Como mejorar la gestión de contratos en 5 pasos

La gestión eficiente de contratos es fundamental para cualquier empresa que desee maximizar su productividad y minimizar los riesgos legales. La correcta administración de los contratos no solo agiliza los procesos internos, sino que también contribuye a establecer relaciones sólidas con clientes y proveedores.

En este artículo, exploraremos la importancia de la gestión de contratos, los problemas que pueden surgir debido a una gestión ineficiente y los cinco pasos clave para mejorar esta área vital del negocio.

¿Por qué es importante la gestión de contratos?

La gestión de contratos desempeña un papel fundamental en el funcionamiento y éxito de toda organización. Es importante porque establece acuerdos claros y detallados entre las partes involucradas, evitando malentendidos y conflictos futuros. 

Al contar con un seguimiento y control preciso de los plazos, condiciones y términos establecidos en los contratos, se evita el incumplimiento y se reducen los riesgos legales. Esto es fundamental para proteger los intereses de la empresa, evitar sanciones financieras y preservar la reputación.

Otro aspecto relevante, es que una gestión de contratos eficiente optimiza los flujos de trabajo internos. Al estandarizar y automatizar los procesos de creación, revisión, firma y almacenamiento de los documentos, se reducen los errores y se aceleran los tiempos de respuesta. Esto se traduce en una mayor eficiencia operativa, permitiendo a la organización utilizar sus recursos de manera más efectiva.

Por último, el manejo de contratos efectivo contribuye a establecer relaciones sólidas con clientes, proveedores y otras partes interesadas. Al cumplir de manera consistente y transparente con los compromisos contractuales, se fortalece la confianza y se abren nuevas oportunidades de negocios.

¿Qué problemas puede ocasionar una gestión de contratos ineficiente?

Una gestión ineficiente de contratos puede tener repercusiones significativas en una organización. A continuación, se detallan algunos de los problemas más comunes que pueden surgir:

1. Pérdida de tiempo y recursos: Cuando la gestión de contratos se realiza de manera manual, se pierde tiempo y recursos valiosos en tareas tediosas y procesos poco estructurados. Esto puede implicar la búsqueda de documentos, la revisión manual de cláusulas repetitivas, falta de seguimiento de los plazos y coordinación ineficiente entre las partes involucradas. Como resultado, se producen retrasos en la firma de contratos, se pierden oportunidades comerciales y se desperdician recursos internos.

2. Incumplimiento de obligaciones contractuales: Una gestión deficiente de contratos puede llevar al incumplimiento de las obligaciones contractuales. Si no se tiene un control adecuado sobre los plazos, los hitos y las condiciones estipuladas en los acuerdos, existe el riesgo de no cumplir con las obligaciones acordadas. Esto puede resultar en demandas legales, pérdida de clientes, daño a la reputación de la empresa y sanciones financieras.

3. Falta de visibilidad y control: La falta de una gestión centralizada y estructurada de los contratos dificulta la visibilidad y el control sobre el estado y los términos de cada acuerdo. Esto puede generar confusiones y malentendidos entre las partes involucradas, ya que no tienen acceso a la información actualizada y detallada sobre los mismos. Además, la falta de control puede dar lugar a la modificación no autorizada de contratos, la pérdida de versiones actualizadas y la falta de seguimiento de los cambios realizados.

4. Riesgos legales y financieros: Una gestión ineficiente de contratos aumenta los riesgos legales y financieros para la organización. Si los contratos no se redactan adecuadamente, no se revisan de manera exhaustiva o no se siguen los procesos legales necesarios, se pueden introducir cláusulas desfavorables o ambigüedades que podrían perjudicar a la empresa en caso de disputas legales. Además, la falta de seguimiento y control de los plazos puede llevar a multas, penalizaciones o pérdida de oportunidades comerciales.

5. Falta de colaboración y comunicación: Una gestión ineficiente de contratos puede dificultar también la colaboración y la comunicación entre los diferentes departamentos y terceros involucradas en el proceso. No contar con una plataforma centralizada ni herramientas de colaboración adecuadas, puede hacer que la información y los documentos relacionados con los contratos estén dispersos y sean difíciles de acceder. Esto genera retrasos en la toma de decisiones, malentendidos y falta de alineación entre los equipos, lo que afecta negativamente el flujo de trabajo y la eficiencia.

En definitiva, una ineficiente gestión en los contratos, impide que los documentos sigan un alineamiento estándar, generando malas prácticas como cambios en los diseños, pies de firma diferentes o incluso, modificaciones en un contrato y no informar a las partes involucradas.

¿Cómo mejorar la gestión de contratos?

Para mejorar la gestión de contratos, es clave que los gerentes que han trabajado toda su vida de la misma forma, se atrevan a dar el gran paso hacia la digitalización de los procesos, ahorrando valiosos recursos como tiempo y dinero y sobre todo, volviéndose más competitivos.

Revisa a continuación los 5 pasos para mejorar la gestión de contratos en tu compañía, a partir del ejemplo práctico de una empresa estándar que trabaja con un software que brinda funcionalidades de gestión contractual.

1º: Búsqueda de la información con biblioteca documental

Los indicadores que se presentan a continuación, reflejan el desempeño que tiene una empresa cuando sus colaboradores deben buscar información específica de forma manual, lo que puede generar confusión y pérdidas de tiempo si no se encuentra la información requerida.

En cambio, con un software capaz de automatizar la gestión de contratos, es posible centralizar la información, proporcionando una biblioteca digital estructurada y permitiendo el acceso ágil a esta información, para todos quienes tengan permisos.

Para la obtención de los resultados que se muestran en la siguiente tabla, se consideraron los siguientes supuestos:

• De acuerdo al estudio de BAE Systems “Show me the Money, Measuring the Return on KM” Knowledge Management", se dedican 30 minutos diarios por usuario destinados a la búsqueda de información.
• Valor hora hombre de las personas responsables de estas tareas: 5,7 USD la hora. Se utiliza un valor promedio prudente para efectos de evidenciar el impacto en el valor de las horas hombre perdidas.
• Cantidad de usuarios dedicados a la búsqueda de esta información: 30 usuarios.
• Se considera un periodo de 12 meses.

*Ahorro estimado en la búsqueda de información al utilizar un software de gestión de contratos.

Otros usuarios también leyeron: Los costos ocultos por falta de visibilidad en la gestión de contratos

2º: Gestión y creación colaborativa de contratos 

Este indicador, señala las situaciones en las que el trabajo colaborativo reduce esfuerzos o gestiones extras, tales como la copia repetitiva de documentos en diferentes servidores, la creación o duplicidad de material por no contar con una plataforma de trabajo colaborativo, entre otras.

Para llegar a los resultados que te presentamos en la tabla 2, se consideraron los siguientes supuestos, en base la experiencia con un cliente estándar que utiliza un software de gestión de documentos.

• Según el mismo estudio anterior liderado por BAE Systems, el 60% de los trabajadores pierden en promedio 60 minutos duplicando el trabajo de otros diariamente.
• Valor hora hombre de las personas responsables de estas tareas: 5,7 USD la hora. Se consideró el sueldo promedio de personas con cargo de analista de diferentes áreas. Se presenta un valor prudente para evidenciar el efecto que tiene la reducción de  horas hombre aplicadas en la creación y gestión contractual.
• Cantidad de usuarios considerados: 30 usuarios.
• Se considera un periodo de 12 meses.

*Ahorro estimado en creación y gestión de contratos con un software especializado.

Un software de gestión de contratos eficiente, es capaz de presentar mejoras del 90%. En este escenario, se presentan mejoras del 80% para un escenario prudente.

3º: Creación y gestión de documentos estandarizados

Los abogados encargados de la redacción de nuevos contratos, ocupan cerca de una jornada de trabajo para la elaboración de un documento con relativa estandarización.

Si se trabaja con un software de gestión de contratos acorde, según lo observado, es posible reducir este tiempo en hasta un 70% y más, ayudando en la estandarización de la documentación y la centralización de versiones, reduciendo a su vez la tasa de errores de redacción.

Para obtener los resultados que presentamos a continuación en la tabla 3, se consideraron los siguientes supuestos:

• 200 contratos estandarizados mensuales: 2.400 anuales
• Tiempo utilizado para la creación de cada contrato: 4 horas.
• Valor hora hombre considerado de las personas responsables de estas tareas: 18,9 USD la hora, considerando el sueldo de personal del área legal, potenciales abogados.
• Se considera un periodo de 12 meses.

*Ahorro estimado en redacción de contratos estandarizados al utilizar Webdox.

Un software de gestión de contratos indicado, permite mejoras de hasta un 70% en los tiempos de la redacción de documentos legales estandarizados. En el ejemplo anterior, presentado en la tabla 3, se considera una mejora del 65%, utilizando a través de este número un criterio conservador.

4º: Gestión y validación de procesos y tareas

En todos los ámbitos y en diferentes industrias, las empresas y sus colaboradores realizan acciones diarias que conllevan a procesos y tareas específicas, cuestiones a las cuáles se debe prestar un correcto seguimiento. Los procesos anteriormente mencionados, generalmente no son monitoreados ni tampoco controlados con la trazabilidad requerida.

Para llevar un correcto seguimiento y visibilidad de los procesos contractuales en tiempo real, es clave contar con una herramienta de Flujos de trabajo o Workflows como parte de las funcionalidades de un software para la gestión de contratos.

¿Cómo mejorar la gestión de contratos mediante Workflows?

Los workflows, permiten monitorear, medir, validar y dar trazabilidad a cualquier proceso que se encuentre en la plataforma, incorporando documentos y reportería en tiempo real. Estos flujos de trabajo son creados de una manera sencilla, flexible, autónoma y se conectan con los encargados de cada parte del proceso.

Los workflows permiten una mayor visión del desempeño de las diferentes áreas, identificar los “cuellos de botella” del proceso contractual, si los responsables siguen o no los protocolos, si los protocolos son efectivos, y lo más importante, dar visión para entender si algo puede ser mejorado y si efectivamente mejoró. Esta potente herramienta no se restringe a un área de la compañía, sino que la abarca en su totalidad y permite perfeccionar cualquier ámbito de ella.

Como ya mencionamos en este artículo, en los resultados que presentamos a continuación en la tabla 4, se consideraron los siguientes supuestos, en base la experiencia con los clientes estándar que trabajan con un software de gestión de contratos:

• De acuerdo a un estudio de World Commerce & Contracting, las empresas pierden hasta un 4% de sus ingresos anuales por la demora en la firma de nuevos contratos con clientes.
• En el caso del cliente estándar este valor corresponde a valores cercanos a los 1,5 MM de dólares.
• Para este estudio, se presentan a continuación valores que han sido declarados por algunos de nuestros clientes.

* Resultados de acuerdo a la estimación del impacto en control, monitoreo y validación de procesos al utilizar un software eficiente.

5º: Alertas de fechas e hitos clave 

Cuando las empresas cuentan con grandes cantidades de contratos, el manejo de fechas e hitos clave se vuelve difícil, al revisar cotidiana y manualmente la totalidad de fechas e hitos que se deben cumplir o que nos deben cumplir, en virtud de diversos tipos de acuerdos de negocios.

En cambio, una empresa que trabaja con un software de gestión de contratos, puede recibir notificaciones automatizadas mediante alertas de hitos y fechas clave, controlando además el estado sobre sus contratos a través de tableros de fácil visualización, ahorrando tiempo e informando eficazmente a los colaboradores sobre la revisión y control cotidiano de fechas e hitos importantes de los contratos.

Revisa a continuación la estimación del impacto respecto a alertas de fechas claves en una empresa estándar que trabaja con un software de gestión de contratos:

Tecnologías clave para una gestión de contratos exitosa

El uso de tecnologías específicas es fundamental para lograr una gestión de contratos eficiente y exitosa. Estas herramientas ofrecen soluciones innovadoras que automatizan y optimizan los procesos, mejoran la visibilidad y control, y agilizan la colaboración entre las partes involucradas. A continuación, se detallan algunas de las tecnologías clave utilizadas en la gestión de contratos:

1. Software de Gestión de Contratos (CLM): Las plataformas de Gestión de Contratos (Contract Lifecycle Management, CLM) son sistemas integrales que permiten la administración de contratos de principio a fin. Estas plataformas ofrecen funcionalidades como la creación de contratos basados en plantillas, el seguimiento de versiones y cambios, la gestión de flujos de trabajo, el control de plazos y recordatorios, y la generación de informes y análisis. 

• Sistemas de Gestión de Documentos (DMS): Los sistemas de gestión de documentos, permiten almacenar, organizar y compartir contratos de manera segura. Estas herramientas facilitan el acceso rápido a los contratos, permiten la colaboración en tiempo real y aseguran una gestión centralizada de la documentación contractual.
• Sistemas de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM): Algunas soluciones de CRM, ofrecen funcionalidades de gestión de contratos integradas. Estas herramientas permiten vincular los contratos a los registros de clientes, dar seguimiento a los plazos y condiciones contractuales, y facilitar la comunicación con los clientes relacionada con los contratos.
• Software de Automatización de Procesos de Negocio (BPM): Las soluciones de BPM, permiten automatizar los procesos de gestión de contratos. Estas herramientas agilizan las tareas repetitivas, gestionan los flujos de aprobación y envían recordatorios automatizados para garantizar el cumplimiento de los plazos y la correcta ejecución de los contratos.
• Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP): Algunos sistemas ERP incluyen módulos de gestión de contratos que ayudan a controlar los contratos, sus términos y condiciones, y su integración con otras áreas empresariales. Estas herramientas permiten un seguimiento integral de los contratos y su impacto en las operaciones y finanzas de la organización.

Cabe destacar que estas son solo algunas de las herramientas tecnológicas comúnmente utilizadas en la gestión de contratos, pero la más completa es el Software de Gestión de Contratos (CLM). 

Potencia tus conocimientos: Manual de gestión de contratos

Software CLM: La mejor forma de gestionar contratos

Los CLM (Contract Lifecycle Management) se han establecido como la mejor forma de gestionar contratos de manera eficiente y efectiva. Proporciona una solución integral para todo el ciclo de vida del contrato, desde la solicitud y negociación hasta la ejecución y el seguimiento. A continuación, se detalla cómo un CLM puede mejorar la gestión de contratos en las grandes empresas:

1. Centralización y organización: Una de las ventajas clave del CLM es que centraliza todos los contratos en una sola plataforma. Esto permite un acceso rápido y fácil a la información contractual, eliminando la necesidad de buscar documentos en carpetas físicas o diferentes sistemas de almacenamiento. Con un CLM, los contratos se organizan de manera estructurada, lo que facilita la búsqueda, clasificación y gestión de la documentación contractual.

2. Creación y negociación eficientes: Un CLM ofrece plantillas predefinidas y personalizables para crear contratos de manera rápida y precisa. Estas plantillas incluyen cláusulas y términos estandarizados, lo que ayuda a garantizar la coherencia y el cumplimiento normativo. Además, el software permite la colaboración en tiempo real entre los equipos legales y las partes interesadas en la negociación, agilizando el proceso de revisión y aprobación de contratos con terceros.

3. Seguimiento de plazos y alertas automatizadas: El CLM permite establecer recordatorios y alertas automáticas para garantizar el seguimiento adecuado de los plazos contractuales. Esto ayuda a evitar retrasos en la ejecución de contratos, renovaciones inadvertidas o incumplimiento de términos y condiciones importantes. Al utilizar un CLM, es posible establecer notificaciones por vencimiento, recordatorios de renovación y otras alertas relevantes para cada contrato.

4. Control de versiones y auditoría: Los CLM registran y mantienen un historial completo de todas las versiones del contrato, incluyendo los cambios realizados y quién los realizó. Esto proporciona una trazabilidad completa de la evolución del documento y facilita la auditoría interna y externa. El control de versiones del CLM asegura que siempre se tenga acceso a la última versión del contrato y se evite cualquier confusión o discrepancia en los términos acordados.

5. Cumplimiento normativo y reducción de riesgos: Un CLM ayuda a garantizar el cumplimiento normativo al facilitar la adhesión a políticas, regulaciones y estándares legales aplicables. Las plantillas y bibliotecas de cláusulas predefinidas del CLM pueden incluir términos específicos para abordar requisitos legales y mitigar riesgos. Además, estas soluciones permiten la identificación y gestión de cláusulas de alto riesgo, como cláusulas de confidencialidad o indemnización, lo que ayuda a reducir la exposición a litigios y sanciones financieras.

6. Informes y análisis: Los CLM proporcionan herramientas de generación de informes y análisis que ofrecen una visión integral de los contratos y su rendimiento. Estas herramientas permiten monitorear métricas clave, como el número de contratos, plazos de ejecución, tasas de renovación, entre otros. Con los informes y análisis del CLM, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas relacionadas con la gestión de contratos, identificar áreas de mejora y optimizar los procesos contractuales.

Este contenido te puede interesar: Cómo calcular el ROI de un software de gestión de contratos

¿Qué se puede automatizar al trabajar con una plataforma legal colaborativa?

Al trabajar con una plataforma legal colaborativa, se puede automatizar todo el proceso de gestión de contratos de manera eficiente y práctica. Estas plataformas permiten gestionar todas las etapas del ciclo de vida del contrato dentro de una sola plataforma integrada.

Estas son solo algunas de las tareas que se pueden automatizar al utilizar una plataforma legal colaborativa:

1. Generación automática de documentos: Con modelos predefinidos, la plataforma puede generar automáticamente los documentos contractuales, lo que ahorra tiempo y reduce los errores asociados con la creación manual de contratos.

2. Seguimiento integral: La plataforma legal ofrece un seguimiento completo de los contratos, desde la creación hasta la ejecución y su término. Esto proporciona una visibilidad clara de cada etapa del proceso y facilita el monitoreo de plazos y cumplimiento de los términos contractuales.

3. Flujos de trabajo automatizados: La plataforma permite establecer flujos de trabajo automatizados, lo que agiliza el proceso de revisión y aprobación de contratos. Los contratos se envían automáticamente a las partes correspondientes para su revisión y aprobación, evitando retrasos y simplificando la comunicación.

4. Gestión de versiones simplificada: La plataforma garantiza una gestión eficiente de las versiones de los contratos. Cada modificación se registra automáticamente, lo que facilita el seguimiento de los cambios realizados y permite acceder a versiones anteriores si es necesario.

5. Notificaciones personalizadas: La plataforma permite programar notificaciones y recordatorios personalizados para alertar sobre plazos importantes, renovaciones o cualquier otro evento relevante. Esto ayuda a mantenerse al tanto de los contratos y garantiza un cumplimiento oportuno de las obligaciones contractuales.

6. Repositorio centralizado de documentos: La plataforma actúa como un repositorio centralizado de todos los documentos contractuales, lo que facilita el acceso rápido y seguro a los contratos y documentos relacionados. Esto elimina la necesidad de buscar en múltiples ubicaciones y mejora la organización y la seguridad de los documentos.

7. Integración con firmas electrónicas: La plataforma puede integrar soluciones de firmas electrónicas, lo que agiliza aún más el proceso de firma de contratos. Las firmas electrónicas son legales y vinculantes, y eliminan la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear los documentos, lo que acelera el proceso de firma y reduce el tiempo y costos asociados.

Al trabajar con Webdox CLM, una plataforma legal colaborativa, se pueden automatizar diversas tareas de gestión de contratos. Esto incluye la creación y generación de contratos a partir de plantillas, flujos de trabajo y aprobaciones automatizadas, alertas y recordatorios automáticos, firmas electrónicas, seguimiento y gestión de versiones, integraciones con otros sistemas y notificaciones basadas en eventos. La automatización mejora la eficiencia y reduce los errores en la gestión de contratos, permitiendo un enfoque más estratégico y un mayor control sobre la cartera de contratos.