Cómo elegir el mejor software de gestión de contratos
En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, la gestión de contratos es un pilar fundamental para el éxito. En esta guía completa, te orientaremos a través de las etapas claves para elegir el mejor software de gestión de contratos en 2024
Tabla de Contenidos
Etapas del proceso de compra de un software de gestión de contratos
Al igual que un contrato implica a múltiples actores con roles y perspectivas únicas, la adquisición de software sigue un proceso con diversas etapas.
Para quienes están comprando software por primera vez, es esencial comprender la importancia de llevar a cabo una investigación exhaustiva, ya que es una inversión a largo plazo que tendrá un impacto en toda la organización y sus partes interesadas.
Requerimientos del sistema de gestión contractual
Los requerimientos del sistema de gestión contractual son un conjunto de especificaciones y criterios que definen las necesidades y expectativas de una organización en cuanto a la gestión de asuntos legales y contratos.
Estos requerimientos son una guía fundamental para el diseño, implementación y evaluación de un sistema que permita administrar eficazmente los aspectos legales de la empresa, incluyendo el alcance del proyecto, la documentación legal, el cumplimiento normativo, la mitigación de riesgos legales, entre otros.
En este sentido, antes de siquiera considerar una opción de software de gestión de contratos, es fundamental entablar conversaciones con todas las áreas de la empresa que serán partícipes de alguna manera en el proceso contractual, para así comprender cómo esta importante decisión influirá en el funcionamiento interno de toda la empresa.
Ten en cuenta las siguientes preguntas básicas para alinearte con todo el equipo y así tomar una decisión informada:
Estas preguntas ayudarán a iniciar conversaciones con las partes interesadas internas y a comprender mejor cómo el CLM impactará en cada área y en toda la organización. Una vez recopiladas las respuestas, se recomienda crear un sumario con todas las consideraciones y así armar un playbook de requerimientos específico para presentar a los candidatos de CLM.
-
Área Legal
✔ ¿Cuáles son los requisitos legales y regulatorios específicos que nuestro CLM debe cumplir?
✔ ¿Qué tipo de contratos manejan con mayor frecuencia y cuáles son sus particularidades legales?
✔ ¿Necesitan de funciones específicas de cumplimiento normativo, como indicadores de cumplimiento de SLA o la gestión de consentimientos?
✔ ¿Qué medidas de seguridad y privacidad de datos son esenciales para proteger la información legalmente sensible?
-
Área de Ventas
✔ ¿Cómo el CLM puede agilizar el proceso de ventas y mejorar la eficiencia en la creación y firma de contratos?
✔ ¿Qué características son clave para garantizar una gestión de contratos efectiva en el ciclo de ventas?
✔ ¿Qué datos y análisis son necesarios para tomar decisiones estratégicas en el equipo de ventas?
✔ ¿Cómo el CLM puede mejorar la colaboración con los clientes y aumentar la satisfacción?
-
Área de Procurement
✔ ¿Cuáles son los principales desafíos en la gestión de contratos con proveedores?
✔ ¿Qué procesos de adquisición podrían beneficiarse de la automatización a través de un CLM?
✔ ¿Se necesitan integraciones específicas con otros sistemas de gestión empresarial (ERP, CRM, DMS, etc)?
✔ ¿Qué funciones de seguimiento y control de gastos son esenciales para el área de compras?
-
Área de Tecnología de la Información (TI)
✔ ¿Cuál es nuestra infraestructura tecnológica actual y cómo se integraría un CLM?
✔ ¿Qué requisitos de seguridad y privacidad de datos debemos abordar al implementar el CLM?
✔ ¿Necesitamos una solución local o basada en la nube, y cuál sería la más adecuada para nuestras necesidades?
✔ ¿Cómo se llevará a cabo la migración de datos y la capacitación del personal de TI en la nueva plataforma?
-
Área de Finanzas
✔ ¿Cuáles son los principales objetivos financieros que esperamos lograr con la implementación del CLM?
✔ ¿Qué aspectos del ciclo de vida del contrato afectan directamente a la gestión de costos y presupuestos?
✔ ¿Qué informes y análisis financieros necesitamos para evaluar el rendimiento de los contratos?
✔ ¿Cómo el CLM puede contribuir a la identificación y mitigación de riesgos financieros?
Definición de necesidades y objetivos
Una vez se tengan claros los requerimientos del sistema de gestión contractual, es crucial entender las necesidades y objetivos de tu empresa. Imagina que estás construyendo una casa. ¿Qué habitaciones necesitas? ¿Cuántas personas vivirán en ella? De manera similar, debes determinar qué funcionalidades del CLM son esenciales para tu empresa y cuáles son tus metas a corto y largo plazo. Esta fase implica:
-
1. Evaluación de las necesidades actuales
Analizar cómo se manejan actualmente los contratos y asuntos legales en la organización, identificando procesos, áreas problemáticas y deficiencias.
-
2. Identificación de problemas y desafíos
Reconocer los problemas y desafíos específicos relacionados con la gestión de contratos actual, como retrasos en la aprobación o falta de visibilidad.
-
3. Establecimiento de objetivos claros
Definir metas específicas y medibles, como reducir tiempos de aprobación y firma en un porcentaje determinado en un plazo concreto
-
4. Priorización de requisitos
Determinar las características y funcionalidades clave necesarias en el software de gestión de contratos para alcanzar los objetivos establecidos.
-
5. Involucramiento de las partes interesadas
Comprometer a todas las partes relevantes en el proceso, desde el equipo legal hasta los departamentos de ventas, compras, finanzas y TI, para obtener perspectivas integrales.
Investigación preliminar y establecimiento de criterios
La investigación es clave. Como cuando investigas antes de comprar un automóvil, investiga las opciones de software de gestión de contratos. Establece criterios específicos, como la capacidad de personalización o la compatibilidad con tu industria, y considera aspectos como:
-
1. Establecer prioridades
Identifica qué aspectos son más importantes para ti en relación a un CLM. ¿Cuáles son tus objetivos específicos para su implementación? ¿En qué áreas necesitas un mayor apoyo? Tener una comprensión clara de tus preferencias te ayudará a evaluar las funciones más adelante.
-
2. Investigar sitios web de los CLM
Dedica tiempo a revisar detenidamente los sitios web de los proveedores de CLM. Lee las páginas de productos, consulta los documentos de ayuda y explora las historias de clientes para obtener una comprensión completa de lo que cada CLM ofrece.
-
3. Consultar fuentes externas
Explora sitios web de revisión de software como Capterra y Gartner Peer Insights, que ofrecen una perspectiva imparcial de terceros sobre las opciones disponibles. Estas revisiones pueden proporcionar información valiosa para tu toma de decisiones.
-
4. Conversar con colegas y profesionales del área legal
Aprovecha las comunidades y eventos legales para hablar con otros profesionales de tu campo. Puedes hacer preguntas y obtener información basada en las experiencias de tus colegas con respecto a los CLM. Sus conocimientos pueden ser invaluables en tu proceso de selección de software.
Comparación de opciones y solicitudes de demostraciones
Esta es la etapa en la que pruebas antes de comprar. Solicitar demostraciones de los proveedores para ver cómo se comporta y se adapta la solución, es un aspecto esencial.
No solo se trata de verificar si cumplen con tus requisitos básicos, sino también de considerar su capacidad de adaptación a las necesidades específicas de tu organización. Solicita demostraciones personalizadas que enseñen cómo cada CLM aborda los desafíos particulares, y si su interfaz y flujo de trabajo son sencillos e intuitivos para tu equipo.
Además, evalúa la flexibilidad de la solución para ajustarse a los cambios futuros en tu empresa. Esta etapa es crucial para tomar una decisión informada que se alinee con tus objetivos a largo plazo.
Proceso de toma de decisiones y consideraciones de presupuesto
Similar a decidir entre un automóvil nuevo y uno usado, evalúa cuidadosamente tu presupuesto. Se debe analizar el presupuesto disponible y el ROI esperado, además de considerar la escalabilidad y flexibilidad a largo plazo del software.
Esta etapa culmina en la elección de la solución que mejor se adapte a las necesidades y recursos de la organización, con un enfoque en los beneficios sostenibles a lo largo del tiempo.
Implementación y Onboarding
La etapa de "Implementación y Onboarding" es crucial para la transición exitosa hacia el uso del software de gestión de contratos (CLM). Aquí se detallan aspectos clave de esta fase:
-
1. Planificación de implementación
Se elabora un plan detallado que establece los pasos necesarios para la implementación del CLM, incluyendo plazos y responsabilidades.
-
2. Configuración y personalización
El software se adapta para satisfacer las necesidades específicas de la organización, lo que puede incluir la creación de flujos de trabajo personalizados y la configuración de campos de datos en el contrato.
-
3. Migración de datos
Los datos relevantes de los contratos existentes se transfieren al nuevo software CLM de manera precisa y segura, remota, e idealmente de forma gratuita.
-
4. Formación del personal
Se proporciona capacitación a los usuarios para que se familiaricen con el software y puedan utilizarlo eficazmente en sus roles.
-
5. Pruebas y ajustes
Se realizan pruebas exhaustivas para garantizar que el CLM funcione sin problemas y se ajuste a las necesidades operativas.
-
6. Lanzamiento y monitoreo inicial
Se implementa el CLM en toda la organización y se monitorea su rendimiento inicial, resolviendo cualquier problema que surja.
Qué buscar en una herramienta CLM de gestión de contratos
Funcionalidades básicas y características avanzadas
La evaluación de un CLM debe considerar tanto las funcionalidades básicas, que abordan las necesidades esenciales de gestión de contratos, como las características avanzadas que ofrecen un valor adicional.
Aprende más
Integración con otros sistemas y herramientas
La capacidad de un CLM para integrarse con otras herramientas y sistemas utilizados en la organización es un factor crítico. Las integraciones fluidas con CRM, ERP, almacenamiento en la nube, sistemas de gestión empresarial y más, facilitan la transferencia de datos y mejoran la eficiencia operativa.
Aprende más
Seguridad y cumplimiento normativo
La seguridad de los datos y el cumplimiento de las regulaciones legales son aspectos fundamentales en la gestión de contratos. Un CLM debe ofrecer sólidas medidas de seguridad. Además, debe cumplir con las normativas legales y regulaciones de privacidad pertinentes de cada país.
Aprende más
Escalabilidad y adaptabilidad para crecimiento futuro
El software debe ser capaz de manejar un mayor volumen de contratos y adaptarse a las necesidades cambiantes sin problemas. La flexibilidad y adaptabilidad son clave para garantizar que el CLM siga siendo efectivo a medida que evolucionan las operaciones.
Aprende más
Soporte y recursos de formación
Asegurarse de que ofrezcan un sólido soporte técnico con conocimiento de la idiosincrasia local, 24/7 y recursos de formación para los usuarios, son aspectos que no se deben dejar pasar. Esto incluye acceso a documentación, capacitación en línea y asistencia en caso de problemas técnicos.
Aprende más
El valor de la Inteligencia Artificial Generativa en un CLM
La Inteligencia Artificial Generativa en un sistema de gestión de contratos (CLM) representa un avance significativo en la simplificación y mejora de la gestión contractual. Esta tecnología utiliza modelos de lenguaje avanzados para crear contenido de manera autónoma y contextualmente relevante. Aquí se destacan algunos aspectos clave de por qué la inteligencia artificial generativa es importante en un CLM:
-
1. Automatización de tareas repetitivas
La generación automática de documentos y cláusulas legales permite a los profesionales legales y equipos de contratos eliminar tareas manuales repetitivas. Esto libera tiempo y recursos para que se centren en cuestiones más estratégicas y de alto valor.
-
2. Eficiencia en la creación y revisión de contratos
La IA generativa puede acelerar significativamente el proceso de creación y revisión de contratos al proporcionar contenido preciso y coherente de manera instantánea. Esto reduce la posibilidad de errores humanos y agiliza las operaciones.
-
3. Personalización contextual
La IA generativa puede adaptar automáticamente los contratos a las circunstancias específicas de cada acuerdo. Puede incluir información pertinente, como fechas, nombres y valores, de manera precisa y coherente en todo el documento.
-
4. Consistencia y cumplimiento normativo
La generación automática garantiza la coherencia en la aplicación de políticas y cláusulas legales, lo que ayuda a mantener el cumplimiento normativo en todos los contratos.
-
5. Aumento de la productividad
Al reducir la carga de trabajo manual, la IA generativa permite a los equipos legales y de contratos ser más productivos y efectivos en la gestión de un mayor volumen de acuerdos en menor tiempo.
-
6. Mejora la experiencia de uso
La IA, al explorar contratos de manera intuitiva, transforma búsquedas complejas en conversaciones naturales, mejorando el entendimiento y acceso a información crucial.
Adicionalmente, al ser la IA una tecnología capaz de aprender y evolucionar, proporciona a las empresas una herramienta dinámica que puede mejorar y adaptarse según los requisitos de contratación. Esta capacidad de innovación constante no solo optimiza los procesos existentes, sino que también crea oportunidades inéditas para mejorar la eficiencia y la efectividad en formas nunca antes exploradas.
La IA es en definitiva un componente clave para la gestión de contratos moderna, ya que opera como un asistente virtual para abogados que potencia la eficiencia, la precisión y la productividad en la gestión contractual, sin reemplazar las habilidades humanas. Al eliminar tareas repetitivas y ofrecer contenido contextualmente relevante, esta tecnología impulsa la agilidad y la capacidad de respuesta de las organizaciones en el entorno empresarial actual.
La evaluación del CLM es un trabajo en equipo
Con toda la información detallada a lo largo de esta guía, ya es posible tener certeza de que la implementación y adopción efectiva de un sistema de gestión de contratos (CLM) no es solo responsabilidad del equipo legal o de contratación, sino que requiere una colaboración integral de todos los departamentos relevantes dentro de una organización.
A continuación se detallan las razones por las cuales la evaluación y elección de un CLM deben ser consideradas como un esfuerzo conjunto y cómo involucrar a múltiples departamentos puede conducir a una implementación exitosa:
Involucrar a todos los departamentos relevantes
Los contratos y acuerdos impactan a varios departamentos, desde ventas y compras hasta finanzas y recursos humanos. Cada departamento tiene necesidades y requisitos específicos para los contratos que gestionan. Involucrar a todas estas áreas desde el comienzo, garantiza que las soluciones de CLM se adapten a las necesidades de cada equipo, lo que mejora la aceptación y el uso del sistema.
Recopilar feedback y perspectivas de diferentes equipos
Como mencionamos en el apartado de los Requerimientos del sistema de gestión contractual, cada departamento tiene una perspectiva única sobre los contratos. Los equipos de ventas pueden estar más enfocados en la agilidad y rapidez en la creación de acuerdos para cerrar negocios, mientras que el equipo legal puede priorizar la precisión y el cumplimiento normativo.
Al recopilar el feedback de estas diversas perspectivas, se pueden identificar y abordar las preocupaciones específicas de cada equipo, lo que lleva a una solución de CLM que beneficia a toda la organización.
Consideraciones interdepartamentales para una implementación exitosa
Las interacciones entre departamentos y los flujos de trabajo interdepartamentales son esenciales en muchos contratos. Un CLM efectivo debe facilitar estas interacciones y garantizar una comunicación fluida entre los equipos mediante workflows colaborativos.
La coordinación entre ventas y finanzas para contratos de facturación, por ejemplo, o entre recursos humanos y legales para contratos de colaboradores, son ejemplos de interacciones que deben ser consideradas durante la evaluación del CLM.
Probando un proceso de gestión de contratos con Webdox
¿Por qué es crucial probar antes de comprar?
Antes de comprometerse con un software de gestión de contratos (CLM) como Webdox, es esencial realizar pruebas exhaustivas para evaluar su idoneidad para las necesidades específicas de su organización.
La prueba antes de la compra es fundamental por varias razones. En primer lugar, permite a los usuarios experimentar directamente las características y funcionalidades de Webdox, desde la creación de contratos hasta la firma electrónica, comprendiendo cómo se integra con los flujos de trabajo existentes.
En segundo lugar, las pruebas prácticas ayudan a identificar si la plataforma cumple con las expectativas y requisitos específicos de su negocio, como la capacidad para gestionar y firmar masivamente múltiples tipos de contratos o la facilidad de colaboración en equipo. Además, probar Webdox proporciona información sobre la usabilidad y la curva de aprendizaje, asegurando que sea intuitivo y fácil de usar para todos los usuarios.
Lo que hay que tener en cuenta al comprar un CLM como Webdox
Cuando se trata de seleccionar el software adecuado para la Gestión del Ciclo de Vida del Contrato (CLM), Webdox CLM destaca de sus competidores por varios aspectos clave:
Funcionalidad y adaptabilidad
Webdox CLM ofrece una amplia gama de funcionalidades, desde almacenamiento y automatización de flujos de trabajo hasta integraciones y personalización.
Interfaz intuitiva y facilidad de uso
La interfaz de usuario de Webdox CLM se ha diseñado para ser intuitiva y fácil de usar. Esto facilita la adopción por parte de los usuarios
Seguridad y cumplimiento normativo
Webdox CLM ofrece encriptación robusta y autenticación de usuarios, garantizando la protección de la información sensible.
Inteligencia Artificial Generativa
Desde 2024, Webdox CLM se distinguirá por su innovador componente de inteligencia artificial: Webdox Brain Companion.
Soporte local 24/7
Con un equipo de soporte local altamente capacitado y disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, Webdox CLM ofrece asistencia inmediata y orientación experta.
Experiencia comprobada
Con más de 500 clientes en 15 países de Latinoamérica, Webdox CLM ha demostrado su experiencia en la gestión de contratos.
Cómo establecer un proceso de prueba eficaz
Establecer un proceso de prueba meticuloso y bien estructurado no solo ayuda a determinar si Webdox o cualquier otro CLM es adecuado para tu organización, sino que también garantiza una transición suave y una adopción exitosa del sistema en toda la empresa.
-
Definir objetivos claros
Antes de comenzar las pruebas, es esencial tener objetivos definidos. ¿Qué funcionalidades son críticas para su empresa? ¿Qué problemas específicos desea resolver con un CLM? Establece metas claras para evaluar durante las pruebas.
-
Involucrar a los usuarios finales
Las personas que utilizarán el CLM en su día a día deben estar involucradas en las pruebas. Esto asegura que las experiencias y preocupaciones del usuario se tengan en cuenta. Sus comentarios son fundamentales para determinar la idoneidad del sistema.
-
Simular escenarios reales
Diseña casos de uso que reflejen situaciones y flujos de trabajo reales en tu organización. Esto incluye la creación de contratos, la colaboración en equipo, la firma electrónica y el seguimiento del ciclo de vida del contrato. Al simular escenarios reales, se pueden identificar posibles obstáculos y beneficios del sistema.
-
Evaluar la integración
Si tu empresa ya utiliza herramientas como CRM, almacenamiento en la nube u otros sistemas en la nube, asegúrate de probar la integración del CLM con estas herramientas. Verifica si los datos se transfieren correctamente y si se mantiene la coherencia en todas las plataformas.
-
Recopilar feedback detallado
Durante el período de prueba, recolecta comentarios detallados de los usuarios. Pregunta sobre la facilidad de uso, la eficiencia en los flujos de trabajo y la satisfacción general. Esta retroalimentación ayudará a tomar una decisión informada sobre la compra del CLM.
-
Evaluar el soporte técnico
Durante las pruebas, también es importante evaluar la calidad del soporte técnico proporcionado por el proveedor. ¿Responden rápidamente a las consultas? ¿Son capaces de resolver problemas de manera efectiva? Un buen soporte técnico es esencial para una implementación y uso continuo exitosos del sistema.
Consejos finales para evaluar resultados y tomar decisiones informadas
Llegar a la fase de evaluación de resultados y toma de decisiones en la gestión de contratos es un hito crucial. Después de todo el análisis, la investigación y las pruebas, es hora de considerar los resultados y tomar decisiones informadas. Aquí hay algunos consejos finales para guiar este proceso:
- Evaluar el rendimiento en función de los objetivos: Antes de analizar los números, recuerda los objetivos iniciales que se establecieron. ¿El software de gestión de contratos ha cumplido con estas metas? Evalúa su rendimiento en función de estas metas clave, ya sea mejorar la eficiencia, reducir los costos y errores o mejorar la colaboración entre equipos.
- Analizar datos cuantitativos y cualitativos: No te limites a los números. Recopila datos cuantitativos, como el tiempo promedio de creación de un contrato o la reducción de los errores, pero también considera los datos cualitativos, como la satisfacción del usuario y la mejora en la comunicación entre departamentos. La combinación de ambos proporciona una imagen completa.
- Retroalimentación continua: Sigue buscando feedback incluso después de la implementación completa. Los usuarios y los stakeholders pueden ofrecer perspectivas valiosas a medida que utilizan la plataforma en situaciones del mundo real. Aprende de sus experiencias y realiza ajustes según sea necesario.
- Mantener la flexibilidad: La gestión de contratos no es estática; evoluciona con el tiempo. Asegúrate de que el software elegido sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios en los procesos empresariales y las regulaciones legales. La capacidad de personalización y la escalabilidad son clave.
- Considerar el ROI a largo plazo: Evalúa el retorno de inversión (ROI) a largo plazo. Aunque los costos iniciales son importantes, también considera los ahorros continuos y los beneficios a largo plazo, como la reducción de errores legales, la mejora de las relaciones con los clientes y la capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado.
- Tomar decisiones basadas en datos: Por último, tomar decisiones basadas en datos con una vista holística de los resultados, es la respuesta. Considera todos los aspectos, desde la satisfacción del usuario hasta la eficiencia operativa y la mejora en la gestión del riesgo. Al hacerlo, estarás equipado para tomar decisiones informadas que beneficiarán a tu empresa a largo plazo.
En última instancia, la gestión de contratos eficaz no se trata solo de elegir el software adecuado; se trata de cómo ese software se integra y mejora los procesos empresariales existentes. Con estos consejos finales en mente, estarás preparado para tomar decisiones que transformarán tu enfoque hacia la gestión de contratos, llevando a tu empresa hacia un futuro más eficiente y colaborativo, considerando incluso, el poder transformador de la Inteligencia Artificial.
