Existem muitas circunstâncias em que, em alguma área da empresa, é necessária a redação de um novo contrato. No momento em que um novo contrato é necessário, inicia-se o ciclo de vida do contrato, um processo que envolve diferentes áreas da organização e terceiros.
Como vimos, esse processo começa exatamente aqui, com a solicitação de um novo contrato.
No entanto, na maioria das empresas, não há um processo adequadamente estabelecido para a solicitação de novos contratos, o que gera uma série de consequências indesejadas.
Em primeiro lugar, aqueles que precisam de um novo contrato não sabem antecipadamente a quem devem se dirigir para redigi-lo: devem solicitar as solicitações ao departamento jurídico da empresa? E se sim, em que circunstâncias o contrato deve ser solicitado a esse departamento? Isso depende do valor do negócio? O que fazer quando não há um contrato padrão?
Uma vez determinado que a solicitação deve ser enviada ao departamento jurídico, as coisas não melhoram muito, pois as solicitações geralmente são feitas por qualquer meio: e-mail, telefone, WhatsApp ou até mesmo em uma conversa informal nos corredores.
O risco de não centralizar as solicitações em um único local
Com as solicitações vindas de todos os lugares, o departamento jurídico não consegue atribuí-las adequadamente, resultando em uma falta de resolução clara, pois não é possível acompanhar corretamente.
Outro problema enfrentado pelo departamento jurídico é que eles geralmente recebem solicitações com informações incompletas, ou seja, nem todos os dados necessários para gerar o novo contrato foram fornecidos, então outra pessoa precisa se encarregar de obter os dados antes de poder começar a redação.
Com isso em mente, não é surpreendente que, na 14ª pesquisa anual de operações do departamento jurídico, realizada pelo Grupo Blickstein, advogados e profissionais da área tenham afirmado que estão envolvidos em questões que vão além do âmbito do departamento jurídico.
Quando questionados sobre a frequência com que participam de objetivos interfuncionais, como um programa de gerenciamento de contratos envolvendo tanto o departamento de compras quanto o jurídico, 73% dos entrevistados responderam que o fazem com frequência ou até mesmo com muita frequência. Isso representa um leve aumento em comparação com os 70% registrados em 2020.
Além disso, mais da metade dos entrevistados, ou seja, 52,5%, participa com muita frequência ou constantemente de iniciativas estratégicas que abrangem toda a empresa e são definidas como aquelas realizadas fora do departamento jurídico. Isso representa um aumento em relação aos 44% registrados no ano anterior.
Considerando que uma das reclamações mais comuns do departamento jurídico é a falta de orçamento para contratar mais advogados, isso é algo que as empresas não podem se dar ao luxo.
Como a automação centraliza e padroniza as solicitações de novos contratos
Com base em tudo o que foi visto anteriormente, é crucial automatizar o processo de solicitação de novos contratos.
Em primeiro lugar, a automação permite unificar o canal pelo qual as solicitações são geradas, formalizando esse processo. Isso permite ao departamento jurídico ter todas as solicitações centralizadas para poder alocar seus recursos de acordo com o nível de complexidade e prioridade de cada solicitação.
Formalizar esse processo também exige que as solicitações incluam todas as informações que os profissionais da área jurídica podem precisar para redigir os novos contratos, reduzindo drasticamente o tempo dedicado a tarefas administrativas fora do departamento jurídico.
Modelos de contratos vs. CLM
Um modelo de contrato é um formulário pré-elaborado que estabelece os elementos fundamentais de um acordo legal. Esses documentos são usados como base para redigir um contrato personalizado e geralmente contêm cláusulas e disposições padrão.
Por outro lado, CLM (Contract Lifecycle Management) refere-se a um sistema ou plataforma que ajuda a gerenciar todo o ciclo de vida de um contrato, desde a criação e negociação até a execução, monitoramento e finalização. Um CLM oferece uma série de funcionalidades e recursos que vão além do que um simples modelo de contrato pode fornecer. Aqui estão algumas diferenças-chave entre eles:
- Automação e eficiência: Um CLM automatiza todo o processo de gerenciamento de contratos, reduzindo a carga de trabalho manual, o risco de erros e as tarefas administrativas que consomem tempo para advogados ou gerentes jurídicos. Um CLM permite solicitar, criar, modificar, assinar e gerenciar contratos de maneira mais rápida e eficiente em comparação com o uso de modelos padrão.
- Colaboração e acompanhamento: Um CLM facilita a colaboração entre várias partes interessadas no processo de contratação, incluindo terceiros. Ele permite que os usuários trabalhem simultaneamente em um contrato, acompanhem revisões e comentários e mantenham um controle de versões.
- Gerenciamento de riscos e conformidade: Um CLM ajuda a identificar e mitigar riscos legais associados aos contratos. Pode incluir recursos como gerenciamento de prazos e lembretes e geração de relatórios para garantir conformidade regulatória.
- Armazenamento e acesso centralizado: Um CLM fornece um repositório centralizado para buscar, centralizar e acessar todos os contratos de uma organização. Isso facilita a pesquisa, recuperação e gerenciamento de documentos, o que é especialmente útil em ambientes empresariais com um grande número de contratos.
- Assinatura eletrônica legalmente vinculativa: Um CLM permite assinar eletronicamente os contratos dentro da plataforma, agilizando o processo e oferecendo maior segurança e rastreabilidade. Ele elimina a necessidade de imprimir, assinar fisicamente e escanear documentos, reduzindo tempo e custos.
Principais desafios das solicitações de contratos
Um dos problemas mais comuns nas empresas ao gerar solicitações de contratos é a falta de rastreabilidade, uma vez que os processos geralmente são realizados por e-mail, exigindo gerenciamento manual adicional.
Além disso, a falta de visibilidade do status das solicitações pode dificultar o acompanhamento e a tomada de decisões oportunas. A colaboração eficaz entre o solicitante do contrato e a equipe jurídica designada também pode apresentar fricções, especialmente quando é feita por e-mail, o que pode causar atrasos e mal-entendidos.
A falta de padronização do conteúdo dos contratos, a dependência do departamento jurídico para acordos rotineiros, a falta de métricas e relatórios de negócios associados, a baixa eficiência operacional ao imprimir e escanear contratosformatos e a frustração causada pelo processo manual e ineficiente são apenas alguns dos desafios mais comuns enfrentados ao gerenciar apenas a primeira etapa do ciclo de vida do contrato: a solicitação. Nesse sentido, abordar esses desafios com a ajuda de um CLM como o Webdox é crucial para otimizar a gestão de solicitações de contratos e melhorar a experiência de negócios.
Funcionalidade de solicitação de um CLM
O Webdox CLM possui um sistema abrangente para solicitação de novos contratos, que permite centralizar todo o processo e configurar as solicitações de acordo com a realidade de cada empresa, estabelecendo funções personalizadas e responsáveis por cada solicitação, dependendo de sua complexidade ou natureza.
A funcionalidade de Solicitações oferece às empresas a capacidade de automatizar e digitalizar o processo contratual, eliminando a necessidade de papelada e fornecendo rastreabilidade e visibilidade em tempo real.
Além disso, permite centralizar e controlar as solicitações de contrato, agilizando e padronizando os processos, evitando gargalos e obtendo métricas de negócios importantes. Com essa funcionalidade, as organizações podem desfrutar de eficiência operacional máxima, colaboração eficaz e conformidade contratual sem problemas.
Em resumo, a sistematização de processos e a automação das solicitações de novos contratos não beneficiam apenas o departamento jurídico, mas todas as áreas da empresa, acelerando esse processo, tornando-o mais completo e claro, e estabelecendo responsabilidades adequadamente determinadas, o que permite encurtar e tornar mais eficiente essa etapa do ciclo de vida dos contratos.
