Realizar uma gestão eficaz de contratos é crucial, pois ajuda a prevenir problemas legais e financeiros, além de aumentar a transparência e eficiência em todos os processos comerciais.
No entanto, sem uma estratégia eficaz, as empresas não teriam uma direção clara nem a certeza de que estão sendo bem-sucedidas em suas metas e objetivos contratuais. Nesse sentido, para avaliar a eficácia da gestão de contratos, é necessário considerar certos Indicadores Chave de Desempenho (KPI) que permitem medir sua eficiência e eficácia.
Os KPIs de gestão de contratos mais importantes a seguirOs KPIs de gestão ou Indicadores Chave de Desempenho, são indicadores de contratos chave de rendimento que permitem contar com um diagnóstico do estado ou área de uma empresa, com o objetivo de alcançar as metas e objetivos previamente estabelecidos.
Nesse sentido, uma boa e equilibrada relação contratual entre as partes envolvidas é um pré-requisito para um processo bem-sucedido. Ou seja, todo projeto empresarial que envolva a gestão de contratos deve descrever de maneira adequada e detalhada o que será realizado para executar a estratégia sem contratempos.
As entregas de bens ou serviços geralmente são realizadas com agentes externos na forma de fornecedores. Se, por exemplo, o projeto for para adquirir um bem, é importante fazer as seguintes perguntas:
- É uma boa ideia envolver o fornecedor?
- Quais são os melhores critérios para escolher fornecedores?
- Como negociar? (Deve-se negociar com um ou vários?).
- Que tipo de relação se espera e como pode ser melhor regulada?
- Como será compensada (paga) a entrega?
Uma vez resolvidas as perguntas preliminares, chega o momento de avaliar e fazer um acompanhamento do progresso e desempenho dos contratos, para o que se utilizam os KPIs para a gestão de contratos.
Ao monitorar esses KPIs, pode-se obter conhecimento valioso sobre o desempenho de cada acordo e utilizar esta informação para desenhar estratégias que otimizem e melhorem os resultados tangíveis dos projetos e iniciativas atuais.
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A seguir, detalham-se os quatro KPIs mais importantes para uma gestão de contratos eficaz.
1.- Eficiência do contrato
A eficiência do contrato é o primeiro KPI que afeta as margens de lucro de toda empresa, portanto deve-se focar nos objetivos de administração do contrato, ciclos de contratação e tempos de resposta para melhorar a tomada de decisões operacionais.
Para medir a eficiência, é importante monitorar a duração do ciclo de vida do contrato, desde a negociação até a assinatura e a renovação, para avaliar a duração e o fechamento dos negócios, identificar gargalos e tomar decisões informadas para melhorar a estrutura dos acordos.
Também devem ser considerados os custos associados ao processo de gestão de contratos, como os custos de recursos humanos, software e outros gastos gerais. A gestão de contratos eficiente permite às empresas economizar tempo e dinheiro, o que se traduz em um aumento na rentabilidade e uma redução nos custos operacionais.
O KPI de Eficiência do Contrato pode ser medido através dos seguintes pontos:
- Período de tempo entre a redação do contrato e a assinatura do mesmo: Este indicador pode ser medido pelo tempo decorrido desde que se finalizou o rascunho do contrato até que se assina o documento final. Esta métrica é útil para identificar gargalos no processo de redação e negociação do contrato.
- Tempo de processamento do contrato: refere-se ao tempo necessário para processar um contrato completo desde o início até a conclusão, incluindo a revisão, negociação e aprovação do mesmo. Uma medição cuidadosa deste indicador pode ajudar a identificar áreas de melhoria no processo para acelerar a velocidade do processo contratual, e assim reduzir os atrasos na assinatura.
O que é um KPI na gestão de contratos?
Um KPI na gestão de contratos é uma métrica usada para avaliar e medir o desempenho dos processos e resultados relacionados à gestão contratual. Esses indicadores gestão de contratos chave ajudam as organizações a avaliar o risco de seus acordos e a melhorar a eficácia e eficiência de seus processos comerciais e de contratação.
2.- Eficácia do contrato
A eficácia do contrato refere-se à capacidade de um contrato cumprir seus objetivos e metas estabelecidos. Para medir a eficácia do contrato, é importante avaliar se estão sendo cumpridos os termos e condições estabelecidos no mesmo, os prazos, e se estão sendo alcançados os objetivos comerciais esperados.
Também é importante monitorar qualquer problema ou conflito que surja durante o processo de gestão de contratos e como são resolvidos.
Este KPI pode ser desmembrado da seguinte maneira:
- Número de contratos: Este indicador ajuda a rastrear e monitorar a quantidade de contratos que foram fechados em um período de tempo específico. Isso pode ser útil para avaliar a carga de trabalho por área, identificar tendências na quantidade de contratos fechados e avaliar o desempenho geral da equipe de contratação.
- Pontuação/Eficácia do contrato: foca em avaliar a qualidade do contrato e sua efetividade para cumprir com os objetivos estabelecidos. Podem-se usar diferentes critérios para avaliar a eficácia do contrato, como a satisfação do cliente, o cumprimento dos prazos, a qualidade do trabalho entregue, etc.
- Taxas de renovação de contrato: mede o percentual de contratos que foram renovados em um período de tempo específico. As taxas de renovação de contrato são um indicador importante da satisfação do cliente e da qualidade do trabalho entregue. Se as taxas de renovação são altas, isso indica que os clientes, em geral, estão satisfeitos. Por outro lado, se as taxas de renovação são baixas, isso pode indicar problemas com a qualidade do trabalho entregue ou com a experiência pós-venda do cliente.
3.- Valor do contrato
O valor do contrato é um KPI muito importante, pois permite às empresas medir a contribuição financeira de um acordo específico e seu impacto nos ingressos da organização.
A seguir, especificam-se os indicadores mais importantes deste KPI:
- Valor do contrato anualizado: métrica utilizada para calcular o valor do contrato anualmente, o que ajuda as empresas a compreender quanto um contrato contribuirá para seus ingressos anuais. Este cálculo é realizado multiplicando o valor total do contrato pelo número de anos de duração do mesmo e dividindo-o pelo número de anos.
- Desempenho de obrigações contratuais: Este ponto refere-se à avaliação do cumprimento das obrigações contratuais por ambas as partes para evitar multas custosas e garantir que se cumpram os marcos-chave.
As empresas devem monitorar continuamente o desempenho do fornecedor ou cliente para assegurar-se de que estão sendo cumpridas todas as obrigações estipuladas no contrato. Isso pode incluir prazos de entrega, qualidade do serviço ou produto entregue, cumprimento de regulamentações, entre outros aspectos.
- Tendências contratuais: as tendências históricas e a análise de desempenho ajudam a estabelecer planos futuros e replicar temas comuns daqueles contratos de alto desempenho. A análise das tendências contratuais ajuda as empresas a compreender como se comportam os contratos ao longo do tempo, o que permite às equipes de gestão identificar padrões e áreas de melhoria.
Ao analisar as tendências contratuais, as empresas podem obter informações valiosas sobre as condições do mercado, os riscos e oportunidades que podem surgir, bem como a eficácia das estratégias de negociação implementadas.
4.- Risco do contrato
A medição da variação nos termos do contrato e suas cláusulas padrão são necessárias para ter clareza em cada acordo e analisar o impacto de qualquer modificação - seja autorizada ou não - para assim antecipar e evitar possíveis disputas. Este KPI foca então em medir e avaliar os riscos associados aos contratos e seu cumprimento.
A seguir, detalham-se os aspectos mais importantes deste KPI:
- Variação entre as cláusulas padronizadas e termos do contrato: indicador que mede o grau de variação entre as cláusulas padronizadas e os termos do contrato personalizado. A falta de uniformidade nos termos do acordo pode aumentar o risco de inadimplência e possíveis problemas legais.
- Quantidade de acordos que vencem sem datas de renovação: indicador que permite medir o número de acordos que vencem sem uma data de renovação estabelecida. Isso pode aumentar o risco de interrupção do serviço ou da relação comercial se não se tomarem medidas oportunas para renovar o contrato.
- Assinatura propensa ao risco: análise da probabilidade de que a assinatura do contrato represente um risco financeiro ou legal para a empresa. Por exemplo, se um contrato é assinado sem uma revisão adequada ou sem a aprovação necessária, pode aumentar o risco de disputas legais, como indica a nota de “Due diligence - shooting the risk before the risk shoots us!” da World Commerce & Contracting.
O artigo indica que, embora careçamos de qualquer cenário livre de riscos, é fundamental que toda organização crie um ecossistema consciente de gestão de risco contratual para detectar e mitigar as vulnerabilidades desde o princípio, ou seja, antes que ocorram ou se tornem ameaças.
- Resolução de queixas: indicador chave que mede a quantidade de queixas que se recebem em relação ao contrato e a eficácia com as quais são resolvidas. Um alto número de queixas pode indicar problemas com o cumprimento do acordo ou com a qualidade do serviço prestado. Além disso, se as queixas não são resolvidas de maneira oportuna e efetiva, pode aumentar o risco de problemas legais ou a perda de clientes.
Em resumo, os quatro KPIs para a gestão de contratos mencionados permitem garantir uma gestão de contratos eficaz e reduzir o risco associado ao processo contratual. A variação nos termos do contrato, a falta de datas de renovação, a assinatura propensa ao risco, os atrasos na aprovação e as queixas não resolvidas são apenas alguns dos KPI contratos chave que devem ser monitorados e melhorados continuamente.
Não basta saber quais KPIs medir, também é necessário contar com um método confiável para a obtenção dos mesmos. Aqui a tecnologia desempenha um papel muito relevante, e é que todos os indicadores mencionados podem ser obtidos de forma automatizada utilizando um software para a gestão de contratos.
Embora existam diversas soluções de gestão contratual, Webdox CLM permite às empresas criar e gerenciar contratos de maneira mais eficiente, o que as ajuda a economizar tempo, reduzir custos e minimizar o risco. A ferramenta também permite armazenar e compartilhar documentos importantes de forma centralizada e segura, facilitando o acesso à informação a qualquer momento e lugar.
