Um dos principais problemas de gestão nas empresas é monitorar a gestão de risco com fornecedores na cadeia de suprimentos e prezar pelo cumprimento das condições contratuais, especialmente quando são serviços chave para a continuidade operacional da organização.
O que é gestão de fornecedores?
No âmbito do Procurement, a gestão de fornecedores é um processo meticuloso de gestão e melhoria das interações com os provedores externos que fornecem bens ou serviços. É o ato de encontrar, obter e gerenciar recursos e fornecedores que são vitais para as operações de uma organização. Isto inclui a avaliação dos seus pontos fortes e capacidades dentro de todo o ciclo de vida de fornecimento, com relação à estratégia empresarial.
A gestão de fornecedores estabelece a relação entre um comprador e um provedor, que está sujeita à obtenção de bens ou serviços e ao fornecimento destes para uma organização. O comprador, por sua vez, define o tipo de relação de trabalho que busca desenvolver com seus fornecedores.
Saber como negociar com fornecedores é uma competência fundamental para todos os gerentes e envolvidos nas compras e abastecimento.
Fases da gestão com fornecedores
As fases ou o fluxo de processos da gestão de fornecedores, são os passos que intervêm em uma relação eficaz entre o comprador e o fornecedor.
Passo 1: Qualificação
A qualificação do fornecedor é o primeiro passo do processo de gestão de fornecedores. É usado para avaliar os fornecedores e determinar se são suficientemente capazes de proporcionar os bens e serviços necessários, de acordo com os padrões estabelecidos pelo comprador.
Passo 2: Classificação
A classificação dos fornecedores é uma parte importante do processo de gestão do seu ciclo de vida. É a segmentação em quadrantes específicos em função de um conjunto pré-definido de parâmetros como o risco de abastecimento, o gasto total, o custo total da propriedade, a qualidade, a rentabilidade e o rendimento, entre outros.
Passo 3: Colaboração
A colaboração com os fornecedores é o processo que facilita um desenvolvimento mútuo entre ambas as partes, através da melhoria dos processos e a inovação dos produtos e serviços. Segundo uma recente pesquisa de McKinsey, as empresas que colaboram profundamente com os fornecedores, crescem duas vezes mais rápido do que seus pares que ignoram essa colaboração.
Passo 4: Avaliação
A avaliação do fornecedor é a última etapa do processo de gestão de fornecedores. Esta etapa é utilizada para medir o rendimento de um fornecedor e certificar-se de que este cumpre as condições contratuais pré-estabelecidas. A avaliação se realiza com a análise de uma série de parâmetros como o prazo de entrega, o preço, a produção, a qualidade técnica e os serviços.
Gestão de risco com fornecedores: principais problemas
A gestão de risco de fornecedores é uma situação latente para qualquer indústria que dependa do cumprimento de contratos por parte da cadeia de abastecimento. De acordo com um relatório de Deloitte:
- Um 87% dos entrevistados tiveram suas operações afetadas por algum incidente por parte de um fornecedor.
- 28% de quem sofreu incidentes teve que enfrentar grandes interrupções de serviço.
- 11% de quem teve incidentes precisou interromper completamente as suas atividades.
No entanto, há riscos que podem ser mais críticos para a empresa, dependendo de como os incidentes com o fornecedor impactem as suas atividades. Por exemplo:
1. Interrupção do serviço ao cliente
O fornecedor se transforma na cara da empresa, pelo que o cliente assumirá que qualquer problema que o serviço apresente é responsabilidade direta dela.
Estes riscos no serviço ao cliente são especialmente críticos nas empresas de serviços financeiros, na indústria energética e no setor público.
2. Infração à lei e normativa vigente
Neste caso, tanto o fornecedor como a empresa contratante podem assumir custos como multas. Deloitte estima que, no caso de empresas multinacionais, as faltas cometidas por terceiros podem levar a multas, compensações e perdas de lucro que variam entre 2 e 50 milhões de dólares.
3. Dano à reputação da empresa contratante
Diferente de outros riscos de fornecedores, a queda da reputação e imagem da empresa tendem a ser danos intangíveis. No entanto, pode engatilhar uma cadeia de consequências, como a fuga de clientes e a queda do valor na bolsa para aquelas empresas com presença no mercado de ações.
4. Interrupção da cadeia de fornecimento
Se a logística é interrompida, desencadeia uma série de problemas que podem afetar outros fornecedores ou arriscar a perda de produtos. Este risco preocupa principalmente empresas de serviços profissionais, infraestrutura e indústria da saúde.
5. Risco de fraude
Este tipo de risco é especialmente crítico para indústrias como as de serviços ao consumidor, telecomunicações, tecnologia e manufatura.
6. Viabilidade econômica do fornecedor
Se uma empresa terceirizada não possui suficiente liquidez para cumprir com suas obrigações, arrisca-se à interrupção do serviço. Isto é de vital importância tanto para os setores públicos quanto privados.
Vantagens ou benefícios da gestão de fornecedores
Agora que entendemos por que a gestão de fornecedores é necessária, vejamos como ela pode beneficiar as organizações:
Gerenciar com eficácia uma base de fornecedores cada vez maior
A base de fornecedores das organizações está aumentando por consequência de muitos fatores, como os processos empresariais cada vez mais globalizados que dão acesso a fornecedores globais, o aumento da complexidade das cadeias de abastecimento, o aumento da escala de operações das organizações, etc.
Devido à quantidade de fornecedores contratados pelas empresas, a gestão de todo o seu ciclo de vida torna-se mais difícil. Ter um processo de gestão de fornecedores bem estruturado permitirá que as organizações gerenciem esta base com maior facilidade.
Conseguir economizar custos e ter controle de qualidade
Contar com práticas sólidas de gestão de fornecedores permitirá às organizações identificar oportunidades para economizar custos na cadeia de abastecimento, e examinar a qualidade da produção dos insumos ou serviços. Isto repercute diretamente nos resultados da empresa compradora.
Melhorar a transparência do fornecimento da organização
Quando se dispõe de um sistema de gestão de fornecedores, este permite racionalizar informações e dados valiosos sobre o seu ciclo de vida. Assim, as organizações podem ter uma maior transparência sobre o número e o tipo de fornecedores contratados, além de identificar as áreas de melhoria e desenhar estratégias para otimizar ainda mais o rendimento.
Acompanhar o cumprimento dos parâmetros pertinentes
Cada fornecedor deve cumprir parâmetros específicos para seguir os requisitos da organização. Ao utilizar um sistema de gestão de fornecedores, é possível avaliar o cumprimento dos parâmetros estabelecidos e identificar âmbitos de melhoria para obter o máximo valor da cadeia de abastecimento.
Avaliar e minimizar o risco dos fornecedores
Identificar e minimizar o risco dos fornecedores é outro benefício muito importante de ter uma gestão eficiente para a organização. À medida que as cadeias de suprimento e as relações com os fornecedores tornam-se complexas, também aumenta a probabilidade de que surjam riscos prejudiciais para ambas as partes. A gestão de fornecedores ajuda a identificar e avaliar o impacto destes riscos e tomar medidas adequadas para minimizá-los.
Criação de um processo de gestão de fornecedores
Agora que identificamos a necessidade e os benefícios da gestão de fornecedores, é preciso estabelecer o processo de gestão. Este guiará a organização nas estratégias que devem ser empregadas para gerenciar com sucesso todo o ciclo de vida dos fornecedores contratados.
Como um sistema de gestão de contratos permite minimizar riscos?
Solução: encarregar-se da brecha executiva
O estudo de Deloitte conclui que, ainda que as empresas estejam alinhadas e contem com um compromisso da alta gerência, carecem normalmente de ferramentas e tecnologias de apoio para administrar os riscos dos seus fornecedores.
No entanto, o estudo explica que esse risco é reduzido significativemente se a empresa conta com mais ferramentas para monitorar e fazer um acompanhamento, mas nem sempre se encontra a tecnologia adequada.
1. Tomar precauções para gerenciar alternativas de forma rápida
Um sistema de gestão de contratos facilita tanto o acompanhamento destes como a sua melhoria contínua. Um sistema de apoio permite que o administrador detecte eventuais vazios na contratação de fornecedores e evite cometer o mesmo erro duas vezes. Com isso, é possível otimizar a elaboração de contratos considerando a experiência com fornecedores anteriores.
2. Padronizar a gestão de contratos assegurando parâmetros comuns
As empresas estão buscando consistência nos padrões de serviço exigidos aos fornecedores, independente da área. Por isso, 86% dos entrevistados exigem o cumprimento de parâmetros comuns nas suas operações.
Um sistema de gestão de contratos acompanha a empresa na preparação de bases de licitação ou contratos e na padronização dos seus requisitos e processos de validação.
3. Monitorar o cumprimento de datas e marcos chave
A gestão oportuna de compensações ou custos que o fornecedor deva assumir depende totalmente de como o cumprimento do contrato é exigido.
Uma administração digital de contratos e documentos legais permite estabelecer marcos de utilização, e automatizar alertas de vencimentos de datas e marcos chave.
4. Informar incidentes de maneira oportuna
Diante de uma eventual emergência na cadeia de abastecimento, qualquer incumprimento de contrato deve ser informado de maneira oportuna por todos os envolvidos, seja o fornecedor, a empresa contratante ou seus clientes, para atribuir responsabilidades e multas.
Para isso, um processo automatizado facilita a coleta de antecedentes de uma gestão administrativa ou legal com o fornecedor, com base em informação precisa e fidedigna.
5. Facilitar a busca de informação
Um sistema de gestão documental permite economizar tempo considerável em digitalizar, classificar e localizar documentos. Também facilita a posterior rastreabilidade da informação.
No guia a seguir, você encontrará conselhos valiosos de estratégias de negociação com fornecedores para acordar contratos bem-sucedida com os seus fornecedores. Siga a negociação desde os primeiros passos, o processo de assinatura e a etapa posterior de gestão, para que tanto você como os seus fornecedores obtenham o maior lucro nos seus negócios.
