Una firma, es la manera de manifestar en un documento la voluntad de una persona mediante su sello, plasmando la comprensión, aceptación y compromiso legal que asume al momento de concretar un acuerdo.
Lo interesante, es que gracias a los constantes avances tecnológicos, actualmente hay soluciones disponibles que permiten reemplazar la tradicional firma manuscrita por firmas electrónicas, que son las versiones digitalizadas de una firma tradicional con la misma validez legal, mejorando así, diversos aspectos engorrosos que el proceso de firma autógrafa trae consigo.
Si bien la firma autógrafa o manuscrita sigue siendo utilizada por muchas personas naturales y jurídicas, verificar la autenticidad de una firma de este tipo es uno de los mayores desafíos que se generan entre las partes involucradas en un acuerdo, ya que no hay forma de comprobar que la firma ha sido realmente proporcionada por la contraparte, o si ha sido falsificada, al contar con la información únicamente en un documento impreso, sin un respaldo digital que permita visualizar las versiones o posibles modificaciones del contrato.
¿Qué es firma autógrafa?
Según la Real Academia Española (RAE), se entiende por firma al “nombre y apellidos escritos por una persona de su propia mano en un documento, con o sin rúbrica, para darle autenticidad o mostrar la aprobación de su contenido”. También se define como el “rasgo o conjunto de rasgos, realizados siempre de la misma manera, que identifican a una persona y sustituyen a su nombre y apellidos para aprobar o dar autenticidad a un documento”.
La definición de la RAE describe el concepto de firma a nivel general, independientemente de su tipo. En este caso, hablamos de la tradicional firma autógrafa, tipo de firma asociado al conjunto de signos plasmados por el puño y letra del autor, es decir, expresada directamente por su emisor.
Que una persona firme un documento de forma manual, significa que está totalmente de acuerdo con el contenido del contrato, da su consentimiento y por ende, subscribe por su propia voluntad los términos indicados en el mismo. El emisor puede firmar un documento físico solo con su nombre y apellido, o bien, con las firmas personales que todos conocemos.
No obstante lo anterior, la firma autógrafa es considerada hoy como el tipo de firma más riesgoso y burocrático de todos, por los motivos que se enumeran a continuación.
Los 5 principales riesgos de la firma autógrafa
Es esencial que las empresas que todavía siguen usando sistemas de firma obsoletos como lo es la firma autógrafa, entiendan que en definitiva, no es la mejor opción para concretar acuerdos.
Revisa a continuación los principales riesgos de seguir firmando documentos con puño y letra.
1.-Mayor riesgo de pérdida de documentos
Para gestionar y firmar contratos o documentos formales de manera manual, se debe llevar a cabo un complejo proceso que implica el envío de los documentos a las partes involucradas para que los firmen, luego deben ser retornados para ser archivados en una carpeta o repositorio físico.
En este sentido, el riesgo de la gestión contractual manual, es que los documentos se exponen a ser extraviados o manipulados, al no contar con un sistema tecnológico que permita resguardar la seguridad de la información, como lo hace el software de gestión de contratos Webdox CLM, que permite almacenar toda la documentación en la nube, evitando la pérdida de la información.
2.-Dificultad de alinear a las partes involucradas
Normalmente en las empresas, son varias las áreas involucradas en el proceso contractual, por lo que, al hacer la gestión de forma manual y esperar a que cada involucrado firme su parte del acuerdo, genera pérdidas de tiempo debido a las múltiples tareas que deben realizar diariamente los miembros de equipo, dejando en ocasiones para el final del día la firma de ese documento físico que deben primero revisar y luego suscribir.
La tardanza en conseguir que todas las partes firmen un solo documento, genera por consecuencia, demoras en todo el proceso contractual. Con una plataforma de gestión de contratos, este problema desaparece, ya que los involucrados no tienen que acudir presencialmente para firmar, sino que pueden hacerlo de forma inmediata, mediante el rápido proceso de firma electrónica.
3.-Altos costos asociados
Todos somos conscientes de que los contratos por lo general, son documentos bastante extensos, y su longitud dependerá también del tipo de contrato. Debido a esto, es que gestionar y firmar contratos de forma manual, implica un gasto adicional en la confección y proceso de envío de los documentos.
Y el gasto no solo dependerá de su extensión, sino también en otros factores asociados a las etapas de confección y gestión, tales como el tamaño del documento, número y tipo de hoja, la tinta y otros insumos como impresora, luz, etc. También se debe considerar el envío para el proceso de revisiones cuando alguna parte solicita un cambio, el total de personas que deben recibir el acuerdo, y por último y no menos importante, la distancia del envío, en términos de ubicación geográfica de las partes.
Todo lo anterior, se puede eliminar radicalmente al digitalizar los acuerdos y documentos formales con un CLM (Contract Lifecycle Management) como Webdox, que permite gestionar todo el ciclo de vida del contrato de manera integral.
WorldCC
Según la World Commerce and Contracting Association, implementar una solución de gestión digital de contratos, permite a las organizaciones ahorrar hasta un 5% de sus costos operacionales y un 30% de lo dedicado a la administración de los mismos.
4.-La firma autógrafa puede ser repudiable
Como mencionamos anteriormente, la firma manuscrita o autógrafa tiene el riesgo de ser cuestionada o rechazada por la facilidad con que puede ser falsificada, pudiendo generar incluso el repudio del juez en ciertos procesos judiciales.
La mala noticia, es que no hay cómo comprobar la autenticidad de una firma autógrafa, por lo que siempre será uno de los mayores problemas al momento de celebrar un contrato de forma tradicional, lo que no ocurre en los procesos digitalizados.
El contenido del contrato firmado electrónicamente no puede ser alterado, lo que garantiza la fidelidad del mismo y la identidad del firmante.
5.- No es amigable con el medio ambiente
Al imprimir los documentos físicos, se genera un enorme impacto medioambiental por el uso indiscriminado e innecesario de papel.
Gracias a los avances tecnológicos, el uso del papel y la demanda de celulosa ha ido disminuyendo, sin embargo, todavía hay empresas que siguen optando por trabajar con material impreso, lo que además de generar una mala imagen de marca al no aplicar buenas prácticas de Responsabilidad Social Empresarial, dañan el medio ambiente.
Debido a los puntos enumerados anteriormente, es que la mayoría de la empresas más innovadoras, competitivas y que buscan la mejora continua, están optando por soluciones de firma electrónica por los siguientes motivos:
- Su practicidad.
- Reducción en tiempo y costos.
- Su valor probatorio al ser no repudiable.
- Por su nivel de seguridad, confidencialidad e integridad de los documentos.
- Por la notable reducción de tiempo y desplazamientos.
- Por contribuir al medio ambiente reduciendo el uso del papel.
¿Qué tipos de firmas electrónicas ofrece Webdox CLM?
Actualmente, el software para la firma y gestión de contratos Webdox CLM, ofrece una firma electrónica simple que se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por uno de los líderes mundiales en emisión de certificados de firma (Digicert Certificate Authority), la que puede ser usada para un sinnúmero de tipos de contratos y documentos en los distintos países de Latinoamérica.
Adicionalmente, Webdox tiene desarrolladas integraciones con distintos Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados para prestar firma digital o firma electrónica avanzada, lo que nos permite, a través de la gestión del ciclo de vida contratos (CLM), facilitar la firma digital o avanzada que por ley lo requieran, junto a todos los servicios ya descritos de firma electrónica simple, la que se incorpora en los planes de Webdox CLM de manera ilimitada.
