O sucesso de uma negociação se avalia pelos seus resultados. Por isto, é essencial ter claridade sobre como negociar com fornecedores, o que é um bom resultado, e quais são as técnicas para alcançá-lo. Esta nem sempre é uma tarefa fácil para o setor de compras. As duas partes envolvidas em uma negociação costumam esconder os seus verdadeiros interesses, o que complica a definição de prioridades, inquietudes e as perspectivas de cada uma.
Veja abaixo 10 técnicas para conseguir beneficiar tanto o comprador quanto o fornecedor, e obter um acordo de abastecimento de sucesso.
10 estratégias de como negociar com fornecedores
1. Estabeleça um tom positivo na negociação
Expresse respeito pela experiência e os conhecimentos especializados que o seu fornecedor possui. Assim, entende-se o processo de negociação como um esforço conjunto, e os interesses e inquietudes que os seus próximos aliados estratégicos podem ter vêm à tona.
2. Revisew a agenda de negociação
É importante certificar-se de que os temas que serão tratados na negociação tenham sido combinados com antecipação. É uma oportunidade para que todas as partes possam ter uma compreensão comum do que será discutido.
3. Analise as expectativas do processo
Acontece que as diferentes partes envolvidas na negociação têm expectativas e suposições quanto ao processo: há quem acredita que haverá propostas de solução desde o começo, e quem espera uma discussão aberta de todos os assuntos.
4. Ofereça informação, mas apenas o necessário
Entregue informação importante sobre a sua empresa para que o fornecedor conheça a estrutura da sua companhia, suas políticas empresariais e o que você procura como aliado estratégico. Porém, é importante lembrar que é melhor não divulgar os verdadeiros interesses e limitações do negócio desde um princípio, até que você possa comprovar que a outra parte também está disposta a compartilhar informações. É vantajoso que os fornecedores percebam que, como gerência, você possui outras alternativas caso esta negociação em particular fracasse.
5. Receba informação da outra parte
Assim como você vai oferecer informações da sua empresa, é importante como comprador realizar uma investigação prévia sobre o fornecedor para saber como ele se encaixa às suas necessidades. Confira os produtos que oferecem e os preços, para saber o que eles podem obter de você e o que não. Investigue por que o fornecedor deseja chegar a um acordo, quais são os seus interesses e restrições de negócios, e as suas preferências em alguns assuntos envolvidos na negociação.
6. Estabeleça um objetivo
Muitas vezes a oferta inicial delimita uma faixa de negociação. Segundo a Harvard Business Press, os estudos mostram que muitos dos resultados de uma negociação se relacionam com a primeira oferta colocada na mesa, por isso é apropriado começar em um ponto razoável de acordo com o objetivo que você deseja como empresa. A proposta deveria estar dentro do preço desejado ou levemente acima, sem ter muita ambição; do contrário, o fornecedor poderia desistir. Para evitar desentendimentos, é importante ter uma explicação e justificativa para a oferta proposta.
7. Evite as discussões que fogem do objetivo
Este ponto está associado ao poder de negociação dos fornecedores. Se o fornecedor deseja fazer a primeira oferta, procure resistir ao seu poder como âncora psicológica, quer dizer, não permita que esta proposta determine uma faixa de valor para a negociação, a não ser que o ponto de partida seja razoável.
Uma maneira de escapar desta barganha é sair dos números e se concentrar nos interesses e inquietudes, fazendo perguntas focadas nas motivações que sustentam a posição do fornecedor. Estas perguntas poderiam evidenciar nova informação que ajude a redirecionar a proposta.
8. Utilize o tempo como ferramenta de negociação
Fixe um tempo limite para qualquer proposta em procurement. Assim, o fornecedor não deixa você esperando e evita-se a perda de ofertas melhores. Um software como o CLM (Contract Life Management) serve como ferramenta para criar datas limite desde o início da negociação, agilizando o processo contratual entre comprador e fornecedor.
9. Ofereça propostas e opções boas para as duas partes
Ofereça pelo menos duas propostas e, quando possível, inclusive pacotes de opções que possam beneficiar ambas as partes. Ao sugerir alternativas, o fornecedor não se sentirá preso a um ultimato, e provavelmente compare as suas propostas em vez de buscar uma referência externa.
10. Assine o contrato através de um CLM
Uma vez que o acordo é definido entre fornecedor e empresa, é fundamental poder transcrever todo o processo em um contrato que esteja redigido e assinado pelas duas partes. Uma boa gestão de contratos, portanto, é chave para poder estabelecer uma relação benéfica entre comprador e fornecedor.
Um software para gestão de contratos CLM é uma ferramenta que abrange todos os processos e atividades relacionadas à gestão de contratos da sua empresa, desde a pré-assinatura até a execução do contrato de forma integral. Centraliza, consolida, automatiza e agiliza processos, arquivos e comunicações relevantes para uma correta gestão contratual, orientado a cumprir as normas governamentais e profissionais que devem ser seguidas em uma organização.
Ao tornar esse processo transparente e visível, um CLM permite que o comprador e o fornecedor sejam beneficiados por uma boa comunicação, levando o controle tanto do poder de negociação dos clientes como dos fornecedores.
Como negociar com fornecedores com a contribuição de um CLM
Um CLM contribui para uma melhor estratégia de negociação com fornecedores, já que ao conseguir um contrato vantajoso para as duas partes fica mais rápido e fácil manter um acordo, principalmente considerando as ações imediatas e os compromissos a futuro. Confira a seguir as 5 vantagens principais de contar com um CLM para ter uma boa negociação com os fornecedores:
1. Permite alinhar-se facilmente de maneira interna e externa
Para ter uma compreensão integral dos requisitos e iniciativas que existem dentro e fora da organização, é preciso alinhar-se com as partes interessadas do negócio. Isto significa manter contato com as diferentes áreas dentro da empresa que fazem parte do processo de aprovação, e também com os agentes da empresa fornecedora. Um negociador informado é um negociador com poder de decisão.
2. Rapidez nos processos de aprovação e assinatura de contratos
Um processo de aprovação pode envolver muitas pessoas, e o tempo para revisões e assinaturas pode ser longo. Um CLM automatiza os processos contratuais entre todas as áreas implicadas na elaboração, gestão, assinatura e administração do contrato, agilizando o compartilhamento interno e externo dos documentos para revisão e assinatura das partes envolvidas. Padroniza a comunicação da área legal com o departamento de compras e as demais áreas internas.
3. Alertas de marcos chave e vencimento de prazos
Um software de Gestão de Contratos possui um sistema que alerta sobre os marcos chave nas cláusulas do contrato, garantindo que tanto a empresa compradora como os fornecedores cumpram com os seus compromissos dentro das datas e condições estipuladas.
4. Melhor comunicação entre as partes
Ao manter todo o processo em um só lugar, um CLM garante a comunicação fluida entre fornecedor e comprador, além da rastreabilidade, já que permite visibilizar todo o ciclo do contrato de forma intuitiva e rápida. Desta forma, evitam-se perdas de tempo no envio de informação, e fica mais fácil cumprir as datas estipuladas para aprovações e assinaturas do acordo final.
5. Mantém um registro completo do processo de negociação em prol do contrato
Segundo a Harvard Business Press, se o tempo da negociação correu bem, não deveria existir risco de perder tudo por não anotar e assinar os acordos pactuados. Um CLM registra passo a passo o processo de negociação para que nada seja perdido no momento de redigir a versão final do contrato.
Atualmente, em plena era digital, os Gerentes de Compras podem contar com ferramentas tecnológicas durante a negociação com fornecedores. Hoje em dia muitos profissionais concordam que a Transformação Digital é a melhor forma de gerenciar alianças estratégicas com fornecedores, pois permite agilizar e visibilizar todo o processo de negociação e estabelecer acordos, prazos de revisão e aprovação dos objetivos.
