La transformación digital está tomando cada vez mayor protagonismo en las empresas de todos los rubros y tamaños, por lo que la automatización de los procesos sigue siendo una prioridad para las organizaciones más disruptivas y competitivas.
La búsqueda por agilizar los procesos legales y documentales en las empresas, es un tema de interés entre los Gerentes Legales y de Tecnología, debido a sus ventajas competitivas en comparación a los procesos tradicionales de gestión documental en papel.
En vez de crear, imprimir, administrar y almacenar contratos en repositorios de archivos físicos, muchas empresas hoy están moviendo sus documentos legales a software de gestión de contratos electrónicos.
¿Qué son los contratos electrónicos?
Los contratos, -en términos generales- son una herramienta de soporte del negocio y por ende, la base del crecimiento y estabilidad de toda empresa. En este sentido, administrarlos de forma manual implica el riesgo de pérdidas anuales de hasta un 9% -de acuerdo World Commerce & Contracting (WCC)- debido a una ineficiente gestión contractual. Para revertir esto, contar con apoyo tecnológico permite simplificar su creación y gestión oportuna, aspectos esenciales para el crecimiento de la organización en el largo plazo.
Para hacer estos procesos más simples y sostenibles, es que hoy existen soluciones para formalizar acuerdos por medios tecnológicos mediante la automatización, que permiten desarrollar, administrar y almacenar contratos digitales en línea entre la empresa solicitante y la contraparte, o cualquier persona con que se haga negocios.
Trabajar con un software de gestión de contratos (Contract Lifecycle Management en inglés) permite tomar el control de todo el proceso contractual, desde la solicitud, redacción, firma y ejecución, hasta su renovación o término, con el objetivo de ejecutarcontratos electrónicos más rápido y así construir mejores relaciones comerciales.
¿Cómo hacer un contrato digital?
Si bien existen formas más efectivas y ágiles para crear y gestionar contratos, muchas empresas siguen prefiriendo la ruta tradicional del papel y la gestión manual.
No obstante, seguir manejando los contratos de esta manera, puede significar altos costos de tiempo y dinero para aquellas organizaciones que necesitan agilidad en una época prácticamente digital.
En este sentido, redactar y gestionar contratos electrónicos in house, puede traer ciertas complicaciones para la empresa, ya que no es un proceso fácil si no se cuenta con las herramientas necesarias.
Entre los principales desafíos de crear contratos digitales sin asesoría, destacan:
- La variedad de los contratos: si bien se pueden crear ciertas plantillas de los modelos de contratos más habituales en las empresas, siempre se requerirá de un nivel de personalización para las partes involucradas. Es decir, los contratos pueden tener variaciones, por lo que gestionarlos de forma manual y sin un proceso de revisión y aprobaciones estandarizado con un software de gestión de contratos (CLM), se puede caer en el error humano, perdiendo tiempo y recursos.
- El proceso de aprobación: para celebrar un contrato, se requiere de la colaboración conjunta de todas las partes involucradas, por lo que si se espera gestionar un acuerdo digital in house, lo más probable es que alguna de las partes no tenga acceso a la plataforma donde se encuentra, por lo que tendrá que seguir todo un proceso para poder revisar la versión final del contrato y acceder a la firma electrónica autorizada que corresponda. En definitiva, este tipo de proceso irregular implica un enorme gasto de tiempo y riesgos de que el contrato no cumpla con las normativas correspondientes.
- La complejidad de un contrato: un contrato digital puede ser más fácil de hacer, pero eso no quiere decir que sea más fácil o rápido de interpretar. Es decir, si los abogados o profesionales en gestión contractual necesitan una interpretación minuciosa de cada documento, hacerlo de forma digital y con una herramienta de gestión de contratos ineficiente y poco segura, puede acarrear aún mayores complicaciones.
¿Qué validez tiene un contrato digital?
Para tener certeza de la validez jurídica de los contratos gestionados digitalmente, lo más conveniente es asegurar que las partes puedan acceder a pruebas electrónicas otorgadas por un software de gestión de contratos autorizado, como es el caso de Webdox CLM.
De esta manera, es posible comprobar que los contratos fueron firmados bajo total validez jurídica, de acuerdo a las leyes nacionales de cada país y con un prestador de servicios de certificación autorizado.
En este sentido, Webdox CLM es el software de gestión contractual idóneo, ya que permite centralizar el almacenamiento de contratos, mejorar los tiempos de respuesta y reducir los riesgos comerciales con la gestión de obligaciones y cumplimientos. Además, la solución en la nube de tipo SaaS, permite gestionar la solicitud, confección, validación, firma y explotación de los contratos electrónicamente, y en todas las áreas de la empresa.
Ventajas de los contratos electrónicos frente a los físicos
A continuación, analizamos algunos beneficios de los contratos digitales ante los físicos y cómo pueden ayudar a lograr las metas de cada negocio.
1.- Ahorro de tiempo y costos
Contratos físicos: para informarse sobre los términos y condiciones del contrato, las partes deben reunirse presencialmente, lo que implica un gasto de tiempo innecesario, considerando además lo que conlleva aplicar los cambios y la redacción final del documento, ya que normalmente se deben realizar múltiples modificaciones y borradores antes de acordar la versión final.
Una vez se concreta el acuerdo, las partes deben volver a reunirse para firmar el contrato de forma manual.
Contratos electrónicos: al automatizar los contratos, es posible agilizar todos los hitos asociados al tener la información fácilmente disponible en un solo lugar, acelerando así el proceso de negociación y firma del mismo.
Cuando se negocia un contrato digitalmente, las partes solo deben completar su información básica, con la posibilidad de revisar las modificaciones en línea y con acceso al histórico de todas las versiones. De este modo, el proceso se realiza de manera digital, sin la necesidad de reunirse, ya que una vez finalizado el acuerdo, las partes lo firman digitalmente, ahorrando tiempo y dinero al reducir por ejemplo, las probabilidades de caer en el error humano.
De acuerdo a la WCC...
las empresas pierden hasta un 4% de sus ingresos anuales por la demora en la firma de nuevos contratos con clientes. En el caso de un cliente estándar, este valor corresponde a valores cercanos a los 1,5 MM de dólares.
2.- Reduce errores
Contratos físicos: un gran número de empresas todavía administra sus contratos de manera manual, lo que supone el riesgo de caer en el error humano, lo que puede llegar a ser costoso.
Para revertir esto, es clave dar un mejor uso de los avances digitales disponibles para maximizar la eficiencia, reducir costos y contribuir al tiempo libre de los abogados, permitiéndoles así trabajar más estrechamente con la organización como socio comercial confiable.
Contratos electrónicos: gestionar los contratos con un CLM Software, genera considerables eficiencias en la reducción de costos, ahorro de tiempo y recursos, mientras otorga certezas del proceso facilitando la relación comercial dentro y fuera de la organización, ya que se elimina la posibilidad de cualquier tipo de error humano gracias a un proceso más automatizado.
Las empresas que se apoyan en una solución digitalizada para la clasificación y gestión de contratos y documentos legales, permite mejoras de hasta un 70% en los tiempos de la redacción de documentos legales estandarizados, mientras que el costo de horas hombre se reduce en un 17,5%, aproximadamente.
3.- Menor riesgo
Contrato físico: los contratos en papel son fácilmente alterables, ya que dependen de elementos externos, como disponibilidad del papel, la tinta etc., además de ser susceptibles al deterioro por factores externos.
Adicionalmente, al firmar un contrato de manera manual, solo es posible identificar al firmante en el momento en que las partes se reúnen a firmar, por lo que la firma autógrafa tiene el riesgo de ser cuestionada o rechazada por la facilidad con que puede ser falsificada. En cambio, el contenido de un contrato firmado electrónicamente no puede ser alterado, lo que garantiza la fidelidad del mismo y la identidad del firmante.
Contrato electrónicos: los contratos gestionados digitalmente son más seguros que los documentos físicos, ya que estos últimos se pueden manipular en cualquier momento del proceso contractual, lo que genera un riesgo y motiva a las empresas a contar siempre con la presencia de un notario que valide la versión oficial del contrato.
En este sentido, un CLM como Webdox, brinda la posibilidad de llevar todo el proceso de forma digital y con total trazabilidad, mientras sus soluciones de firma electrónica válidas por país ayudan a reducir o eliminar por completo la capacidad de un firmante para manipular un documento final.
En definitiva, un CLM da transparencia a todo el proceso contractual, ya que los colaboradores y áreas involucradas pueden ver el estado del documento, si están en proceso de firma, negociación o incluso quién falta por aprobar un paso en la confección del contrato.
La realidad, es que la gestión digital de contratos está haciendo que los procesos de contratación sean más fáciles y eficientes, por lo que dar el salto a la gestión contractual con un CLM como Webdox, es la alternativa ideal.
