La competencia en el mercado global hoy es feroz y no le deja otra opción a las organizaciones más que utilizar diferentes software para complementar y mejorar la gestión de procesos.
Seleccionar la o las herramientas correctas puede dotar a una empresa de un potente medio para mejorar su rendimiento, por lo que es necesario saber cómo funcionan y medir su impacto.
Entre los software disponibles para la gerencia legal, encontramos los ERP y los CLM, dos opciones complementarias que plantean facilitar los procesos documentales. ¿Conoces la diferencia?; ¿cuál es más adecuado para la gestión de contratos, específicamente?; ¿cómo se complementan?.
Un Enterprise Resource Planning (ERP por sus siglas en inglés) es un software de gestión empresarial que permite a una organización aprovechar un conjunto de aplicaciones integradas, agilizando y automatizando los procesos y creando un funcionamiento más ágil, preciso y eficiente. Se trata de un proceso consolidado de recopilación y organización de datos empresariales a través de un software integrado.
Un ERP facilita las operaciones de una empresa en todos sus departamentos (contabilidad , adquisiciones, gestión de proyectos, gestión de riesgos y cumplimiento y operaciones de la cadena de suministro) con el fin de ayudar a los líderes y gerentes a entender y visibilizar todas las partes móviles de sus operaciones, pudiendo identificar oportunidades y tomando decisiones más informadas que finalmente impactarán en el éxito futuro y en la concreción de sus negocios.
El uso de un ERP proporciona completa visibilidad de los procesos empresariales básicos y permite optimizar los sistemas a través de un seguimiento superior de los recursos y presentación de informes, gestión e intercambio de bases de datos y la mejora general de los sistemas de información.
¿Cuál es la diferencia entre un ERP y un BSM?
Mientras que un ERP es una herramienta enfocada en la gestión de distintos recursos, negocios, aspectos y cuestiones productivas y distributivas de bienes y servicios en una organización, un Business Spend Management (BSM por sus siglas en inglés) es un ERP más global, con foco en el gasto del negocio de forma general.
Existen diversas compañías de software ERP/BSM en el mercado, siempre enfocadas en el área de compras y abastecimiento. Intentan integrar la gestión de contratos de forma parcial, pero suelen tener funcionalidades básicas enfocadas en generar sinergias solo con sistemas para compras (licitaciones, proveedores, control de gasto, cotizaciones, etc). En ocasiones, intentan abarcar otras áreas como ventas y recursos humanos, pero sin mucho éxito, dado que no es su foco.
Por su parte, Webdox abarca de forma global e integral los procesos y actividades relacionadas a la gestión de contratos en una empresa, como un sistema de negocios que centraliza, consolida, automatiza y agiliza procesos, archivos y comunicaciones relevantes para la correcta gestión contractual de las organizaciones.
Claramente el foco de un ERP no es la gestión contractual, sin embargo, algunos ERP integran la gestión contractual en su software, pero con el fin exclusivo de dar continuidad a los procesos de abastecimiento y compras. Por lo tanto, la integran de forma parcial y solo con funcionalidades básicas, enfocadas en generar sinergias con sistemas para compras (licitaciones, proveedores, cotizaciones, etc).
Algunos ERP más avanzados en la gestión contractual tienen pretensiones más integrales al intentar abarcar otras áreas, como ventas o recursos humanos, no obstante lo anterior, no tienen éxito dada su poca expertise y foco excesivo en el área de compras, donde la mayoría falla en la experiencia del usuario y la gestión post firma.
Debido a lo anterior, es fácil entender que para la gestión eficiente de contratos, un ERP no es adecuado, ya que sus funcionalidades no se enfocan directamente en resolver los obstáculos de cada etapa del ciclo de vida del contrato y no resuelven las necesidades particulares de cada área. Lo anterior es crucial, ya que la gestión contractual es transversal a muchas gerencias (Compras, Legal, Comercial, Recursos humanos, Corporativa, etc).
En resumen, el ERP falla en 3 aspectos cruciales:
- La adaptabilidad a los procesos de cada área y flexibilidad en configuraciones.
- La capacidad de generar la colaboración y comunicación efectiva entre áreas.
- Carencia de funcionalidades, tanto en su cantidad como en su usabilidad.
¿Qué es un sistema ERP y por qué es mejor un CLM?
Dado lo anterior, es fácil entender que para la gestión eficiente de contratos, un ERP no es adecuado, ya que sus funcionalidades no se enfocan directamente en resolver los obstáculos de cada etapa del ciclo de vida del contrato y no resuelven las necesidades particulares de cada área. Lo anterior es crucial, ya que la gestión contractual es transversal a muchas gerencias (Compras, Legal, Comercial, Recursos humanos, Corporativa, etc).
En resumen, el ERP falla en 3 aspectos cruciales:
- La adaptabilidad a los procesos de cada área y flexibilidad en configuraciones.
- La capacidad de generar la colaboración y comunicación efectiva entre áreas.
- Carencia de funcionalidades, tanto en su cantidad y como en su usabilidad.
Por el contrario, el CLMS (Contract Life Cycle Management Software) tiene el enfoque adecuado:
- Es un software experto en la gestión contractual. Cubre las etapas del ciclo de vida por completo de forma holística (Solicitudes, Redacción, Negociación, Colaboración/Comunicación, Aprobación, Firma, Búsqueda/Recuperación, Seguimiento, Reportería/Análisis, Renovaciones/Término).
- Es integral, global y flexible para resolver las necesidades contractuales de todas las áreas de una empresa y le otorga la directriz y control necesario al área legal.
- Eficiencia y Colaboración: Crear, estandarizar, centralizar el proceso de creación de cada contrato y documento a máxima velocidad.
- Contenido contractual robusto: Generación de contratos con las condiciones adecuadas y en línea con el compliance.
- Control y Gestión: Maximizar el rendimiento y cumplimiento de lo acordado en los contratos.
- Es un software para la administración de ciclo de vida de contratos. Cubre las etapas del ciclo de vida por completo y de forma holística (Solicitudes, Redacción, Negociación, Colaboración/Comunicación, Aprobación, Firma, Búsqueda/Recuperación, Seguimiento, Reportería /Análisis, Renovaciones/Término).
- Es integral, global y flexible para resolver las necesidades contractuales de todas las áreas de una empresa y le otorga la directriz y control necesario al área legal.
Un CLMS centraliza, consolida, automatiza y agiliza todos los procesos, archivos y comunicaciones relevantes para la gestión de contratos, enfocándose en las diferentes etapas y procesos. Por otro lado, también es un software que se orienta a cumplir las regulaciones gubernamentales y normas profesionales de la empresa.
Webdox es el CLMS líder de Latinoamérica y su enfoque es 100% holístico. Sus 3 objetivos son lograr:
- Eficiencia y Colaboración: Crear, estandarizar, centralizar el proceso de creación de cada contrato y documento a máxima velocidad.
- Contenido contractual robusto: Generación de contratos con las condiciones adecuadas y en línea con el compliance.
- Control y Gestión: Maximizar el rendimiento y cumplimiento de lo acordado en los contratos.
Webdox soluciona integralmente los procesos de pre firma, firma y post firma, enfocándose especialmente en generar las eficiencias, colaboración y efectiva comunicación para cada etapa del ciclo de vida de los contratos y documentos. Además, es muy intuitivo y flexible en su uso, fácil de escalar y sumamente adaptable.
