En primer lugar ¿qué es la trazabilidad? Según la RAE, la trazabilidad consiste en la posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo.
Este mismo término, aplicado en esta definición a bienes de consumo, también se aplica a documentos. Por lo anterior, para estos efectos, la trazabilidad documental o trazabilidad de documentos, implica la alternativa de mantener un registro y a través de éste, un control de la evolución de un documento.
¿Por qué es importante manejar la trazabilidad documental?
En el ámbito empresarial, cada empleado genera diariamente información relevante, donde en gran parte de los casos, ésta termina constituyendo un documento. La información que cada miembro de una empresa produce es relevante desde distintos ámbitos: comercial, financiero, técnico, administrativo y, como no, legal.
En cada una de los ámbitos anteriores, la información que se elabora genera implicancias hacia clientes tanto internos como externos de la compañía.
Asimismo, dado que son actores humanos quienes crean esta información, es muy importante conocer quiénes forman parte de la creación de un determinado documento, como todos los hechos posteriores a esto.
Ya sabemos, a grandes rasgos, lo que es la trazabilidad documental.
¿Cómo podemos aplicar la trazabilidad documental al ciclo de vida de los contratos?
Vale la pena responder esta pregunta entendiendo que un contrato pasa por cinco etapas generales: solicitud, creación, validación, firma y administración.
1. Solicitud
la solicitud del contrato la entendemos como la fase donde algún cliente interno de una empresa necesita abordar una relación con un tercero a la compañía. Para proteger los intereses de la organización, el cliente acude a los encargados del Departamento Legal para construir un contrato que proteja de la mejor manera posible los intereses de la corporación, esto se hace mediante un requerimiento que contenga los detalles del acuerdo que se convendrá con la contraparte. Esta solicitud se convierte en un registro que expresa las circunstancias en las cuáles se pidió el contrato y los distintos detalles con los cuáles éste se redactará.
2. Creación
Habiéndose realizado el requerimiento, el contrato deberá ser creado por el Departamento Legal. Dependiendo del tamaño de la empresa este departamento podrá estar constituido por 1 o más abogados, que deberán tomar los detalles de la solicitud realizada por el cliente interno de la compañía. En el evento que el contrato se trabaje por más de una persona, probablemente se genere más de una versión del acuerdo y por ello, se necesitará un registro de los distintos autores , fechas y cambios en el texto. Nuevamente será necesario un registro de los cambios generados en la información.
3. Validación
Ya hemos creado el documento, ahora ¿quiénes deben dar la aprobación de que este documento esté correcto en todas sus partes para proteger los intereses de la empresa y reflejar el convenio realizado con la contraparte? esto dependerá de cada empresa, pero es importante que en esta fase, que es derechamente la validación del contrato, se registre y controle para efectos de responsabilidades posteriores.
4. Firma
Una vez validado, el contrato será firmado, quedando un registro de que los representantes de la organización manifiestan su intención de contratar formalmente. Crítico será tener conocimiento, registro y control de que las firmas se hicieron por las personas correctas.
5. Administración
Habiendo solicitado, creado, validado y firmado el contrato ¿qué hacemos ahora? el contrato ya está operativo y las partes están llevando a cabo los negocios y actividades que acordaron. Es ahora importante que se mantenga un control de lo que se acordó y que las partes firmaron, es decir, de todos los hitos, fechas, pagos, notificaciones o cualquier otra cosa que en este conste. Aquí será importante tener vías efectivas que ayuden a controlar y registrar los diversos eventos, para exigir obligaciones, cumplir con auditorías, estar protegido ante eventuales litigios entre otras muchas cosas. Aquí nuevamente la trazabilidad toma un rol clave.
Así, el registrar las fases de un contrato ayudará a cualquier empresa a manejar información trascendental, que servirá al departamento legal para tener conciencia y generar accountability.
Este concepto está muy en boga en estos días en el ámbito empresarial y se define como la responsabilidad que tienen los empleados de responder a las expectativas de su trabajo dentro de la empresa.
Para controlar dichas expectativas , será necesario controlar sus actividades. Mantener trazabilidad de un documento o un contrato, como en el ejemplo, será crucial.
