CLM para economizar tempo e recursos na negociação contratual

De acordo com a associação internacional World Commerce & Contracting (WorldCC), as empresas perdem anualmente o equivalente a 4% de suas receitas devido a negociações contratuais que se arrastam por muito tempo.

Às dificuldades típicas de se chegar a um acordo, acrescenta-se uma gestão documental ineficiente, que prolonga ainda mais os prazos. Você sabe como evitar isso em sua organização?

Esse tipo de situação provavelmente lhe será familiar: sua empresa está há meses negociando um importante acordo com um cliente, um parceiro ou um fornecedor.

Ambas as partes estão interessadas, mas o processo de negociação contratual parece não ter fim, com constantes modificações no contrato, cláusulas que são discutidas até o último detalhe, mudanças que não são aplicadas corretamente, rascunhos antigos que, por "arte de mágica", voltam a interferir nas reuniões e nos e-mails repetidamente...

Enquanto a negociação se arrasta, sua empresa está perdendo dinheiro e oportunidades de negócio.

No entanto, uma negociação contratual prolongada não é algo que acontece apenas em sua empresa: a WorldCC calcula que as empresas perdem 4% de sua receita anual devido aos custos de negociações que se arrastam em excesso.

As causas mais comuns que levam a atrasos nas negociações são:

• Complexidade e valor do acordo.
• Relações existentes entre as partes.
• Habilidades dos negociadores.
• Nível de planejamento e compromisso.
• Sistemas de gestão documental.

Esses problemas atrasam 40% dos acordos empresariais, percentual que chega a 70% no caso de negociações de alto valor estratégico.

As consequências de prolongar demasiadamente o fechamento de um contrato são catastróficas: perda de receita e oportunidades de negócio, paralisação do lançamento de novos produtos e serviços, descumprimento de acordos com fornecedores e clientes, danos à imagem da marca, insatisfação e tensão entre os funcionários da empresa, etc.

Gráfico: Os atrasos nas negociações afetam especialmente os acordos de alto valor estratégico (2,75).

O mais preocupante é que, apesar das novas tecnologias de comunicação e colaboração, o percentual de contratos que se arrastam em excesso aumentou 40% nos últimos anos, de acordo com dados dos associados da WorldCC. O que está dando errado? Deixando de lado o fator humano, muitas vezes o problema é a utilização insuficiente ou inadequada dos sistemas de gestão documental.

O que é negociação contratual?

A negociação contratual é um processo chave nas empresas que envolve chegar a acordos e estabelecer termos benéficos para todas as partes envolvidas em um contrato.

Esse processo não se limita apenas a acordar preços e condições, mas abrange aspectos mais amplos, como responsabilidades, prazos, cláusulas legais e qualquer outra disposição relevante para as partes interessadas.

A negociação do contrato é crucial para estabelecer as bases de um relacionamento comercial sólido e duradouro. Durante esse processo, as partes têm a oportunidade de discutir e concordar com os termos e condições que melhor atendam aos seus interesses e necessidades individuais.

Uma negociação bem-sucedida resulta em um contrato equitativo e mutuamente benéfico, o que promove a confiança e o cumprimento das obrigações contratuais.

Ao negociar um contrato, é importante levar em consideração diversos fatores, como

• Objetivos e expectativas de ambas as partes.
• Riscos e responsabilidades assumidas por cada uma.
• Clareza das regulamentações e leis pertinentes.
• Prazos de entrega, pagamentos, garantias.
• Cláusulas de confidencialidade, direitos de propriedade intelectual.

Um processo de negociação contratual bem-sucedido envolve uma abordagem estratégica e uma comunicação clara e aberta entre as partes. Cada parte deve expressar claramente seus interesses, objetivos e limites, ao mesmo tempo em que demonstra disposição para ouvir e compreender os pontos de vista e necessidades da outra parte.

A negociação contratual requer habilidades efetivas de negociação, como capacidade de comprometimento, habilidade para resolver conflitos e aptidão para encontrar soluções criativas.

Além disso, é importante ter um sólido conhecimento dos aspectos legais e comerciais envolvidos no contrato. Isso envolve compreender os termos e condições padrão utilizados na indústria, bem como quaisquer requisitos legais ou regulatórios que possam afetar a validade ou o cumprimento do contrato.

Técnicas eficientes e inovadoras de negociação contratual

No âmbito da negociação contratual, existem várias técnicas que se mostraram eficientes e inovadoras para alcançar acordos benéficos.

Essas técnicas visam maximizar o valor para todas as partes envolvidas, incentivar a colaboração e encontrar soluções criativas. A seguir, são apresentadas algumas dessas técnicas:

• Abordagem baseada em interesses: Em vez de focar apenas nas posições iniciais de cada parte, essa técnica concentra-se nos interesses subjacentes que motivam essas posições. Ao entender os interesses reais de ambas as partes, é possível encontrar soluções que atendam às necessidades de ambas, gerando acordos mais sólidos e duradouros.

• Ganha-ganha: Essa técnica se baseia na premissa de que a negociação deve ser um processo em que todas as partes saiam beneficiadas. Busca-se identificar oportunidades para criar valor mútuo e encontrar soluções que maximizem os benefícios para ambas as partes, em vez de buscar apenas vantagens individuais.

• Negociação integrativa: Também conhecida como "criação de valor", essa técnica concentra-se na geração de opções e soluções criativas que vão além das demandas iniciais das partes. Busca-se identificar interesses compartilhados e encontrar soluções que satisfaçam as partes interessadas de maneira eficiente e eficaz.

• Comunicação efetiva: Uma comunicação clara, aberta e respeitosa é fundamental para uma negociação bem-sucedida. Ouvir ativamente a outra parte, expressar claramente os próprios interesses e necessidades e buscar pontos em comum promovem a compreensão mútua e facilitam a busca por soluções benéficas para ambas as partes.

• Uso de tecnologia: A incorporação de ferramentas tecnológicas, como os sistemas de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM), pode proporcionar eficiência e precisão no processo de negociação. Essas soluções permitem a automação de tarefas, a gestão eficiente de documentos e a colaboração em tempo real, agilizando o processo e reduzindo erros humanos.

Ao aplicar essas técnicas no processo de negociação contratual, as organizações podem alcançar acordos mais sólidos, evitar conflitos e maximizar o valor para todas as partes interessadas.

Processo de negociação contratual com um CLM

O processo de negociação contratual com um CLM envolve o uso de uma plataforma ou software especializado para gerenciar todas as etapas do ciclo de vida de um contrato, desde a solicitação até a fase pós-assinatura.

A seguir, descreve-se o processo de negociação contratual utilizando um CLM:

• Solicitação e redação do contrato: O processo começa com a solicitação e redação do contrato. Com um CLM, é possível acessar modelos e cláusulas predefinidas, o que agiliza e padroniza o processo de redação. Além disso, o CLM permite a colaboração em tempo real entre os membros da equipe responsáveis pela redação do contrato, facilitando a revisão e incorporação de comentários.

• Negociação e revisão: Após a redação inicial do contrato, inicia-se a etapa de negociação. O CLM permite enviar o contrato à outra parte para revisão e comentários. Ambas as partes podem fazer modificações e sugestões diretamente no documento, o que facilita a comunicação e a resolução de diferenças entre as partes internas e externas.

• Acompanhamento e controle de versões: Durante o processo de negociação, é comum que várias revisões e alterações sejam feitas no contrato. O CLM mantém um histórico de versões, facilitando o acompanhamento das modificações feitas em cada etapa. Isso permite uma melhor visibilidade e controle das alterações realizadas, evitando confusões e erros.

• Aprovação e assinatura: Quando ambas as partes chegam a um acordo, o CLM automatiza o processo de aprovação e assinatura eletrônica do contrato. As partes podem assinar eletronicamente o documento por meio da plataforma, eliminando a necessidade de impressão, envio por correio ou reuniões presenciais. Isso agiliza o processo e reduz o tempo necessário para concluir a negociação.

• Gerenciamento pós-assinatura: Após a assinatura do contrato, o CLM continua sendo útil para administrar e monitorar os termos e obrigações contratuais. A plataforma pode gerar alertas e lembretes automáticos para o cumprimento de prazos, notificar renovações pendentes e facilitar a gestão das cláusulas e compromissos contratuais.

• Análise e relatórios: Um CLM fornece ferramentas de análise e geração de relatórios que permitem avaliar o desempenho e a eficiência dos contratos. É possível obter informações sobre os tempos de negociação de um contrato, os pontos de fricção mais comuns, os contratos mais bem-sucedidos, entre outros dados relevantes. Essas análises podem ajudar a identificar áreas de melhoria e otimizar futuras negociações.

Como um CLM evita atrasos na negociação contratual

Qualquer processo de negociação envolve gerenciar um grande volume e tipos de contratos e documentos: rascunhos iniciais, revisões dos contratos, atas das reuniões, mensagens de e-mail, anexos, etc.

Frequentemente, diferentes versões dos mesmos documentos são tratadas entre as partes que estão negociando dentro ou fora da empresa. Conduzir um processo de negociação pouco claro pode resultar em riscos financeiros e litígios legais entre as partes.

Gráfica: Ainda são poucas as empresas que possuem software específico para a gestão documental de contratos.

sso obriga a investir tempo valioso e esforço na administração de documentos contratuais. Muitos documentos das empresas se perdem ou são arquivados incorretamente.

Como resultado, de acordo com um estudo da Censuswide/Sharp, os colaboradores dedicam 13 minutos por dia procurando documentos nos servidores de suas empresas. A isso se adiciona o risco de que, uma vez encontrado o documento, não seja a versão correta ou mais recente, o que pode interromper uma reunião ou até causar irritação à outra parte.

Para evitar esse tipo de situação, é recomendável seguir esses conselhos básicos:

• Digitalização de contratos e outros documentos de negócios associados: lidar com documentos em papel não apenas retarda os processos de negociação contratual, mas também é mais caro para a empresa. Segundo a PWC, gerar e arquivar um documento impresso custa uma média de 19 dólares; no caso do formato digital, esse custo é reduzido a apenas uma centésima parte.
• Instale um software de gestão documental: a digitalização é apenas o primeiro passo. Para não perder tempo procurando contratos ou os arquivos corretos, existem atualmente soluções de gestão documental (DMS) que arquivam e classificam os documentos, facilitam as buscas, permitem rastrear as alterações feitas por cada usuário ou perfil e suportam vários idiomas, entre outras funcionalidades.
• Crie e gerencie contratos com um software colaborativo: qual é o sentido de trocar por e-mail versões diárias de um contrato com modificações mínimas? As soluções disponíveis hoje para gerenciar documentos legais (CLM) permitem criar e editar documentos online de forma colaborativa com as partes internas e externas que participam da negociação contratual. Dessa forma, todos trabalham sempre com a última versão atualizada do documento.
• Use uma ferramenta para a gestão do ciclo de vida dos contratos: a tecnologia também pode ser sua aliada para aprimorar a gestão de contratos. As soluções específicas de software de gestão de contratos permitem acessar em tempo real os dados de cada acordo. Por exemplo, o usuário recebe um alerta quando o contrato está prestes a expirar, pode consultar as classificações internas dos clientes e fornecedores envolvidos no contrato, etc.