O que é um software de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos (CLM)?

Imagine um software que não apenas envolve o departamento jurídico na criação e administração de contratos, mas também permite a participação de todas as áreas da empresa e terceiros de maneira ágil e eficiente. Descubra o que é um CLM neste artigo.

O que é um CLM ou Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos?

Um software de CLM é a gestão dinâmica e sistemática dos contratos de uma organização, desde sua solicitação até sua adjudicação, cumprimento, processos de assinatura e renovação. Atualmente, isso é alcançado por meio do uso de um software de CLM criado para esse fim, como é o caso do Webdox.

O ciclo de vida do contrato começa com as solicitações do mesmo e termina quando essas solicitações são completamente atendidas, com possibilidade de renovação.

Nesse sentido, um software de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos (CLM), além de digitalizar documentos legais, abrange completamente todo o processo de criação e gestão dos mesmos, pois automatiza, consolida e agiliza processos, arquivos e comunicações para uma gestão contratual e compliance adequadas dentro da organização.

A automação de contratos é um mundo a ser explorado! Continue lendo e junte-se à era da transformação digital contratual.

O que é o ciclo de vida de um contrato?

Para entender em profundidade o que é um CLM, é importante primeiro compreender as etapas que compõem o processo contratual, que são bastante similares em várias áreas de uma empresa e setores.

• Etapa Pré-Assinatura ou Redação: Destacam-se a eficiência, colaboração, rastreabilidade e qualidade nos processos de geração de contratos.
• Etapa de Assinatura: São aplicados diferentes tipos de assinatura, incluindo assinatura em massa, assinatura eletrônica simples e avançada, para garantir a eficiência e a segurança nos processos de assinatura.
• Etapa Pós-Assinatura: Organização, controle e gestão não apenas do repositório digital de documentos, mas também da gestão do que foi acordado por meio de alertas e notificações.

As 9 fases de um contrato durante seu ciclo de vida

Particularmente no Webdox, focamos na automação e controle da gestão de todo o ciclo de vida do contrato de forma integrada, abrangendo suas 9 etapas e transformando os contratos em ativos comerciais estratégicos, garantindo que tanto a geração quanto a execução dos mesmos sejam tratadas de forma transversal e colaborativa na organização.

Solicitação: Pedido de criação de contratos por parte de um cliente interno/externo.

Elaboração: Geração da primeira versão do documento contratual.

Colaboração e Negociação: Colaboração entre as partes sobre os termos e conteúdos do contrato.

Aprovação: Aprovação final dos principais tomadores de decisão.

Assinatura: Assinatura do contrato por ambas as partes.

Busca: Processo de busca de contratos ou documentos para revisão, controle ou gestão.

Monitoramento e Gestão: Gestão de marcos proibitivos/obrigações e documentos relacionados.

Relatórios e Análises: Todos os tipos de análises do processo, bem como do conteúdo dos contratos.

Termos e Renovação: Processo final em que o contrato é encerrado ou renovado de acordo com suas condições.

Funcionalidades de um CLM ou Software de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos

Embora as funcionalidades-chave de um software de gerenciamento de contratos possam variar de acordo com o fornecedor e a solução específica de CLM, o Webdox oferece uma ampla gama de ferramentas especializadas que permitem às organizações administrar seus contratos de maneira eficiente.

As principais funcionalidades do Webdox são as seguintes:

s).- Solicitações: A funcionalidade de Solicitações permite criar e gerar contratos de maneira rápida e eficiente usando modelos predefinidos e personalizáveis. Isso agiliza o processo de criação de contratos e garante consistência na redação e estrutura dos mesmos.

Com essa funcionalidade, é possível ter um acompanhamento claro e visibilidade do status das solicitações de contratos em tempo real, colaboração efetiva, padronização no conteúdo dos documentos e uma gestão contratual mais ágil e eficiente.

b).- Workflows: A solução de Workflows permite criar fluxos de trabalho personalizados e estruturados para o gerenciamento e assinatura de contratos entre as áreas e partes interessadas do processo contratual, tanto internas quanto externas à organização.

Os usuários podem atribuir tarefas, estabelecer fluxos de trabalho de aprovação e realizar revisões colaborativas dos contratos para agilizar o processo de negociação e aprovação.

A funcionalidade permite que os usuários participem das diferentes etapas de gerenciamento do contrato, por meio do portal de colaboração com terceiros, e ajustem-no de acordo com as necessidades e requisitos legais de cada documento. Com uma interface intuitiva que fornece rastreabilidade máxima, os Workflows facilitam a atribuição de tarefas e responsáveis, automatizam revisões e otimizam a colaboração.

c).- Assinatura eletrônica: As assinaturas eletrônicas simples e avançadas do Webdox fornecem uma maneira segura, conveniente e legalmente vinculante de assinar contratos e outros documentos. Isso permite que os usuários assinem eletronicamente a qualquer momento e em qualquer lugar, garantindo a segurança, autenticidade e conformidade regulatória das assinaturas eletrônicas feitas por meio da plataforma.

A assinatura eletrônica simples do Webdox possui diferentes níveis de validação para garantir a segurança do processo, com certificação da Digicert, um provedor reconhecido mundialmente. Por sua vez, a tecnologia de assinatura eletrônica avançada permite assinar qualquer documento e/ou instrumento privado/público, verificando a autoria da assinatura, garantindo a integridade e a não repudiação legal dos documentos.

e).- Repositório: Essa funcionalidade permite armazenar e gerenciar documentos e contratos de forma centralizada em um ambiente compartilhado com níveis de permissões personalizados.

Os usuários podem fazer upload e gerenciar contratos, anexos, termos e condições e outros documentos relevantes em um local seguro e de fácil acesso. Além disso, o Repositório permite a colaboração e a troca segura de documentos entre os membros da equipe, agilizando o fluxo de trabalho e melhorando a visibilidade e o controle dos contratos em toda a organização.

f).- Relatórios: Os relatórios do Webdox permitem ter uma análise abrangente do desempenho dos contratos. Os usuários podem acessar dados e métricas-chave, como tempo médio de negociação, taxa de cumprimento de contratos, custos associados e outros indicadores relevantes.

Esses relatórios ajudam a avaliar a eficiência e o impacto dos contratos na organização, permitindo tomar decisões informadas com controle total do processo contratual, com navegação fácil e alertas com base em marcos-chave para renovação ou término dos acordos contratuais.

Qual problema o software de CLM resolve?

O problema que o software de CLM resolve é a ineficiência e o risco associados à gestão manual de contratos. As empresas que não implementam essa solução precisam lidar com um processo de gestão de contratos que envolve um trabalho tedioso e propenso a erros humanos.

As diferentes áreas envolvidas devem revisar e redigir contratos, acompanhar as datas de vencimento, monitorar os termos e condições e manter um registro adequado de todos os documentos relacionados, tudo manualmente.

Em contrapartida, um software de CLM automatiza grande parte desse processo. Permite que os usuários criem e armazenem modelos de contratos e tenham controle total sobre suas versões, gerem contratos personalizados usando dados predefinidos, acompanhem automaticamente as datas de vencimento e lembretes e armazenem todos os contratos em um repositório centralizado.

Além disso, o software pode ajudar a agilizar o processo de revisão e aprovação, permitindo colaboração online e fluxo de trabalho automatizado.

Ao usar um software de CLM como o Webdox, as organizações podem alcançar uma gestão mais eficiente e precisa de seus contratos. Isso se traduz em redução de erros humanos, diminuição dos tempos de resposta, melhor cumprimento de prazos e maior controle sobre os termos e condições contratuais.

Além disso, soluções como o Webdox CLM fornecem maior visibilidade e transparência no processo de gestão de contratos, facilitando o monitoramento e a geração de relatórios para alcançar relacionamentos comerciais duradouros, justos e transparentes.

Los beneficios de um software CLM

Se um CLM cobre todo o ciclo de vida do contrato, ele pode oferecer os seguintes benefícios para as empresas:

• Centralização e economia de tempo em solicitações contratuais.
• Redução nos tempos de criação, aprovação e negociação de contratos.
• Agilidade e integração nos processos de aprovação e assinatura de contratos.
• Monitoramento de contratos em sua fase de criação, negociação e aprovação.
• Acesso rápido e oportuno aos contratos em toda a organização.
• Assinatura eletrônica mais rápida, remota e segura.
• Controle de marcos e datas importantes pós-assinatura.
• Armazenamento e controle de gestão sobre os contratos.
• Controle de risco contratual, gestão de obrigações e conformidade.

Com um software CLM, é possível visualizar cada fase e processo com suas respectivas informações e rastreamento, para dar rastreabilidade a qualquer estágio do processo contratual e a todo o conteúdo dentro do contrato. Integrar um CLM traz uma série de benefícios para a Gerência Jurídica e todas as áreas das empresas em geral:

Flexibilidade

Se adapta facilmente às ferramentas da organização para gerenciar os contratos, controlando os processos de solicitação e criação de contratos de forma fácil, com aprovações e orientado para a sistematização de cada empresa.

Usabilidade

É uma ferramenta que permite o gerenciamento de contratos de forma simples e intuitiva, oferecendo uma interface e experiência do usuário amigáveis para todas as etapas da geração de contratos.

Inteligência

Permite tomar decisões acertadas com base nas informações dos contratos. Você pode gerar alertas específicos (e gerais com base em seus tipos de contratos) sobre datas, marcos, renegociações, etc.

Controle financeiro

Maior controle de todos os aspectos financeiros associados à execução dos contratos, com acesso a todos os acordos em um só lugar, controle de termos e condições financeiras, validação de preços e termos de pagamento, assinatura eletrônica e integração com software ERP.

Para toda a empresa

permite ter todos os contratos centralizados e sempre disponíveis, permitindo que cada área da empresa acesse os repositórios de seus contratos, compartilhando informações apenas com as pessoas que possuem as permissões e acessos necessários.

Oportuno

no momento certo, a gerência pode exigir obrigações, cumprir auditorias, redações e edições.

Destacado

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Quem usa software CLM?

Dependendo de suas características, normalmente o software CLM é utilizado por empresas de diversos setores e tamanhos para gerenciar e controlar eficientemente seus processos contratuais.

No entanto, são soluções ideais e cada vez mais solicitadas por grandes empresas que lidam com um alto volume e tipos de contratos.

A gestão de um grande volume de acordos pode ser um desafio complexo para empresas maiores, mas com o Webdox CLM, as organizações podem automatizar tarefas repetitivas, como a geração de contratos e o aviso de vencimentos, economizando tempo e reduzindo erros.

Além disso, a ferramenta oferece recursos avançados de rastreamento e lembrete, o que ajuda a garantir o cumprimento dos termos e condições acordados, destacando também seu Add On de geração e assinatura em massa, que permite assinar a partir de um modelo de contrato, em massa e de forma assíncrona, com várias pessoas ao mesmo tempo, usando dados específicos de cada parte.

Uma vez que grandes empresas frequentemente lidam com contratos complexos, o Webdox CLM permite armazenar e organizar todos os contratos em um só lugar. Isso facilita o acesso e a busca rápida por informações relevantes, mesmo quando os contratos envolvem várias partes, cláusulas personalizadas e termos específicos, conectando assim a área jurídica com os outros departamentos da empresa.

A colaboração e os fluxos de trabalho também são aspectos importantes em grandes empresas. Com o Webdox CLM, os usuários podem compartilhar e editar contratos com segurança e em tempo real, definir permissões de acesso e acompanhar revisões, versões e aprovações.

Isso promove a melhoria contínua da empresa e, consequentemente, a comunicação interna e com terceiros, além de fornecer total eficiência ao processo contratual.

Como um software CLM beneficia a Gerência Jurídica

Uma gestão ineficiente e a falta de colaboração entre áreas na administração de contratos geram uma cadeia de problemas para os gerentes jurídicos, desde caixas de entrada de e-mail sobrecarregadas e duplicidade de contratos até a incerteza se um contrato já saiu da área jurídica ou se sua renovação será mais um problema do que um benefício.

Nesse sentido, um software CLM é uma ferramenta fundamental tanto para advogados quanto para gerentes jurídicos, pois conecta a equipe jurídica a todas as áreas de negócio, possibilitando um processo contratual ágil, eficiente e transparente.

Além disso, é também importante para qualquer profissional que lida com contratos de compras, fornecedores, vendedores e consultores durante a negociação do contrato, bem como para Recursos Humanos.

A realidade é que uma grande quantidade de erros na gestão jurídica poderia ser evitada se os processos e ciclos de um documento fossem cuidados. Registrar cada fase contribui para gerenciar de forma transversal qualquer informação-chave e gerar responsabilidade, economizando tempo e recursos.

Implementar um software CLM permite informar de forma inteligente as partes se as regras e/ou os termos do contrato foram cumpridos, enquanto as obrigações e o cumprimento podem ser monitorados para garantir que os participantes atendam às expectativas.

Além disso, a solução é capaz de enviar alertas com base em datas ou marcos importantes, além de organizar facilmente cada contrato em um repositório ou biblioteca eletrônica, seguindo critérios específicos. Essa solução automatizada permite:

• Padronizar a comunicação da Gerência Jurídica com todos os clientes internos de diferentes áreas dentro da organização.
• Gerenciar a carga de trabalho dos advogados e a atribuição de tarefas.
• Administrar o conteúdo de contratos e documentos legais.
• Controlar processos por meio do uso de indicadores para medir a criação, negociação e aprovação de contratos.

Em resumo, utilizar um software CLM para a gerência jurídica auxilia a área a ter controle sobre cada fase do ciclo de vida do contrato, rastreando sistematicamente todos os detalhes de cada etapa do processo e transformando o gerente jurídico em um impulsionador do negócio.

O que deve ser levado em consideração ao escolher um software CLM?

Para escolher um software de Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato que atenda às expectativas do negócio, há vários aspectos importantes a serem considerados. Abaixo estão alguns deles:

a).- Funcionalidade e recursos: é fundamental avaliar as funcionalidades e recursos oferecidos pelo software CLM. Alguns aspectos a serem considerados podem ser a capacidade de armazenamento e gerenciamento de contratos, automação de fluxos de trabalho, alertas e lembretes, geração de relatórios, integrações com outras ferramentas e a possibilidade de personalizar e adaptar o software às necessidades específicas da empresa.

b).- Usabilidade e interface: a usabilidade do software CLM é um fator-chave para sua adoção e execução efetiva. É importante avaliar a interface do usuário, a intuitividade da navegação e a facilidade de uso em geral. Um software CLM com uma interface amigável e fácil de entender facilitará a adoção pelos usuários e reduzirá a curva de aprendizado.

c).- Segurança e conformidade: a segurança dos dados e o cumprimento das normas são aspectos cruciais ao escolher um software CLM. É fundamental garantir que o software ofereça medidas sólidas de segurança, como criptografia de dados, arquitetura robusta, autenticação de usuários e auditorias de registros. Além disso, é importante verificar o cumprimento associado à segurança e privacidade das informações.

c).- Integrações e escalabilidade: outro aspecto fundamental é verificar se o software CLM se integra a outras ferramentas ou sistemas que a empresa utiliza, o que pode ser limitado no caso de software desenvolvido internamente ou personalizado.

A capacidade de integração com sistemas de gerenciamento de documentos, sistemas de gerenciamento empresarial (ERP) ou outras ferramentas de gerenciamento existentes pode ser fundamental para maximizar a eficiência e a produtividade. Além disso, certifique-se de que o software seja escalável e possa se adaptar ao crescimento da empresa.

d).- Suporte e serviço ao cliente: avaliar o nível de suporte e serviço ao cliente oferecido pelo fornecedor do software CLM é outro aspecto importante a ser considerado. É importante contar com uma equipe de suporte local que possa fornecer assistência em caso de problemas técnicos 24/7 e responder prontamente a todas as consultas ou solicitações de treinamento.

e).- Custo e retorno do investimento (ROI): um último aspecto importante a ser considerado ao avaliar um software CLM é sua relação com o valor e os benefícios que trará para a empresa. Avaliar o potencial retorno do investimento em termos de economia de tempo, redução de erros, melhoria da eficiência e conformidade contratual são parâmetros mínimos a serem considerados.

Em que o Webdox se diferencia de outros CLMs?

O Webdox CLM se diferencia de outros softwares de Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato em vários aspectos. A seguir, são apresentadas algumas diferenças destacadas:

Experiência e foco em contratos

O Webdox CLM foi criado em 2012 com a missão de solucionar um problema real: a falta de acesso, controle e eficiência na gestão de contratos. Atualmente, o Webdox conta com mais de 180 clientes em 11 países da América Latina e é a plataforma em espanhol mais confiável para impulsionar acordos, o que lhe confere ampla experiência e um foco especializado na gestão de contratos.

Ele foi projetado especificamente para lidar com os desafios relacionados a contratos em grandes empresas e lidar com grandes volumes de acordos. A plataforma é otimizada para a gestão eficiente de contratos complexos e oferece recursos avançados que se adaptam às necessidades específicas de gestão contratual.

Flexibilidade e personalização

O Webdox CLM se destaca por sua capacidade de se adaptar e personalizar de acordo com os requisitos de cada empresa. Ele oferece uma ampla gama de opções de configuração e personalização que permitem ajustar a plataforma aos fluxos de trabalho e processos exclusivos de cada organização. Isso proporciona maior flexibilidade e uma solução mais adequada às necessidades exclusivas de cada negócio.

Facilidade de uso e interface intuitiva

O painel de controle do Webdox CLM é intuitivo e fácil de usar, o que facilita a adoção e o uso pelos usuários. A interface da plataforma foi projetada para uma navegação simples e uma disposição clara dos recursos, ajudando os usuários a encontrar e acessar rapidamente as informações relevantes.

Automação e fluxos de trabalho eficientes

O Webdox CLM oferece recursos poderosos de automação e fluxos de trabalho, permitindo agilizar e simplificar os processos relacionados a contratos. Com recursos como geração automática de documentos legais, lembretes de vencimento e acompanhamento de tarefas, a plataforma ajuda a reduzir erros, economizar tempo e otimizar a eficiência na gestão de contratos.

Além disso, seus fluxos de trabalho permitem criar processos de negócios personalizados e estruturados para a gestão contratual, com fases configuráveis com regras e responsáveis, digitalização de fluxos de trabalho com etapas de rascunho, negociação, aprovação, assinatura e classificação.

Colaboração e visibilidade

O Webdox promove a colaboração entre áreas e com terceiros, fornecendo maior visibilidade dos contratos para as diferentes equipes e departamentos envolvidos. Ele permite o compartilhamento seguro de contratos, atribuição de permissões de acesso e acompanhamento de revisões e aprovações. Isso melhora a comunicação interna e externa, facilitando a colaboração efetiva no ciclo de vida dos contratos.

Suporte local e serviço ao cliente

OWebdox se destaca por seu sólido suporte com conhecimento da realidade local e seu serviço ao cliente 24/7. A equipe de suporte está disponível para resolver dúvidas, oferecer suporte técnico e fornecer orientação no uso da plataforma. Além disso, são fornecidos recursos de treinamento, como documentação detalhada e tutoriais, para ajudar os usuários a aproveitar ao máximo a solução.

Em conclusão, os softwares de Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato (CLM), como o Webdox CLM, tornaram-se uma ferramenta essencial para grandes empresas que lidam com grandes volumes de contratos. Com seu foco especializado, recursos avançados e capacidade de personalização, o Webdox CLM oferece uma solução eficaz e eficiente para gerenciar e automatizar contratos de forma abrangente.