Las firmas son un elemento fundamental en el mundo de los negocios y los contratos, y Latinoamérica no es la excepción. En la región, existen diferentes tipos de firma que pueden ser utilizados en documentos legales y contratos, cada uno con su propia validez legal.
La elección del tipo de firma ideal puede tener un impacto significativo en la validez y la fuerza legal del documento, ya que permite identificar a las partes interesadas y a su vez ofrecer un respaldo legal en caso de incumplimiento, por lo que es importante conocer las diferentes opciones disponibles y entender su uso adecuado.
Índice de contenidos
2. ¿Qué tipos de firma existen en Latam?
¿Qué es una firma?
Por definición, la firma es el rasgo o conjunto de rasgos, realizados siempre de la misma manera, que identifican a una persona y sustituyen su nombre y apellidos para aprobar o dar autenticidad a un documento.
Por ejemplo, firmar de manera tradicional una hoja de papel, puede tener total validez legal siempre y cuando se pueda comprobar que la persona que firmó lo hizo a conciencia y con la intención de manifestar conformidad o consentimiento del contenido plasmado en el documento.
En este sentido, es importante recalcar que si bien la firma es un símbolo único y personal que representa que las partes han leído y aceptado los términos del contrato o documento legal, y que son responsables y están sujetas a lo establecido en el contrato, siempre dependerá del tipo de firma que se emplee y de las regulaciones y leyes locales de cada país para determinar su validez legal en tribunales.
¿Qué tipos de firma existen en Latam?
A nivel Latam, existen diferentes clases de firma electrónica, pero las tres más utilizadas son las firmas rúbricas o manuscritas tradicionales; las firmas electrónicas y las firmas digitales, cada una con sus propias características y jurisprudencia dependiendo de la ley local.
1. Firma rúbrica o manuscrita
También conocida como firma autógrafa, es el tipo de firma tradicional en la que el firmante traza un símbolo directamente desde su puño y letra en un documento físico. También puede ser a través de un medio digital, lo que se conoce como firma autógrafa en medios digitales, como por ejemplo, firmar con el dedo en la pantalla de un tablet o dibujar la firma en un computador.
La principal desventaja y uno de los mayores desafíos de este tipo de firma, es poder verificar su autenticidad, ya que no hay forma de comprobar que la firma ha sido realmente proporcionada por la parte interesada, o si ha sido falsificada, al tener la información únicamente en un documento físico, sin un respaldo digital que permita visualizar las versiones o posibles modificaciones del contrato o documento legal.
En términos legales, al firmar de manera tradicional, dependerá únicamente de la capacidad del firmante de probar su intención para tener un resultado favorable o desfavorable el proceso judicial, ya que cada parte tiene su propia interpretación de los hechos para convencer al juez de que la versión de cada quién es la correcta, siempre en apego a la verdad y el derecho.
Lo interesante, es que gracias a los constantes avances tecnológicos, actualmente hay soluciones disponibles que permiten reemplazar la tradicional firma manuscrita por firmas electrónicas y digitales, que cuentan con la misma validez legal que la autógrafa, mejorando así, diversos aspectos engorrosos que este tipo de firma trae consigo.
2. Firma electrónica
Llamada firma electrónica a solas en algunos países de Latam como Perú, Colombia, Brasil o Argentina o firma electrónica simple, como por ejemplo en México o Chile.
Lo primero que debemos hacer aquí, es identificar dos sub-tipos de firma electrónica: la firma digitalizada o firma electrónica simple y la firma electrónica simple emitida con certificado:
a).- Firma digitalizada o firma electrónica simple
La firma digitalizada o firma electrónica simple es la reproducción de la firma en una imagen, como por ejemplo un dibujo en un tablet, la firma digital en un teléfono insertando una imagen de la firma, etc.
La principal característica de este tipo de firma es que goza de presunción de atribución y no va acompañada de ningún certificado de firma digital, por lo que la Ley asume que el firmante del contrato o documento legal es el responsable del acto.
Sin embargo, para efectos legales la firma digitalizada se considera como firma electrónica simple, lo que significa que es legal. Más allá de lo anterior, el problema de la firma digitalizada es que no ofrece ninguna garantía respecto a la identidad del firmante, ya que en general existen pocas o débiles formas de probar que un documento con un dibujo de firma fue realmente realizado por el autor.
b).- Firma electrónica emitida mediante certificado
Aquí estamos hablando de la firma electrónica simple realizada mediante el uso de un certificado de firma electrónica que permite identificar al firmante.
Esta firma opera sobre la base de un sistema criptográfico asimétrico o de llave pública, en la que el titular del certificado posee un par de llaves que han sido proporcionadas por un prestador de servicios de certificación (PSC) o entidad emisora del certificado, que da testimonio que el par de llaves se encuentran asociadas a la persona que aparece firmando el documento.
La firma electrónica emitida mediante certificado cualificado también puede acompañarse de segundas validaciones o medios de exclusivo control, que otorguen mayor seguridad al firmante. Finalmente, es muy importante tener en cuenta que para prestar servicios de firma electrónica avanzada o digital, el PSC o entidad emisora de los certificados puede no ser una entidad acreditada localmente en los distintos países de LATAM, lo que explicaremos en el siguiente punto.
Además, es importante considerar que este tipo de firma es mucho más segura que la firma simple o digitalizada, y se puede usar para la gran mayoría de contratos y documentos, conforme lo establecen las distintas legislaciones Latinoamericanas.
3. Firma digital o firma electrónica avanzada
Este tipo de firma se reconoce como firma digital en países como Perú, Brasil, Colombia y Argentina y firma electrónica avanzada en México y Chile.
A diferencia de la firma electrónica, la firma digital o firma electrónica avanzada requiere de un certificado de firma para ser válido, el que debe ser emitido por una organización o persona jurídica que cumpla con normativas locales de firma electrónica avanzada o digital, y que del mismo modo, sea un certificado acreditado ante un Prestador de Servicios de Certificación competente de cada país (en este caso, Latinoamericano), para emitir certificados de firma digital o firma electrónica avanzada.
Por ejemplo, en México es necesario realizar esta acreditación ante la Secretaría de Economía, en Chile con una institución dependiente del Ministerio de Economía, específicamente llamada “Entidad Acreditadora”; en Perú la acreditación se realiza con Indecopi; en Colombia ante el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación); en Argentina ante la Secretaría de Gobierno de Modernización; y en Brasil ante el ICP.
El hecho de contar con un certificado digital de acreditación, permite que la firma electrónica digital o avanzada tenga total y absoluta garantía de no repudio, al vincular al firmante de manera única.
Si bien actualmente todavía se sigue usando el papel y el lápiz para firmar, las firmas electrónicas y digitales son más rápidas, fáciles y en sus tipos más robustos técnicamente, mucho más confiables.
Situación de la firma electrónica en los países de LATAM
Teniendo en cuenta que la firma electrónica es una herramienta clave en la actualidad para realizar transacciones y gestionar documentos de manera segura y eficiente, cada país de Latinoamérica tiene su propio marco legal para regular su uso.
A continuación, revisaremos el estado de la firma electrónica en México, Chile, Argentina, Brasil, Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú, Costa Rica y El Salvador:
Firma electrónica en México
En México, la firma electrónica está regulada por la Ley de Firma Electrónica Avanzada de 2012. Esta ley establece los requisitos que deben cumplirse para que una firma electrónica tenga validez legal en el país. La firma electrónica avanzada se utiliza en México para firmar contratos, declaraciones fiscales, entre otros documentos.
Además, la ley establece que las entidades de certificación son las encargadas de emitir los certificados electrónicos que acrediten la identidad de las personas que utilizan las firmas electrónicas avanzadas.
Por otro lado, la Firma Electrónica Simple (FES) se encuentra regulada por el artículo 89 del Código del Comercio, y a diferencia de la Firma Electrónica Avanzada, la FES no requiere de un certificado electrónico emitido por una entidad de certificación.
Firma electrónica en Chile
En Chile, la Ley N° 19.799 regula el uso de la firma electrónica en las transacciones y comunicaciones electrónicas, estableciendo su equivalencia con la firma manuscrita bajo ciertas condiciones de seguridad.
La Ley de Firma Electrónica establece la validez jurídica de la firma electrónica, la firma digital y la firma electrónica avanzada, y regula su uso en diferentes ámbitos, como la contratación pública y privada, la banca electrónica, entre otros.
La ley también establece requisitos y estándares para los prestadores de servicios de certificación de firma electrónica para garantizar la seguridad y confiabilidad.
Firma electrónica en Argentina
Argentina fue uno de los pioneros en implementar y regular las firmas electrónicas, al haber aprobado la Ley de Firma Digital 25.506, sancionada en 2001 y reglamentada en 2002, que permitió el uso de esta herramienta en el sector público y en empresas privadas.
La Firma Digital debe estar basada en un certificado digital emitido por una Entidad de Certificación reconocida por la Autoridad de Aplicación.
La normativa permite la utilización de la firma electrónica en diferentes ámbitos, como el comercio electrónico y la contratación pública y privada, contribuyendo así a la digitalización de la economía y a la modernización de los servicios públicos y privados en el país.
Firma electrónica en Brasil
En Brasil, el marco normativo para el uso de la firma electrónica se estableció mediante la Ley de la Firma Electrónica N° 11.419, sancionada en 2006. Esta ley establece la validez jurídica de la firma electrónica y la firma digital, y define las exigencias técnicas y jurídicas para su uso en diferentes ámbitos.
La normativa exige que los certificados digitales sean emitidos por una Autoridad Certificadora autorizada por el gobierno brasileño, que verifique la identidad del solicitante del certificado.
Firma electrónica en Bolivia
En Bolivia, el marco normativo para el uso de la firma electrónica se estableció mediante la Ley de Firma y Certificados Digitales, sancionada en 2016. Esta ley establece la validez legal de la firma electrónica y la firma digital, y define los requisitos legales y técnicos para su uso en diferentes aspectos.
La Autoridad de Fiscalización y Control de Certificación Electrónica regula y supervisa a las Entidades Certificadoras encargadas de emitir los certificados digitales. El objetivo de la normativa es promover la seguridad jurídica en el ámbito digital y fomentar la modernización y eficiencia de los servicios públicos y privados en el país.
Firma electrónica en Colombia
En Colombia, el marco normativo para el uso de la firma electrónica se estableció mediante la Ley 527 de 1999, la cual fue modificada por la Ley 962 de 2005 y la Ley 1753 de 2015.
Estas leyes establecen que la firma electrónica y la firma digital son válidas legalmente y establecen los requisitos técnicos y legales para su uso en diferentes áreas. La regulación nacional identifica tres tipos de firma electrónica: firma digital, firma electrónica simple y certificada.
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones promueve el uso de la firma electrónica y garantiza su interoperabilidad, y la Superintendencia de Industria y Comercio autoriza a las Entidades Certificadoras que emiten los certificados digitales.
Firma electrónica en Ecuador
En Ecuador, el marco normativo de la firma electrónica se encuentra establecido en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, publicada en el Registro Oficial No. 205 el 17 de mayo de 2002 y su Reglamento, aprobado mediante Decreto Ejecutivo No. 376 del 15 de febrero de 2005.
La Ley reconoce la validez jurídica de las firmas electrónicas y establece diferentes niveles de seguridad. Además, regula la prestación de servicios de certificación de firmas electrónicas y crea la Autoridad de Certificación Nacional para supervisar dichos servicios.
Firma electrónica en Perú
En Perú, la firma electrónica está regulada por la Ley N° 27269 de Firma y Certificados Digitales, que establece la validez legal de la firma electrónica, la firma digital y los documentos electrónicos, así como los requisitos técnicos y efectos jurídicos para su uso.
De acuerdo a la Ley, en Perú se reconocen tres tipos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada.
El objetivo de la normativa en Perú es garantizar la seguridad jurídica y la confiabilidad en las transacciones electrónicas, fomentar la inclusión financiera y la modernización de los servicios públicos y privados, así como contribuir al desarrollo económico del país.
Firma electrónica en Costa Rica
En Costa Rica, el marco legal de la firma electrónica se encuentra establecido en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, la cual fue aprobada en el año 2005.
La ley reconoce la validez legal de la firma electrónica, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos, como el uso de certificados digitales y medidas de seguridad adecuadas. Asimismo, la ley establece la responsabilidad de las partes que utilizan la firma electrónica y las sanciones en caso de falsificación o uso indebido.
Firma electrónica en El Salvador
En El Salvador, el marco legal de la firma electrónica se establece en la Ley de Firma Electrónica, aprobada en 2006. Esta ley establece la validez jurídica de las firmas electrónicas, equiparándolas con las firmas manuscritas en términos legales.
La Ley de Firma Electrónica también establece las responsabilidades de los prestadores de servicios de certificación, quienes son los encargados de emitir los certificados digitales necesarios para llevar a cabo la firma electrónica. Estos prestadores deben cumplir con ciertos requisitos y estándares técnicos para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
Los tipos de firma que ofrece Webdox
Si bien a nivel LATAM las clases de firma electrónica son bastante amplias, la realidad es que mientras cuenten con las bases legales que las respalden como válidas, pueden ser de gran utilidad para agilizar los procesos que tradicionalmente se realizaban de forma manual.
Debido a esto, es que surge la importancia de que las empresas cuenten con soluciones digitales que les permitan tener la certeza de que los acuerdos y documentos legales sean firmados de manera efectiva y segura, mediante procesos automatizados y centralizados con datos electrónicos.
En este sentido, el software inteligente para la gestión y firma de contratos Webdox CLM, ofrece una firma electrónica simple que se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por uno de los líderes mundiales en emisión de certificados de firma (Digicert Certificate Authority), y puede ser usada para un sinnúmero de tipos de contratos y documentos legales en los distintos países de Latinoamérica.
Adicionalmente, Webdox ofrece integraciones con distintos Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados para firma digital o firma electrónica avanzada, lo que garantiza la integridad de los datos y facilita el proceso de firma en aquellos contratos que por ley la requieran.
