Uma boa gestão de Procurement exige processos de melhoria contínua. Não há administração de contratos eficiente sem a métrica de indicadores de gestão que permitam avaliar os impactos e o cumprimento de metas.
Ainda que os gerentes de compras ou de finanças de uma empresa não invistam muito tempo administrando contratos, é crucial apresentá-los certas métricas para melhorar o desempenho de procurement.
Os 10 KPI de compras mais importantes para sua empresa
1. Contratos com garantias associadas
Um dos aspectos referentes a contratos que exige mais cuidado e que procurement deveria conhecer são as cartas de fiança e suas garantias associadas.
No Brasil é possível solicitar cartas de fiança, emitidas por Bancos e outras instituições financeiras, para garantir o cumprimento de uma obrigação contraída em contrato pelo tomador da garantia. Neste sentido, o Banco emite uma carta de fiança para o seu cliente, chamado Tomador, a favor de um terceiro chamado Beneficiário. As Fianças Bancárias estão reguladas pela Circular nº 29 do Banco Central do Brasil.
Portanto, é fundamental conhecer os contratos de procurement deste tipo e as obrigações que envolve, para assim garantir o seu cumprimento e otimizar ao máximo os recursos da empresa.
2. Contratos com risco operacional associado
Entendemos como risco operacional a possibilidade de ter perdas econômicas por causa de falhas ou insuficiência de processos na cadeia de suprimentos. Portanto, os contratos gerados sob esta modalidade podem representar um grande risco para a empresa, pelo que vale a pena monitorá-los permanentemente.
3. Contratos por vencer
É importante monitorar a quantidade de documentos que estão por vencer. Isto permite antecipar-se e realizar licitações ou emitir ordens de compra antes de que os contratos atuais expirem.
4. Contratos sem assinar
O processo de procurement pode envolver um longo processo de assinatura de documentos por diferentes departamentos da empresa e pelo fornecedor. É muito importante saber se existem contratos que estão sem assinar e há quanto tempo estão nesta etapa.
5. Termos de pagamento associados aos contratos
É determinante estar ciente dos termos de pagamento contidos nos contratos, com o objetivo de garantir boas práticas de cumprimento e tomar ações preventivas para evitar o pagamento de multas.
6. Tempos de entrega
Esta métrica permite avaliar os tempos nos quais o fornecedor entregou um produto ou serviço acordes aos níveis de serviço pactuados no contrato.
7. Contratos vencidos
Conhecer o número de contratos vencidos permite lidar com potenciais problemas na administração de procurement. Por exemplo, interrupções no fornecimento de determinados insumos ou renovações automáticas que resultem muito caras para a empresa.
8. Cumprimento de contrato original
Desde a emissão da primeira proposta contratual até a assinatura do documento definitivo podem haver muitas negociações de termos de serviço, valores de referência, prazos e datas.
O cálculo dos níveis de cumprimento de contratos permite fazer um seguimento de até onde cada fornecedor está cumprindo com os termos pactuados, e avaliar potenciais multas ou correções.
9. Contratos com cláusulas de confidencialidade
Com a finalidade de proteger informação sensível para a empresa, é cada vez mais comum a inclusão de cláusulas de confidencialidade nos contratos. Conhecer a porcentagem dos contratos com os diferentes fornecedores que efetivamente contam com estas cláusulas permite tomar ações proativas para a gestão de risco em procurement.
10. Contratos com fornecedores em cada área
Outro indicador de utilidade para a área de procurement é a quantidade de contratos com fornecedores e o valor associado a eles em cada setor da empresa. Estas métricas permitem ter uma visão global da estrutura de fornecedores na empresa e gerenciar o nível de contratação nas diferentes áreas.
A importância de um software de contratos para a gestão de métricas
É muito difícil medir, monitorar e calcular os níveis de cumprimento destes indicadores de gestão manualmente. Além disso, a gestão de procurement fica desorganizada e a tomada de decisões se torna mais lenta.
Por isso, um bom cálculo dessas métricas só pode ser obtido com o uso de plataformas de gestão de contratos como Webdox, um software na nuvem, com suporte in-app (dentro da plataforma) e com as ferramentas necessárias para uma administração correta de todos os contratos da empresa.
Foque nos termos do contrato. O resto, Webdox cuida pra você.
