Todo contrato que pasa por tu empresa consta de fases o etapas de un ciclo de vida que pueden categorizarse en bloques de prefirma (solicitud, creación, negociación), firma (con sus previas aprobaciones) y postfirma (alerta de vigencias, renovaciones, términos, etc).
Este modelo se replica y pasa por áreas tan diversas dentro de una organización como son Compra, Venta, TI, Recursos Humanos, Legal y Finanzas, y también en distintos rubros e industrias, como Retail, Alimentos y Bebidas, Telecomunicaciones, Construcción, entre otras.
5 buenas prácticas para mejorar tus procesos contractuales
Los procesos contractuales de una empresa, siempre en interacción y colaboración con la gerencia legal para que cumplan con sus exigencias, se estructuran bajo ciertas etapas que que pueden volverse más eficientes y eficaces si se logran identificar sus fases.
1. Estandarizar las etapas para cada tipo de contrato
Estandarizar las etapas para cada tipo de contrato ayuda a ser más eficientes como compañía, no solo en el área legal, sino a nivel global. Esto porque existen procesos contractuales muy similares dentro de áreas como compra, proveedores, ventas o recursos humanos, por tanto, si se logra estandarizar desde la creación del contrato hasta la firma, habrá un proceso más eficiente y se ahorrará tiempo en el proceso contractual.
2. Identificar los contratos que siguen un mismo proceso y los que son diferentes
En una empresa, existen algunos contratos que siguen un mismo proceso y otros contratos que se diferencian y requieren de más especificaciones. Es importante poder identificar cuáles son aquellos que siguen un proceso similar y aquellos que no, para agruparlos a la hora de comenzar el ciclo de vida del documento.
De esta manera, es posible comprender cada detalle y especificación de los contratos que son diferentes. Si logras identificarlos, el proceso se vuelve más eficiente, ya que disminuyen los riesgos e incertidumbres en el camino hacia la negociación y la firma.
3. Identificar y asignar aprobadores en todas las etapas de la creación de un contrato
Es fundamental poder identificar a los aprobadores del contrato y asignarlos según la fase en que se requieren, pues lo más probable es que no sean los mismos para todos los contratos.
Si a esto se le suma al punto anterior, tus procesos contractuales pueden mejorar considerablemente, ya que muchos contratos similares podrían requerir de los mismos aprobadores. Una vez identificados, será importante comunicarles cuándo y en qué etapa deben dar su aprobación, pues eso va a mantener un orden dentro del proceso e implicará una reducción en los tiempos de firma y en los procesos contractuales en general. También porque, en caso de alguna ausencia o problema con un aprobador, se puede anticipar y encontrar un sustituto que reemplace temporalmente.
4. Establecer plazos, para cada etapa y para la firma
Al establecer plazos en cada etapa y para la firma, puedes estimar cuanto demora el proceso de un contrato en general. Esto es fundamental para aterrizar las expectativas de todas las partes que colaboran en un contrato. Los CLM permiten establecer plazos máximos por cada etapa y ver si hay atrasos o estás a tiempo para llegar a la firma final.
5. Firmar electrónicamente. Ahorras tiempo y papel
A pesar de que estamos en plena era digital, aún vivimos en un mundo en que la gente firma sus contratos a mano. Esto dificulta los procesos contractuales, ya que implica demoras de tres días a una semana solo en lograr las firmas que se requieren. Muchas veces, se traduce en pérdidas de tiempo por impresión, firma manuscrita, escáner, envío por mail, y luego volver a imprimir, escáner y enviar la segunda firma de vuelta por mail.
Por esta razón, la firma electrónica se hace primordial. En cuestión de segundos puedes tener el contrato aprobado por medio de una firma electrónica simple y avanzada, con la misma validez que una firma manuscrita ante a la ley y frente a un acuerdo o celebración de un contrato.
En suma, existen diversas formas de mejorar la gestión de contratos de tu empresa, no solo en el área legal, sino a modo general y en distintos departamentos de una compañía. La estandarización y mejora de los procesos contractuales es la especialidad de tecnologías como los CLM, capaces de identificar las etapas de un contrato, estandarizar los documentos que siguen un mismo proceso, asignar aprobadores a cada etapa, visibilizar las negociaciones que ocurren en ella y dar espacio a firmas electrónicas simples. Además, alertan en caso de términos, renovaciones o fechas clave dentro de un contrato.
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