Llegó el momento. La empresa está a punto de implementar el software para gestión de documentos que Ud. eligió según el presupuesto disponible.
El tiempo apremia para que la compañía ordene y clasifique pronto las montañas de papeles legales y administrativos que hoy dificultan tanto la gestión.Todo marcha bien las primeras semanas. Los documentos antiguos son digitalizados mediante escáner y guardados, los nuevos son generados desde el procesador de textos del software, los usuarios ya se familiarizaron con las carpetas organizadoras, y la tecnología funciona bien tanto en su versión Escritorio como en la nube.
Hasta que el abogado de la empresa necesita ese contrato del año pasado con cierto cliente y no lo encuentra.
El buscador del software no arroja resultados. Ni siquiera algo parecido al contrato. El abogado ocupa parte de los términos y nombres que recuerda están en el texto, pero nada.
Las posibles razones de este error son:
El contrato se extravió antes de la contratación del software. Por ende nunca fue digitalizado. A lo mejor se traspapeló entre los cientos de documentos físicos que ahora están guardados en la bodega de la empresa. Quizás quedó mal digitalizado. Es decir, fue escaneado y guardado en el software, pero está bajo una descripción diferente. O bien, el buscador no es inteligente.
¿Cómo que el buscador no es inteligente?
Un motor de búsqueda inteligente es una herramienta incorporada en el software que debe ser capaz de buscar en el contenido de todos los documentos (de distintos tipos de formato) que el usuario haya cargado en la plataforma tecnológica.
¿Qué hace a un buscador inteligente? Para que la búsqueda sea óptima, el buscador debe utilizar tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR por sus siglas en inglés), que permite reconocer palabras en documentos originalmente de papel que luego fueron digitalizados.
Esta herramienta tecnológica convierte en dato codificado la información escrita o impresa, incluyendo ia editable. Mientras que un escáner simplemente saca una fotografía del documento, creando una especie de fotocopia electrónica, la función OCR analiza la estructura del archivo a digitalizar, separa cada componente (caracteres, pixeles, colores, etc.), y lo codifica. Compara luego lo digitalizado con patrones ya guardados de letras e imágenes, hasta darle una forma coherente visualmente.
Es decir, un buscador con función OCR debe identificar las palabras y términos que el abogado recuerda aunque el documento se vea estático como “una foto”.
El buscador inteligente también debe permitir la búsqueda por filtros, es decir, encontrar información específica por medio de distintos tipos de filtros, los que van directamente relacionados a los criterios de clasificación de los documentos cargados en una determinada base de datos.
Por ende, si el buscador fuese inteligente, encontrará documentos parecidos por algún tipo de filtro, sea año o tipo de contrato.
¿Y si el buscador no hace reconocimiento óptico de caracteres?
Si el buscador del software que eligió la empresa no es inteligente o es de alcance limitado, son pocas las opciones para encontrar el contrato.
Pero antes de que el abogado deba ir a la bodega de la empresa y se siente a buscar el documento entre las copias físicas, o se vea obligado a ocupar un contrato parecido, es recomendable que primero pruebe lo siguiente:
- Si el cliente tiene su propia carpeta asociada, revise primero ahí. Es posible que el contrato haya sido digitalizado erróneamente pero quedó guardado dentro de la carpeta correcta.
- En el buscador, enfoque la búsqueda del documento utilizando palabras clave básicas como fecha o autor. Es posible que el contrato esté mal clasificado en cuanto a contenido, pero la información básica probablemente no fue adulterada.
- En las carpetas asociadas, liste los documentos según tipo de formato y fecha de carga. Le tomará más tiempo pero podrá enfocarse sólo en el formato en que quedó guardado el contrato (usualmente PDF).
En la práctica, la aplicación de las soluciones tecnológicas para gestión de procesos es realmente cuando el usuario entiende los alcances y limitaciones del producto que compró. Informarse sobre las funcionalidades básicas que ofrece la tecnología antes de adquirirla y poner la solución a prueba antes de tomar una decisión final, son pasos obligados para que la compra sea eficiente.
