcción tiene que firmar un contrato con un proveedor de materiales. El CLM puede automatizar la revisión del contrato, alertar sobre cláusulas potencialmente problemáticas y garantizar que los términos de entrega estén claros y adecuados. Esto disminuiría la probabilidad de conflictos y retrasos en el suministro de materiales.
Industria de la Salud
En el sector de la salud, los riesgos pueden incluir problemas de privacidad y confidencialidad, incumplimiento de normativas sanitarias y pérdida de datos médicos. Un CLM ayuda a proteger la confidencialidad de la información y asegurar el cumplimiento con las diferentes regulaciones vigentes.
Algunos de los mayores desafíos que enfrenta el sector de la salud en términos de contratos, son la complejidad y el volumen de acuerdos legales que se manejan diariamente. Estos contratos abarcan desde acuerdos con proveedores de servicios médicos hasta contratos de seguros y acuerdos de investigación clínica. Sin una gestión eficiente, estos contratos pueden dar lugar a problemas financieros y legales significativos.
Entre los beneficios clave de implementar un sistema de gestión de contratos en el sector de la salud, destacan la capacidad de mantener un registro centralizado y accesible de todos los contratos. Esto facilita la búsqueda de información y garantiza una mayor transparencia en el proceso de negociación y renovación de los acuerdos.
Además, un CLM apoya con alertas y recordatorios de fechas de vencimiento para garantizar el cumplimiento de los contratos y evitar penalizaciones o disputas legales. Una gestión efectiva de los documentos legales también permite una mejor gestión de proveedores, lo que puede resultar en mejores acuerdos y relaciones más sólidas con las partes involucradas.
Caso práctico: Un hospital necesita un contrato con un proveedor de servicios de tecnología médica para implementar un sistema de registro electrónico de pacientes. El CLM puede asegurar que el contrato cumpla con las normativas de privacidad y protección de datos, estableciendo responsabilidades claras entre ambas partes y evitando riesgos de violación de la privacidad del paciente.
Industria de la Educación
En el ámbito educativo, los riesgos pueden incluir acuerdos de colaboración no cumplidos, incumplimiento de acuerdos de investigación y disputas con proveedores de servicios educativos, además de dificultades en la gestión de contratos con académicos y los propios alumnos, principalmente lo que implica el proceso de firma.
Entre los principales desafíos que se enfrentan en la gestión de contratos en el contexto universitario y escolar, destacan la gran cantidad de documentos y contratos que se deben manejar, desde acuerdos con profesores y personal administrativo hasta contratos con proveedores y de investigación. Estos procesos suelen ser tediosos y requieren una atención minuciosa para garantizar la eficiencia y el cumplimiento.
En este sentido, los beneficios clave de implementar un software CLM en la gestión docente, destacan la capacidad de centralizar y organizar todos los contratos en un único sistema, lo que facilita su acceso y búsqueda. Esto ahorra tiempo y evita pérdidas de documentación o información relevante.
Además, estas soluciones cuentan con recordatorios automáticos de fechas de vencimiento y renovaciones de contratos, lo que ayuda a evitar retrasos, penalizaciones y disputas legales, ya que el sistema puede enviar notificaciones a las partes involucradas en el momento adecuado.
Por último, un punto clave de contar con un CLM en esta industria, es la transparencia en la gestión docente. Un software CLM permite un seguimiento y control más eficiente de los contratos, lo que facilita la identificación de posibles riesgos y la toma de decisiones informadas.
Además de la organización y la transparencia, estas herramientas proporcionan informes y análisis detallados sobre los contratos, lo que brinda a las instituciones educativas una visión más clara de sus actividades contractuales y les permite tomar medidas para optimizar los procesos, sin dejar atrás el valor que brinda la firma electrónica simple, que puede ser usada para un sinnúmero de tipos de contratos y documentos en las distintas universidades de Latinoamérica, promoviendo la colaboración de profesores ubicados en distintos lugares de la región para formalizar la prestación del servicio.
Ejemplo práctico: Una universidad desea colaborar con una empresa de tecnología para desarrollar programas de formación en línea. El CLM puede asegurar que los términos de la colaboración estén claramente definidos, incluyendo aspectos como la propiedad intelectual, la responsabilidad de cada parte y las condiciones de pago.
Industria de Alimentos y Bebidas
En esta industria, los riesgos pueden incluir problemas de seguridad alimentaria, incumplimiento de contratos con proveedores y disputas con distribuidores. Un CLM ayuda a garantizar que los acuerdos con proveedores y distribuidores sean claros y estén en línea con las regulaciones de seguridad alimentaria.
En este sentido, el rendimiento óptimo de una cadena de suministro en la Industria de Alimentos y Bebidas requiere de acciones precisas y del alineamiento de los intereses de todas las partes involucradas. Para lograrlo, los componentes de la cadena se deben coordinar perfectamente, siendo la mejor forma de hacerlo a través de la gestión de los contratos.
Con una completa herramienta de gestión de contratos, los acuerdos con personas, proveedores de venta y aliados comerciales, serán más eficientes, de calidad y bajo el cumplimiento contractual requerido, satisfaciendo las necesidades de los consumidores finales.
Ejemplo: Una cadena de restaurantes necesita un contrato con un proveedor de carne para asegurar el suministro constante y de calidad. El CLM puede asegurar que los términos del contrato incluyan controles de calidad, plazos de entrega y condiciones de pago para reducir el riesgo de recibir productos de baja calidad o incumplimiento del acuerdo.
Industria Financiera
En el sector financiero, los riesgos incluyen incumplimiento de regulaciones, acuerdos de préstamos no cumplidos y disputas con inversionistas. Un CLM ayuda a gestionar y monitorear los contratos financieros, garantizando el cumplimiento normativo y la claridad en los términos y condiciones.
Los procesos manuales pueden ser tediosos, propensos a errores y consumir mucho tiempo y recursos, por lo mismo, la automatización de contratos ayuda a optimizar y agilizar los procesos bancarios, brindando eficiencia, precisión y reducción de costos.
Entre los beneficios clave de la automatización de contratos en el sector financiero, destacan la capacidad de generar contratos precisos y coherentes de manera rápida y eficiente. Además, puede agilizar la revisión y aprobación de contratos, lo que resulta en una reducción significativa en los tiempos de respuesta y en la optimización de la colaboración entre las partes involucradas.
Adicionalmente, la gestión y seguimiento de los contratos permite ayudar a monitorear y administrar eficientemente los plazos, las renovaciones y las obligaciones contractuales. Esto puede evitar retrasos y garantizar el cumplimiento de los acuerdos.
Caso práctico: Un banco necesita establecer contratos con clientes para ofrecer préstamos hipotecarios. El CLM puede agilizar el proceso de negociación y asegurar que los términos del contrato cumplan con las regulaciones financieras, protegiendo así los intereses del banco y reduciendo el riesgo de litigios.
En síntesis, la implementación de un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) se ha convertido en una de las principales estrategias para mitigar el riesgo y optimizar costos en diversas industrias. Desde la construcción hasta la salud, la educación, los alimentos y bebidas, y la industria financiera, el CLM ofrece beneficios significativos en términos de eficiencia, control, cumplimiento normativo y gestión de riesgos específicos de cada sector.
Al automatizar tareas legales, mejorar la visibilidad y el control sobre los contratos, y facilitar el cumplimiento de regulaciones, el CLM proporciona a las grandes empresas una sólida base para evitar disputas legales, incumplimientos de contratos y pérdidas financieras. Además, la capacidad de adaptarse a los requisitos de cada industria y abordar sus riesgos particulares hace del CLM una herramienta valiosa y versátil.
