Estratégias de renovação proativa de contratos

Um dos maiores erros que as empresas cometem com frequência é focar principalmente na busca por novos clientes, fornecedores ou parceiros comerciais para fazer crescer o seu negócio. No entanto, isso pode ser uma faca de dois gumes se for considerado uma prioridade comercial em vez de avançar com estratégias de renovação proativa de contratos com os clientes atuais, aproveitando o potencial das relações e contas existentes

Sempre é preciso lembrar que os contratos são o ativo econômico mais importante das empresas, portanto, uma estratégia de renovação de contratos garante a continuidade das relações comerciais e evita interrupções no fluxo de trabalho. Nesse sentido, existem várias táticas que podem ser implementadas para realizar uma renovação bem-sucedida e manter a lealdade dos clientes.

O que é renovação de contratos?

A renovação de contratos é uma ação necessária dentro das empresas para evitar ter que redigir um novo contrato do zero, pois pode ser um processo tedioso e lento. Renovar contratos permite que as partes envolvidas revisem e renegociem os termos e condições do acordo original para garantir que seja benéfico para ambas as partes.

Essa prática é comum em diversos setores empresariais, como na contratação de trabalhadores, na aquisição de bens ou serviços de fornecedores ou em relações comerciais entre empresas. Como mencionamos no início deste blog, a renovação de contratos busca manter a estabilidade nas relações comerciais e garantir sua continuidade.

Deseja expandir seus conhecimentos sobre o assunto? O seguinte artigo lhe dará mais informações: O que é CLM Contract lifecycle management?

Revisão do contrato manualmente v/s automatizada

No entanto, quando se trata de fazer a revisão prévia à renovação de um contrato, fazê-lo manualmente pode ser um desafio. Este método tradicional pode ser muito tedioso, pois o menor erro pode gerar sérias disputas entre as partes, desde questões legais até monetárias, especialmente se forem contratos complexos ou extensos.

Em contrapartida, o uso de um software de gestão de contratos pode simplificar e agilizar significativamente o processo de revisão prévia à renovação. Um software de CLM pode automatizar grande parte do processo de revisão, reduzindo a necessidade de verificar manualmente cada cláusula do contrato.

Além disso, um software de gestão de contratos como o Webdox CLM fornece uma visão geral dos acordos em toda a empresa em um repositório ou biblioteca digital, facilitando a identificação de contratos que precisam ser renovados.

Ao revisar os contratos de forma automatizada, podem ser coletados dados sobre a duração do contrato, os termos e condições, gerenciar colaborativamente e trabalhar nas versões do acordo, ter datas claras de renovação e marcos importantes e gerenciar todo o processo pós-assinatura.

Gerenciar contratos para sua renovação de forma automatizada permite que as empresas tomem decisões informadas sobre a renovação de cada acordo e façam melhorias para garantir que os clientes estejam satisfeitos e dispostos a renovar.

De acordo com um estudo da World Commerce & Contracting intitulado: When Technology Meets Humanity: The Future of Contract Management, para a área de compras, o processo de contratação posterior à adjudicação é o aspecto mais relevante em termos de automação e digitalização para impulsionar a melhoria no processo de contratação.

Em suma, ter um sistema automatizado para renovações de contratos pode melhorar significativamente a eficiência e precisão do processo de revisão prévia à renovação de contratos, fornecendo informações valiosas para tomada de decisões informadas.

Como aumentar as Receitas Recorrentes Retidas Brutas com um software de gestão de contratos

As Receitas Recorrentes Retidas Brutas, ou Gross Revenue Retention em inglês (GRR em inglês), é um indicador que representa a porcentagem de receitas geradas por clientes existentes em um período de tempo específico - pode ser medido anualmente, trimestralmente ou mensalmente - levando em consideração reduções e cancelamentos. No entanto, não inclui receitas obtidas por meio da aquisição de novos clientes. Frequentemente é chamado de taxa de renovação bruta e está diretamente relacionado a estratégias proativas de renovação de contratos.

Com a automação de processos, equipes de vendas e serviços podem rastrear os contratos dos clientes e receber notificações sobre renovações pendentes e marcos importantes, permitindo que ajam com antecedência para garantir uma renovação sem problemas.

Além disso, o software de gestão de contratos permite armazenar documentos em uma plataforma centralizada e inteligente, facilitando o acesso rápido e eficiente às informações pelas equipes. Também é possível configurar fluxos de trabalho ou workflows automatizados para garantir que as versões dos acordos sejam revisadas e aprovadas pelas partes interessadas antes de renovar.

Webdox como aliado estratégico para aumentar as Receitas Recorrentes Retidas Brutas

O software de gestão de contratos Webdox CLM permite aumentar as Receitas Recorrentes Retidas Brutas graças a uma gestão mais efetiva e personalizada de contratos, o que pode levar a uma maior satisfação do cliente e, portanto, a uma maior retenção e renovação de acordos comerciais.

Ao ter uma clara e total visibilidade dos prazos de renovação, as equipes podem focar no core business do negócio, como atividades de venda e retenção, o que pode aumentar o ARR (Receita Recorrente Anual) e o sucesso empresarial. Por sua vez, é possível utilizar os dados e análises gerados pelo software de gestão do ciclo de vida do contrato (CLM) para identificar padrões e tendências nas renovações de contratos, ajudando a melhorar as estratégias de retenção e aumentar ainda mais o ARR.

Um software de gestão do ciclo de vida do contrato como o Webdox ajuda as empresas a aumentar as Receitas Recorrentes Retidas Brutas porque:

• Ajuda a entender as necessidades dos clientes por meio do uso de métricas e análises de dados.
• Permite avaliar o valor de um contrato para determinar se deve ser renovado ou não.
• Identifica e resolve proativamente gargalos nos contratos que possam afetar negativamente a experiência do cliente.
• Permite focar em contratos de alto valor para renovação.
• Recebe atualizações automáticas e marcos-chave para melhorar a eficiência da gestão de contratos.

Melhora a experiência do cliente para aumentar as renovações de contratos.

A realidade é que, em todo tipo e tamanho de empresa, a satisfação do cliente é fundamental para o sucesso do negócio. O mesmo se aplica à renovação de contratos.

Ao contar com um software de gestão de contratos como o Webdox CLM, é possível melhorar significativamente a experiência do cliente durante o processo de renovação. As equipes de vendas e pós-venda podem manter uma comunicação regular e estreita com os clientes para garantir que estejam satisfeitos e abordar qualquer problema ou preocupação, com suporte técnico e conhecimento da idiossincrasia local 24/7.

Com o Webdox, as partes interessadas podem colaborar de forma mais eficaz para garantir que os termos do contrato sejam claros e satisfatórios. Além disso, a automação desse processo pode acelerar o tempo de assinatura, aumentando a satisfação do cliente ao proporcionar uma experiência mais eficiente.

Software CLM como gerador de Upselling

A frase "é mais barato vender mais para um cliente do que encontrar novos" faz sentido, especialmente se você tiver um software CLM para incentivar os clientes a adquirir uma versão mais sofisticada do produto ou serviço original, também conhecido como estratégia de Upselling.

De que forma um software CLM pode ser um impulsionador de Upselling na renovação de contratos? Armazenando informações detalhadas sobre os acordos, o software pode identificar informações úteis para identificar oportunidades de novas vendas. Por exemplo, pode rastrear as condições de venda e os serviços que foram oferecidos ao cliente no passado, e assim determinar oportunidades para oferecer serviços adicionais ou promoções personalizadas.

Como um software CLM pode impulsionar as renovações de contrato

Um software CLM como o Webdox pode impulsionar as renovações de contratos por meio da automação do ciclo de vida do contrato e da simplificação da gestão de documentos legais.

Com a ferramenta, as áreas envolvidas em cada contrato podem rastrear os acordos dos clientes e fornecedores em tempo real e receber alertas sobre renovações pendentes e marcos-chave, permitindo-lhes agir com antecedência para garantir uma renovação bem-sucedida.

Além disso, o software CLM conta com duas funcionalidades essenciais para o processo de renovação de contratos:

Repositório ou biblioteca digital: o repositório digital facilita o acesso e a busca de informações. Essa característica é particularmente útil para as empresas que gerenciam grandes volumes de contratos e documentos, pois permite uma gestão mais eficiente e reduz o risco de perda ou erros nas informações. O Webdox conta com o Add-On de Geração e Assinatura em Massa de Documentos.

Alertas e notificações: por outro lado, a automação de lembretes de renovação de contratos também ajuda a manter as equipes cientes dos prazos de renovação e garante que medidas oportunas sejam tomadas para realizar uma renovação bem-sucedida. Isso não apenas melhora a experiência do cliente, mas também aumenta a eficiência operacional e reduz o risco de perda de contratos valiosos.

Dicas para adotar uma estratégia proativa de renovação de contratos para sua empresa

Garantir o sucesso de qualquer empresa a médio e longo prazo é possível por meio de uma estratégia proativa de renovação de contratos. Com um software de gestão de contratos como o Webdox, as áreas envolvidas no processo contratual podem agir com antecedência para garantir a renovação de contratos.

Além disso, o software inteligente de gestão do ciclo de vida do contrato permite identificar oportunidades de upselling e melhorar a experiência do cliente durante o processo de renovação.

A seguir, confira algumas dicas para adotar uma estratégia proativa de renovação de contratos por meio do uso de um software CLM:

• Configure alertas de renovação: Certifique-se de que seu software de gestão de contratos tenha a funcionalidade para enviar alertas de renovação para as equipes de vendas com antecedência suficiente para que possam tomar medidas proativas.
• Analise os dados de renovação: Use os dados de renovação de contratos anteriores para identificar padrões e tendências que ajudem a tomar decisões informadas sobre quais contratos devem ser renovados e quais não.
• Personalize os contratos: Use seu software de gestão de contratos adequado para personalizar os contratos de acordo com as necessidades específicas de cada cliente e aumentar a probabilidade de renovação.
• Ofereça opções de upselling: como mencionado anteriormente, ter informações de contratos anteriores permite ter oportunidades de upselling durante a renovação, como serviços adicionais ou atualizações de produtos.
• Torne o processo de renovação simples: Use fluxos de trabalho automatizados para simplificar o processo de renovação e reduzir a quantidade de tempo e recursos necessários para concluí-lo.
• Mantenha os dados de contato dos clientes atualizados: Certifique-se de que os dados de contato de seus clientes estejam atualizados em seu software de gestão de contratos para que possa se comunicar com eles facilmente quando necessário.
• Mantenha todas as informações legais em um só lugar: Armazenar todas as informações legais relevantes em um repositório digital acessível a todos os membros da equipe pode ajudar a manter um registro claro e organizado dos contratos e renovações.

Em conclusão, uma estratégia proativa de renovação de contratos é essencial para qualquer empresa que busque manter e aumentar suas receitas. Um software de gestão de contratos como o Webdox CLM pode ser uma ferramenta valiosa para realizar esse tipo de estratégia em empresas que buscam ser mais competitivas.

Ao utilizar a automação e a centralização da informação, podem-se identificar oportunidades de upsell, melhorar a experiência do cliente e aumentar a eficiência do processo de renovação. Também é importante manter uma comunicação regular com os clientes para garantir que estejam satisfeitos e abordar quaisquer problemas ou preocupações. Em geral, adotar uma estratégia proativa de renovação de contratos pode levar a uma maior satisfação do cliente, maiores receitas e melhor gestão dos contratos.