Dentro de las funciones del área de procurement, la gestión del ciclo de compras es una de las tareas que consume más tiempo y recursos. Desde el levantamiento de necesidades hasta el control de gestión, son varias las etapas que demandan la producción, validación, implementación y administración de contratos con proveedores. Es precisamente en las tareas asociadas a la gestión de estos documentos en donde existen grandes oportunidades para optimizar el proceso de compras.
7 maneras de optimizar el ciclo de compras en el setor de compras
En este artículo veremos las formas de optimizar el ciclo de compras gestionando de manera eficiente los contratos con el uso de la tecnología.
1. Usar un repositorio centralizado para los contratos
Beverly Rich, de la University of Southern California Marshall School of Business, señala al Harvard Business Review que las empresas pueden perder entre un 5% y 50% de su valor en procesos de contratación ineficientes.
Estos son difíciles de organizar, administrar y actualizar. No hay maneras fáciles de visualizar contratos de prestación de servicios, ni ver si ciertas cláusulas se adaptan a las necesidades reales de quienes serán usuarios de los bienes o servicios adquiridos a través de la cadena de suministro.
Un software de gestión de contratos permite centralizar estos documentos, poniéndolos a disposición de todas las partes interesadas en el proceso de compra, logrando optimizar este proceso al otorgar transparencia y efectividad en el acceso a la información contractual.
2. Controlar la vigencia de los contratos
Las nuevas tecnologías facilitan la generación de alertas del advenimiento de plazos e hitos, el incumplimiento de condiciones de estos y la pronta caducidad del contrato.
Esto permite actuar de manera preventiva, optimizando el ciclo de compras al evitar retrasos innecesarios producto de requerir nuevamente un contrato debido a su caducidad.
3. Validar los precios y términos de pago
Un eficiente ciclo de compras requiere transparencia en todo el proceso, especialmente en lo referente a precios.
Un software de gestión de contratos reduce considerablemente el tiempo requerido para calcular los precios y condiciones de pago aplicables a las órdenes de compra al facilitar el acceso a los contratos que contienen dicha información de manera casi instantánea.
4. Firmar de manera electrónica
La recolección manual de firmas a nivel interno y externo consume tiempo escaso. La firma electrónica permite consolidar la rúbrica de varios actores en línea, e integra de manera expedita modificaciones o rectificaciones a los documentos. Esto acorta el cierre de los contratos cuyos plazos de ejecución son críticos.
5. Usar plantillas de contratos predefinidas
A menudo los contratos carecen de uniformidad. Al revisar manualmente la consistencia de las cláusulas, una empresa requeriría cientos de horas y varios gestores de contratos.
Si una empresa quiere definir ciertos términos de confidencialidad en un lenguaje específico, puede asegurar que todas sus divisiones estén alineadas con esa definición y que cualquier cambio en los términos sea incorporado de manera rápida y precisa. Para esto, el uso de plantillas de contratos predefinidas resulta de suma utilidad, al proveer uniformidad a los contratos a la vez que se cuenta con la suficiente flexibilidad para realizar las modificaciones necesarias.
6. Integrar información para anticiparse a eventuales problemas
Deloitte añade que un sistema de gestión de contratos adecuado permite evaluar el desempeño del proveedor, facilita la toma de decisiones a tiempo para mitigar riesgos, y sirve de herramienta de cooperación entre el proveedor y la empresa mandante.
Un software de gestión de contratos facilita la prevención de controversias, tanto en el proceso de negociación de contratos como del cumplimiento. Las empresas pueden negociar de manera más eficaz y tomar medidas preventivas en el camino.
7. Automatizar las tareas asociadas a la revisión y aprobación de los contratos
Según un reporte de Aberdeen Group, el tiempo requerido para la revisión y aprobación de nuevos contratos puede disminuir hasta en un 80% al usar la tecnología de gestión de contratos apropiada. Esto facilita que los ejecutivos de procurement tengan más tiempo para llevar a cabo acciones estratégicas que les permitan obtener el máximo rendimiento de sus relaciones con proveedores.
