Em qualquer tipo de negócio, o contrato é o ativo mais valioso para concretizar acordos, já que são a fonte principal de receita e construção de relações comerciais. Portanto, estes documentos têm se convertido, cada vez mais, em uma garantia para todas as partes envolvidas em diferentes tipos de acordos.
Neste sentido, um contrato estabelece os riscos e incentivos que os signatários assumem, e lê-lo em detalhe antes de assinar é a maneira mais eficiente para conhecer as cláusulas e condições, aceitando o acordo com pleno conhecimento através da assinatura autógrafa ou assinatura eletrônica e digital.
No entanto, apesar de fazer os melhores esforços no momento da negociação, as coisas nem sempre saem bem entre as partes envolvidas. Em algumas situações, as relações comerciais podem ser interrompidas por mudanças de objetivos por uma das partes, o que gera crises na negociação. Para evitar este e outros tipos de desentendimentos, os contratos se antecipam ao acontecimento e aparecem como a principal solução para estas disputas e outros riscos que o acordo pode envolver.
Por que a assinatura é tão importante em um contrato?
A assinatura é a maneira de manifestar, em um documento, a vontade de uma pessoa através do seu selo, identificando a compreensão, aceite e compromisso legal que assume no momento de firmar um acordo.
No entanto, o principal risco ocorre quando as partes que subscrevem um contrato o fazem usando assinatura autógrafa (em papel), pois é praticamente impossível verificar a autenticidade do signatário por não haver outra maneira de comprovar que a assinatura foi realmente feita pela parte involucrada ou se foi falsificada. Ao contar apenas com um documento impresso, sem provas que permitam visualizar o histórico de versões ou possíveis alterações do contrato, é mais difícil garantir a integridade e autenticidade do mesmo.
A boa notícia é que, à medida que os contratos são transferidos para formatos eletrônicos, os critérios que constituem “a assinatura” vêm sendo melhor especificados. Com as assinaturas eletrônicas, que são versões digitalizadas de uma assinatura tradicional e com o mesmo valor jurídico, é possível otimizar diversos aspectos que antes poderiam apresentar problemas no processo de assinatura de um documento.
A transformação digital dos processos internos das organizações tem como objetivo otimizar tempo e recursos, neste caso, referentes à gestão contratual. Precisamente, a adoção da assinatura eletrônica vai nesta direção, pois quando implementada da maneira correta, o seu uso garante a eficácia do ciclo de vida de um contrato.
O que considerar ao assinar um contrato
Seja em formato físico ou digital, assinar um contrato envolve uma série de formalidades que devem ser consideradas. Algumas delas são:
1. Leia detalhadamente e entenda cada cláusula
Um dos principais erros no momento de assinar um contrato é a falta de clareza no documento, o que pode gerar conflitos e disputas no futuro. Por isso, o mais importante é que o contrato seja elaborado da maneira mais clara possível, garantindo seu alcance e objetivo, para assim minimizar os riscos gerados por um contrato mal formulado. Além disso, ler detalhadamente cada cláusula e prestar especial atenção às seções que descrevem os direitos e obrigações de cada parte é fundamental.
2. Não assine sem ter certeza
Qualquer dúvida ou pergunta que surgir no momento de assinar um contrato, por menor que pareça, permite à parte interessada atrasar a assinatura do acordo. É muito importante considerar este ponto, já que uma pequena confusão na hora da assinatura pode gerar problemas maiores na negociação e execução.
3. Peça ajuda profissional
Se, apesar de ter atrasado a assinatura, você ainda não entende uma ou várias partes do contrato, o recomendado é pedir auxílio jurídico. Especialmente se o contrato contém elementos ou terminologias duvidosas, que apenas um profissional poderia interpretar. Além disso, um advogado ou mediador pode ajudar a encontrar cláusulas ocultas que poderiam prejudicar o acordo.
4. Exija a assinatura do contrato
A assinatura do contrato é legalmente exigível, ou seja, é um acordo que vai além de uma simples formalidade. Por isso, na hora de assinar um contrato, assume-se um compromisso ao aceitar os direitos e obrigações que este contém.
5. Prefira a assinatura eletrônica
Algumas empresas ainda gerenciam os seus contratos manualmente e com assinatura em papel, solução que hoje é considerada arriscada e muito burocrática. Entre outros aspectos, a assinatura manuscrita pode ser questionada ou recusada pelo alto risco de falsificação, além de gerar perda de tempo e recursos para a sua gestão.
Por isso, as empresas mais inovadoras, competitivas e que buscam melhoria contínua já estão optando pelas soluções de assinatura eletrônica nos seus contratos. Os principais motivos são:
- A praticidade.
- A economia de tempo e recursos.
- O seu valor probatório ao não ser repudiável.
- Pelo nível de segurança, confidencialidade e integridade dos documentos.
- Pela agilidade ao ser gerenciado digitalmente.
- Por contribuir com o meio ambiente ao reduzir o uso de papel.
Definitivamente, um contrato é uma ferramenta facilitadora de negócios que tem como fim gerar relações comerciais de sucesso. O contrato permite dirigir operações, dar garantias para uma comunicação melhor entre as partes, regular condutas e minimizar riscos. Portanto, ao ser validado com a assinatura, converte-se em um instrumento econômico fundamental para qualquer tipo de organização.
Webdox oferece 3 soluções para otimizar seus processos: pré assinatura, assinatura e pós-assinatura.
