Podrías estar desperdiciando 60 minutos todos los días de tu vida sin saberlo.
Tal cual como lees. Si trabajas en una empresa donde formas parte del ciclo de generación de información, bien podrías estar perdiendo una hora todos los días hábiles de tu vida laboral por la duplicidad de documentos.
La duplicidad de documento es una dolencia que los usuarios digitales padecen sin conocer sus nefastas consecuencias.
Es un mal hábito común en las organizaciones. Tanto así, que según estudios de BAE Systems la copia repetitiva de documentos y datos en diferentes servidores puede llegar a arrojar 19 copias del mismo material dentro de una organización.
El problema radica en la falta de coherencia y organización de los usuarios cuando se trata de clasificar y encontrar dichos documentos.
Estos malos hábitos responden a prácticas deficientes de gestión de la información que trascienden en todas las industrias y tamaños de empresas.
Las 3 razones para evitar la duplicidad de documentos
A continuación, te presentamos las tres principales razones de por qué duplicar la información termina siendo una pérdida de tiempo y un aumento de costos tanto para el trabajador como para la empresa:
1. La duplicidad de documentos no es sinónimo de respaldar
Muchos usuarios guardan el mismo documento usando pequeñas variaciones en el título (Borrador 1, 2 o 3, por ejemplo), con el fin de proteger la información. No es un gran problema si el usuario después borra las versiones iniciales y se queda con una al final, pero esto no es el caso en la mayoría de las veces.
También respaldar la información es un esfuerzo redundante si todas las versiones del mismo documento quedan almacenadas dentro de la misma carpeta o disco duro.
Para que realmente funcione, la última versión debe quedar guardada en diferentes plataformas: software de gestión de documentos, memoria computador, email, disco duro extraíble o en un pendrive.
BAE Systems
Según un estudio liderado por BAE Systems, el 60% de los empleados pierden en promedio 60 minutos duplicando el trabajo de otros diariamente.
2. Duplicar la información ralentiza los procesos
Los usuarios requieren de un flujo constante de contenidos para dar continuidad a los procesos internos de la empresa. Si la búsqueda de información se complica porque hay más de una versión del mismo documento, los procesos pueden estancarse o paralizarse de lleno.
En el actual contexto de transformación digital de los negocios, la generación de contenidos, procesos y desempeño de los equipos están cada vez más interconectados.
La facilidad en los flujos de trabajo es una de las características más apreciadas entre los usuarios de soluciones digitales de gestión de documentos electrónicos, especialmente en una época en la que la digitalización esta a la orden del día.
3. Se dificulta cumplir con la ley
Según la consultora Gartner, toda gestión de documentos empresariales debe facilitar cumplir con la regulación y dar continuidad al negocio. Pero con la gran cantidad de datos que genera una organización, dar cumplimiento a la ley se vuelve complejo. Si la empresa no logra detectar el problema puede terminar incurriendo en incumplimientos y multas.
Sencillamente, la duplicidad de documentos y otros datos muchas veces deriva en información desactualizada, duplicada o extraviada. Y esto termina perjudicando la productividad y la gestión de los presupuestos.
En este aspecto, las herramientas digitales reducen tiempos de trabajo de manera significativa y utilizan categorizaciones estándares en la industria que hacen la clasificación de manera más efectiva.
No obstante, toda solución de un CLM (software para gestión de contratos y documentos) que pretenda ayudar a resolver estos inconvenientes debe ofrecer un método estandarizado y centralizado de creación y clasificación de documentos. Con eso podrá resolver el problema de raíz de los usuarios desorganizados.
