El extravío de documentos producto de la gestión manual de éstos puede costarle caro a su empresa, y a su reputación también.
Más todavía cuando las empresas actualmente trabajan de manera ardua para eficientar sus procesos y reducir con esto, sus costos.
Los datos que elabora todo negocio genera implicancias para clientes y usuarios internos y externos de éste. Cuando falla la trazabilidad de la información, el nivel de confianza en el negocio o la marca queda comprometido.
Este círculo vicioso de mala gestión documental casi siempre sigue los mismos 3 malos pasos:
1. Cuando un colaborador necesita uno o más documentos, busca quiénes son los potenciales responsables de la información
Lamentablemente, muchas veces estos encargados no son fáciles de identificar porque:
- No quedó registro de su labor
- Ya no forman parte del proceso
- Fueron trasladados de área
- Ya no trabajan en la empresa
2. Una vez que se logra identificar al responsable o la ubicación del archivo, se solicita el documento y el encargado debe buscarlo.
Sin embargo, éste último muchas veces no tiene una estructura clara de organización de la información, ni tampoco un proceso sistemático de clasificación de contenidos (mediante el uso de tags, palabras clave o categorías)
3. El colaborador no puede avanzar en su proceso por culpa del tiempo que demora el encargado de la información en encontrarla.
Peor aún, si la información sólo está en formato físico, las personas deben revisar entre cientos de archivos, leyendo y evaluando gran cantidad de los documentos hasta encontrar el objetivo.
Según un estudio de BAE Systems, son 30 minutos diarios en promedio que los usuarios de empresas destinan sólo a buscar información extraviada.
El valor por hora hombre de las personas encargadas sólo de buscar información dentro de una organización es de aproximadamente 5,7 USD la hora (aproximadamente $ 600.000 pesos mensuales por usuario).
Estos costos de tiempo y dinero se reducen a casi cero cuando una empresa contrata un software de gestión de documentos.
Según la asociación internacional de gestores de información e imágenes AIIM, son 8 los riesgos que enfrentan los negocios cuando no cuentan con un software para gestión de documentos que ayude a ordenar las cosas:
- Pérdida de datos en situación de emergencias o desastres.
- Costos de ahorro y tiempo
- Brechas comunicacionales
- Malas decisiones
- Oportunidades perdidas de captura de clientes
- Pérdida de competitividad
- Pérdida de reputación
- Incumplimientos legales
¿Cómo evitar el extravío de documentos en mi empresa?
Ahora bien, no basta contratar una solución tecnológica que sólo incluya un buen buscador de contenidos.
Toda solución digital eficiente debe incluir un sistema que centralice la información y proporcione una estructura de carpetas y clasificación global acorde a las necesidades de almacenaje del negocio, permitiendo el acceso ágil a estos datos para todos los colaboradores. Así mismo, deben generarse procesos prácticos que ayuden a facilitar las gestiones anteriores, notificando a los encargados para generar hábitos que contribuyan a esta causa.
Ciertamente, reconocer que la empresa tiene un problema de organización es el primer gran paso hacia encontrar una solución. Luego de esto, el negocio debe decidir a qué nivel quiere transformar su organización interna.
Esta evaluación debe incluir una comparación entre los pro y contras del uso de un software de gestión de documentos de la empresa respecto al retorno sobre la inversión (ROI) y valor de la inversión (VOI) en el colaborador.
La decisión de dar el paso es clave en el mundo digital de hoy, en el cual priman la conectividad y rapidez. Simplemente, ya no son excusas las demoras en los procesos debido a que la versión en papel del documento se perdió o el dato no aparece en los buscadores.
