El buen rendimiento de procurement requiere de un proceso de mejora continua. No hay administración de contratos eficiente sin la medición de indicadores de gestión -o indicadores KPI- que permita evaluar los impactos y el cumplimiento de las metas.
Aunque los gerentes de compra o de finanzas de una empresa no inviertan mucho tiempo administrando contratos, -promediando un 35% de participación en los procesos contractuales, según la WordCC- es clave que se les presenten ciertas métricas para mejorar el desempeño de procurement.
10 indicadores KPI claves que procurement debe conocer
1. Contratos con boletas de garantía asociadas
Uno de los aspectos que más debe cuidarse en lo que a contratos se refiere y que procurement debe conocer, son las boletas de garantía.
En concreto, y tal como lo explica la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras de Chile, "la Boleta de Garantía es una caución que constituye un Banco a petición de su cliente -llamado Tomador- a favor de otra persona llamada Beneficiario. Su objeto es garantizar el fiel cumplimiento de cualquier clase de obligación contraída por el tomador que no sea una operación de crédito de dinero".
Por ende, es de suma importancia conocer los contratos de procurement de este tipo y las obligaciones que conllevan, a fin de optimizar al máximo los recursos de la empresa y el ciclo de compras.
2. Contratos con riesgo operacional asociado
Entendemos por riesgo operacional a la posibilidad de tener pérdidas económicas producto de fallas o insuficiencia de procesos en la cadena de suministro. Por ende, los contratos generados bajo esta modalidad pueden representar un gran riesgo para la empresa, por lo que vale la pena mantener un control permanente sobre los mismos.
3. Contratos por expirar
Es clave monitorear la tasa y cantidad de documentos por vencer. Esto permite anticiparse y realizar licitaciones o emitir órdenes de compra antes que expiren los contratos actuales.
4. Contratos sin firmar
El proceso de procurement puede involucrar un largo proceso de firma de documentos por varias áreas funcionales de la empresa y el proveedor. En este sentido, es clave saber qué contratos están sin firmar y cuánto tiempo se encuentran en esta etapa.
5. Términos de pago asociados a los contratos
Es determinante estar al tanto de los términos de pago presentes en los contratos con el objeto de asegurar buenas prácticas de cumplimiento y tomar acciones preventivas para evitar el pago de multas.
6. Tiempos de entrega
Esta métrica permite evaluar los tiempos en los cuales el proveedor entregó un producto o servicio respecto a los acuerdos de niveles de servicio definidos en el contrato.
7. Contratos expirados
Conocer el número de contratos expirados permite hacerse cargo de potenciales problemas en la administración de procurement. Por ejemplo, interrupciones en el suministro de determinados insumos o renovaciones automáticas que resulten costosas para la compañía.
8. Cumplimiento del contrato original
Desde la emisión de la primera propuesta contractual hasta la firma de un documento definitivo puede haber una seguidilla de negociaciones de términos de servicio, valores de referencia, plazos y fechas.
El cálculo de los niveles de cumplimiento de contratos permite hacer un seguimiento de hasta dónde está cumpliendo cada proveedor con los factores pactados y evaluar potenciales multas o correcciones.
9. Contratos con cláusulas de confidencialidad
Con la finalidad de proteger información sensible para la empresa resulta cada vez más común la inclusión de cláusulas de confidencialidad en los contratos. Conocer el porcentaje de los contratos con los distintos proveedores que efectivamente cuentan con estas cláusulas, permite tomar acciones proactivas para la gestión de riesgo en procurement.
10. Contratos con proveedores en cada área
Otro indicador de utilidad para el área de procurement es la cantidad de contratos con proveedores y el monto asociado a los mismos en cada área de la empresa. Estas métricas permiten tener una visión global de la estructura de proveedores en la empresa y gestionar el nivel de contratación en las distintas áreas.
Un software de gestión de contratos para los procurement KPIs
Es muy difícil medir, monitorear y calcular los niveles de cumplimiento de los indicadores de desempeño kpi de manera manual. Además, entorpece la gestión de procurement y ralentiza la toma de decisiones.
Por lo mismo, un buen cálculo de estas métricas solo se puede obtener a través de plataformas de gestión de contratos como Webdox, un software en la nube intuitivo, con soporte in-app (dentro de la plataforma) y con las herramientas necesarias para una correcta administración de todos los contratos de la empresa, siempre bajo los más altos estándares de seguridad.
