¿Cuáles son los tipos de Firma Electrónica en México?

La transición de la firma manuscrita tradicional al uso de la firma electrónica, es del tipo de actividades que en los últimos años ha evolucionado a nivel país, convirtiéndose hoy en una necesidad en las organizaciones de todas las industrias y tamaños que buscan agilizar sus procesos.

En este sentido, y para entrar en contexto, el uso de la firma manuscrita tradicional ya no es la única vía de consentimiento expreso permitida por la legislación mexicana para la celebración de contratos.

¿Qué es la firma electrónica?

En México, la firma electrónica es un mecanismo que permite identificar de manera segura a una persona que realiza una transacción o firma un documento en línea. Esta firma tiene la misma validez legal que la firma autógrafa en documentos físicos.

Actualmente, están permitidos en el país los consentimientos del tipo verbal, por medios electrónicos, ópticos u otra tecnología, o por signos inequívocos. Lo anterior se encuentra contemplado en el artículo 1803 del Código Civil Federal mexicano.

Bajo esta misma línea, y para efectos prácticos, las maneras de expresar dichos consentimientos pueden ser:

• Una firma autógrafa en un documento o en un Mensaje de Datos (por equivalencia funcional).
• Una cruz colocada en un papel.
• Un sello en un documento.
• Una firma digitalizada en un instrumento electrónico.
• A través de un nombre de usuario y contraseña, NIP en homebanking.
• Una FEA “Firma Electrónica Avanzada”. 

Hoy existen diferentes tipos de firmas electrónicas, que se clasifican de acuerdo a su nivel de seguridad y certificación. La firma electrónica simple es la más básica y se utiliza para confirmar que un documento fue enviado por una persona en particular. La firma electrónica avanzada requiere una mayor verificación de la identidad del firmante, y se utiliza en transacciones que requieren mayor seguridad, como la firma de contratos o la realización de trámites en línea con instituciones gubernamentales.

Por otro lado, la firma electrónica calificada es la más segura y tiene un alto nivel de certificación, ya que se emite por un prestador de servicios de certificación acreditado por la Secretaría de Economía. Esta firma se utiliza en trámites que requieren la máxima seguridad, como la firma de documentos relacionados a escrituras públicas o de carácter oficial.

¿Cuáles son los tipos de firmas electrónicas?

El ordenamiento jurídico mexicano, distingue dos tipos de firmas electrónicas, que son la Firma Electrónica Simple (FES) y la Firma Electrónica Avanzada (FEA) o Firma electrónica Cualificada. Cada una de ellas cuenta con un nivel diferente de seguridad y requisitos de certificación.

A continuación, se explican los tipos de firmas electrónicas en México:

1.Firma Electrónica Simple (FES)

Es la alternativa de firma digital más simplificada, con la que su validez y verificación se realiza mediante un usuario y contraseña que identifica y faculta al usuario para firmar digitalmente.

De acuerdo al Dr. Alfredo Reyes Krafft, Socio director de LexInf y Consultor internacional en materia de Firma Electrónica, la Firma Electrónica Simple es: “Aquella que deviene del intercambio de claves y contraseñas, es decir que las partes convienen en utilizar una contraseña para autenticarse y esa contraseña para las partes en una relación jurídica será perfectamente válida”

En el caso de la firma electrónica simple, se presentan dos subtipos, que hacen referencia a la firma autógrafa en mensaje de datos: grafía del firmante hecha en un dispositivo móvil o “pad” de firma, como por ejemplo, cuando se recibe un despacho y hay que firmar en una tableta o smartphone. 

Y por otro lado, la validación mediante el intercambio de claves y contraseñas que abarca un amplio espectro de soluciones, como por ejemplo, cuando al realizar transacciones bancarias online y se deben aprobar dichos movimientos con un código que por lo general llega al teléfono vía SMS. 

La solución de firma electrónica simple mediante claves y contraseñas, está disponible en la plataforma de gestión del ciclo de vida de contratos Webdox CLM, mediante su integración con Digicert para emitir certificados de firma electrónica.

En síntesis, la firma electrónica simple es la más básica y se utiliza principalmente para documentos con poca relevancia legal. Esta firma se genera a través de un proceso de validación de identidad en línea.

2. Firma Electrónica Avanzada (FEA)

Es aquella firma electrónica realizada mediante un certificado de firma (no repudiable y la más conocida entre los jueces), en la que un prestador de servicios de certificación o autoridad emisora del certificado, identifica personalmente al firmante.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) define a la firma electrónica avanzada de la siguiente manera:

“La firma electrónica avanzada es un conjunto de datos asociados a un mensaje, que permiten asegurar la identidad del contribuyente y la integridad del mensaje (imposibilidad de modificarlo posteriormente). Además de contar con un certificado digital expedido por el SAT o por un prestador de servicios de certificación autorizada, esta firma tiene las cualidades de reconocimiento por el marco legal, y de fiabilidad técnica basada en infraestructura de llave publica, otorgando las garantías de Integridad, no repudio, autenticidad y confidencialidad.”

Este tipo de firma se debe utilizar con una “llave” ligada a un certificado que emitió un PSC (Prestador de Servicios de Certificación). Lo que la hace avanzada, es que el certificado o llave que se está usando, debe ser emitido por dicho PSC, a diferencia de una Firma Simple que no lo requiere.

La característica principal, es que la Firma Electrónica Avanzada es no repudiable, justamente por el proceso que implica al ser emitida a través de un PSC. Además, es el tipo de firma más conocido entre los jueces en México, ya que, por ejemplo, firman sus declaraciones patrimoniales usando las firmas del SAT,  lo mismo para varios procesos legales similares.

Por esta emisión de certificados de parte del SAT con un PSC, es que existe este “no repudio”, debido a que se valora y certifica que el documento se entrega en óptimas condiciones y con su respectiva validez legal.

En este sentido, Mifiel -reconocida plataforma para firmar contratos y otros documentos de manera electrónica usando la e.firma o FIEL del SAT en México- también está integrada Webdox CLM, plataforma especialmente diseñada para compañías que tengan como requisito exclusivo la Firma Electrónica Avanzada.

En resumen, la FEA es un tipo de firma electrónica más robusta que la FES y se utiliza para documentos que requieren mayor seguridad. Para obtener una FEA, se requiere un proceso de validación de identidad más riguroso y se utilizan técnicas criptográficas avanzadas.

3.Firma electrónica Cualificada (FEC)

La Firma electrónica Cualificada (FEC) es el nivel más alto de firma electrónica avanzada reconocido en México y se usa para documentos de alta importancia legal, como contratos y transacciones financieras. 

Para obtener una FEC en México, se requiere un proceso de validación de identidad riguroso, que incluye la presentación de documentos originales y la comparación de la firma autógrafa del solicitante. Además, se debe utilizar un certificado digital emitido por una Autoridad Certificadora reconocida por la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

La FEC utiliza técnicas criptográficas avanzadas para garantizar la seguridad e integridad de los documentos firmados electrónicamente. Esto significa que cualquier modificación en el documento firmado después de haberse generado la FEC, será detectada y la firma electrónica se invalidará automáticamente.

En México, la FEC tiene la misma validez legal que la firma autógrafa, lo que significa que los documentos firmados electrónicamente con FEC son legalmente equivalentes a los documentos firmados en papel. A su vez, la Firma Electrónica Avanzada corresponde a la Firma Electrónica Cualificada.

Además de los tres tipos de firma reconocidos por la Ley mexicana, hay otras maneras de cómo las personas se refieren a las firmas electrónicas en el país:

4. Firma digital

En México, la Firma Digital es un término utilizado comúnmente para referirse a la Firma Electrónica Avanzada (FEA), que es uno de los tres tipos de firma electrónica reconocidos por la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

La Firma Digital utiliza técnicas criptográficas avanzadas para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de los documentos firmados electrónicamente. Esto significa que la firma digital permite identificar y vincular al firmante de manera única para asegurar que el documento no ha sido modificado después de la firma y que el firmante no puede negar haber firmado el documento.

Para obtener la Firma Digital se requiere un Certificado Digital (CD), que es un documento de identificación del firmante que almacena su información de manera segura a través del encriptado, lo que garantiza su integridad y autenticidad

En México, este tipo de firma es legalmente equivalente a la firma autógrafa y puede usarse para firmar todo tipo de documentos, como contratos, facturas, declaraciones fiscales, entre otros. Además, la Firma Digital es reconocida por instituciones públicas y privadas en México.

La FEA (Firma Electrónica Avanzada) se incluyó en los procesos del SAT en el 2004 como una medida para mejorar la seguridad y autenticidad de la facturación electrónica en México.

Es decir, la firma digital es una modalidad de firma electrónica avanzada que, además de cumplir con los requisitos legales básicos, requiere de un certificado cualificado digital exclusivo del firmante para firmar el documento. Es importante destacar que la Firma Digital en México es sinónimo de FEA, y no debe confundirse con el término "Firma Digital" utilizado en otros países.

5. e.firma

La e.firma en México es una herramienta de firma electrónica que se utiliza para validar documentos de manera segura y confiable. Es una modalidad de firma electrónica avanzada que permite a los usuarios firmar documentos de manera remota, utilizando medios electrónicos, y que cumple con los requisitos legales establecidos por la ley mexicana. 

La e.firma se utiliza para transacciones electrónicas, contratos y acuerdos que requieren de una firma auténtica y verificable. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es el encargado de ofrecerla para realizar trámites y servicios sin necesidad de acudir en persona y se puede obtener de manera gratuita en línea por personas físicas y morales, siempre y cuando se cuente con una Clave Única de Registro de Población (CURP) o con un Registro Federal de Contribuyentes (RFC).

Existen diferentes tipos de e.firma, cada una con diferentes niveles de seguridad y complejidad, según el tipo de usuario y la finalidad de la firma. En México, la e.firma se usa ampliamente para ejecutar transacciones con entes gubernamentales, trámites administrativos, financieros, fiscales y jurídicos, ya que brinda un alto nivel de confianza y seguridad a sus usuarios.

6. Firma biométrica

La firma biométrica es un método único de firma electrónica avanzada que utiliza dispositivos digitales para capturar datos físicos o biométricos, como el iris del ojo, la huella dactilar, la voz o la firma manuscrita, con el fin de verificar la identidad de una persona. 

La firma biométrica se utiliza para mejorar la seguridad y reducir el riesgo de fraude en transacciones electrónicas, y tiene la misma validez jurídica que la firma autógrafa. En México, el uso de la firma biométrica está respaldado por la Ley de Firma Electrónica Avanzada y su Reglamento, y puede ser utilizada en diversas transacciones, incluyendo trámites gubernamentales y financieros.

Así mismo, los estándares de seguridad de la firma biométrica son muy altos y su objetivo es el mismo que el de otros métodos de identificación, pero con un protocolo diferente que permite un proceso más rápido gracias a la flexibilidad que ofrece al permitir el uso de varios dispositivos, como lectores de huellas dactilares o cámaras de reconocimiento facial. 

Es importante destacar que, al igual que con otros tipos de firma electrónica, la firma biométrica debe cumplir con los requisitos legales y técnicos establecidos en la ley para ser válida y segura.

¿Cuáles son las diferencias entre la firma electrónica y la firma digital?

En México, existen diferencias importantes entre la firma electrónica y la firma digital, aunque a menudo se usan indistintamente. A continuación, se describen las principales diferencias:

• Definición: La firma electrónica se refiere a cualquier tipo de firma que se realiza en formato electrónico, mientras que la firma digital es un tipo específico de firma electrónica que utiliza criptografía para asegurar la integridad del documento y la identidad del firmante.
• Tecnología: La firma electrónica puede ser realizada con una amplia gama de tecnologías, incluyendo escaneo de firmas manuscritas, imágenes de sellos, PIN, contraseñas y biometría. En cambio, la firma digital se basa en tecnología de clave pública (PKI) y requiere la emisión de un certificado digital por parte de una Autoridad de Certificación (CA).
• Seguridad: La firma digital es considerada más segura que la firma electrónica, ya que utiliza criptografía para garantizar que el documento no ha sido alterado y que el firmante es quien dice ser. Además, la firma digital requiere que el firmante tenga acceso a un dispositivo seguro, como una tarjeta inteligente, para firmar electrónicamente el documento.
• Legitimidad: En México, tanto la firma electrónica como la firma digital tienen validez legal, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos establecidos en la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFPA).

En definitiva, la principal diferencia entre la firma electrónica y la firma digital en México es que la firma digital utiliza tecnología de clave pública y criptografía para asegurar la integridad del documento y la identidad del firmante, mientras que la firma electrónica puede ser realizada con una amplia gama de tecnologías y no siempre tiene el mismo nivel de seguridad.

Ventajas de la firma electrónica

La firma electrónica no solo es más rápida y eficiente que la firma en papel, sino que también ofrece mayor seguridad y protección de los datos. Además, gracias a la Ley de Firma Electrónica Avanzada, este tipo de firma legal y vinculante tiene validez legal en México y es una alternativa viable y confiable para la firma manuscrita. 

Debido a esto, es que la firma electrónica no solo se utiliza en el sector empresarial, sino que también es implementada por el gobierno para hacer trámites y servicios en línea, lo que demuestra el potencial y la versatilidad de esta tecnología.

La firma electrónica ofrece varias ventajas en México, al ser una herramienta innovadora y eficiente que permite la simplificación y digitalización de procesos empresariales y gubernamentales en en país, destacando las siguientes características competitivas:

1.- Ahorro de tiempo y costos: La firma electrónica permite realizar procesos de firma de forma rápida y eficiente, eliminando la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos físicos. Esto ahorra tiempo y recursos en términos de papel, tinta y gastos de envío.

2.- Mayor seguridad: La firma electrónica es más segura que la firma manuscrita en papel, ya que puede contar con medidas de seguridad adicionales, como la autenticación del firmante, el cifrado y la integridad del documento.

3.- Mayor conveniencia: La firma electrónica permite a los usuarios firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando tengan acceso a un dispositivo con conexión a internet. Esto es especialmente útil para aquellos que necesitan firmar documentos en diferentes lugares o mientras se encuentran fuera de la oficina.

4.- Validez legal: La firma electrónica es legalmente válida en México, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos establecidos en la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFPA).

5.-Fomenta a la digitalización: El uso de la firma electrónica fomenta la adopción de tecnologías digitales en los procesos de negocio, aumentando la eficiencia y la productividad en las empresas.

¿Cómo elegir una herramienta de firma electrónica?

Al elegir una herramienta de firma electrónica, es importante considerar una serie de factores clave. 

En primer lugar, es fundamental que la herramienta cuente con las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos y garantizar la integridad del documento firmado. 

También es importante que la herramienta ofrezca una interfaz amigable y fácil de usar, que permita llevar a cabo el proceso de firma electrónica desde cualquier dispositivo con conexión a internet y que cuente con una alta disponibilidad y fiabilidad. Asimismo, es recomendable que la herramienta cuente con características adicionales, como la posibilidad de integración con otras aplicaciones, la personalización de la interfaz y la capacidad de realizar un seguimiento de las firmas.

En México, tanto la Firma Electrónica Simple como la Firma Electrónica Avanzada o Fiable ofrecidas por Webdox, cuentan con Constancias de Conservación NOM-151 incluidas y pleno cumplimiento legal en el país.

Webdox CLM cuenta además con una interfaz amigable y fácil de usar, que permite la firma electrónica desde cualquier dispositivo con conexión a internet y ofrece características adicionales, como la posibilidad de personalizar la interfaz y realizar un seguimiento de las firmas en tiempo real.

Para respaldar los tipos de firma electrónica en Mexico, Webdox trabaja junto al prestador de servicios de certificación mundial Digicert, que permite asegurar los sellos criptográficos a nombre de Webdox México con los metadatos del usuario y cliente en la plataforma, en un formato compatible con la ley de firma electrónica online, específicamente de la forma simple.

Esta idea entrega el principal beneficio de heredar la confianza concedida a Digicert como prestador de servicios de certificación raíz, cuyo prestigio, seguridad y confianza es aprobado por Apple, Microsoft, Google y Adobe, cuestión que permitirá que los documentos firmados por Webdox tengan una validez inmediata en todas las aplicaciones y sistemas operativos utilizados por nuestros clientes, y cumpliendo con la normativa legal de México, en la línea de la firma electrónica simple.

Además, junto al uso del certificado, Webdox se encarga de solicitar y almacenar otros datos electrónicos relevantes que facilitarán acreditar la identidad de la parte firmante ante cualquier necesidad de negocios probatoria u otra. 

Aumenta la eficiencia en los procesos de firma con Webdox CLM

En síntesis, en materia internacional, Webdox utiliza certificados de firma electrónica emitidos por la empresa Digicert, persona jurídica conocida mundialmente por su prestigio en validación de identidades, firma electrónica, seguridad informática entre otros. 

Webdox cuenta con una integración desarrollada para la Firma Electrónica Avanzada con los software de firma Doc2Sign (PSC World), Legalario y Mifiel (regulada por la Subsecretaría de Economía de México) para la prestación de servicios de firma cuyos documentos firmados con e.firma/FIEL incluyan una constancia de conservación única para cada documento, cumpliendo así con la NOM 151.

Mifiel es una plataforma que integra diversas herramientas y servicios (que incluyen diferentes prestadores de servicios de certificación) que otorga un servicio de firma electrónica seguro, de fácil uso y que cumple con la regulación aplicable.