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Una de los principales objetivos del gestor financiero es llevar un control exhaustivo, adecuado y ordenado de los ingresos y gastos de la empresa, no obstante, a pesar de los esfuerzos realizados, aún existe un gran desconocimiento de una problemática que acarrea una serie de costos ocultos y que suele escapar al control financiero: los efectos de una ineficiente gestión de contratos de la empresa.
Este documento tiene como propósito exponer algunos de los costos de mayor relevancia derivados de una ineficiente gestión de los contratos, junto con brindar una serie de recomendaciones clave a tener en cuenta al momento de evaluar una solución tecnológica que pueda poner fin a estas pérdidas, ejerciendo una gestión adecuada de los contratos al interior de la empresa.
Cuando la gestión de contratos es ineficiente, resulta imposible para las organizaciones tener una visión holística de su cadena de suministro. En consecuencia, no pueden identificar falencias en el proceso y mucho menos corregirlas antes de que se interrumpa su normal desarrollo.
Esto puede generar pérdidas millonarias para la organización, especialmente porque la ruptura de la cadena de suministro -generalmente- impacta considerablemente las ventas y la reputación de la organización. De hecho, un estudio de Spend Matters señala que los costos financieros de una interrupción significativa pueden alcanzar cientos de millones de dólares en ventas.
Un claro ejemplo de ello lo constituyen las fábricas de componentes para cámaras y automóviles afectadas por las Inundaciones de Tailandia en 2011. Dicho desastre le valió a Nissan 67.6 millones de dólares y a Honda 88.3 millones, producto de la pérdida de inventarios y los costes de recuperación. Por su parte, Canon y Nikon perdieron en ventas de cámaras 604 millones de dólares y 786 millones de dólares, respectivamente.
Los costos financieros antes mencionados pueden mitigarse a través de una gestión de riesgos que contemple de manera proactiva los distintos escenarios posibles, los que pueden no ser necesariamente tan extremos como los mencionados anteriormente, sino más bien asociados al riesgo operacional, el cual enfrentan todas las empresas, sin importar su tamaño. Esta gestión de riesgo operacional es imposible de llevarla a cabo sin una adecuada gestión de los contratos, que sirva como soporte al negocio mismo ante cualquier eventualidad, gestionando las cláusulas de riesgos de los contratos o administrando apropiadamente contratos relacionados o accesorios, como los contratos de seguros.
Cuando la gestión de contratos es ineficiente, resulta imposible para las organizaciones tener una visión holística de su cadena de suministro. En consecuencia, no pueden identificar falencias en el proceso y mucho menos corregirlas antes de que se interrumpa su normal desarrollo.
Esto puede generar pérdidas millonarias para la organización, especialmente porque la ruptura de la cadena de suministro -generalmente- impacta considerablemente las ventas y la reputación de la organización. De hecho, un estudio de Spend Matters señala que los costos financieros de una interrupción significativa pueden alcanzar cientos de millones de dólares en ventas.
Un claro ejemplo de ello lo constituyen las fábricas de componentes para cámaras y automóviles afectadas por las Inundaciones de Tailandia en 2011. Dicho desastre le valió a Nissan 67.6 millones de dólares y a Honda 88.3 millones, producto de la pérdida de inventarios y los costes de recuperación. Por su parte, Canon y Nikon perdieron en ventas de cámaras 604 millones de dólares y 786 millones de dólares, respectivamente.
Los costos financieros antes mencionados pueden mitigarse a través de una gestión de riesgos que contemple de manera proactiva los distintos escenarios posibles, los que pueden no ser necesariamente tan extremos como los mencionados anteriormente, sino más bien asociados al riesgo operacional, el cual enfrentan todas las empresas, sin importar su tamaño. Esta gestión de riesgo operacional es imposible de llevarla a cabo sin una adecuada gestión de los contratos, que sirva como soporte al negocio mismo ante cualquier eventualidad, gestionando las cláusulas de riesgos de los contratos o administrando apropiadamente contratos relacionados o accesorios, como los contratos de seguros.
La gestión ineficiente de contratos está estrechamente ligada con el incumplimiento de los términos, condiciones y compromisos pactados en dichos documentos. Por supuesto, esto acarrea millonarias sanciones económicas, dependiendo del monto y la complejidad contractual de la transacción.
Por otra parte, están los costos ocultos difíciles de cuantificar, como la ruptura de relaciones con clientes o proveedores, el enfrentamiento de demandas y la pérdida de oportunidades de negocio. Seguro, en el largo plazo pueden representar un capital importante, especialmente en lo que a pérdida de ingresos se refiere.
Al respecto, el estudio de Spend Matters señala que -actualmente- existen un sin número de regulaciones cuyo incumplimiento puede generar sanciones multimillonarias. Para dar cuenta de ello, hay algunos casos significativos que vale la pena mencionar:
Los tres últimos ejemplos de esta lista representan claramente el incumplimiento de regulaciones por no conocer un elemento fundamental de sus cadenas de suministro: los componentes de los productos o materia que adquirían a sus proveedores. Aunque, también es posible que no conocieran el marco jurídico de la relación contractual o que algún o algunos actor (es) del ciclo de vida del contrato no revisaron correctamente el contrato al no contar con los medios de control suficientes para hacerlo.
El daño a la marca y a la reputación es uno de los primeros riesgos para las empresas, junto a la corrupción y las prácticas empresariales fraudulentas. Sin embargo, caer en ello no es nada complicado si se rompe la cadena de suministro, se incumplen las cláusulas de un contrato con algún cliente o se vulneran las normas que regulan la actividad del negocio.
De acuerdo con el estudio de Spend Matters, para una organización con reputación estelar y una participación de mercado superior, el daño reputacional puede derivar en una pérdida de valor que empequeñece una multa de 100 millones de dólares.
En síntesis, los costos financieros de una gestión de contratos ineficiente -incluyendo la pérdida de ingresos y la no renovación contractual- son de una envergadura tal que podrían llevar a la quiebra a una empresa promedio.
Esta situación puede generar el incumplimiento de términos y condiciones claramente estipulados en el contrato, acarreando las correspondientes sanciones económicas a que haya lugar o, peor aún, costos ocultos de mayor impacto para la organización, como fractura de relaciones con clientes o proveedores, enfrentamiento de demandas legales, daño a la imagen de la marca y pérdida de oportunidades en general.
La gran cantidad de actores y factores presentes en la ejecución de un contrato genera eventos, situaciones y condiciones inciertas que entorpecen el cumplimiento del mismo. En ese sentido, la gestión de riesgos permite mitigar dicha incertidumbre y manejar con eficiencia las contingencias.
No obstante, la falta de visibilidad de los contratos dificulta una correcta gestión y monitoreo de dichos riesgos, especialmente porque en el momento en que se presentan las contingencias se requiere el acceso inmediato a los términos y condiciones de los documentos. Esto deriva en procesos arbitrales y judiciales entre mandantes y contratistas, en cese de actividades temporales y otras situaciones que representan costos de alto impacto para las finanzas de la organización.
Cuando la visibilidad de los contratos es deficiente se dificulta la identificación de términos contractuales incoherentes, como precios diferentes para los mismos productos y servicios, incluso con el mismo proveedor. Esto, por supuesto, deriva en pagos “de más” que en el largo tiempo pueden representar sumas importantes de capital.
Las compras fuera del contrato pueden inflar los costos, generar inconsistencias, violar términos relacionados con la exclusividad y dar como resultado la pérdida de bonificaciones o descuentos.
De acuerdo con las estadísticas, el 7,5 % de los contratos de las empresas se pierden o se archivan incorrectamente. Como resultado, los empleados pierden varios minutos diarios a buscarlos en los servidores de su empresa. A esto hay que añadirle el riesgo de que, una vez encontrado el archivo, se trate de una versión incorrecta del mismo.
Muchas organizaciones, conscientes de esta problemática, han empezado a prestarle más atención a la visibilidad de sus contratos. Según el Estudio del estado del cumplimiento 2016, de PwC, el 98% de los ejecutivos encuestados dice que el liderazgo senior está comprometido con el cumplimiento y la ética, mientras que el 89% afirmó que el monitoreo de estos elementos es primordial.
El concepto "Value Leakage" -o pérdida de valor en los contratos- apunta a la deficiente optimización de estos documentos en lo que a compromisos adquiridos se refiere. En otras palabras, se refiere a que un contrato podría generar más réditos de los que genera, pero por diversas causas eso no ocurre, perdiendo valor.
Lo anterior genera un impacto negativo en los ingresos de una compañía debido principalmente a errores humanos, vacíos en los sistemas de gestión contractual y fallas en la comunicación interna.
De acuerdo con Ernst and Young, a pesar de los estrictos controles que las empresas pueden aplicar a nivel financiero -e incluso contando con sistemas ERP y auditorías-, las empresas suelen perder entre 1 y 5% del EBITDA. Esto se debe a errores en los ingresos, falta de comunicación entre diferentes áreas y una deficiente administración de los contratos.
Una de las principales causas de esta pérdida de valor se origina en problemas en la ejecución de los contratos, tanto en contratos con clientes como con proveedores (contract compliance), generando errores en los procesos y operaciones de la empresa e impidiendo a las organizaciones aprovechar al máximo las posibilidades derivadas de sus acuerdos comerciales.
De acuerdo con Ernst and Young, el mayor riesgo de pérdida de valor en contratos se debe a estructuras de cobro complejas o difíciles de comprender, servicios o productos cuya gestión es subjetiva y falta de control en el cumplimiento de los compromisos acordados.
A la hora de identificar estas pérdidas de valor, los errores humanos, fallas en la comunicación y poca capacidad de los sistemas ERP de detectar estas situaciones pueden considerarse como algunas de las principales causas. En la práctica, esto se aprecia en situaciones como:
Los contratos establecen derechos y deberes para ambas partes, los cuales pueden pasar desapercibidos si no se lleva una correcta gestión de los mismos o si no hay un flujo de trabajo claro.
Las empresas con Value Leakage pueden implementar programas para hacerse cargo de estas situaciones. Estos permiten no solo detectar, reparar y recuperar estas pérdidas. Un buen trabajo especializado puede ayudar a prevenir pérdidas futuras. Por ejemplo:
Procesos de control especializados paralelos a las auditorías existentes.
Con este tipo de acciones, se pueden recuperar costos perdidos y generar ahorros sustantivos que pueden mejorar el valor de la empresa. De acuerdo a Ernst and Young, una mejora del 1% en el EBITDA requiere de un aumento del 10% en los ingresos, con lo que aspectos como el cumplimiento de los contratos y una clara comunicación entre las partes puede tener un impacto en el balance final.
Los contratos disminuyen el Value Leakage cuando:
Es importante alinear a la empresa de acuerdo a parámetros comunes en sus reglamentos y niveles de servicio. Esto permite:
Para ello, es clave mejorar el control de la ejecución de contratos. Las empresas deben estudiar y revisar la estructura de los contratos comerciales, para que sigan las mejores prácticas del mercado en aspectos como:
Una mala administración de los contratos puede generar pérdida de valor en las transacciones comerciales que oscilan entre un 17 y un 40% (Fuente: KPMG). Por ello, es fundamental que las empresas consideren este ítem a la hora de evaluar su EBITDA, algo que podría incrementarse con consejos y prácticas como las que acabamos de revisar
A continuación, se abordan una serie de puntos a considerar al momento de elegir entre una opción u otra.
Se suele pensar que la mejor manera de resolver las necesidades específicas de las distintas áreas de la empresa es desarrollando una solución interna hecha a la medida. No obstante, uno de los mayores desafíos de este tipo de iniciativas es lograr determinar con claridad las problemáticas a resolver para luego implementar una solución que satisfaga las necesidades de todas las áreas, algo que no siempre es bien logrado, ya que -dados los limitados recursos- se opta por desarrollar soluciones intermedias y los usuarios terminan adaptándose a un producto que no satisface por completo sus necesidades.
Por su parte, los softwares que operan bajo el modelo SaaS -acrónimo de Software as a Service, o software como servicio- incorporan las mejores prácticas de la industria en base a la experiencia acumulada durante años con los distintos clientes. En consecuencia, son capaces de satisfacer gran parte de las necesidades de gestión de contratos en todas las áreas de la empresa.
Por lo general, al desarrollar un software a la medida se considera una cantidad limitada de funcionalidades para poder llevar a cabo el proyecto, esto tiene como consecuencia que cada modificación posterior sea postergada hasta que se cuente con las suficientes funcionalidades para realizar un nuevo proyecto ¿el resultado? usuarios que esperan indefinidamente por funciones críticas para el desempeño de su trabajo.
En el caso de las plataformas SaaS, la misma competencia las lleva a mantener sus sistemas actualizados sin que el usuario incurra en gastos adicionales ni se requiera de la evaluación de un nuevo proyecto. Es decir, está garantizado que el producto evolucionará con el tiempo según las necesidades de sus usuarios.
Por otra parte, las soluciones SaaS -generalmente- aplican técnicas de desarrollo ágiles que les permiten hacer ajustes rápidamente. Prueba de ello es Webdox, que entrega tecnología de vanguardia, actualizando de manera constante la plataforma y cuenta con un equipo de soporte preparado para resolver cualquier contingencia.
Si un desarrollo propio es bien planificado, es de esperar que pueda integrarse con los sistemas existentes en la compañía, no obstante estas integraciones también están limitadas a los sistemas que se definan al momento de evaluar el proyecto, por lo que, si con el tiempo la empresa adquiere nuevos software, se requerirá la intervención del equipo de desarrollo para integrar los nuevos sistemas, los cuales pueden ser incompatibles con la solución desarrollada.
En lo que respecta a las plataformas SaaS, estas están pensadas para integrarse a software de terceros. La mayoría de ellas vienen con API´s abiertas que funcionan como conectores entre una y otra aplicación, permitiendo el intercambio de información de manera ágil y segura.
Un desarrollo web a la medida puede tardar meses o incluso años, dependiendo de la complejidad de la aplicación y el tamaño de la empresa.
En el caso de un sistema SaaS, la implementación es muy ágil y el usuario solo debe pagar la suscripción para empezar a utilizarlo, estando disponibles las configuraciones necesarias para , con velocidad, operar la herramienta. Una vez culminada la etapa de implementación y capacitación el usuario es capaz de manejar todas las características del programa, proceso que se lleva a cabo de manera muy expedita, ya que las plataformas están diseñadas para que su uso sea intuitivo y rápido, permitiendo esto un oportuno retorno sobre la inversión sobre el sistema que se utilice.
También hay que tener presente que el mantenimiento del software a la medida corre por cuenta de la empresa, mientras que el de las soluciones SaaS es asumido por el proveedor del servicio. Asimismo, la instalación de esta última es simple y no requiere de recursos propios de IT, que sí pueden ser exigidos por los software personalizados.
Por otro lado cabe destacar uno de los aspectos más valorados en la modalidad SaaS es el soporte en línea, el cual siempre se encuentra disponible para atender las inquietudes y eventuales dificultades que puedan presentarse. Esta es una de las características más distintivas del software como servicio, ya que más que una solución informática , es un servicio permanente , el que incorpora soporte y mejora continua para las empresas.
En el ebook "Why Legal Tech Does Not Work", - de la consultora australiana especializada en servicios legales, Plexus- se abordan los motivos por los cuales suele fallar la implementación de tecnología legal (entre las que se cuentan las herramientas para la gestión de contratos), específicamente desde la gerencia legal, que es uno de los actores relevantes en la gestión de contratos. En este documento, se señala que el segundo error más común es precisamente el esfuerzo por desarrollar este tipo de tecnología de manera interna, perdiendo alrededor de 9 meses en el intento, cuando se podría haber recurrido a servicios especializados con un menor tiempo de implementación y a una fracción del costo.
Una solución hecha a la medida debiese ser considerada solo en el caso que la problemática a solucionar se cuente como un elemento diferenciador para la empresa, ya que para otras necesidades de soporte empresarial -como la gestión de los contratos- existen soluciones altamente especializadas y capaces de ofrecer un servicio de altísimo nivel a un menor costo, como Webdox. Es decir, siempre es recomendable cumplir con la máxima de enfocar los recursos en la propuesta de valor de la empresa y contar con la ayuda de expertos para las funciones de soporte de negocios.
En el caso de los CRM -plataformas diseñadas para que las empresas puedan mejorar el contacto con clientes y prospectos- los beneficios van desde el seguimiento de clientes hasta el cierre de negocios.
La integración de un CLM con el CRM de tu empresa permite:
Por otro lado, los ERP entregan a las empresas la capacidad de tener una visión macro de áreas como stock de productos, remuneraciones, pago de proveedores y monitoreo de flota. Sin embargo, la integración de sistemas de información como éstos con un sistema CLM -acrónimo de Contract Lifecycle Management, o Administración del Ciclo de Vida de los Contratos-, podría generar importantes beneficios.
Disminución en los tiempos de revisión y aprobación de contratos. Revisión automatizada de los términos contractuales. Control financiero-contractual automatizado Mejorar la relación con proveedores. Optimización en los ciclos de compra. Estandarización de procesos.
En la actualidad, apoyarse en la tecnología no es una opción: es una obligación. En ese sentido, la integración de sistemas de información puede generar importantes beneficios económicos para las empresas, tales como:
Tanto en la relación con clientes (CRM), como en la administración de los procesos de diversas áreas de una empresa (ERP), los contratos que se generan implican derechos y deberes que, de no cumplirse, podrían acarrear costos que no estaban considerados inicialmente.
Siendo así, la integración con las plataformas antes mencionadas permite a las empresas disminuir el riesgo de incurrir en costos ocultos, optimizando sus recursos y elevando los márgenes de ganancia. Esto, gracias a la mayor visibilidad de los términos estipulados, pudiendo administrar los contratos de tal manera que no generen números en contra.
Un sistema CLM integrado a un CRM o ERP permite a las empresas tener un mayor control de los recursos con que cuentan las diversas áreas de una compañía. El trabajo conjunto de estas plataformas permite tener una mejor administración de éstos, disminuyendo gastos innecesarios y permitiendo a las empresas aprovechar al máximo cada peso con que cuentan.
Además de lo anterior, la integración con plataformas como un CRM o un ERP permite a las distintas áreas una contratación estratégica al tener total transparencia, por ejemplo, a la hora de negociar un contrato con diversos proveedores, pudiendo optar por el que ponga una mejor oferta en la mesa.
La integración de sistemas de información permite a las empresas no solo mejorar sus procesos cotidianos, sino también optimizar sus recursos y disminuir costos en diversos aspectos.
No obstante, para saber a ciencia cierta qué tan factible es invertir en un sistema de estos y determinar el aporte que puede hacer a la consecución de los objetivos estratégicos y financieros de la organización, resulta imprescindible saber cómo determinar su Retorno de la Inversión o ROI (acrónimo del inglés Return On Investment). Por fortuna, se trata de un procedimiento menos complejo de lo que parece.
Generalmente, el Retorno de la Inversión se calcula mediante la aplicación de una simple fórmula:
No obstante, en el caso de un software de gestión de contratos -como en el de cualquier activo informático- resulta complejo determinar las utilidades que este sistema reportará al negocio. Por eso, para una estimación confiable y transparente del Retorno de la Inversión, es necesario tener presente los ahorros (en cifras concretas) que la implementación de dicho software supone para una organización, por supuesto, a través de todo el ciclo de vida de los contratos.
Antes de revisar en detalle las cifras concretas de los ahorros a través del ciclo de vida de los contratos es importante tener en consideración que existen diversos procesos contractuales, dentro de los cuales aparecen como los más comunes aquellos procesos en donde la empresa actúa como vendedora (contratos con clientes) y aquellos en los que la empresa actúa como compradora (contratos con proveedores).
La intensidad con que cada empresa se vea envuelta en cada uno de estos procesos determinará el tipo de ahorro, así por ejemplo, cifras asociadas a los ingresos de la compañía como un “4% extra en los ingresos al acortar las negociaciones de los contratos”, o un “5% de aumento en los ingresos asociados a renovaciones de contratos”, aplican cuando la organización hace las veces de vendedora.
En el caso que la empresa asuma el rol de compradora, dichas cifras no aplican, pero sí proceden otras como un “3% de ahorro en órdenes de compra al consolidar la información” u otros ahorros asociados a la cadena de suministro.
A grandes rasgos, una herramienta para la gestión de contratos tiene un impacto en las distintas etapas -enmarcadas en el ciclo de vida de los contratos- que resultan determinantes a la hora de estimar el ROI:
Ahorro medio de 4 dólares por cada nueva solicitud, gracias a que toda la información se encuentra centralizada y estandarizada (Fuente: Aberdeen Group).
Disminución de un 19% de los tiempos empleados en creación, negociación y validación contractual (Fuente: Aberdeen Group), además de generar un aumento de 4% de los ingresos anuales al acotar las negociaciones de los contratos (Fuente: IACCM).
Reducción de un 99% del tiempo en el proceso de firma electrónica versus la tradicional (Fuente: Signaturit).
Ahorro del 5% de los ingresos de las empresas en seguimiento y administración de contratos después de la firma (Fuente: Goldman and Sachs), además de un 3% de ahorro en órdenes de compra al consolidar la información contractual (Fuente: Aberdeen Group).
Control de fechas e hitos clave. Ahorro medio de 2.1 millones de dólares al año al evitar sanciones y multas por incumplimiento contractual y exigir el cumplimiento de las obligaciones tomadas por terceros. (Fuente: Association of Corporate Counsel).
Renovación o finalización de contratos. Incremento medio de un 5% de los ingresos asociados a la renovación de documentos contractuales (Fuente: Association of Corporate Counsel).
El Retorno de la Inversión de un software de gestión de contratos puede oscilar entre un 80% y un 1.000% (incluso más). Por supuesto, el resultado exacto dependerá de la cantidad de contratos que se administren a través del sistema y del tiempo promedio en la firma de los mismos, pero también de variables como:
En todo caso, plataformas como Webdox simplifican por completo la gestión de los contratos, optimizando la velocidad de ejecución de los mismos y reduciendo al mínimo los errores asociados a la administración manual de este tipo de documentos. Por lo tanto, su implementación garantiza un alto porcentaje de ROI, especialmente porque, al tratarse de un software alojado en la nube, ofrece a sus clientes precios realmente asequibles.
Además, si necesitas una cifra exacta en cuanto al ROI que este tipo de herramientas puede generar para tu empresa, basta con que te contactes con alguno de nuestros consultores y podrás obtener este dato.
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